SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA BERBASIS WEB LAPORAN TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA BERBASIS WEB LAPORAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Oleh JEPRI HUTAPEA NIM PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK KOMPUTER DAN INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014

2 ABSTRAK Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Badan Kepegawaian Negara Regional VI Medan. Sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan lebih, baik, cepat, dan mudah.surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ini bertujuan untuk membantu para pegawai dalam megolah surat masuk dan mengirim surat dengan mudah kepada para pegawai yang telah pensiun. Sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.Dengan Pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ini dapat memudahkan pegawai yang telah pensiun dan pegawai badan kepegawaian negara dalam proses pengumpulan data, selain itu juga memberikan kemudahan bagi pegawai yang telah pensiun untuk mengakses informasi mengenai kenaikan gaji, dana pensiun dengan cepat, tepat, dan efisien secara online 24 jam. Dengan adanya Sistem Informasi ini adalah data surat masuk dan surat keluar disusun secara rapi mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan., sehingga memudahkan pengguna saat mengakses surat yang telah masuk. Selain itu, dalam segi keamanannya dapat dikatakan aman, karena tidak semua pengguna dapat melihat dan mengaksesnya, melainkan hanya pegawai yang telah pensiun dan pegawai yang aktif dapat mengaksesnya. Hasil dari Tugas Akhir ini adalah suatu Sistem Informasi Surat masuk dan keluar berbasis Web ini sangat bermanfaat bagi pegawai yang telah pensiun serta pegawai Badan Kepegawaian Negara.

3 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan karunia-nya yang telah memberikan penulis kesehatan serta kemudahan dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Berbasis Web Sistem Informasi ini memudahkan para pegawai dalam hal mengirim surat karena dalam pengiriman surat menggunakan waktu yang sangat lama mulai dari memasukkan surat pada amplop menempelkan alamat surat dan lain-lain. Sistem Informasi ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan, serta bimbingan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Bapak Ferry Fachrizal S.T, M.Kom, selaku Ketua Jurusan Teknik Komputer dan Informatika Politeknik Negeri Medan. 3. Bapak Julham S.T., M.kom, selaku Kepala Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan. 4. Ibu Hikmah Adwin Adam, S.Kom., M.Kom, selaku dosen pembimbing dan wali kelas yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, memberikan banyak ilmu, serta semangat, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 5. Seluruh staff pengajar pada Politeknik Negeri Medan, khususnya staff pengajar di Program Studi Manajemen Informatika.

4 6. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan doa dan dukungan baik dari segi moril maupun materil. 7. Seluruh teman-teman MI-6A, yang telah banyak membantu serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya. Medan, 6 Agustus 2014 Penulis, Jepri Hutapea NIM

5 DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN... LEMBAR PENGESAHAN... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... i ii iii iv vi x DAFTAR TABEL... xviii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Ruang Lingkup Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan dan Manfaat Tujuan Tugas Akhir Manfaat Tugas Akhir Metode Penelitian Perencanaan Sistem Analisis Sistem Pengembangan Sistem Sistematika Penulisan Lokasi Penelitian... 7 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem... 8

6 2.2. Informasi Sistem Informasi Surat Data Flow Diagram (DFD) Database Flowchart ERD(Entity Relationship Diagram) PHP (Pre Hypertext Processor) MySQL Normalisasi Kamus Data Gambaran Umum Institusi/Perusahaan Visi Perusahaan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisis Sistem Analisis Dokumen Perancangan Sistem Diagram Konteks Data Flow Diagram (DFD) Spesifikasi Proses dari DFD Level 1 dan Level Rancangan Database Struktur User Interface Rancangan input untuk User Rancangan Output untuk Admin... 77

7 3.2.5 Algoritma Pemrograman BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Pembahasan Hasil Sistem Studi Kelayakan Sistem Kelayakan Teknik Uji Coba Kelayakan Kelayakan Ekonomi Kelebihan dan Kekurangan Sistem Kekurangan Sistem Kelebihan Sistem BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

