BAB III SISTEM ORGANISASI DALAM MANAJEMEN PROYEK Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu. Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang peranan cukup penting adalah organisasi proyek. Setiap proyek dibentuk dengan fungsi dan tanggung jawab masingmasing pihak yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu, struktur pembagian tugas dan tanggung jawab, yang tercermin dari struktur organisasi yang diadopsi sangat menentukan dan sangat berpengaruh pada proyek yang dijalankan. Struktur Organisasi yang baik, hendaknya mendukung dan sesuai dengan tipe proyek yang dilaksanakan. Memberikan kejelasan fungsi proyek, memudahkan pencapaian tujuan proyek, tetapi juga dapat memaksimalkan peran-masingmasing individu yang terlibat sesuai denngan fungsi, kapabilitas, dan kompetensi spesifiknya masing-masing. Pertimbangan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki, tipe proyek dan rencana pencapaian tujuan proyek harus menjadi faktor dominan dalam menentukan struktur organisasi yang dipilih sebagai kendaraan menuju proyek yang sukses. III - 1
3.1 Pihak Pihak yang terkait Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan proyek meliputi pemberi tugas / pemilik proyek (Owner), konsultan perencana, kontraktor utama dan konsultan pengawas. Keempat unsur pengelola proyek tersebut mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya, hubungan kerja dalam proyek Wang Residence adalah sebagai berikut: - Pemilik proyek : PT. Citicon Propertindo - Konsultan perencana : PT. Gistama Intisemesta - Kontraktor utama : PT. PP (Persero) - Konsultan pengawas : Enam PM a) Pemberi Tugas / Pemilik Proyek (Owner) Pemberi tugas / pemilik proyek (Owner) adalah seseorang atau badan hukum atau instansi yang memiliki proyek dan menyediakan dana untuk merealisasikannya. Antara pemilik proyek (Owner) dengan kontraktor, kontraktor berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai kontraknya dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan pada waktu penyerahan pekerjaan. Sedangkan owner membayar biaya pelaksanaan kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak. Kontrak yang dipakai antara pemilik proyek (Owner) dengan kontraktor adalah kontrak Lump Sum Fixed Price. Pemilik proyek mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : - Mengendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan. - Mengadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas dan kewajiban sesuai prosedur. III - 2
- Menunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan proyek tersebut. - Menyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan proyek. - Menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat perintah kerja. - Menetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan. - Mengeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor - Menerima hasil pekerjaan dari pelaksanaan proyek atau kontraktor. b) Kontraktor Kontraktor adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak (rencana kerja dan syarat - syarat serta gambar - gambar kerja) dengan biaya yang telah disepakati. Antara kontraktor dengan sub kontraktor, kontraktor sebagai pelaksana dapat memberikan bagian (sub) pekerjaannya sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja. Kontraktor mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut: - Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat - syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. - Membuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan pekerjaan. - Membuat dokumen tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dan diserahkan kepada owner. - Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek. - Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja. III - 3
- Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya. c) Sub kontaktor Sub kontraktor merupakan sebuah pihak yang ikut dalam pelaksana proyek di bawah kendali main kontraktor. Sub kontraktor bekerja dan mengikat kontrak dengan main kontraktor. Pada dasarnya dalam mengelola pekerjaan sub kontraktor sama dengan pekerjaan main kontraktor. Hanya ada beberapa hal yang menuntut perhatian yang lebih besar, karena disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut : Volume pekerjaan tidak begitu besar. Spesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu. Tidak melengkapi diri dengan prosedur atau sistem pengendalian yang lengkap. Perkiraan biaya untuk pembanding. Sebelum pekerjaan dimulai harus dibuat Surat-Surat Kerja Sama yang isinya Lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan oleh sub kontraktor, Nilai Pekerjaan, Spesifikasi dan pasal-pasal lain yang perlu dicantumkan. Kesanggupan menempatkan seorang pelaksana yang selalu berada dilapangan dan diberi wewenang oleh sub kontraktor yang bersangkutan sehingga memudahkan komunikasi antara Sub Kontraktor dengan Main Kontraktor.Adapun sub kontraktor yang ada di proyek Wang Residence, adalah : 1. Pekerjaan finishing : CV.Jihar 2. Pekerjaan plafond : CV.Cendana & PT.Multikreasi III - 4
3. Pekerjaan railing : Sign 4. Pekerjaan Cat : PT.SAR 5. Pekerjaan pintu besi : PT.Hastalima 6. Pekerjaan ME : PT.PDA 7. Pekerjaan plumbing : PT.Indoarta d) NSC (Nominated Specialist Contractors) Adalah sub kontraktor yang telah ditetapkan oleh pemilik proyek untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan : Spesifikasi dan negoisasi disepakati antara pemilik proyek dan NSC. Pembayaran kepada NSC dilakukan melalui kontraktor utama. Kontraktor utama mendapatka fee koordinasi (coordination fee). Untuk melaksanakan koordinasi waktu dan pelaksanaannya, biasanya besar coordination fee adalah berkisar antara 3-4 persen. Kontraktor utama tidak bertanggung jawab atas mutu pekerjaan NSC. Adapun NSC yang terdapat di proyek Wang Residence adalah: 1. Pekerjaan facade, pintu & jendela aluminium : PT.Pelita Maju 2. Pekerjaan lift : PT.Mitsubishi 3. Pekerjaan marmer km, living dinning : PT.BNB,Kammer 4. Pekerjaan marmer wastafel : PT.Kammer 5. Pekerjaan fire fighting, alarm, mvac : PT.Indoarta 6. Pekerjaan partisi kaca km & cermin : PT.Fantasi 7. Pekerjaan interior : PT.Vivere 8. Pekerjaan pintu kayu : PT.MGS III - 5
3.2 Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Gambar 3.2 --- Struktur Organisasi Proyek Wang Residence (Lihat pada Lampiran) III - 6
3.3 Pengawasan dan Pengendalian Logistik Pengawasan dan pengendalian logistik meliputi penyediaan material sesuai sepesifikasi dan pengadaan peralatan memadai tepat waktu. Hal ini sangat penting untuk menunjang kelancaran proses dan hasil optimal serta efisien. Dalam hal ini bidang logistik harus bekerja sama dengan bidang kualitas kontrol (quality control) kontraktor dan konsultan. Perusahaan pembangunan sangat memerlukan pengontrolan yang teratur dan teliti supaya bisa diketahui, masih ada atau tidaknya stok alat dan bahan bangunan di gudang dan di tempat penyimpanan barang. Alat dan bahan yang masuk atau keluar harus dicatat secara teliti berikut ukuran, merek, dan jumlah atau volumenya. Catatan barang - barang diperlukan untuk pengontrolan stok dan untuk kalkulasi. Untuk pengendalian material menggunakan material schedule, schedule pengiriman barang dan equipment schedule. - Material schedule adalah rencana pemakaian bahan / material untuk suatu pekerjaan mencakup jumlah sesuai dengan pekerjaan yang dilaksanakan. - Equipment schedule adalah rencana pemakaian peralatan sesuai dengan kebutuhan serta waktu pemakaiannya. - Schedule pengiriman barang adalah rencana pengiriman barang oleh supplier. Sebelum dilakukan pembelian material untuk digunakan dalam proses kontruksi, terlebih dahulu dilakukan pemilihan pemasok (supplier) material konstruksi. Langkah awal dalam pemilihan pemasok adalah menyiapkan daftar calon pemasok material yang telah dipilih dan dianggap pantas. III - 7
