BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN

62 BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur Usulan a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material 1. Dimulai dari Staff Purchasing & Logistik ketika mendapat peringatan dari sistem mengenai jumlah persediaan material yang sudah mencapai titik minimum, kemudian Staff Purchasing & Logistik mengecek kembali jenis persediaan apa yang sudah mencapai titik minimum, sekaligus untuk memastikan apakah material tersebut harus diorder dengan segera. Selanjutnya Staff Purchasing & Logistik mengentry SPB dan mencetak SPB sebanyak 3 rangkap. Kemudian SPB tersebut diajukan ke Direktur Keuangan untuk meminta persetujuan pembelian material. Setelah SPB disetujui, kemudian rangkap 1 diarsip sementara berdasarkan nomor urut kejadian, rangkap 2 dikirim ke Staff Accounting dan rangkap 3 digunakan Staff Purchasing & Logistik untuk melakukan kegiatan Pembelian. 2. Berdasarkan SPB yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan, selanjutnya Staff Purchasing & Logistik melakukan pemilihan supplier serta memesan material ke Supplier yang dipilih sesuai dengan SPB rangkap 3. 3. Setelah barang yang dipesan sampai, lalu Staff Purchasing & Logistik mengecek kesesuaian barang beserta Nota Pembelian dengan SPB rangkap 1. Apabila sesuai, maka Staff Purchasing & Logistik akan menyetujui Nota Pembelian dan mengentry Bukti Penerimaan Barang untuk mengupdate stok material kedalam sistem sekaligus mencetak BPB sebanyak 3 rangkap. Kemudian menyerahkan BPB

63 rangkap 3 ke Supplier. Lalu mengirim Nota Pembelian beserta BPB rangkap 2 ke Staff Accounting dan mengarsip permanen SPB rangkap 1 berdasarkan tanggal kejadian. Pada akhir periode mencetak Laporan Penerimaan Material dan menyerahkannya ke Direktur Keuangan. 4. Setelah Staff Accounting menerima Bukti Pembelian Material yang telah di tandatangani oleh Staff Purchasing dan Logistik, lalu Staff Accounting langsung mengeluarkan kas sesuai dengan yang tercantum di Bukti Pembelian Material, serta mencatat pengeluaran kas kedalam jurnal pengeluaran kas. b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan 1. Dimulai dari Customer Service saat menerima PSB atau komplain dari Pelanggan, kemudian berdasarkan permintaan pelanggan tersebut mencetak SPK sebanyak 3 rangkap dan FPB bernomor urut yang akan digunakan teknisi untuk meminta pengeluaran material dari gudang kepada Staff Purchasing dan Logistik. 2. Setelah Teknisi menerima SPK 3 rangkap dan FPB, kemudian Teknisi mengisi FPB dan diajukan ke Staff Purchasing & Logistik untuk permintaan pengeluaran material. 3. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mengentry FPB tersebut kedalam sistem. Apabila material yang diminta tersedia digudang, maka Staff Purchasing & Logistik langsung menyiapkan material yang dibutuhkan dan mencetak BKB sebanyak 2 rangkap. 4. Setelah Staff Purchasing & Logistik menyerahkan material tersebut ke Teknisi beserta BKB rangkap 2, dan mengarsip secara permanen FPB dan BKB rangkap 1 berdasarkan tanggal kejadian.

64 5. Setelah Teknisi selesai melakukan pemasangan atau perbaikan pelanggan, lalu Teknisi membuat Berita Acara sebanyak 3 rangkap yang berisi material yang sesungguhnya terpakai. Berita Acara rangkap 1 dan 2 diarsip dan rangkap 3 dikirim ke Staff Purchasing & Logistik. 6. Setelah Staff Purchasing & Logistik menerima Berita Acara rangkap 3 dari teknisi, kemudian Berita Acara diinput kedalam sistem dan mengarsipnya secara permanen berdasarkan tanggal kejadian. Pada akhir periode mencetak Laporan Pengeluaran Material c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur 1. Teknisi mengecek material secara fisik. Apabila terdapat material yang rusak sebelum digunakan, maka material tersebut dikirim kembali ke Staff Purchasing & Logistik. 2. Kemudian Staff Purchasing & Logistik menyiapkan BPB dan mengembalikan material yang rusak beserta BPB ke Supplier. 3. Setelah itu Staff Purchasing & Logistik menerima kembali material yang baru beserta BPB dari Supplier. Pada saat material retur pembelian tiba digudang, penerimaan material tersebut langsung diinput kedalam sistem dan mengarsip BPB tersebut secara permanen berdasarkan tanggal kejadian.

