BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis Sistem Pencatatan Penjualan Kredit Selama ini aplikasi untuk kegiatan operasional yang digunakan oleh Unit Warungan Primer Koperasi Karyawan Manunggal merupakan aplikasi yang dinilai tidak efektif karena masih ada pencatatan yang dilakukan secara manual. Aplikasi yang digunakan yaitu Microsoft Visual FoxPro 9.0, aplikasi berjalan pada platform sistem operasi Windows dan hanya digunakan untuk memproses transaksi penjualan tunai dan pembelian. Sedangkan untuk pencatatan penjualan kredit member masih dilakukan secara terpisah. Karyawan yang ingin mendaftarkan diri sebagai member warungan, akan mengisikan data diri pada kertas Blangko Pendaftaran. Member yang sudah terdaftar akan mempunyai kartu piutang untuk mencatat rincian mutasi dan saldo piutang yang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit. Setiap member yang akan melakukan order barang akan dilayani dengan aplikasi penjualan Microsoft Visual FoxPro 9.0, berdasarkan nota penjualan tersebut total penjualan dipindahkan di kartu piutang member yang bersangkutan dan akan diproses perhitungan manual sehingga memakan waktu yang lama. Lembar kertas Blangko Pendaftaran dan kartu piutang yang berupa hardcopy ini akan diarsip dan dapat digunakan sewaktu dibutuhkan dan hal ini dapat menyulitkan dalam proses pencarian. Lembar kertas tersebut bisa saja terkena air atau api dan akan rusak, serta kemungkinan akan terjadi data yang tercecer dan hilang. 31

2 Kebutuhan Untuk membuat aplikasi pencatatan penjualan kredit yang efektif dan efisien dibutuhkan beberapa software untuk menunjang pemakaian aplikasi antara lain: 1. Browser Karena aplikasi ini berbasis web jadi dibutuhkan sebuah browser untuk mengakses aplikasi ini. Browser yang sudah dicoba dan dipakai untuk mengakses aplikasi ini antara lain: Mozilla, Google Chrome, Internet explore, dan lain-lain. Namun tentu terdapat perbedaan tampilan dan performa yang tidak dibahas perihal penggunaan melalui berbagai browser tersebut. 2. Bahasa Pemprograman Dalam sistem ini bahasa pemprograman yang digunakan adalah PHP (PHP Hypertext Preprocessor). Dikenal sebagai suatu bahasa scripting yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat web yang dinamis. Interpreter PHP dalam mengeksekusi kode PHP pada sisi server disebut server side. Artinya semua sintaks yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. Seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan yang paling utama PHP adalah konektivitasnya dengan berbagai sistem basisdata server. Sistem database yang dapat didukung oleh PHP adalah Oracle, MySQL, Sybase, PostgreSQL dan lainnya. 3. Database

3 Jadwal Basis data yang mendukung PHP dan digunakan dalam sistem ini adalah MySQL. MySQL merupakan sebuah produk database management system yang bersifat open source, artinya semua orang dapat menggunakannya tanpa ada kewajiban membayar terhadap penggunaanya. MySQL dapat dijalankan pada semua platform baik sistem operasi Windows maupun Linux. MySQL juga merupakan program pengakses database yang mampu diakses bersama dan diakses lewat jaringan komputer sehingga cocok digunakan untuk aplikasi Multiuser (banyak pengguna) dan aplikasi berbasis web. Berikut adalah jadwal perancangan aplikasi pencatatan penjualan kredit selama melakukan kerja praktek mulai tanggal 12 Januari Maret 2016 : Waktu Perencanaan Tabel Jadwal Perancangan Aplikasi Uraian Perencanaan Minggu 1 - Analisis masalah Minggu 2 - Mengidentifikasi masalah - Gambaran masalah Minggu 3 - Merancang basis data dan form Minggu 4 - Pengcodingan proses login Minggu 5 - Pengcodingan Master Barang dan Member Minggu 6 - Pengcodingan Proses Transaksi Minggu 7 - Pengcodingan Kartu Piutang Minggu 8 - Pencodingan Pembayaran Minggu 9 - Pencodingan output laporan dan rekapitulasi Minggu 10 - Pencodingan bukti pembayaran dan data member di kartu piutang Minggu 11 - Laporan Tugas Akhir Minggu 12 - Laporan Tugas Akhir

