BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN 3.1 Sistem yang Sedang Berjalan SMK PGRI Wonoasri merupakan sebuah lembaga pendidikan yang penggajian gurunya diatur dalam sebuah Sistem Penggajian Guru. Gaji guru dihitung berdasarkan jumlah jam mengajar masing-masing guru. Jumlah jam mengajar diperoleh dari perhitungan sesi mengajar pada setiap jam pelajaran, sedangkan jumlah hari masuk di peroleh dari absensi yang dilakukan setiap hari. Proses yang berjalan sekarang di SMK PGRI Wonoasri masih berjalan manual. Dimulai dari pengisian absensi, session mengajar, hingga penghitungan penggajian. Dimulai dari tata usaha memberikan absensi, biodata, dan session mengajar untuk diisi oleh guru dan di berikan kepada bendahara berupa dokumen. Setelah diisi, biodata dan session mengajar dikembalikan ke tata usaha, sedangkan absensi guru diberikan kepada kepala sekolah untuk ditanda-tangani dan kemudian diberikan ke tata usaha untuk diarsip. Dokumen-dokumen yang dipegang oleh tata usaha berupa absensi guru yang tertanda-tangan, session mengajar guru, serta biodata guru kemudian diolah menjadi rekap absensi dan rekap session mengajar. Rekap absensi dan rekap session mengajar kemudian diolah kembali menjadi laporan absensi dan laporan session mengajar. Kemudian laporan absensi dan laporan session mengajar diserahkan ke bendahara untuk penghitungan gaji guru. Form potongan guru yang telah diisi oleh bendahara di proses untuk penghitungan gaji guru. Setelah diolah, bendahara membuat slip gaji secara manual dengan menggunakan microsoft excel dalam bentuk dokumen yang kemudian diberikan ke masing-masing guru. Slip gaji dicek oleh masing-masing guru. Jika dilihat ada kesalahan perhitungan, masing-masing guru dan kepala sekolah wajib melaporkan kepada bendahara untuk diminta pertanggung jawabannya. Bendahara kemudian akan melakukan pengecekan ulang dengan menggunakan rekap absensi, rekap 17

2 18 session mengajar, dan data potongan guru yang diolah kembali menjadi slip gaji. Slip gaji kemudian diberikan kembali kepada guru yang bersangkutan. Bila slip gaji telah diberikan dan tidak ada lagi laporan kesalahan, bendahara akan membuat laporan penggajian. Laporan absensi, laporan session mengajar, dan laporan penggajian kemudian diberikan oleh tata usaha kepada kepala sekolah. Melalui tata usaha juga, laporan-laporan tersebut diberikan ke Yayasan yang bersangkutan untuk kemudian diarsipkan. 3.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem bagi Instansi Perancangan sistem penggajian guru berbasis web ini bertujuan untuk membantu pihak sekolah khususnya SMK PGRI Wonasri, dalam hal ini administrasi penggajian yang penulis jadikan objek dalam perancangan sistem informasi ini adalah mengelola data gaji SMK PGRI Wonoasri. Dengan adanya perancangan sistem informasi penggajian berbasis web yang sebelumnya menggunakan aplikasi Word dan Excel, pihak administrasi penggajian akan mudah untuk menyimpan dan mengelola data-data penggajian serta pencatatan dan pelaporan data gaji sehingga dapat diakses dengan mudah. Web yang akan dibuat pada SMK PGRI Wonoasri difokuskan pada proses penggajian guru, yang menyediakan informasi-informasi mengenai laporan gaji kepada kepala sekolah dan yayasan. 3.3 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses proses apa saja yang nantinya akan dilakukan sistem, yang meliputi: 1. Guru dapat melihat, mencetak, mengubah dan menambah data guru. 2. Guru dapat melihat, mencetak dan menambah data absensi guru. 3. Tata Usaha dapat melihat, mencetak, mengubah dan menambah data guru. 4. Tata Usaha dapat melihat, mencetak dan menambah data absensi guru. 5. Admin dapat melakukan login. 6. Admin dapat menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus data guru.

3 19 7. Admin dapat menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus data tunjangan. 8. Admin dapat menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus data potongan. 9. Admin dapat menampilkan, menambah, mengubah dan menghapus data absensi guru. 10. Admin dapat menampilkan data gaji. 11. Admin dapat mencetak data guru. 12. Admin dapat mencetak data potongan. 13. Admin dapat mencetak data tunjangan. 14. Admin dapat mencetak data absensi guru. 15. Admin dapat mencetak data laporan penggajian. 16. Admin dapat mencetak slip gaji. 3.4 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan nonfungsional merupakan faktor-faktor pendukung sistem agar sistem bekerja optimal. Berikut adalah kebutuhan nonfungsionalnya : Identifikasi Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi penggajian ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem Operasi Microsoft Windows Macromedia Dreamweaver 8 3. XAMPP Mozilla Firefox Power Designer Identifikasi Perangkat Keras Untuk membangun sistem informasi penggajian ini diperlukan spesifikasi sistem sebagai berikut : 1. Komputer dengan processor Intel Pentium MHz (1,6 GHz) atau setara. 2. Memori RAM 256 MB atau lebih. 3. Kapasitas Hardisk minimal 10 GB.

