BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis Sistem penggajian PT.Timatex sudah terkomputerisasi. Aplikasi yang digunakan adalah Fox Pro dan Ms. Excel. Alur proses penghitungan gaji dimulai dari pengambilan data absensi (secara computer ) pada Mesin Finger Printmerk Cardtick dengan aplikasi Smart 2K.V5 Utility kemudian diproses dengan Ms. Excel. Data absensi pada Ms. Excel akan dicocokkan dengan data Absensi manual yang dilakukan oleh staf administrasi produksi disetiap bagian. Data absensi secara manual akan direkap dan dimasukkan kedalam aplikasi Fox Pro. Selain data absensi, perhitungan gaji juga menggunakan Form Perintah lembur dan Form Cuti Haid yang akan direkap dan dimasukkan kedalam aplikasi Fox Pro. Dari Penghitungan gaji dimulai tanggal 15 ( bulan sebelumnya ) sampai tanggal 16 (bulan transaksi penggajian. Mulai dari bulan November 2014,Argo Manunggal Grou menerapkan sebuah system baru berbasis Web. Sistem tersebetu bernama Human Resources Information System (HRIS). Prosedur Penggajian Karyawan Produksi PT.Tiga Manunggal Synthetic Industries. Penggajian dilakukan tanggal 25 setiap bulannya (sesuai dengan kesepakatan pekerja dengan perusahaan yang tertuang dalam PKB). 1. Setiap hari karyawan melakukan absensi 2. Secara otomatis, Absensi akan menjadi Rekap Absensi setiapbulan. Absensi diarsip urut bulan. 23
24 3. Melalui Rekap Absensi akan terlihat NRK dan Nama Karyawan beserta jumlah jam masuk dan jam keluar Dari Rekap Absensi dapat diketahui : a. Jika jam masuk dan jam keluar > 8 jam, maka perlu ditelusuri apabila karyawan tersebut lembur apakah terdapat Perintah Lembur. Jika Terdapat Perintah Lembur, maka nominal lembur akan diperhitungkan dengan ketentuan yang berlaku. b. Jika jam masuk dan jam keluar < 8 jam atau tidak absen sama sekali,maka akan ditelusuri apakah karyawan tersebut ijin,mangkir, cuti,atau sakit. c. Bagi Karyaawan perempuan yang absen 1 bulan secara penuh,maka perusahaan akan memberi penggantian hak cuti haid dengan nominal sesuai ketetntuan yang berlaku. d. Berdasarkan Rekap Absensi,Staf pengupahan membuat Gaji per karyawan. e. Berdasarkan data Gaji per karyawan, Staf Pengupahan membuat Rekap Gaji. f. Rekap Gaji akan diserahkan kepada Pimpimnan Pengupahan untuk dilakukan pengecekan dan perhitungan kembali. g. Secara Lisan, Pimpinan Penggajian member informasi tentang kebenaran perhitungan Rekap Gaji. Kemudian Staf Pengupahan mencetak Label Gaji per karyawan, Kartu Upah per karyawan dan Rekap Gaji 3 rangkap yang terdiri dari 2 jenis yaitu Rekap Gaji Per Bagian dan Rekap Gaji Per Kelompok NRK.