4 Perancangan Untuk membuat aplikasi pencatatan penjualan kredit yang efektif dan efisien diperlukan perancangan yang matang baik dari database yang dibutuhkan ataupun untuk tampilan aplikasi. Berikut ini adalah perancangan aplikasi yang dibutuhkan untuk aplikasi pencatatan penjualan kredit Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Berikut adalah DFD level 0 sistem pencatatan penjualan kredit pada Primer Koperasi Karyawan Manunggal : Barang Data Member Karyawan Data Barang Proses Transaksi dan Pengolahan Data Sistem Pencatatan Penjualan Kredit Primkopkar Manunggal Data Transaksi Admin Kartu Piutang Gambar Data Flow Diagram (DFD) level 0 Sistem Pencatatan Penjualan Primer Koperasi Karyawan Manunggal membutuhkan data barang dari table barang dan data member dari tabel member yang akan digunakan untuk proses transaksi. Proses ini hanya dapat diakses oleh admin dan akan menghasilkan data transaksi antaranya adalah data transaksi penjualan kredit, data transaksi pembayaran piutang, dan kartu piutang.

5 35 Sistem pencatatan penjualan ini dapat diakses oleh administrator. Hak akses administrator adalah dalam pengolahan data yaitu data member dan data barang. Pengolahan data member adalah menambahkan member, mengedit data member dan menghapus member. Begitu pula dengan data barang, dapat menambah data barang, mengedit data barang, dan menghapus data barang. Untuk data transaksi penjualan dan pembayaran admin dapat menambahkan atau melakukan proses transaksi Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Data Pribadi Data Member Karyawan 1.0 Registrasi Member NRK Data Transaksi 2.0 Proses Transaksi Penjualan dan Transaksi Pembayaran Piutang ID Admin Kartu Piutang 3.0 Rekap Transaksi Rekap Piutang Rekap Pembayaran Gambar Data Flow Diagram (DFD) level 1

6 36 Sistem Pencatatan Penjualan Kredit memiliki beberapa proses diantaranya adalah proses registrasi karyawan menjadi member Primkopkar Manunggal. Pengolahan data member dalam proses registrasi data dapat diakses oleh admin. Data yang dapat diolah adalah data member, dan data barang. Pengolahan data member dan data barang digunakan untuk proses transaksi dan proses pembayaran. Proses transaksi akan menghasilkan kartu piutang sekaligus rekap piutang dan rekap pembayaran Use Case Diagram Masukkan Id Admin Login Masukkan Password Data Member Data Barang Pengolahan Data Transaksi Penjualan kredit dan pembayaran piutang Admin Kartu Piutang Logout Logout Gambar Use Case Diagram User yang login sebagai admin dapat melakukan pengolahan data member, data barang, data transaksi dan kartu piutang Desain Database Untuk membuat aplikasi pencatatan penjualan kredit yang efektif dan efisien diperlukan database yang dapat menampung data-data yang

7 37 dibutuhkan. Database yang digunakan untuk aplikasi ini bernama koperasi, yang memiliki beberapa tabel dan field sebagai berikut : Tabel Tabel admin Name Type Size Null Default Key Keterangan id varchar 5 No Primary Id yang digunakan admin untuk login aplikasi. nama varchar 25 No - - Nama admin yang login ke aplikasi. passw varchar 10 No - - Password admin sesuai dengan id admin untuk login aplikasi. Tabel Tabel member Name Type Size Null Default Key Keterangan Nrk varchar 6 No Primary Nomor Registrasi Karyawan yang mendaftar sebagai member. nama_me mber varchar 30 No - - Nama dari NRK yang terdaftar sebagai member. Bagian varchar 10 No - - Bagian pekerjaan setiap member. alamat_ru varchar 50 No - - Alamat rumah