4 20 4. Keyboard 5. Mouse 3.5 Diagram Aliran Data Diagram Alir Data (DAD) merupakan suatu diagram yang menggunakan simbol dalam menggambarkan aliran dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. Dalam penelitian ini sistem dapat digambarkan dengan Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Untuk mempermudah Admin memahami sistem ini, maka digunakan Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD). pada diagram ini ditampilkan proses pengolahan data dari mulai input sampai menjadi output yang sudah menjadi informasi yang baru. Informasi yang baru inilah yang nantinya diakses oleh Admin. Diagram konteks untuk sistem ini dapat dilihat pada gambar 3.1 TU / GURU Slip Gaji Data Absensi Laporan Sistem Penggajian Informasi Data Gaji Data Tunjangan Guru Data Gaji Admin Laporan Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Penggajian SMK PGRI Wonoasri

5 21 Pada diagram konteks Sistem Penggajian di SMK PGRI Wonoasri terdapat 3 entitas yaitu Guru, Tata Usaha, dan Admin. 1. Aliran data Guru : Entity Guru memberikan informasi kepegawaian kepada Sistem dan Sistem akan memberikan output berupa Informasi Slip Gaji. 2. Aliran data Tata Usaha : Entity Tata Usaha memberikan input data absensi guru dan sistem akan memberikan output berupa laporan absensi guru yang terverifikasi. 3. Aliran data Admin : Entity Admin bertugas memberikan input data gaji serta data tunjangan guru dan sistem akan memberikan output berupa informasi data gaji yang dibayarkan dan laporan gaji yang terverifikasi Data Flow Diagram DFD didesain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggarisbawahi arus data. Diagram ini lalu dikembangkan untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya. Dalam penelitian ini desain sistem menggunakan DFD Level 1, Entity Relationship Diagram (ERD), dan Relasi Tabel DFD Level 1 Pada DFD tingkat 1 ini menjalankan subfungsi dari seluruh sistem yang digambarkan dalam Diagram Konteks.

6 22 Data guru TU / GURU Info guru 1 Info guru Slip Gaji Data Absensi Data Absensi Info Absensi 2 Data Absensi Data Absensi Info Absensi Data Absensi Admin Info Tunjangan Hitung Tunjangan Info Potongan 3 Hitung Tunjangan 4 Data Potongan Data Potongan Info Potongan Detail Potongan Data Potongan Data Gaji Data Gaji Info Gaji Data Gaji 5 Hitung Gaji Info Gaji Data Detail Gaji Info detail Gaji Detail Gaji Cetak Laporan 6 Cetak Laporan Gambar 3.2 DFD Level 1 Sistem Penggajian SMK PGRI Wonoasri Proses manipulasi data guru digunakan untuk insert, update, delete data guru mulai dari nama guru, tgl masuk, masa kerja, jumlah jam mengajar, jenis kelamin, alamat, agama, jabatan, pendidikan terakhir. Proses manipulasi data absensi digunakan insert, update, delete data absensi guru. Proses manipulasi data potongan digunakan untuk insert, update, delete data potongan mulai dari potongan wajib, hingga potongan lain-lain.

7 Perancangan Sistem Entity Relationship Diagram (ERD) id_guru nama_guru no tglmasuk masakerja id_guru jjm jnskelamin Guru <1> memiliki <M> Absensi tanggal jam_mulai alamat jam_selesai agama <1> id_tunjangan jjm jabatan id_guru pendterakhir memiliki Tunjangan tunj_jabatan id_guru nama_guru <1> thr tot_tunjangan jjm tahun gaji Gaji <M> memiliki <1> Master Gaji tot_tunjangan gaji tot_potongan tot_gaji <1> id_potongan tanggal memiliki id_guru nama_guru simp_wajib <1> koperasi sertifikasi kasbon Potongan pgri tab_lebaran bimari bank_mini asuransi lain_lain tot_potongan Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

8 Relasi Tabel Gambar 3.4 Relasi Tabel 3.6 Perancangan Basis Data Perancangan basis data sangat diperlukan dalam pembangunan sebuah sistem yang efisien dalam penyimpanan data. Perancangan basis data diperlukan untuk mempermudah pengelompokan data di dalam tabel serta digunakan untuk menghindari pengulangan data dan untuk menormalisasikan basis data. Adapun database yang dibuat oleh penulis adalah database gajiguru dengan tabel-tabel sebagai berikut : Tabel Guru No Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1. id_guru Varchar 10 Primary 2. nama_guru Varchar tglmasuk Varchar masakerja Varchar jjm Varchar 30