65 4.2 Activity Diagram 4.2.1 Overview Activity Diagram a Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material Gambar 4.1 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material

66 b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian Material untuk PSB atau Perbaikan Gambar 4.2 : Overview Activity Pengeluaran & Pengembalian Material

67 c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur Gambar 4.3 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur Keterangan : SPB : Surat Pesanan Barang SPK : Surat Perintah Kerja FPB : Form Peminjaman Barang BA : Berita Acara BPB : Bukti Pembelian Barang BKB : Bukti Keluar Barang NP : Nota Pembelian

68 4.2.2 Detailed Activity Diagram a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material 1. Mengajukan Permintaan Pembelian Gambar 4.4 : Detailed Activity Mengajukan Permintaan Pembelian

69 2. Order Material ke Supplier Gambar 4.5 : Detailed Activity Order Material ke Supplier 3. Menerima Material Gambar 4.6 : Detailed Activity Menerima Material

70 4. Membuat Laporan Mingguan Gambar 4.7 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan 1. Mengeluarkan Material Gambar 4.8 : Detailed Activity Mengeluarkan Material

71 2. Menerima Pengembalian Material Gambar 4.9 : Detailed Activity Menerima Pengembalian Material 3. Membuat Laporan Mingguan Gambar 4.10 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan

72 c. Prosedur Pengeluaran Material untuk retur 1. Melakukan Retur Gambar 4.11 : Detailed Activity Melakukan retur 2. Menerima Material Gambar 4.12 : Detailed Activity Menerima Material

73 4.3 Class Diagram Gambar 4.13 : Class Diagram

74 4.4 Use Case Diagram Gambar 4.14 : Use Case Diagram

75 4.5 Rancangan Database 1. Nama : Ms_Barang Primary Key : @Kd_Barang Foreign Key : - Atribut Length Data Type Description Kd_Brg 3 Text Kode Barang Nama_Barang 20 Text Nama Barang Merk 8 Text Merk Barang Type 7 Text Type atau Ukuran Barang Satuan 5 Text Satuan Barang Harga 7 Currency Harga Satuan Barang Jmlh_Stock 4 Numeric Jumlah Barang Stock_min 4 Numeric Stok Minimal Barang Tabel 4.1 : Rancangan Database Ms_Barang 2. Nama : Ms_Supplier Primary Key : @Kd_Supplier Foreign Key : - Atribut Length Data Type Description Kd_Supplier 3 Text Kode Supplier Nama_Supplier 20 Text Nama Supplier Alamat 30 Text Alamat Supplier Telepon 11 Text Telepon Supplier Fax 11 Text Fax Supplier Contact_Prs 13 Text Contact Person Tabel 4.2 : Rancangan Database Ms_Supplier 3. Nama : Ms_User Primary Key : @NIK Foreign Key : - Atribut Length Data Type Description User 10 Text Username untuk login Password 6 Text Password untuk login Nama 20 Text Nama lengkap/asli user Table 4.3 : Rancangan Database Ms_User 4. Nama : FPB_Header Primary Key : @No_FPB Foreign Key : - Atribut Length Data Type Keterangan No_FPB 5 Text Nomor FPB Tgl_FPB 8 Date Tanggal FPB No_SPK 5 Text Nomor SPK Tabel 4.4 : Rancangan Database FPB_Header

76 5. Nama : FPB_Detil Primary Key : @No_FPB, @ Kd_Brg Primary Key : - Atribut Length Data Type Keterangan No_FPB 5 Text Nomor FPB Kd_Brg 3 Text Kode Barang Jml_Minta 4 Numeric Jumlah Barang yang diminta Jml_Keluar 4 Numeric Jumlah Barang keluar Tabel 4.5 : Rancangan Database FPB_Detil 6. Nama : BKB_Header Primary Key : @No_BKB Foreign Key : #No_FPB Atribut Length Data Type Keterangan No_BKB 5 Text Nomor BKB Tgl_ BKB 8 Date Tanggal BKB No_FPB 5 Text Nomor FPB Tabel 4.6 : Rancangan Database BKB_Header 7. Nama : BA_Header Primary Key : @No_BA Foreign Key : #No_ BKB Atribut Length Data Type Keterangan No_BA 5 Text Nomor BA Tgl_BA 8 Date Tanggal BA No_ BKB 5 Text Nomor BKB Keterangan 15 Text Keterangan BA Tabel 4.7 : Rancangan Database BA_Header 8. Nama : BA_Detil Primary Key : @No_BA Foreign Key : #No_ BKB Atribut Length Data Type Keterangan No_BA 5 Text Nomor BA Kd_Brg 3 Text Kode Barang Brg_Terpakai 4 Numeric Barang yang Terpakai Tabel 4.8 : Rancangan Database BA_Detil 9. Nama : SPB_Header Primary Key : @No_SPB Foreign Key : - Atribut Length Data Type Keterangan No_SPB 5 Text Nomor SPB Tgl_SPB 8 Date Tanggal SPB No_Proyek 5 Text Nomor Proyek