8 38 mah dimana member tinggal. alamat_us aha varchar 50 No - - Alamat usaha member. no_tlp varchar 13 No - - Nomor telepon member yang bisa dihubungi. id_plafon varchar 7 No - - Batas piutang member. Saldo Int 10 No 0 - Saldo piutang sementara masing-masing member. Tabel Tabel barang Name Type Size Null Default Key Keterangan kode_brg varchar 6 No - Primary Kode masing - masing barang. nama_brg varchar 25 No - - Nama barang harga_beli varchar 11 No - - Harga sesuai dengan kode barang. pembelian barang. harga_jual varchar 11 No - - Harga jual barang.

9 39 Tabel Tabel plafon Name Type Size Null Default Key Keterangan id_plafon Varchar 5 No - Primary Jenis plafon. Nominal Int 10 No - - Nominal sesuai id plafon. Tabel Tabel transaksi Name Type Size Null Default Key Keterangan no_nota varchar 25 No - - Kode transaksi dari setiap transaksi yang terjadi. Nrk varchar 6 No - - Nomor Registrasi Karyawan yang melakukan transaksi. Tanggal datetime Yes Now() - Tanggal terjadinya transaksi. grand_total int 10 No - - Total nominal yang harus dibayar. Tabel Tabel detail_transaksi Name Type Size Null Default Key Keterangan no_nota varchar 25 No - Primary Kode transaksi dari setiap transaksi yang terjadi.

10 40 kode_brg varchar 10 No - - Kode barang yang diorder. Jumlah int 10 No - - Jumlah barang yang diorder. Subtotal int 10 No - - Total dari harga berdasarkan kode barang dengan jumlah barang. Tabel Tabel bayar Name Type Size Null Default Key Keterangan nota_byr Varchar 12 No - Primary Kode transaksi pembayaran. tanggal_byr Date Yes Now() - Tanggal terjadinya transaksi pembayaran. nrk Varchar 6 No - - Nomor Registrasi Karyawan yang melakukan pembayaran. Bayar Int 9 No - - Total nominal yang dibayar.

11 41 Tabel Tabel kartu_piutang Name Type Size Null Default Key Keterangan nrk varchar 25 No - - Kartu piutang berdasarkan Nomor Registrasi Karyawan. tanggal date Yes Now() - Tanggal terjadinya transaksi penjualan maupun transaksi pembayaran. no_nota varchar 25 No - - Kode terjadinya jumlah_piuta ng transaksi penjualan maupun pembayaran. int 10 No - - Jumlah piutang dari transaksi penjualan. bayar int 10 No - - Nominal saldo_piutan g pembayaran. int 10 No - - Saldo piutang dari pengurangan jumlah piutang dan nominal pembayaran.

12 Rancangan Model Relasional Database relasional adalah jenis database yang memperlakukan data seakan-akan tersimpan dalam table dua dimensi, dengan masing-masing relasi tersusun atau tuple (tupel) atau baris dan atribut atau kolom. Database relasional menghubungkan data yang tersimpan pada suatu table dengan data pada table lainnya selama kedua data tersebut memiliki elemen yang sama. Di dalam model database relasional, semua elemen data disusun dalam bentuk table sederhana. (Agus Mulyanto, 2009:200). Penggunaan relasi dalam sistem pencatatan penjualan kredit Primer Koperasi Karyawan Manunggal adalah sebagai berikut : Gambar Rancangan Relasi Basis Data Rancangan Desain Tampilan 1. Halaman Login Berfungsi untuk menampilkan halaman awal aplikasi sebagai penghubung ke halaman utama dari aplikasi.