3.7 Faktor Faktor yang Mempengaruhi Jumlah Material Adapun faktor faktor yang mempengaruhi jumlah persediaan material bangunan, antara lain : a. Perkiraan kebutuhan material bangunan b. Daya tahan material bangunan c. Resiko penyimpanan d. Harga material e. Kebijaksanaan pembelian material bangunan f. Tingkat kesulitan perolehan material bangunan 3.3.2 Tujuan Pengadaan Material Bangunan Adapun tujuan pengadaan material bangunan adalah sebagai berikut : a. Pembelian dengan harga terbaik b. Persediaan yang berkesinambungan c. Pemeliharaan mutu d. Biaya pengadaan material terendah e. Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok (supplier) Setelah dilakukan pembelian material bangunan dari pemasok (supplier), maka material bangunan tersebut disimpan ditempat penyimpanan material bangunan yang telah ditentukan. Jika dibutuhkan pembelian material bangunan, maka bagian logistik memesan material yang diperlukan tersebut kepada pemasok (supplier). III - 8
3.4 Sistem Pengupahan Pada Proyek Wang Residence Jakarta Barat, sistem pengupahan dilakukan setiap 2 minggu sekali, berdasarkan dari hasil progress (kemajuan pekerjaan), dibayarkan kepada masing masing mandor, dan mandor membagikannya kepada masing masing pekerja sesuai dengan pekerjaan yang mereka kerjakan. 3.5 Pengendalian Jadwal Proyek Penyusunan jadwal merupakan kegiatan penting dalam perencanaan suatu proyek. Jadwal yang telah disusun pada perencanaan proyek ini dapat dimanfaatkan untuk mengendalikan dan mengawasi waktu pelaksanaan proyek. Dalam hal ini jadwal yang telah dibuat menjadi pedoman progress report proyek tersebut. Dengan adanya jadwal kerja, diharapkan setiap kegiatan dapat dipersiapkan dan diawasi dengan baik. Fungsi pengendalian dapat dilihat pada kurva S. Jadwal kerja yang dipergunakan antara lain: a. Persiapan penjadwalan konstruksi (preliminiary construction schedule) Pihak kontraktor membuat bagan persiapan (preliminiary horizontal barchart) yang menggambarkan jadwal pelaksanaan secara umum. b. Penjadwalan harga satuan (unit price schedule) Dipersiapkan sesuai waktu yang disepakati dalam kontrak, dimana isinya memuat: - Jenis pekerjaan - Sub kontraktor yang bertanggung jawab - Harga material per unit c. Jadwal pemeriksaan dan tes (schedule of inspection and test) III - 9
Memuat identifikasi peraturan dan metode tes serta lokasi laboratorium tes. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan proyek, maka diusahakan penggunaan waktu yang efektif dan efisien mungkin, sehingga perlu dilaksanakan pengawasan dan pengendalian waktu. Penjadwalan yang baik dan sesuai dengan tujuannya adalah sebagai sarana mengontrol sebagai salah satu fungsi konsultan, dimana keterlambatan- keterlambatan pekerjaan dapat disadari dan diatasi, kemudian dapat mengambil langkah-langkah alternatif. Untuk penerapannya dilapangan antara kurva S yang berisi perencanaan awal dengan penerapannya dilapangan sesuai. Pekerjaan cepat atau tidaknya itu sesuai dengan permintaan owner. 3.6 Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Pengawas ini dilakukan untuk setiap pekerjaan yang dilakukan. baik oleh kontraktor maupun pihak manajemen kontraktor. Pengawasan dilakukan dengan membandingkan kualitas pekerjaan yang dilaksanakan dengan spesifikasi mutu pekerjaan yang direncanakan. Bila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan atau mutu pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi, maka diberikan teguran secara lisan dan tertulis kepada kontraktor. Pengawasan pelaksanaan meliputi pengawasan terhadap semua pekerjaan di lapangan. III - 10
