BAB 3 DESKRIPSI APOTIK AKSA MANDAILING NATAL. 3.1 Sejarah Singkat Berdirinya Apotek Aksa Mandailing Natal

Transkripsi

1 BAB 3 DESKRIPSI APOTIK AKSA MANDAILING NATAL 3.1 Sejarah Singkat Berdirinya Apotek Aksa Mandailing Natal Menurut Surat Keterangan dari Dinas Kesehatan Mandailing Natal No. 440/04/Dinkes/2005, Apotek Aksa didirikan tanggal 16 Oktober 2006 dengan ketentuan sebagai berikut: APA No.SP No.SIA : Paksi Reksa Ningsih,S.Si.Apt. : KP : 442/0478/I/2006 Pemilik Apotek ini adalah Nur Asiyah Batubara Farm, Apt. 3.2 Struktur Organisasi Apotek Aksa Mandailing Natal Setiap organisasi memiliki struktur organisasi sebagai keharusan manajerial. Tujuan dibuatnya struktur organisasi adalah untuk mempertegas pembagian tugas bidang-bidang yang ada sesuai keperluan organisasi, dan mengatur alur serta proses komunikasi dan koordinasi antar bidang. Begitu juga dengan Apotik AKSA, dalam mengatur

2 aktivitasnya agar tersistematis Apotik AKSA mempunyai struktur organisasi yang digunakannya hingga saat ini. Struktur Organisasi Apotek Aksa terdiri dari: Pimpinan Apoteker Administrasi Keuangan Asisten Apoteker Staff Penjabaran Tugas 1. Pimpinan Pimpinan mempunyai beberapa tugas yaitu mengawasi kinerja bawahan, melakukan cek terhadap persediaan obat, mencari pembeli, dan mengambil keputusan terbaik dalam menangani masalah apotek.

3 2. Apoteker Tugas seorang apoteker adalah mencatat/mengontrol pengeluaran dan penerimaan keuangan, memutuskan administrasi barang, memeriksa kebenaran kartu stok, membuat laporan keuangan, menginput data penjualan, meramu obat, mengontrol obat-obat narkotika, melakukan perhitungan fisik, dan membuat berita acara pemusnahan obat-obat expire. 3. Administrasi Keuangan Administrasi keuangan mempunyai tugas yaitu memeriksa kas harian apotek sekaligus merangkap tugas kasir. 4. Asisten Apoteker Asisten mempunyai tugas dalam hal pemeriksaan expire date obat serta hal yang berhubungan dengan peramuan obat. 5. Staff Staff mempunyai tugas untuk melayani para pelanggan yang memesan atau memmbeli obat kepada Apotik AKSA. 3.3 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1965 Tentang Apotek Menimbang: Bahwa dalam rangka pelaksanaan Undang-undang Farmasi perlu ditetapkan peraturan mengenai apotek.

4 Mengingat: 1. Pasal 5 ayat 2 Undang-undang Dasar. 2. Pasal 4 dan pasal 10 Undang-undang No.7 tahun 1963 tentang Farmasi (Lembaran Negara tahun 1963 N0.81). 3. Pasal 11 ayat 2 Undang-undang No.9 tahun 1960 tentang pokok-pokok kesehatan (Lembaran Negara tahun 1960 No.131). Mendengar: Presidium Kabinet Republik Indonesia. Memutuskan: Dengan membatalkan semua peraturan mengenai apotek. Menetapkan: Peraturan pemerintah tentang apotek. Ketentuan Umum: Pasal 1 Yang dimaksud dengan apotek dalam peraturan pemerintah adalah: Suatu tempat tertentu dimana dilakukan usaha-usaha dalam bidang farmasi dan pekerjaan kefarmasian, sebagaimana dimaksudkan dalam pasal 2c dan pasal 3b Undang-undang No.7 tahun 1963 tentang farmasi (Lembaran Negara tahun 1963 No.81). Tugas dan Fungsi Pasal 2 Tugas dan fungsi apotek adalah: 1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk pencampuran obat dan bahan obat.

