BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Di era globalisasi sekarang ini, ketepatan akan informasi dan waktu sangatlah dibutuhkan oleh banyak kalangan, baik kalangan masyarakat ataupun para pihak-pihak yang didalam suatu lembaga atau organisasi. Pihak-pihak tersebut membutuhkannya untuk melakukan kegiatannya masing-masing guna mencapai tujuan. dengan adanya sebuh ketepatan akan informasi dan waktu, suatu kinerja akan menjadi lebih baik dan meningkatnya suatu produktivitas. Agar hal-hal itu dapat tercapai perusahaan haruslah mengerti apa isi kinerja mereka atau bagaimana proses bisnisnya.proses bisnis merupakan suatu serangkaian proses kerja yang mengolah suatu input menjadi output yang diinginkan oleh pengelolanya. Proses bisnis ini memiliki nilai tersendiri didalam suatu perusahaan atau organisasi karena apabila proses bisnis ini menjadi suatu proses yang baik,maka output yang dihasilkan pun akan baik dan pelanggan yang menerima output tersebut akan memiliki kepuasan yang besar. Karenanya perusahaan juga harus memerhatikan proses bisnisnya dan menjaga kualitasnya. Salah satu cara dalam mengelola suatu kualitas proses bisnis perusahaan, haruslah mengerti akan bagaimana cara untuk berubah. Proses bisnis dapat terjaga kualitasnya bila dapat beradaptasi dengan situasi-situasi yang kompleks dan bervariasi.untuk dapat melakukan hal itu, perlulah melakukan konsep Change Management(Manajemen Perubahan). Manajemen perubahan merupakan konsep proses
2 sistematis dalam menerapkan pengetahuan,sarana, dan lain-lain untuk menpengaruhi perubahan pada orang yang terdapat pada proses tersebut. Manajemen perubahan dapat berfungsi untuk memberikan solusi bisnis yang diperlukan secara sukses dengan cara terorganisis dan metode melalui pengelolaan dampak perubahan pada orang yang terlibat. Karena adanya perubahan yang globalisasi didalam dunia bisnis,terkadang membuat perusahaan harus merekayasa ulang proses bisnisnya agar dapat proses bisnis yang dimiliki dapat bersaing dengan para pesaing-pesaing yang ada juga untuk meningkatkan kepuasan konsumen. Akan tetapi tidak mudah dalam merekayasa ulang proses bisnis.perlu suatu perencanaan yang matang agar rekayasa tersebut berjalan lancar.perencanaan tersebut dapat dikatakan Business Process Reengineering (BPR) atau dapat dikatakan perancangan ulang proses bisnis. BPR adalah suatu konsep dimana adanya proses perancangan ulang suatu proses bisnis beserta fundamentalnya secara radikal yang bertujuan untuk meningkatkan nilai perusahaan atau organisasi serta memberikan keuntungan bagi pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan perusahaan seperti supplier atau pelanggan. Perusahaan seringkali memutuskan kenapa melakukan BPR dikarenakan 4 alasan. Alasan tersebut ialah proses yang tidak efisien, penurunan market share, meningkatnya ketidakpuasan konsumen, atau adanya tantangan para pesaing. Kepuasan kerja juga menjadi salah satu faktor penting kenapa perusahaan melakukan BPR. Kepuasan kerja adalah salah satu faktor penting yang bisa menunjang produktivitas setiap karyawan dalam suatu perusahaan. Didalam suatu perusahaan dengan atmosfir kerja yang kondusif, pasti hampir seluruh karyawan akan memiliki kepuasan kerja.dan