13 43 Logo Pencatatan Penjualan Kredit Member Primer Koperasi Karyawan Manunggal Jl. Argobusono No.1 Argomulyo Salatiga Telp : (0298) Logo Administrator Sign In Username : Password : Masukkan username.. Masukkan password.. Log In 2. Halaman Utama Gambar Halaman Login Berfungsi untuk menampilkan menu Aplikasi Pencatatan Penjualan Kredit. Logo Pencatatan Penjualan Kredit Member Primer Koperasi Karyawan Manunggal Jl. Argo Busono No.1 Salatiga Telp. (0298) Logo Home Master Transaksi Kartu Piutang Pembayaran Rekap Logout Barang Proses Transaksi Proses Pembayaran Rekap Piutang Member Detail Transaksi Detail Pembayaran Rekap Bayar Master Barang Untuk menampilkan keseluruhan data barang Master Member Untuk menampilkan keseluruhan data member Transaksi Proses Transaksi Untuk menampilkan form dan menyimpan transaksi penjualan kredit member Transaksi Detail Transaksi Untuk menampilkan detail transaksi penjualan kredit member Kartu Piutang Untuk menampilkan dan menyimpan kartu piutang member Pembayaran Proses Pembayaran Untuk menyimpan proses transaksi piutang Pembayaran Detail Pembayaran Untuk menampilkan detail transaksi pembayaran piutang Rekap Rekap Piutang Untuk menampilkan total piutang yang ada Rekap Rekap Bayar Untuk menampilkan total pembayaran yang ada Log Out Keluar dari aplikasi Gambar Halaman Utama 3. Halaman Master Barang Berfungsi untuk menampilkan data barang yang ada di Unit Warungan Primer Koperasi Karyawan Manunggal.

14 44 4. Halaman Tambah Barang Gambar Halaman Master Barang Berfungsi untuk menambahkan data barang baru. Input Data Barang Kode Barang Nama Barang Harga Beli Harga Jual Simpan Reset Gambar Halaman Tambah Barang 5. Halaman Edit Barang Berfungsi untuk menampilkan dan menganti data barang yang sudah ada berdasarkan kode barang. Edit Data Barang Kode Barang Nama Barang Harga Beli Harga Jual Update Reset Gambar Halaman Edit Barang

15 45 6. Halaman Member Berfungsi untuk menampilkan data member yang ada di Unit Warungan Primer Koperasi Karyawan Manunggal. 7. Halaman Tambah Member Gambar Halaman Member Berfungsi untuk menambah data member baru. Input Data Member NRK Nama Member Bagian Alamat Rumah Alamat Usaha No Telepon Plafon Nominal Simpan Reset Gambar Halaman Tambah Member

16 46 8. Halaman Edit Member Berfungsi untuk menampilkan dan mengubah data member sebelumnya. Edit Data Member NRK Nama Member Bagian Alamat Rumah Alamat Usaha No Telepon Plafon Update Reset Gambar Halaman Edit Member 9. Halaman Input Penjualan Kredit Berfungsi untuk menginput transaksi penjualan kredit, dengan di batasi plafon masing-masing member. Proses Transaksi Penjualan Kredit No Nota Tanggal NRK Kode Barang Jumlah : Tambahkan Kode Barang Nama Barang Harga Jual Jumlah Sub Total Aksi Hapus Grand Total Rp. Simpan Reset Gambar Halaman Input Penjualan Kredit

17 Halaman Detail Transaksi Berfungsi untuk menginput menampilkan data transaksi penjualan kredit dan mencetak bukti transaksi. No Data Transaksi No Nota Tanggal NRK Grand Total Aksi Buat Nota Gambar Halaman Detail Transaksi 11. Halaman Kartu Piutang Berfungsi untuk menampilkan data kartu piutang berdasarkan Nomor Registrasi Karyawan yang terdaftar. Kartu Piutang NRK Nama Alamat Usaha Plafon : : : : No No Nota Jumlah Piutang Bayar Saldo Piutang Gambar Halaman Kartu Piutang 12. Halaman Proses Pembayaran Berfungsi untuk menampilkan form pembayaran piutang member. Pembayaran No Nota Tanggal NRK Nama Bayar Simpan Reset Gambar Halaman Proses Pembayaran