5 2. Penyaluran perbekalan kesehatan di bidang farmasi yang meliputi: obat, bahan obat, kosmetik dan alat-alat kesehatan. Usaha apotek Pasal 3 Apotek dapat diusahakan oleh: 1. Lembaga-lembaga pemerintah tertentu di pusat maupun di daerah 2. Perusahaan Negara, Perusahaan Swasta, Koperasi dan sebagainya. Pasal 4 1. Pertanggungjawaban teknis farmasi sesuai dengan Undang-undang No.7 tahun 1963 tentang Farmasi, sebuah apotek terletak pada seorang apoteker. 2. Pertanggungjawaban seorang apoteker seperti yang dimaksudkan dalam ayat (a) diatur lebih lanjut oleh Menteri Kesehatan. 3. Pertanggungjawaban seorang apoteker seperti yang dimaksudkan dalam ayat (a) dan (b) tidak mengurangi pertanggungjawaban seorang dokter menurut peraturan perundang-undangan. Izin Mendirikan Apotek Pasal 5 Untuk mendirikan apotek harus ada izin dari Menteri Kesehatan yang menetapkan ketentuan-ketentuan mengenai: 1. Syarat-syarat kesehatan tempat apotek 2. Alat-alat perlengkapan dan obat-obat yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan kefarmasian.

6 3.4 Penjelasan atau Peraturan Pemerintah No.26 Tahun 1965 tentang Apotek Belum ada suatu peraturan khusus mengenai apotek: perihal apotek terdapat ketentuanketentuan sisipan dalam peraturan mengenai apoteker (D.V.G. Reglement pasal 58). Kini Undng-undang No.7 tahun 1963 tentang farmasi menghendaki agar peraturan-peraturan tentang perihal distribusi farmasi dikeluarkan. Maka peraturan pemerintah tentang apotek ini adalah pelaksanaan daripada pasal 4 Undang-undang farmasi tersebut. Dalam tugas pemerintah yang berusaha mencukupi keperluan rakyat akan obat, maka masalah distribusi obat diatur dengan suatu peraturan yang dapat dilaksanakan mulai dari sekarang hingga ke masa yang akan datang. Oleh sebab itu, perlu ditegaskan bahwa fungsi apotek bukanlah suatu objek usaha mata pencaharian seorang apoteker, akan tetapi sebagai alat penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan rakyat secara meluas dan merata.

7 4.3 Database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Tabel Obat Tabel Suplier Tabel Telepon Id Obat Nama Obat Harga Beli Harga Jual Stock Id Suplier Id Suplier Suplier Alamat Suplier Kota Id Telepon Id Suplier No. Telepon Gambar 4.1 Relasi Tabel Dari Perancangan Database Gudang Obat

8 Tabel Penjualan Tabel Pelanggan Id Penjualan Id Pelanggan Id Pelanggan Nama Depan Nama Belakang Alamat Pelanggan Kota Tanggal Id Barang Harga Tabel Telepon Pekerjaan Id Telepon Id Pelanggan No. Telepon Gambar 4.2 Relasi Tabel Dari Perancangan Database Penjualan 4.3 Perancangan File-file Database Dalam pembuatan Sistem Informasi yang baik diperlukan perancangan database yang baik. Perancangan database sebagai tempat penyimpanan data merupakan salah satu aspek penting yang akan menentukan efektivitas dan efesiensi kerja dari program

9 pengolahan data yang akan dibuat. Perancangan database yang salah akan mengakibatkan proses data yang terlalu rumit, yang akan membuat kerja semakin lama. Perancangan sebuah databse berdasarkan bagimana seorang analis merancang sistematika proses dari sistem komputerisasinya. Pada umumnya database telah disiapkan sebelumnya untuk menghasilkan laporan sitm informasi yang dikehendaki. 1. Table Penjualan Tabel penjualan merupakan tabel database yang berisikan tentang informasi transaksi penjualan pada Apotek Aksa. Item yang ada pada tabel penjualan dapat dilihat pada tabel 4.1 di bawah ini. Tabel 4.1 Contoh Tabel Penjualan Obat KodeO Nama Obat Harga Harga Banyak No.Faktur Jumlah bat Pokok Jual 0001 Zevit Grow Rp Rp F.0001 Rp Amoxicilin Rp.7000 Rp F.0002 Rp Melanox Rp Rp F.0003 Rp

10 2. Tabel Data Obat Tabel data obat merupakan tabel database yang berisikan tentang informasi nama-nama obat yang telah diinput Apotek Aksa. Item yang ada pada tabel penjualan dapat dilihat pada tabel 4.2 di bawah ini. Tabel 4.2 Contoh Tabel Data Obat Kode Obat NamaObat Harga Pokok Harga Jual Banyak 0001 Zevit Grow Rp Rp Amoxicilin Rp.7000 Rp Melanox Rp Rp Struktur Database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Berikut ini digambarkan perancangan database pada sistem yang akan dipakai:

11 4.5.1 Struktur Tabel Data Struktur tabel data obat merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari kode obat, nama obat, harga pokok, dan harga jual. Tabel 4.3 Struktur Tabel Data Obat Field Tabel Obat Id Obat Nama Obat Harga Beli Harga Jual Stock Gambar Suplier Struktur Tabel Suplier Struktur tabel suplier merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari id supplier, supplier, alamat dan kota. Tabel 4.4 Struktur Tabel Suplier Field Tabel Suplier Id Suplier Suplier Alamat Kota

12 4.5.3 Struktur Tabel Telepon Struktur tabel suplier merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari id telepon, id supplier dan nomor telepon. Tabel 4.5 Struktur Tabel Telepon Field Tabel Telepon Id Telepon Id Suplier No. Telepon Struktur Tabel Admin Struktur tabel suplier merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari id pegawai, nomor pegawai, username dan password. Tabel 4.6 Struktur Tabel Admin Field Tabel Admin Id Pegawai No. Pegawai Username Password

13 4.5.5 Struktur Tabel Pelanggan Struktur tabel suplier merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari id pelanggan, nama depan, nama belakang, alamat, kota dan pekerjaan. Tabel 4.7 Struktur Tabel Pelanggan Field Tabel Pelanggan Id Pelanggan Nama Depan Nama Belakang Alamat Kota Pekerjaan Struktur Tabel Telepon Struktur tabel suplier merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari id telepon, id pelanggan dan nomor telepon. Tabel 4.8 Struktur Tabel Telepon Field Tabel Telepon Id Telepon Id Pelanggan Telepon

14 4.6 Perancangan Output Pada perancangan Form Output dibutuhkan beberapa form sebagai dasar pengimputan data yang berhubungan dengan program diantaranya adalah form utama, form product, form about us, form contac us dan artikel serta info-info kesehatan.

15 BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah langakah-langkah atau prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang disetujui untuk menguji dan mulai menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki. 5.2 Tujuan Implementasi Sistem Tujuan dari implementasi sistem adalah: 1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen yang disetujui, kemudian menyusun dokumen-dokumen baru. 2. Menulis, menguji atau mendokumentasikan program dan prosedur yang diperbaiki oleh desain sistem. 3. Memastikan bahwa user dapat mengoperasikan sistem baru dan melatih pemakai. 4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan user dengan cara menguji sistem secara menyeluruh.

16 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem yang baru berjalan secara benar dengan membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar. 5.3 Langkah-langkah Implementasi Sistem Langkah-langkah yang dibutuhkan dalam melakukan implementasi sistem adalah sebagai berikut: 1. Pemilihan dan pelatihan user 2. Menyelesaikan desain sistem 3. Mendapatkan software dan hardwaware 4. Menulis, menguji, mengontrol dan mendokumentasikan program komputer 5. Menyelesaikan manual pemakai 6. Mendapatkan persetujuan. 5.4 Penerapan Implementasi Sistem Untuk mendukung sistem kerja dari hardware diperlukan software didalamnya. Untuk sistem ini diperlukan perangkat lunak, yaitu: 1. Sistem Operasi Windows XP

17 Gambar 5.1 Tampilan antar muka Sistem Operasi Windows XP 2. MySQL untuk membuat Database Gambar 5.2 Tampilan antar muka MySQL 3. HTML, PHP dan Java Script untuk membuat program dan 4. Macromedia Dreamweaver 8 yang digunakan untuk mengelola situs dan menata layout halaman web.

18 Gambar 5.3 Tampilan antar muka Macromedia Dreamweaver Kebutuhan Perangkat Keras (hardware) Penggunaan hardware sangat berpengaruh pada cepat lambatnya proses program yang akan dijalankan dan dihasilkan. Untuk memperoleh hasil yang baik perlu diperhatikan beberapa hal, yaitu: 1. Satu unit personal komputer 2. Memori minimal 512 MB 3. Hardisk sesuai dengan kebutuhan 4. Keyboard, printer dan mouse Pemakai (Brainware)