3 tentunya roda perusahaan dapat berjalan lancar yang bisa membuat semakin majunya perusahaan yang bersangkutan. Laboratorium Kesehatan Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah salah satu Badan Layanan Umum Daerah yang mempunyai tugas dan fungsi memberikan pelayanan kepada masyarakat yang didasarkan pada prinsip efisiensi, efektifitas dan produktifitas. Didukung dengan peralatan medis dan laboratorium yang lengkap dan sumberdaya manusia andal yang terlatih secara internasional, Labkesda DKI Jakarta menyediakan layanan analisis laboratorium yang terbaik dan terpercaya, serta terdepan dalam berbagai teknik analisis kimia dan kesehatan masyarakat. Didalam Labkesda diketahui telah terjadi penurunan kinerja menurut evaluasi yang dilakukan setiap tahunnya. Berikut data SPM(Standar Penilaian Mutu) Labkesda. Gambar 1.1 Data SPM (Standart Penilaian Mutu) Labkesda Tahun 2010 Sumber : Labkesda
4 Dengan melihat data diatas, terdapat beberapa SPM yang tidak tercapai.penyebab penurunan tersebut diketahui terdapat beberapa masalah didalam proses bisnis dan adanya ketidakpuasan kerja pada karyawan Labkesda.Untuk menyelesaikan masalah tidak tercapainya SPM, Maka akan dilakukan suatu penelitian dengan menggunakan konsep BPR sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja Labkesda. Ada banyaknya suatu pendekatan yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar dapat menjalani BPR dengan baik tanpa mengalami kegagalan. Salah satunya ialah Chase Phased approach. Chase Phased approach ialah suatu pendekatan dalam menjalani BPR dengan menggunakan metodologi intensif tranining agar para staff perusahaan dapat terbiasa dengan proses BPR dan sebuah proses bisnis yang baru. Biasanya hasil dari BPR itu sendiri ialah adanya pengadaan teknologi IT.Karena sudah dirasakan bahwa didalam perubahan globalisasi ini, IT sudah berkembang sedemikian rupa sehingga dipercaya dapat menghasilkan nilai tersendiri yang dianggap dapat membantu industri-industri dunia untuk meningkatkan kinerjanya. Dan sekarang perusahaan yang mengadakan perubahan didalam dirinya sering kali mengkaitkan antara BPR dengan pengadaan IT itu sendiri. Meski sebenarnya mereka tidak berhubungan akan tetapi perusahaan ingin adanya IT sebagai hasil dari BPR itu sendiri. Perubahan akan dari sebuah sistem yang tradisional,manual menuju sistem yang modern dan terkomputerisasi merupakan aspek yang ingin dicapai dari pengadaan IT itu sendiri. Dengan pemahaman akan sebuah konsep Change Management, Business Process Reengineering dan konsep IT itu sendiri, diharapkan dapat membawa dampak baik terhadap Labkesda. Sebuah solusi lahir dari pemahaman-pemahaman tersebut akan mempunyai konsep SI yang bernama Sistem Informasi Management atau disingkat SIM
5.SIM merupakan suatu konsep aplikasi dimana semua kegiatan management dapat diarahkan dan diatur oleh sebuah sistem komputer yang juga dapat berguna untuk proses pengambilan keputusan manager. Konsep SIM ini sudah banyak digunakan oleh banyak lembaga,organisasi atau suatu perusahaan guna mendukung aktivitas bisnis mereka. Dengan adanya SIM yang merupakan solusi nantinya dari pemahaman-pemahaman teori tersebut,diharapkan dapat meningkatkan kinerja Labkesda DKI sehingga akan meningkatkan nilai perusahaan dan tercapainya visi misi Labkesda DKI. 1.2. Identifikasi Masalah 1. Apakah BPR(Business Process Reengineering) yang dilakukan oleh Labkesda sudah berhasil? 2. Bagaimana perancangan BPR yang dapat dilakukan oleh Labkesda agar dapat memperbaiki masalah-masalah yang terkait dengan proses bisnis? 3. Bagaimana cara sebuah IT dapat menunjang semua kebutuhan didalam BPR(Business Process Reengineering)? 1.3. Ruang Lingkup Ada pun saya membuat suatu Ruang lingkup, meliputi : 1. Penelitian dilakukan di Laboratorim Kesehatan Daerah provinsi Jakarta Pusat 2. Penelitian akan melakukan analisa terhadap divisi Tata Usaha yang membawahi bagian loket dan Divisi Laboratorium dan analisa proses bisnis yang terjadi di Laboratorium Kesehatan Daerah 3. Merancang aplikasi SIM yang dibutuhkan oleh labkesda dengan berdasarkan analisa-analisa yang dilakukan sebelumnya.