3.7 Penerapan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) PT. PP (Persero) Tbk akan memastikan bahwa semua kegiatan yang dikelola untuk membangun sistem yang aman di tempat kerja dan dengan memastikan bahwa prinsip-prinsip manajemen yang baik (PDCA- plan-do-check-act) yang dilaksanakan dan diikuti. Safety Health Enviromental Plan menggambarkan pengaturan PT PP (Persero) untuk pelaksanaan. SHE Plan Proyek ini adalah bagian dari Rencana Manajemen Proyek. SHE Plan Proyek referensi pengawasan operasional tambahan, form isian kerja dan rencana-rencana yang harus terbaca bersamaan dengan dokumen tersebut. Referensi untuk menambah rencana, pengawasan operasional dan lain-lain yang terinci. SHE Plan ini menetapkan cara dimana PT. PP (Persero) Tbk mengelola dan menyediakan lingkungan kerja yang aman selama bekerja di Proyek Wang Recidence. SHE Plan Proyek ini berlaku untuk semua pekerjaan di bawah manajemen PT. PP (Persero) Tbk untuk proyek ini dan juga berlaku secara penuh untuk semua subkontraktor, supplier, pengunjung dan pihak ke-3 yang memasuki tempat kerja. Pemeliharaan SHE Plan ini adalah proses yang sedang berlangsung dan interaktif. K3 perlu diperhatikan secara seksama mengingat besarnya kerugian yang dapat terjadi akibat suatu kecelakaan. Kecelakaan dapat menimpa semua orang yang ada di proyek tersebut, tanpa kecuali. Selain itu timbul kerugian yang harus ditangani yaitu: a. Kerugian material, meliputi: - Biaya pengobatan dan perawatan korban kecelakaan kerja. - Biaya kompensasi atau uang duka terhadap keluarga pekerja yang meninggal dunia. - Biaya reparasi alat yang rusak. III - 11
- Biaya ekstra bila terjadi keterlambatan proyek. b. Kerugian non-material, meliputi: - Citra proyek atau perusahaan menjadi kurang baik. - Menyita waktu dan konsentrasi kerja untuk menyelesaikan masalah dengan pihak yang berwajib. - Menurunkan motivasi kerja dan rasa aman pekerja lain bila sering terjadi kecelakaan. 3.7.1 Filosofi dan tujuan pelaksanaan K3 PT. PP (Persero) selaku kontraktor mempunyai filosofi yang akan dicapai dalam melaksanakan K3 yaitu zero accident. - Menjamin agar pada pelaksanaan proyek tidak terjadi kecelakaan dan penyakit akibat kerja. - Menjamin produktivitas tidak terganggu. 3.7.2 Pihak penyelenggara K3 Pada prinsipnya penyelenggaraan K3 dibebankan pada pihak kontraktor, namun hal ini tidak berarti bahwa K3 manjadi tanggung jawab satu pihak saja. Kontraktor bertanggung jawab dalam penyediaan peralatan pengaman kerja dan mengusahakan kebersihan kerja, akan tetapi setiap orang yang terlibat dalam pelaksanaan proyek wajib memiliki kesadaran dan tanggung jawab untuk melaksanakan K3. Pada Proyek Wang Recidence, tugas menjalankan dan mengevaluasi K3 menjadi tanggung jawab tim safety yang dipimpin oleh safety III - 12
Manager. Safety Manager bertanggung jawab langsung kepada project manager. Pelaksanaan harian K3 dilapangan ditangani oleh tim safety dan bukan oleh tim security meskipun mempunyai tugas sendiri yaitu menjaga keamann pekerja dan barang-barang dan ancaman fisik, bahaya kebakaran, pencurian gangguan dari orang lain di dalam maupun di luar proyek. 3.7.3 Penginformasian dan pengenalan K3 Pelaksanaan K3 pada Proyek Wang Residence yang dapat dilihat langsung adalah pemasangan tulisan Safety First Area wajib helm dan spanduk bertulisan lain. Hal ini merupakan daya dan upaya lain untuk selalu mengingatkan para pekerja untuk menjaga keselamatannya. Namun seringkali tulisan ini tidak dibaca karena sudah dianggap biasa saja. Oleh karena ini kontraktor mengadakan program pengenalan K3 bagi tenaga kerja dan karyawannya. Program pengenalan K3 dan house keeping dilaksanakan pada saat seseorang baru masuk menjadi karyawan atau pekerja pada waktu tertentu yang dinamakan safety talk oleh safety Manager dan safety supervisor. Program safety talk untuk para pekerja dan karyawan dilaksanakan 1 minggu sekali. Safety manager dan safety supervisor adalah petugas yang ditunjuk oleh project manager yang secara terus menerus mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan dilihat dari segi K3. Safety manager berwenang menegur dan memberikan instruksi langsung kepada site manager, bila ada pelaksanaan yang mengandung bahaya terhadap keselamatan kerja. Pada proyek ini untuk pengawasan pelaksanaan K3 diadakan safety patrol yaitu suatu tim K3 yang melaksanakan patroli setiap hari. Dalam patroli masing-masing anggota safety patrol mencatat hal-hal yang tidak sesuai III - 13