19 Dalam mengolah sebuah program diperlukan tenaga sumber daya manusia yang akan menjadikan program tersebut dapat berjalan dengan baik. Tenaga sumber daya manusia yang dibutuhkan adalah: 1. Sistem analis, yaitu seorang propesional yang bergerak dibidang pengembangan sistem yang akan membentuk dan membangun fasilitas desain sistem. 2. Programer, yaitu orang yang akan menyusun instruksi bagi komputrer agar dapat digunakan oleh pemakai (user) serta merancang antarmuka pemakaiu (interface) pada program. 3. Operator, yaitu orang yang menangani sacara langsung pengolahan data komputer. 4. Data Entry Operator, yaitu orang yang mengurus data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data kedalam komputer hingga pemeriksaan data dan pengiriman informasi yang akan dihasilkan oleh komputer. 5.5 Pemeliharaan Sistem Setelah proses konversi berjalan dengan baik diharapkan sistem dapat digunakan secara keseluruhan, meskipun demikian sistem perlu dievaluasi secara periodik agar lebih sempurna. Sebuah proses pengolahan data akan terus berlangsung dengan melibatkan sejumlah fungsi yang akan terlibat atau tidak, hingga pemanfaatan sistem tersebut maksimal. Proses pengolahan data ini akan melibatkan pembuatan data yang berkualitas dalam pengolahannya, untuk dapat menampilkan laporan sebagai sajian informasi.

20 Adanya kecenderungan jumlah data yang membesar, baik kapasitas atau jenisnya akan sangat mempengaruhi penanganan pemakai. Dengan begitu diperlukan adanya pemeliharaan sistem agar sistem tersebut dapat berjalan dengan semestinya dan dapat digunakan semaksimal mungkin. Adapun tujuan dari pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut: 1. Mencegah modifikasi sistem yang berfungsi mencegah munculnya masalah lain. 2. Membuat modifikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 3. Menyempurnakan proses penyusunan sistem dan proses pemeliharaan sistem dengan menganalisa informasi tentang modifikasi sistem. 4. Mengganti pemeliharaan sistem dangan survey sistem jika modifikasi yang diminta relatif besar. 5. Memindahkan gangguan kontrol dan gangguan operasi yang disebabkan oleh pemeliharaan sistem. 5.6 Tamiplan Program Form Utama

21 Dalam perancangan yang akan dibuat yang paling penting adalah mendisain tampilan sebagus mungkin dan rapi sehingga data yang dimasukkan akan terdata dengan jelas. Berikut tampilan dari system yang akan dibangun : Gambar 5.1 Form Utama Form About Apotik Aksa Form ini berfungsi untuk menampilkan profile Apotik Aksa.

22 Gambar 5.2 Form About Apotik Aksa Form Product Form ini berfungsi untuk menampilkan data obat dan penjualan Apotik Aksa. Gambar 5.3 Form Product

23 Form Contact Apotik Aksa Form ini berfungsi untuk menampilkan alamat Apotik Aksa yang dapat dihubungi jika ingin melakukan pemesanan obat. Gambar 5.4 Form Contact Apotik Aksa Form Artikel, Info-info Kesehatan dan Pencarian Obat Form ini berfungsi untuk menampilkan artikel, info-info kesehatan dan untuk melakukan pencarian obat.

24 Gambar 5.5 Form Artikel, Info-info Kesehatan dan Pencarian Obat 5.7 Algoritma Langkah 1 : Apabila program dijalankan maka akan muncul menu utama yang mempunyai beberapa pilihan sub menu seperti : Home, About Us, Product, Contact Us, Pencarian Obat, Artikel dan Info-info Kesehatan. Langkah 2 : Pada pilihan menu About Us terdapat beberapa menu yaitu About Us, Latar Belakang, Visi dan Misi Apotik Aksa. Langkah 3 : Pada pilihan menu Product terdapat 2 menu yaitu data obat dan laporan penjualan.

25 Langkah 4 : Untuk masuk ke dalam laporan penjualan user harus mengentri beberapa data seperti user id, nama dan password. Langkah 5 : Jika user sudah masuk dalam laporan penjualan, user dapat melihat laporan penjualan dan dapat mengentri obat-obat terbaru. Langkah 6 : Langkah 7 : Semua hasil pengentrian data dapat dilihat dengan memilih menu product. Jika user ingin keluar setelah melakukan login terlebih dahulu, user dapat memilih menu logout. Langkah 8 : Pada menu Contact Us kita dapat melihat alamat dan nomor telepon Apotik Aksa yang dapat kita hubungi.

26 2. Setelah sistem di jalankan penulis menyarankan untuk melaksanakan pemeliharaan sistem secara periodik agar sistem mampu berjalan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan dimasa yang akan datang. 3. Selalu siap sedia untuk mengupdate data-data obat dan info-info kesehatan terbaru.