25 1. Rekap Gaji Per Bagian meliputi 5 bagian yaitu Twisting, Weaving, Dyeing Power, dan Umum. 2. Rekap Gaji Per Kelompok menjadi dasar untuk membuat Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang yang akan diserahkan ke Bagian Kasir. h. Berdasarkan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang Bagian Kasir membuat Cek. Cek akan ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan. Kemudian Bagian Kasir akan mencairkan cek ke Bank. i. Setelah menerima uang, Bagian Kasir melakukan pengecekan terhadap keaslian lalu uang dan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang diberikan kepada staf pengupahan untuk dikelompokkan. j. Uang sesuai gaji per karyawan akan dimasukkan kedalam amplop gaji beserta Label Gaji dan Bukti Potongan Koperasi. k. Pada saat transaksi penggajian, karyawan menghitung uang yang diterima serta meanadatangani Kartu Gaji dan memberi tanggal pengambilan uang. l. Rekap Gaji rangkap 1 dan Daftar Rincian Pecahan nominal uang diarsip di bagian pengupahan, Rekap Gaji rangkap 2 diserahkan ke bagian kasir. Rekap Gaji rangkap 3 diserahkan ke bagian accounting untuk dijurnal. 4.2 Kebutuhan PT. Tiga Manunggal membutuhkan tampilan sistem yang lebih efisian dalam melakukan perhitungan penggajian. Didalam sistem tersebut diharapkan
26 juga dapat menampilkan Laporan Cetak Gaji untuk tiap karyawan.aplikasi ini membutuhkan program XAMPP sebagai tempat atau wadah database. 4.3 Jadwal Berikut adalah jadwal perancangan aplikasi pencatatan penggajian selama melakukan kerja praktek mulai tanggal 9 Mei 2016 27 Juli 2016: Tabel 4.2 Jadwal Perancangan Aplikasi Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan Minggu 1 - Mencari informasi mengenai Sistem Penggajian yang sedang berjalan di PT.Timatex Minggu 2 - Penentuan topic dan judul system yang akan dibuat. Minggu 3 - Penjelasan secara rici tentag system yang akan dibuat Minggu 4 - Revisi trancangan DFD, ERD. Minggu 5 - Pembuatan program dan output program Minggu 6 - Tampilan Program dan output system penggajian Minggu 7 - Tampilan hasil output dn rekap absen Minggu 8 - Revisi program, dalam perihal absen Minggu 9 - Revisi program dalam output total gaji Minggu 10 - Revisi program dalam output total gaji
27 4.4 Perancangan 4.4.1 Rancangan Data Flow Diagram ` DFD Level 0 dari sistem penggajian PT. Timatex berawal dari Bagian Pengupahan yang membawa informasi rekap absen untuk dilakukan proses perhitungan gaji. Kemudian informasi hasil pengjitungan gaji diserahkan ke Bagian Kasir untuk diproses penganbilan uang di bank kemudian dilakukan pendistribusian gaji ke karyawan. Gambar 4.1 Rancangan DFD Level 0 Sistem Penggajian PT. TIMATEX DFD Level 1 untuk proses perhitungan gaji berawal dari bagian Kepegawaian yang menerima data absen setiap hari. Absen akan direkap secara otomatis menjadi Rekap Absen. Dari Rekap Absen akan diketahuii jumlah lembur, cuti, sakit, mangkir,cuti haid dan ijin. Rekap absen diserahkan ke bagian pengupahan untuk dilakukan proses perhitungan gaji.
28 Gambar 4.2 Rancangan DFD Level 1 Sistem Penggajian PT. TIMATEX 4.4.2 Rancangan Entity Relational Diagram (ERD) Penjelasan : Bagian Kepegawaian mengabsen minimal 1 karyawan dan maksimal banyak karyawan. Karyawan memiliki beberapa atribut seperti NRK, Nama karyawan, alamat. Karyawan hanya diabsen oleh 1 bagian Kepegawaian. Kepegawaian akan menerima minimal 1 absensi dan maksimal banyak absensi dari beberapa bagian. Beberapa absensi akan direkap oleh Bagian Pengupahan menjadi 1 Rekap Absensi. Dari Rekap Absensi, dapat dibuat minimal 1 data gaji karyawan dan maksimal banyak data gaji karyawan.