18 Halaman Rekap Berfungsi untuk menampilkan rekap piutang dan rekap pembayaran dari tanggal yang telah ditentukan. Gambar Halaman Rekap 4.5 Implementasi Setelah seluruh rangkaian perancangan sistem dilakukan maka tahap selanjutnya adalah tahap implementasi. Tahap ini bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem Tampilan Database Koperasi 1. Tabel admin Pada tabel admin, terdapat field id, nama dan passw. id dan passw ini dipakai untuk login akses admin. id adalah primary key, sehingga tidak akan ada id yang sama dengan password yang berbeda namun bisa jadi akan terdapat password yang sama dengan id yang berbeda. Gambar Tabel admin

19 49 2. Tabel barang Pada table barang, terdapat field kode_brg, nama_brg, harga_beli dan harga_jual. kode_brg adalah primary key, sehingga tidak akan ada kode barang yang sama. kode_brg terelasi dengan table DetailTransaksi. nama_brg adalah nama dari barang yang ada berdasarkan kode barang, harga_beli adalah harga pembelian barang dan harga_jual adalah harga penjualan barang. harga_beli dan harga_jual bisa sewaktu-waktu diubah. 3. Tabel member Gambar Tabel barang Pada table member, terdapat field nrk, nama_member, bagian, alamat_rumah, alamat_usaha, no_tlp, id_plafon dan saldo. nrk adalah primary key, sehingga tidak akan ada member yang memiliki nrk yang sama. id_plafon terelasi dengan table plafon untuk menentukan batas plafon pengambilan piutang. saldo adalah jumlah piutang sementara untuk mengecek apakah sudah melebihi plafon. Gambar Tabel member

20 50 4. Tabel plafon Pada table plafon, terdapat field id_plafon dan nominal. id_plafon adalah primary key, sehingga tidak akan ada nominal plafon yang memiliki id yang sama. 5. Tabel transaksi Gambar Tabel plafon Pada table transaksi, terdapat field no_nota, nrk, tanggal dan grand_total. no_nota adalah primary key, sehingga tidak akan ada transaksi dengan no nota yang sama. no_nota terelasi dengan table DetailTransaksi untuk mengetahui rincian dari transaksi yang terjadi. nrk menunjukkan Nomor Registrasi Karyawan yang melakukan transaksi. Gambar Tabel transaksi 6. Tabel DetailTransaksi Pada table DetailTransaksi, terdapat field no_nota, kode_brg, jumlah dan subtotal. no_nota didapat dari table transaksi. kode_brg mengambil kode_brg dari table barang.

21 51 Gambar Tabel DetailTransaksi 7. Tabel bayar Pada table bayar, terdapat field nota_byr, tanggal_byr, nrk dan bayar. nota_byr adalah primary key sehingga tidak akan ada transaksi pembayaran dengan no nota yang sama. Gambar Tabel bayar 8. Tabel kartu_piutang Pada table kartu_piutang, terdapat field nrk, tanggal, no_nota, jumlah_piutang, bayar dan saldo_piutang yang terisi otomatis ketika terjadi transaksi penjualan kredit dan transaksi pembayaran Tampilan Halaman Web 1. Halaman Login Gambar Tabel kartu_piutang

22 52 Merupakan halaman awal aplikasi, bagi admin yang ingin masuk kedalam aplikasi harus mengisi username dan password sesuai dengan data yang dimiliki. Gambar Halaman Login 2. Halaman Utama Didalam halaman utama merupakan halaman pertama kali tampil ketika admin berhasil login. Halaman utama memiliki tujuh menu utama, yaitu : a. Halaman Home Halaman home berisi keterangan dari masing-masing menu yang ada di Aplikasi Pencatatan Penjualan Kredit. Gambar Halaman Home

23 53 b. Halaman Master Halaman Master berisi informasi data barang dan data member yang ada di Unit Warungan Primer Koperasi Karyawan Manunggal. Didalam halaman Barang dan Member terdapat beberapa tombol yang berfungsi untuk menambah atau menginput, mengedit, dan menghapus data. Gambar Halaman Master Halaman Master Barang berisi informaasi data barang yang akan digunakan dalam proses transaksi. Admin memiliki hak akses untuk mengubah nama barang dan harga, ketika ada kenaikan atau penurunan harga dari supplier. Gambar Halaman Master Barang