ketentuan/yang memiliki risiko kecelakaan. Selain itu juga diadakan safety meeting yaitu rapat dalam proyek yang membahas hasil/laporan dan safety meeting adalah perbaikan atas pelaksanaan kerja yang tidak sesuai dengan ketentuan K3 dan perbaikan system kerja untuk mencegah penyimpanan tidak terulang kembali. Untuk program pendekatan K3 bagi orang baru di proyek (termasuk pekerja dan karyawan) dinamakan safety induction. Selain itu diantara jam kerja pada setiap jamnya petugas safety selalu mengingatkan tentang keselamatan dan kesehatan pada pekerja. Selain keselamatan dan kesehatan kerja, traffic management pun merupakan tanggung jawab safety manager. 4.7.2 Alat-alat dan sarana keselamatan kerja Sarana peralatan K3 yang harus disediakan oleh pihak kontraktor terdiri: 1. Yang melekat pada orang, yaitu: a. Helm, helm pengaman wajib dikenakan oleh semua orang tanpa kecuali yang berada di lokasi proyek. Helm harus berjumlah sama dengan jumlah pekerja ditambah beberapa cadangan untuk tamu-tamu dan orang-orang yang datang sesekali. b. Safety shoes, harus dipakai oleh semua orang yang berada di lokasi proyek seperti helm. Jumlah harus sesuai dengan jumalah pekerja yang ada. c. Sarung tangan, digunakan sesuai dengan jenis pekerjaan seperti tukang las, tukang listrik, dan lain-lain. d. Sabuk pengaman (body harnes), digunakan untuk pekeja di tempat tinggi. III - 14
e. Kacamata las, wajib digunakan oleh tukang las pada pekerjaan baja dan pembesian. f. Masker, wajib digunakan oleh tukang 1, tukang cat, penyemprot anti rayap dan lain-lain. 2. Sarana peralatan lingkungan, yaitu: a. Tabung pemadam kebakaran, digunakan apabila terjadi kecelakaan dan kecerobohan kerja yang menimbulkan nyala api. Tabung ini harus diletakan ditempat yang mudah terlihat dan terjangkau, seperti di pos satpam. b. Pagar pengaman, dipasang disekeliling area proyek dan pada daerahdaerah dimana terjadi perbedaan kontur tanah yang tinggi akibat pekerjaan galian. Bentuk pagar yang digunakan adalah batang-batang besi dipasang berdiri dan dihubungkan dengan tali tambang berwarna kuning. Pagar ini diperlukan untuk lokasi antara lain lubang di lantai, lubang di sumur galian tanah, tepi bangunan tinggi. c. Pemeliharaan jalan kerja dan jembatan kerja, jaringan pengaman pada bangunan tinggi. 3. Rambu-rambu peringatan, fungsi rambu-rambu peringatan antara lain untuk : a. Peringatan bahaya dari atas. b. Peringatan bahaya benturan kepala. c. Peringatan bahaya longsoran. d. Peringatan bahaya api / kebakaran. e. Peringatan tersengat listrik. f. Peringatan untuk memakai alat pengaman kerja. III - 15
Selain itu K3 juga mencakup program house keeping yaitu penataan lingkungan yang meliputi perencanaan tata letak fasilitas - fasilitas untuk melaksanakan pekerjaan dan pengelolaan kebersihan lingkungan kerja di proyek antara lain adalah : 1. Perencanaan tata letak (Lay out planning), perencanaan tata letak harus diatur sedemikian rupa sehingga orang dan alat yang berkerja tidak saling terganggu, tetapi justru saling mendukung, agar pelaksanaan kerja dengan produktivitas tinggi dan aman dapat dica pai. 2. House keeping, kebersihan dan kerapihan tempat kerja merupakan syarat K3. Sarana keberhasilan dan kerapihan untuk program K3 adalah: - Penyediaan air bersih yang cukup. - Penyediaan toilet/wc yang bersih. - Penyediaan musholla yang besih dan terawat. - Penyediaan toilet / WC untuk pekerja proyek. - Penyediaan bak-bak sampak pada lokasi yang diperlukan. III - 16
Gambar 3.1 SHE Induction Gambar 3.2 Safety talk Gambar 3.3 Rambu rambu K3 III - 17