6 4. Aplikasi SIM yang akan dirancang, akan diambil beberapa bagian sebagai prototype. Bagian-bagian tersebut ialah : a. Bagian Loket Daftar Customer Form Permohonan Analisis Form Permohonan Napza Form Permohonan Doping Pembayaran b. Bagian Lab Distribusi Sampel Kesmas dan Hasil Pemeriksaan Kesmas Kimia air dan Cemaran Mikroba Distribusi Sampel Napza dan Hasil Pemeriksaan Napza Distrisbusi Sampel Doping dan Hasil Pemeriksaan Doping c. Bagian Quality Control Distribusi Hasil Hasil Pemeriksaan d. Serta Data Master sebagai data pendukung seperti, Master Barang, Master Lab, Master Karyawan dan Master Customer. 5. Segala ketentuan atau peraturan-peraturan yang ada di labkesda dijadikan suatu referensi untuk pembuatan aplikasi tersebut. 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan ini ialah :
7 1. Mengevaluasi kinerja karyawan Labkesda dengan mengukur kepuasan kerja berdasarkan pada kepuasan kerja proyek BPR(Business Process Reengineering) 2. Membantu Labkesda dalam menyelesaikan permasalahan yang ada yang terkait dengan proses bisnis yang terjadi didalam Labkesda DKI sehingga memberikan suatu pencapaian kinerja yang optimal. 3. Mengembangkan sistem informasi laboratorium yang efektif dan kompetitif agar mekanisme alur kerja Labkesda Jakarta dari front office ke back office menjadi lebih cepat dan akurat sekaligus mudah digunakan dan tangguh. Manfaat dari penulisan ini ialah : 1. Memahami proses bisnis yang terjadi sekarang dan memecahkan masalah yang terjadi didalam proses bisnis Labkesda DKI. 2. Meningkatkan kinerja dalam proses bisnis yang terjadi pada operasional Labkesda DKI dengan menggunakan konsep BPR dan menerapkan sebuah konsep SIM. 3. Memudahkan Labkesda dalam menangani semua proses bisnis yang terjadi dengan adanya suatu sistem yang terkomputerisasi 4. Memudahkan Labkesda dalam mengatur dan mengarsipkan semua datadata informasi dalam bentuk digital 5. Memudahkan Labkesda dalam pengembangan sistem selanjutnya dikarenakan adanya penulisan ini menjadi suatu acuan untuk pengembangan selanjutnya
8 6. Menjadi suatu sarana pembelajaran bagi para peneliti atau pengembang sistem 1.5. Teknik Pengumpulan Data Penyusunan paper ini menggunakan teknik pengumpulan data yang meliputi: 1. Studi Pustaka Penelitian dilakukan secara studi pustaka untuk mengetahui beberapa kajian teoritis yang terkait dengan topik yang diangkat sehingga dapat mendukung analisis penelitian yang berjalan 2. Observasi Penelitian dilakukan secara observasi untuk mengetahui bagaimana proses bisnis yang dapat dilihat secara langsung dan diamati sehingga memudahkan dalam penulisan analisis 3. Wawancara Penelitian dilakukan secara wawancara untuk mendapatkan beberapa komentar atau testimony tentang proses bisnis yang biasa berjalan dan mendapatkan data-data 4. Questioner Penelitian dilakukan secara questioner guna untuk mendapatkan data-data tentang proses bisnis yang sudah terjadi menurut pandangan dari karyawan Labkesda DKI itu sendiri. 1.6. Metodologi Penelitian Penyusanan penulisan ini menggunakan metodologi penelitian sebagai berikut :
9 1. Melakukan survey dengan wawancara,questioner dan observasi untuk menjadi dasar dalam melakukan analisis 2. Menentukan semua kebutuhan akan informasi yang diinginkan oleh fungsi Operasional dalam Labkesda DKI 3. Penggambaran dan analisa proses bisnis dengan menggunakan penggambaran flowchart dan rich picture 4. Melakukan langkah-langkah dalam Business Process Reengineering.Langkah-langkahnya yaitu : a. Menyusun Kerangka Proyek b. Menciptakan visi, nilai dan tujuan c. Membuat desain baru mengenai proses bisnis d. Pembuktian konsep e. Merencanakan implementasi f. Memperoleh persetujuan implementasi g. Implementasi perubahan desain proses bisnis h. Transisi ke continuous improvement 5. Penyusunan Penulisan juga disertai metode perancangan sistem dengan Object Oriented Design, tahapannya yaitu : a. Menentukan user Requirement b. Membuat Class Diagram c. Membuat UseCase Diagram d. Membuat Sequence Diagram e. Membuat User Interface f. Membuat Navigation Diagram
10 g. Menentukan perencanaan Implementasi 1.7. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang akan dilakukan ialah : 1. Bab 1 Pendahuluan Berisikan tentang sebuah latar belakang pengajuan topik dan judul skripsi ini serta tujuan dan manfaatnya. 2. Bab 2 Landasan Teori Berisikan kajian-kajian teoritis tentang topik yang diangkat yang berguna untuk mendukung analisis-analisis 3. Bab 3 Analisa Sistem yang berjalan Berisikan sebuah analisa atau gambaran system yang sedang berjalan dengan meguraikannya dengan kalimat atau gambar-gambar skema proses 4. Bab 4 Perancangan Sistem Berisikan hasil yang didapat dari analisa-analisa tersebut berupa perancangan-perancangan sebagai solusi dari masalah-masalah yang ada. 5. Bab 5 Kesimpulan dan Saran Berisikan hasil kesimpulan yang sudah didapat berdasarkan analisa-analisa tersebut serta saran untuk perkembangan selanjutnya.