Gambar 4.3 Rancangan ERD 29
30 4.4.3 Desain Database Tabel 4.3. Tabel User Nama tabel : Tb_user Field Type Panjang User_id Int 11 Username Varchar 30 Password Varchar 32 Fullname Varchar 30 Nama tabel: karyawan Tabel 4.4 Tabel Karyawan Field Type Panjang Kode_kar Varchar 10 Nama_kar Varchar 30 Alamat_kar Varchar 80 No_rek Varchar 30 Gol_kar Varchar 10 Department Varchar 50 Nama tabel : tb_golongan Tabel 4.5 Tabel Golongan Field Type Panjang Id_gol Varchar 11 Gaji_pokok Int 11 Tunjangan Int 11 Premi Int 11 Potongan Int 11
31 Tabel 4.6 Tabel Absen Nama tabel : tb_absen Field Type Panjang Id Int 11 Tgl Date Kode_kar Varchar 11 Pagi Int 11 Siang Int 11 Malam Int 11 Libur Int 11 Absen Int 11 Nama tabel : tb_detail gaji Tabel 4.7 Tabel Detail Gaji Field Type Panjang Kode_kar Varchar 7 Nama_kar Varchar 50 Gaji_pokok Int 10 Tunjangan Int 10 Premi Int 10 Total_gaji Int 10
32 Tabel 4.8 Tabel Gaji Nama tabel : tb_gaji Field Type Panjang Kode_kar Varchar 10 Pagi Int 11 Siang Int 11 Malam Int 11 Libur Int 11 Gol Varchar 25
33 4.4.4 Rancangan Desain Tampilan a. Login Pada tampilan ini dibutuhkan 2 ield yaitu udername dan password serta sebuah fungsi untuk sign in ke dalam sistem. Selamat datang di Aplikasi Pengajian Karyawan Timatek Username : Password : Sign In Gambar 4.4 Tampilan Rancangan Login b. Data Karyawan Dalam rancangan in difungsikan untuk menabah karyawan, terdapat fungi yaitu insert, update, delete. Data Karyawan NRK Nama Alamat Tambah Kayawan No Rekening Golonngan Department Aksi Edit Hapus Edit Hapus Gambar 4.5 Tampilan Rancangan Data Karyawan c. Data Presensi Karyawan Pada rancangan Data Presensi terdapat 2 button. Button yang pertama Input absen karyawan yang berfungsi untuk menginput absen karyawan setiap harinya.
34 Button yang kedua Rekap Absen Karyawan, berfungsi untuk menampung rekap atau data absen keseluruhan dalam sebulan. Data Presensi Karyawan Rekap Absen Karyawan Input Absen Karyawan Gambar. 4.6 Tampilan Rancangan Data Presensi Karyawan d. Data Gaji Karyawan Dalam rancangan data Gaji karyawan terlebih dahulu memilih periode bulan penggajian. Data Gaji Karyawan Periode Bulan Tahun Search Gambar 4.7 Tampilan Rancangan Data Gaji Karyawan
35 e. Cetak Slip Gaji Karyawan Cetak Slip Gaji Karyawan digunakan untuk mengetahi gaji karyawan keselururuhan setiap bulannya. Jika ingin mencetak gaji karyawan satu persatu silahkan tekan tombol print. Untuk Cetak slip gaji silahkan klik tombol print Gaji Tunjangan Potongan Total NRK Nama Utama Premi Gaji Print PRIN T Gambar. 4.8 Tampilan Rancangan Cetak Slip Gaji Karyawan
36 4.5 Implementasi 4.5.1 Tampilan Halaman Web Pada saat sistem dibuka akan muncul tampilan halaman Sign In. Dalam tampilan ini diminta untuk memasukkan Username dan Password. Untuk Username Yuli Password yuli. Gambar. 4.9 Tampilan Sign In Kemudian apabila sudah berhasil masuk kedalam Sign in, akan muncul data karyawan. Apabila ingin menambah data karyawan Pilih Data Karyawan Tambah Karyawan. Jika ingin mengubah Data karyawan bisa menekan Edit pada tampilan tersebut. Gambar. 4.10Tampilan Data Karyawan
37 Pilih Menu Data Presensi Karyawan Jika Ingin melakukan absen karyawan setiap harinya. Kemudian pilih menu Input Absen Karyawan. Didalamnya akan muncul pilihan melakukan absen dari memasukkan NRK hingga sift. Gambar. 4.11 Tampilan Data Presensi karyawan Setelah melakukan Input Absen Karyawan, Akan muncul Hasil Rekap Absen. Hasil Rekap ini berisikan Nama karyawan keseluruhan serta absensi karyawan per bulannya. Gambar. 4.12 Tampilan Data Rekap Absen Karyawan
38 Apabila sudah melakukan penginputan absen, Rekap Absen setiap bulannya, kemudian melakukan penghitungan Gaji. Pilih Menu Data Gaji Karyawan akan muncul periode bulan penggajian, akan muncul rekap gaji seluruh karyawan perbulan. Gambar. 4.6 Tampilan Data Gaji Karyawan