BAB III ANALISIS SISTEM Penguraiandarisuatusistem yang utuhkedalambagianbagiankomponennyadenganmaksuduntukmengidentifikasikandanmengevaluasiper masalahan, kesempatan, hambatan yang terjadidankebutuhan yang diharapkansehinggadapatdiusulkanperbaikan.tahapinimenentukaninformasi yang diperlukanolehparapenggunadarisistembaru, disampingitujugapersyaratanteknisdarisistemitusendiri.hasilanalisis yang baikakanmempengaruhiinformasi yang akandihasilkan. Analisissistemmemilikitujuanuntukmelakukanpenganalisaandanmencarikelemaha ndarisistem yang berjalan.sehinggapadaakhirnya proses perwujudansistem yang baikakantetapterpenuhisejalandenganperkembanganzaman. 3.1 AnalisisProsedur Analisisprosedurmerupakanserangkaian proses berisi metode-metode yang harusdijalankandengancara yang telahditetapkanolehinstansi, dalam hal ini Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang, sebelumadanyasistem yang baruini. Analisisprosedur yang sedangberjalanpada Sistem Informasi Pengarsipan Masuk Dan Keluar berbasis Web pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang yaitu : 39
40 1.Prosedursurat masuk yang sedang berjalan a. Kepala Urusan Umum menerima surat dan menyiapkan lembar disposisi untuk mendapatkan Instruksi dari Kepala Lapas. b. Setelah mendapatkan Instruksi dari Kepala Lapas selanjutnya Kepala Urusan Umummelakukan pengecekan surat dan lembar disposisi yang telah berisi instruksi Kepala Lapas,jikatidaksah, suratdanlembardisposisiakandikembalikankekepalalapasuntuk dimintaiinstruksikembali,jikasudah, suratdanlembardisposisiakandiberikanke Seksi yang ditunjuk oleh Kepala Lapasuntuk melaksanakan instruksi. c. Kepala Seksi menerima surat dan menjalankan instruksi yang harus dilakukan berdasarkan isi surat tersebut. d. Setelah pekerjaan selesai Kepala Seksi mengembalikan surat dan disposisi tersebut ke Kepala Urusan Umum untuk dicatat ke laporan surat masuk setelah itu diarsipkan.
41 Flowmap Berjalan Masuk Kaur Umum Kasi Kalapas Menyiapkan instruksi Cek Instruksi Sah? ya tidak Menjalankan Intruksi Sesuai Catat Laporan Masuk, & Laporan Masuk Arsip Gambar 3.1FlowmapBerjalanMasuk Catatan Keterangan Gambar 3.1 : Kaur Umum : Kepala Urusan Umum Kasi : Kepala Seksi Kalapas : Kepala Lembaga Pemasyarakatan
42 2. Prosedursuratkeluar yang sedangberjalan a. Kepala Lapas menginstruksikan Kepala Seksi untuk membuat surat kegiatan yang ingin dituju sesuai instruksi Kepala Lapas. b. Setelah surat tersebut dibuat, berikutnya ditanda tanganioleh Kepala Lapas. c. Setelah ditanda tangani oleh Kepala Lapas, surat tersebut diserahkan kepada Kepala Urusan Umum untuk diberi nomor surat keluar, beserta cap instansi. d. Kepala Urusan Umum akan membuat laporan surat keluar untuk diberikan ke Kepala Lapas lalu mengarsipkan surat dan laporan surat keluar tersebut. Diluar konteks Flowmap berjalan pengarsipan surat keluar ini, tentunya surat dibuat beberapa rangkap sesuai keperluan dan kebutuhan seberapa banyak alamat yang ingin dituju. dikirim melalui Urusan Umum.
43 Flowmap Berjalan Keluar Kaur Umum Kasi Kalapas Intruksi Pembuatan Intruksi Pembuatan Pemberian No. Cap Pembuatan TTD Buat Laporan Keluar dan Laporan Keluar Laporan Keluar Arsip Gambar 3.2FlowmapBerjalanKeluar Catatan Keterangan Gambar 3.2 Kaur Umum : Kepala Urusan Umum Kasi : Kepala Seksi Kalapas : Kepala Lembaga Pemasyarakatan
44 3.2 AnalisisKelemahanSistem Tujuandarianalisisdiatasyaitumengenaipendataanjumlahsuratmasukdansur atkeluarsertalaporan yang adapadasistemberjalandi Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinangsaatini.Adapunanalisissistem yang sedangberjalandiatasadalah : a. Sistem yang berjalantidakefisienkarenamasihmelakukanpemrosesan data secara manual. b. Pendataanpadasaatmelakukan pengiriman dan pengarsipankurangterstruktursehinggamenghambatpembuatanlaporan. 3.3 AnalisisKebutuhanSistem Analisiskebutuhansangatdibutuhkangunamenunjangpenerapansistembaru, sistembaru yang akanditerapkanharussesuaidengankebutuhanpada Sistem Informasi Pengarsipan Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada Lembaga Pemayarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang.Fungsidarisistembaru yang akan di terapkanadalahuntukmembantusertamempermudahdalammelakukan proses pendataansuratmasukdansuratkeluarsertapembuatanlaporanitusendiri. 1.KebutuhanPerangkatLunak Kebutuhanperangkatlunakbertujuanuntukmenunjangpenerapansistembaru, antaralain :
45 a. SistemoperasiberbasisWindows7. b. MySQL versi 5.5gunatempatpenyimpanandatabase. c. PHP versi 5.3 sebagaipenunjangaplikasi. 2.KebutuhanInformasi Kebutuhaninformasi yang akandisajikanuntukmemenuhikebutuhandalamimplementasisistemyang akanditerapkanantaralain : a. Kebutuhanmasukan (Input) Kebutuhan masukan atau input yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi sistem antara lain: 1) Data berupa username dan password yang diperlukan untuk user saat login ke dalam sistem. 2) Data masukan yang berupa data suratmasuk, data suratkeluar, danpencetakanlaporan. b. Kebutuhan Proses Sistem Informasi Pengarsipan Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang yang akandibangunterdiridaribeberapa proses
46 berupaproses input data user (Admin). Dalam proses input data suratmasuk, data suratkeluarsesuai data yang ada. c. Kebutuhankeluaran (Output) Kebutuhankeluaranberupacetaklaporan datasuratmasukdan data suratkeluar. 3.KebutuhanPengguna Sistem Informasi Pengarsipan Masuk Dan Keluar berbasis Web Pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang yangakandibangundigunakanolehpetugas Tata Usaha.Dimanapetugas Tata Usaha perlu memahami cara penggunaan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar. 4.AnalisisDokumen Dari hasilpenelitian yang dilakukanpadalapas Narkotika Klas IIA Tanjungpinang diperolehdokumenyaitu : a. DokumenInput 1)Masuk Fungsi Sumber Rangkap : Alat Pengukur Kegiatan Organisasi. : Organisasi/Instansi. : 1 (Satu). Ditujukan : Kaur Umum, Kepala Lapas, Kasi. Item : no_identitas,pengirim.
47 2) Keluar Fungsi Sumber Rangkap : Alat Pengukur Kegiatan Organisasi. : Organisasi/Instansi. : 1 (Satu). Ditujukan : Organisasi/Instansi. Item : no_identitas, lampiran, alamat tujuan. b. DokumenOutput 1) Fungsi Sumber Rangkap : Untukmeminta instruksidarikepalalapas. : Kaur Umum. : 1 (Satu). Ditujukan : Kepala Lapas. Item : Indeks, Tanggal Penyelesaian, Perihal, Tgl/No, Asal, Intruksi/Informasi.