8 DAFTAR GAMBAR Gambar Halaman Gamabr 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Gamabr 2.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara Gamabr 3.1 Diagram Konteks Yang Di usulkan Gamabr 3.2 DFD Level 1 Yang diusulkan Gamabr 3.3 DFD Level 2 Yang diusulkan Gambar 3.4 DFD Level 2 olah data golongan Gambar 3.5 DFD Level 2 olah data pangkat Gambar 3.6 DFD Level 2 olah data pegawai Gambar 3.7 DFD Level 2 olah data Surat Masuk Gambar 3.8 DFD Level 2 Olah Data Surat Keluar Gambar 3.9 ERD Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Gambar 3.10 Tabel Relasi Gambar 3.11 Rancangan Input Data User Gambar 3.12 Input Data Golongan Gambar 3.13 Input Data Pangkat Gambar 3.14 Input Data Pegawai Gambar 3.15 Input Data Surat Keluar Gambar 3.16 Input Data Surat Masuk Gambar 3.17 Input Data Disposisi Gambar 3.18 Pengolahan Data User Gambar 3.19 Pengolahan Data Pangkat... 78

9 Gambar 3.20 Pengolahan Data Golongan Gambar 3.21 Pengolahan Data Pegawai Gambar 3.22 Pengolahan Data Surat Masuk Gambar 3.23 Pengolahan Data Disposisi Gambar 3.24 Pengolahan Data Surat Keluar Gambar 3.25 Flowchart Login admin Gambar 3.26 Flowchart Menu Admin Gambar 3.27 Flowchart Data User Gambar 3.28 Flowchart Data Golongan Gambar 3.29 Flowchart Pengolahan Data Pangkat Gambar 3.30 Flowchart Data Pegawai Gambar 3.31 Flowchart Pengolahan Data Surat Masuk Gambar 3.32 Flowchart Pengolahan Data Surat Keluar Gambar 3.33 Flowchart Menu Login Pimpinan Gambar 3.34 Flowchart Menu Pimpinan Gambar 3.35 Flowchart Pemberian Disposisi Gambar 3.36 Flowchart Login Pegawai Gambar 3.37 Flowchart Menu Pegawai Gambar 4.1 Halaman Login Gambar 4.2 Halaman home Gambar 4.3 Halaman User Gambar 4.4 Halaman Input Golongan Gambar 4.5 Halaman Input Pangkat Gambar 4.6 Halaman Input Pegawai... 87

10 Gambar 4.7 Halaman Input Surat Masuk Gambar 4.8 Halaman Data User Gambar 4.9 Halaman Data Golongan Gambar 4.10 Halaman Data Pangkat Gambar 4.11 Halaman Data Pegawai Gambar 4.12 Laporan surat masuk dan surat keluar pada pimpinan Gambar 4.13 Alert (tanda) surat masuk dan surat keluar pada pimpinan Gambar 4.14 menu download surat masuk dan surat keluar pada pimpinan. 104 Gambar 4.13 Cetak Laporan surat masuk dan surat keluar pada pimpinan.. 105

11 DAFTAR TABEL Tabel Halaman Tabel 2.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD) Tabel 2.2 Simbol-Simbol Flowchart Tabel 2.3 Tipe Data untuk Bilangan Tabel 2.4 Tipe Data untuk Tanggal dan Jam Tabel 2.5 Tipe Data untuk Karakter Tabel 3.1 Spesifikasi Proses Tabel 3.2 Kamus Data Tabel 3.3 Tabel User Tabel 3.4 Tabel Pangkat Tabel 3.5 Tabel Golongan Tabel 3.6 Tabel Pegawai Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar Tabel 3.8 Tabel Surat Masuk Tabel 3.9 Tabel Disposisi... 65

12 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen atau perkantoran. Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan masih menggunakan cara sederhana dalam pengimputan data, pengiriman surat keputusan dari pemerintah mengenai kenaikan gaji dan golongan. Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi untuk menginput data surat masuk dan surat keluar.