24 54 Halaman Master Member berisi informasi data member Unit Warungan beserta dengan plafon. Plafon setiap member berbedabeda sesuai dengan kebijakan koperasi setelah melakukan survey. Gambar Halaman Master Member c. Halaman Transaksi Didalam halaman Transaksi terdapat dua halaman yaitu Proses Transaksi dan Detail Transaksi. Halaman Proses Transaksi digunakan untuk transaksi penjualan kredit member. Masingmasing member memiliki plafon yang berbeda-beda. Akan ada alert untuk menandai bahwa piutang sudah melebihi plafon, sehingga transaksi tidak dapat dilakukan dan member harus melakukan pembayaran terlebih dahulu. Halaman Detail Transaksi digunakan untuk melihat rincian barang yang diambil pada waktu transaksi dan terdapat aksi untuk mencetak nota sebagai bukti transaksi. Gambar Halaman Transaksi

25 55 Untuk melakukan transaksi penjualan kredit pertama admin memasukkan NRK member. Gambar Halaman Proses Transaksi Setelah memasukkan NRK member, akan muncul halaman proses transaksi member yang bersangkutan sesuai dengan plafon yang dimiliki. Gambar Halaman Proses Transaksi Ketika transaksi belum melebihi sisa plafon member, transaksi akan disimpan. Ketika transaksi melebihi sisa plafon yang dimiliki maka akan keluar peringatan seperti pada gambar.

26 56 Gambar Halaman Proses Transaksi yang melebihi plafon Transaksi yang berhasil disimpan akan ada di halaman Detail Transaksi. Terdapat aksi Buat Nota untuk mengetahui rincian barang yang telah diambil. Gambar Halaman Detail Transaksi Gambar Halaman Cetak Nota Transaksi Penjualan Kredit

27 57 d. Halaman Kartu Piutang Pada halaman kartu piutang informasi yang diberikan yaitu mutasi kartu piutang berdasarkan NRK member yang dimasukkan. Gambar Halaman Kartu Piutang Gambar Halaman Kartu Piutang berdasarkan NRK e. Halaman Pembayaran Pada menu pembayaran terdapat dua halaman yaitu Proses Pembayaran dan Detail Pembayaran. Pada halaman Proses Pembayaran terdapat form untuk transaksi pembayaran sesuai dengan nrk. Pada halaman Detail Pembayaran digunakan untuk melihat rincian pembayaran dan terdapat aksi untuk mencetak nota sebagai bukti pembayaran.

28 58 Gambar Halaman Pembayaran Untuk melakukan transaksi pembayaran piutang pertama admin memilih NRK member, nama member akan muncul untuk memastikan dengan NRK yang dipilih. Selanjutnya admin mengisi jumlah nominal yang akan dibayarkan pada field Bayar. Gambar Halaman Proses Pembayaran Setelah transaksi pembayaran piutang berhasil, akan tersimpan pada halaman Detail Pembayaran. Gambar Halaman Detail Pembayaran

29 59 Pada halaman Detail Pembayaran terdapat aksi untuk mencetak bukti pembayaran yang sudah dilakukan, dan di tanda tangani oleh member yang bersangkutan. Gambar Halaman Cetak Bukti Pembayaran Piutang f. Halaman Rekap Pada halaman Rekap terdapat dua halaman yaitu Rekap Piutang dan Rekap Bayar. Pada halaman Rekap Piutang informasi yang diberikan adalah total piutang dari semua member berdasarkan tanggal tertentu. Pada halaman Rekap Bayar informasi yang diberikan adalah total pembayaran dari semua member berdasarkan tanggal tertentu. Gambar Halaman Rekap

30 60 Gambar Halaman Rekap Piutang Gambar Halaman Rekap Piutang Gambar Halaman Rekap Bayar Gambar Halaman Rekap Bayar

31 61 g. Halaman Log Out Berfungsi untuk keluar dari aplikasi pencatatan penjualan kredit Primer Koperasi Karyawan Manunggal dan kembali pada halaman login. Gambar Halaman Logout