9 25 6. jnskelamin Varchar alamat Varchar agama Varchar jabatan Varchar pendterakhir Varchar 10 Tabel 3.2 Tabel Guru Tabel Absensi No Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1. No Int 11 Primary 2. id_guru Varchar 20 Foreign 3. tanggal Date 4. jam_mulai Varchar jam _selesai Varchar Jjm Varchar 20 Tabel 3.3 Tabel Absensi Tabel Tunjangan No Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1. id_tunjangan Varchar 20 Primary 2. id_guru Varchar 20 Foreign 3. tunj_jabatan Varchar thr Varchar tot_tunjangan Varchar 100 Tabel 3.4 Tabel Tunjangan Tabel Potongan No Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1. id_potongan Varchar 10 Primary 2. tanggal Varchar 20

10 26 3. id_guru Varchar 10 Foreign 4. nama_guru Varchar 100 Foreign 5. simp_wajib Varchar koperasi Varchar sertifikasi Varchar Kasbon Varchar Pgri Varchar tab_lebaran Varchar Bimari Varchar bank_mini Varchar asuransi Varchar lain_lain Varchar tot_potongan Varchar 40 Tabel 3.5 Tabel Potongan Tabel User No Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1. username Varchar 40 Primary 2. Level Varchar 40 Primary 3. password Varchar 40 Primary Tabel 3.6 Tabel User Tabel Master Gaji No Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1. Tahun Int 11 Primary 2. Gaji Int 11 Tabel 3.7 Tabel Master Gaji

11 Perancangan Antar Muka Perancangan Antar Muka merupakan bentuk tampilan awal berupa pengolahan data, yaitu : Halaman Utama Gambar 1 memperlihatkan rancangan untuk layar pada halaman utama admin. Guest bisa menggunakan fasilitas yang tersedia untuk menampilkan informasi sesuai dengan layanan yang tersedia dengan login terlebih dahulu. Bagi pengguna lain selain Guest bisa login dengan password user untuk menggunakan layanan (Gambar 3.6). ApeG ( Aplikasi Penggajian Guru) Data Tunjangan Gaji Halaman Utama Admin APeG Selamat Datang Di Halaman Admin APeG Data Potongan Gaji Data Presensi Guru Cetak Data Master Gaji Cari Data Gaji Cetak Slip Gaji ID Guru Nama Guru TMT JJM Jabatan Pend. Terakhir Aksi Tambah Data Gambar 3.5 Halaman Utama Admin

12 28 ApeG ( Aplikasi Penggajian Guru) Data Absensi Halaman Utama User Selamat Datang Di Halaman User Cetak Cari ID Guru Nama Guru TMT JJM Jabatan Pend. Terakhir Aksi Tambah Data Halaman Login ar Gambar 3.6 Halaman Utama User Welcome To APeG SMK PGRI Wonoari (APeG Aplikasi Penggajian Guru) Username Password Sign in Gambar 3.7 Halaman Login

13 Halaman Input Tambah ID Guru Nama TMT Masa Kerja Jumlah Jam Mengajar Jenis Kelamin Alamat Agama Jabatan Pendidikan Terakhir Simpan Kembali Gambar 3.8 Halaman Input

14 Perancangan Output Perancangan output merupakan bentuk tampilan keluaran berupa laporan-laporan hasil dari pengolahan data, yaitu : Perancangan Tampilan Cetak Laporan Rekap Gaji APeG ( Aplikasi Penggajian Guru) Halaman Utama Admin APeG Data Tunjangan Gaji Selamat Datang Di Halaman Admin APeG Data Potongan Gaji Data Presensi Guru Data Rekap Gaji Guru Bulan Tahun Data Master Gaji Data Gaji Cari Cetak Cetak slip Gaji Kode Nama JJM Gapok/jam Tunj Pot Tot gaji Gambar 3.9 Perancangan Tampilan Cetak Laporan Rekap Gaji

15 Perancangan Tampilan Cetak Laporan SMK PGRI Wonoasri TAHUN PELAJARAN.../... Jl. Thamrin No. 48 Wonoasri LAPORAN DATA GURU ID Guru Nama TMT Masa Kerja JJM JK Alamat Agama Jbt Pend. Trakhr Mengetahui, Kepala Sekolah Xxxxxxxxxxxxxx NIP. Gambar 3.10 Perancangan Tampilan Cetak Laporan Perancangan Tampilan Slip Gaji KODE GURU : NAMA : BULAN : J. JUMLAH PENERIMAAN - Honor Mengajar Rp Tunjangan Jabatan Rp K. POTONGAN -Simpanan Wajib Rp Koperasi Rp Sertifikasi Rp Kasbon Rp PGRI Rp Tabungan Lebaran Rp Tk. Bimari Rp Bank Mini Rp Asuransi Rp Lain-Lain Rp Jumlah Potongan Rp L. JUMLAH PENERIMAAN Rp Bendahara Sekolah, Anik Srianing Gambar 3.11 Perancangan Tampilan Slip Gaji