13 Berdasarkan uraian diatas, penulis akan membangun sebuah sistem berbasis Web pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir yaitu Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Berbasis Web. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup permasalahan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : Rumusan Masalah Adapun Rumusan Masalah dari tugas Akhir ini adalah: 1. Bagaimana cara mengatasi cara mengirim surat membutuhkan waktu yang lama? 2. Bagaimana cara untuk mengurangi penggunaan kertas? Batasan Masalah Adapun yang menjadi batasan masalah dalam perancangan aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengakses Surat Masuk dan Surat Keluar dapat dilakukan dengan menggunakan NIP (Nomor Induk Pegawai) dan Nama. 2. Untuk mencari surat yang telah diarsip dapat menggunakan nomor surat. 3. Dalam membangun sistem informasi ini digunakan software Adobe Dreamweaver CS5 dengan Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa

14 pemrograman, dan database MySQL yang menampung semua data yang diperlukan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan Adapun tujuan yang akan di capai dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program pendidikan Diploma III pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan. 2. Dapat membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi penulis dapat memberikan pengetahuan dan pengalaman yang dapat meningkatkan pemahaman dalam pengembangan sistem informasi pada suatu perusahaan. 2. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencarian surat masuk dan surat keluar lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencarian surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi dekstop.

15 1.4. Metodologi Penelitian Metodologi pelaksanaan yang dilakukan penulis pada penulisan proposal tugas akhir ini adalah sebagai berikut : Persiapan Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kegiatan yang akan penulis lakukan antara lain: a. Menghubungi instansi perusahaan sebagai pembuatan Tugas Akhir b. Melaksanakan riset di instansi tempat pembuatan Tugas Akhir c. Merancang dan membuat Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain: a. Studi Literatur (Studi Kepustakaan) Pengumpulan data dengan metode kepustakaan dilakukan dengan cara mengambil kutipan-kutipan materi yang bersumber dari jurnal, buku teori sistem informasi, internet, dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan topik tugas akhir ini. Adapun buku-buku teori yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Pengenalan Sistem Informasi 2. Sistem Informasi Manajemen 3. Dasar Pemrograman Web PHP-MYSQL

16 b. Observasi (Pengamatan) Penulis melakukan praktek kerja lapangan, melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui sistem yang sekarang sedang berjalan di instansi terkait. Penulis juga melakukan observasi sistem dan cara kerja pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan. c. Sampling Penulis akan mengambil beberapa contoh data seperti surat keluar yang akan dikirim Perancangan Sistem Setelah mendapatkan informasi yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar, kemudian dilakukan perancangan sebagai berikut: a. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) b. Perancangan Kamus Data c. Perancangan Input d. Perancangan Output e. Perancangan Database f. Perancangan User Interface g. Perancangan Algoritma Pemrograman

17 1.5 Sistematika Penulisan Perancangan sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : a. BAB 1 : Pendahuluan Bab ini berisi penjelasan umum tentang permasalahan yang dibahas dalam penyusunan tugas akhir yang meliputi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir, metodologi penelitian, sistematika penulisan serta lokasi penelitian. b. BAB 2 : Landasan Teori Bab ini akan membahas tentang teori-teori yang mendukung topik permasalahan, sebagai bahan referensi atau tinjauan pustaka yang meliputi pengertian dan pengembangan sistem, informasi, sistem informasi, sistem informasi akademik, apache server, pemrograman PHP, dan database MySQL. c. BAB 3 : Analisis dan Perancangan Sistem Bab ini menjelaskan analisa sistem informasi akademik yang sedang berjalan pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan serta perancangan yang dilakukan untuk membangun sistem tersebut berbasis web. d. BAB 4 : Hasil dan Pembahasan Bab ini menjelaskan secara terperinci pembahasan hasil sistem yang dikembangkan, studi kelayakan sistem serta kelebihan dan kekurangan sistem yang akan dibangun.

18 e. BAB 5 : Kesimpulan dan Saran Bab ini akan memberikan kesimpulan tentang hasil sistem informasi akademik yang telah dikembangkan dan memberikan saran untuk pengembangan sistem informasi akademik selanjutnya Lokasi Penelitian Penulis melakukan pengambilan data dan informasi untuk keperluan laporan Tugas Akhir pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan yang berada di Jl. TB. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Sunggal, Medan