77 Proyek 20 Text Nama Proyek Kirim_Secara 10 Text Barang dikirim Secara Pekerjaan 10 Text Pekerjaan Deadline 8 Date Tanggal yang harus dikirim Tabel 4.9: Rancangan Database SPB_Header 10. Nama : SPB_Detil Primary Key : @No_SPB, @Kd_Brg Foreign Key : - Atribut Length Data Type Keterangan No_SPB 5 Text Nomor SPB Kd_Brg 3 Text Kode Barang Jml_Pesan 4 Numeric Jumlah Barang yang dipesan Harga 7 Currency Harga Satuan Barang Tabel 4.10 : Rancangan Database SPB_Detil 11. Nama : BPB_Header Primary Key : @No_ BPB Foreign Key : #No_SPB Atribut Length Data Type Keterangan No_ BPB 5 Text Nomor BPB Tgl_ BPB 8 Date Tanggal BPB No_SPB 5 Text Nomor SPB Kd_Supplier 3 Text Kode Supplier No_Nota 5 Text Nomor Nota Tanggal_Nota 8 Date Tanggal Nota Tabel 4.11 : Rancangan Database BPB_Header 12. Nama : BPB _Detil Primary Key : @No_ BPB, @ Kd_Brg Foreign Key : Atribut Length Data Type Keterangan No_ BPB 5 Text No BPB Kd_Brg 3 Text Kode Barang Jml_Terima 4 Numeric Jumlah Barang yang diterima Harga 7 Currency Harga Satuan Barang Tabel 4.12 : Rancangan Database BPB_Detil

78 4.6 Rancangan Formulir Gambar 4.15 : Rancangan Formulir Surat Pesanan Barang

Gambar 4.16 : Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Barang 79

Gambar 4.17 : Rancangan Formulir Form Peminjaman Barang 80

Gambar 4.18 : Rancangan Formulir Bukti Keluar Barang 81

82 4.7 Rancangan Layar Masukan Gambar 4.19 : Rancangan Layar Menu (sebelum login) Gambar 4.20 : Rancangan Layar Login

Gambar 4.21 : Rancangan Layar Menu (sesudah login) 83

84 Gambar 4.22 : Rancangan Layar Menu File Master Gambar 4.23 : Rancangan Layar Add User

85 Gambar 4.24 : Rancangan Layar Data Supplier Gambar 4.25 : Rancangan Layar Data Barang

Gambar 4.26 : Rancangan Layar Menu File Transaksi 86

Gambar 4.27 : Rancangan Layar Input Surat Pesanan Barang (Cetak SPB) 87

Gambar 4.28 : Rancangan Layar Input Nota Pembelian (Cetak BPB) 88

89 Gambar 4.29 : Rancangan Layar Input Form Peminjaman Barang (Cetak BKB) Gambar 4.30 : Rancangan Layar Input Berita Acara

90 Gambar 4.31 : Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Gambar 4.32 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Penerimaan Material

91 Gambar 4.33 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Penerimaan Material Gambar 4.34 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Pengeluaran Material

92 Gambar 4.35 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Pengeluaran Material Gambar 4.36 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Stock Material

93 Gambar 4.37 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Titik Minimum Gambar 4.38 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status SPB

94 4.8 Navigation Diagram Gambar 4.39 : Navigation Diagram

95 4.9 Rancangan Laporan Gambar 4.40 : Rancangan Laporan Penerimaan Material

Gambar 4.41 : Rancangan Laporan Status Penerimaan Material 96

Gambar 4.42 : Rancangan Laporan Pengeluaran Material 97

Gambar 4.43 : Rancangan Laporan Status Pengeluaran Material 98

99 Gambar 4.44 : Racangan Laporan Stock Material Gambar 4.45 : Rancangan Laporan Status SPB

Gambar 4.46 : Rancangan Laporan Titik Minimum 100

101 4.10 Rencana Implementasi 4.10.1 Jadwal Pengolahan Data Nama Modul Jadwal Pengolahan Data Sewaktu2 Sering Jarang Login Master - Data Barang - Data Supplier - Data User - Entry Data Rekening Transaksi - Pesanan Barang - Penerimaan Barang - Pengeluaran Barang - Pengembalian Barang Laporan - Laporan Stock Material - Laporan Status SPB - Laporan Titik Minimum - Laporan Penerimaan Material - Laporan Pengeluaran Material - Laporan Status Penerimaan Material - Laporan Status Pengeluaran Material Standby Tabel 4.13 : Jadwal Pengolahan Data 4.10.2 Distribusi Laporan Nama Laporan Staff Purchasing & Logistik Direktur Keuangan - Laporan Stock Material - Laporan Status SPB - Laporan Titik Minimum - Laporan Penerimaan Material - Laporan Pengeluaran Material Staff Akuntansi - Laporan Status Penerimaan Material Supervisor Teknisi - Laporan Status Pengeluaran Material Tabel 4.14 : Distribusi Laporan