RANCANGAN JOB DESCRIPTION DENGAN MENGGUNAKAN METODE POAC DI PT. MODERNATEKNIK PERKASA Retno Indriartiningtias, Fitri Agustina Jurusan Teknik Industri Universitas Trunojoyo Madura artiningtias@yahoo.com ABSTRAK Semakin berkembangnya dan canggihnya teknologi dewasa ini menyebabkan sarana jalan makin dibutuhkan untuk memperlancar dan mengurangi kemacetan bagi pemakai. P.T Modernateknik Perkasa sebagai salah satu perusahaan kontraktor yang harus berkompetisi dalam pekerjaan berupa layanan jasa. P.T Modernateknik Perkasa dalam melaksanakan setiap kegiatannya pasti membentuk suatu organisasi proyek tersendiri. Besarnya jumlah tenaga kerja menuntut perusahaan untuk melakukan analisis jabatan yang nantinya akan membantu perusahaan dalam menetapkan kebijakan tentang perekrutan, seleksi, penempatan, kompensasi, dan lain sebagainya sehingga bermanfaat untuk proses pengembangan sumber daya manusia. Kata kunci : Analisa Jabatan, Job Description, Job Spesification, POAC (Planning, Organizing, Actuavity, Controlling) PENDAHULUAN Organisasi-organisasi terdiri dari posisi-posisi yang harus diisi. Analisis jabatan (Job analysis) merupakan prosedur yang dipergunakan untuk menetapkan tugas-tugas dari posisi tersebut dan karakteristik dari orang yang hendak diangkat untuk mengisinya. Oleh karena itu analisis jabatan juga menjadi hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis jabatan dilakukan terhadap jabatan ( the job), bukan terhadap orang ( person). Meskipun data yang diperoleh dari pemegang jabatan, namun produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (J ob Description) dan spesifikasi jabatan ( Job Spesification). PT. Modernateknik Perkasa merupakan sebuah perusahaan besar yang bergerak dalam bidang jasa kontraktor. Besarnya jumlah tenaga kerja menuntut perusahaan untuk melakukan analisis jabatan yang nantinya akan membantu perusahaan dalam menetapkan kebijakan tentang perekrutan, seleksi, penempatan, kompensasi, dan lain sebagainya sehingga bermanfaat untuk proses pengembangan sumber daya manusia.
METODOLOGI PENELITIAN Perumusan Masalah Tujuan penelitan Penarikan sample Observasi & Studi pustaka Pengumpulan data dengan wawancara Pengolahan data dengan metode POAC: -Job Analisis -Job Design -Job Spesifikasi Analisa & interpentasi data Kesimpulan dan Saran HASIL DAN DISKUSI Uraian / Deskripsi Jabatan Berupa wawancara kepada para pemangku jabatan pada proyek: A 1. Identitas Jabatan : Penanggung jawab lapangan : Ir. Rachmat Achdiyanto Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Direktur Utama Bawahan Jabatan Langsung : General Superintendent B 1. Identitas Jabatan : General Superintendent : Ir. Hermanto Unit kerja / Atasan Jabatan langsung Bawahan Jabatan Langsung : Penanggung jawab lapangan : Site Engineer, Material Engineer, Construction Engineer. A-15-2
C1. Identitas Jabatan Unit kerja / Atasan Jabatan langsung Bawahan Jabatan Langsung D1. Identitas Jabatan Unit kerja / Atasan Jabatan langsung Bawahan Jabatan Langsung E1. Identitas Jabatan Unit kerja / Atasan Jabatan langsung Bawahan Jabatan Langsung F1. Identitas Jabatan Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Site Engineer : Ir. Eka Yongtono : General Superintendent : Koordinator Teknik : Material Engineer : Ir. Relo Utomo : General Superintendent : Koordinator Teknik : Construction Engineer : Ir. Herlyn Krisnawati : General Superintendent : Koordinator Teknik : Koordinator Teknik : Sutrisno : Site Engineer, Material Engineer, Construction Engineer. : Koordinator Pelaksana Bawahan Jabatan Langsung G1. Identitas Jabatan : Koordinator Pelaksana : Eko Mujiantoro Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Direktur Utama Bawahan Jabatan Langsung : Pelaksana 1,2 dan 3 H1. Identitas Jabatan : Pelaksana 1,2 dan 3. : Budi Satoto, Muchsin dan Agus Triwiyono Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Koordinator Pelaksana Bawahan Jabatan Langsung : Logistik, Juru ukur dan Surveyor. I1. Identitas Jabatan : Logistik : Winarko Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Pelaksana 1 Bawahan Jabatan Langsung : Administrasi Lap & Keuangan J1. Identitas Jabatan : Juru Ukur : Budiono Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Pelaksana 2 Bawahan Jabatan Langsung : Administrasi Lap & Keuangan K1. Identitas Jabatan : Surveyor : Sutarman Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Pelaksana 3 Bawahan Jabatan Langsung : Administrasi Lap & Keuangan A-15-3
L1. Identitas Jabatan : Administrasi Lap & Keuangan : Suyitno Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Logistik, Juru ukur, surveyor Bawahan Jabatan Langsung : Mandor & Driver M1. Identitas Jabatan : Mandor & Driver : Suyani Unit kerja / Atasan Jabatan langsung : Administrasi Lap & Keuangan Bawahan Jabatan Langsung : - Metode POAC (Planning, Organizing, Actuavity, Controlling). untuk masing-masing pemangku jabatan dalam proyek tersebut yang diperoleh dengan wawancara langsung terhadap masing-masing pemangku jabatan. 1. Penanggung Jawab Lapangan Planning (P) a. Menghasilkan sistem, prosedur dan perencanaan proyek b. Membuat konsep proyek c. Mengambil keputusan proyek d. Melaporkan proyek ke PEMDA e. Penanggung jawab pelaksanaan proyek. Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan, cabang dan sub dinas Actuavity (A) a. Memberikan penugasan dan pengarahan kerja kepada bawahan. b. Memindahkan atau mengeluarkan karyawan. Controlling (C) a. Menghasilkan laporan proyek b. Mengendalikan karyawan c. Menilai pelaksanaan kerja karyawan bawahannya. d. Menilai hasil proyek 2. General Superintendent Planning (P) a. Membuat keputusan proyek b. Membuat keputusan yang berhubungan dengan karyawan (mutasi dan pemindahan karyawan) c. Menyiapkan program pelaksanaan pekerjaan Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan, cabang dan sub dinas Actuavity (A) a. Memberikan penugasan dan pengarahan kerja kepada bawahan. b. Mengatur jadwal kerja. c. Membantu kepala Penanggung Jawab Lapangan Controlling (C) a. Menilai pelaksanaan kerja karyawan bawahannya. b. Menilai hasil proyek A-15-4
3. Site Engineer Planning (P) a. Membuat keputusan yang berhubungan dengan kepegawaian. b. Menyiapkan program pelaksanaan pekerjaan c. Melaporkan kepada Direksi apabila terdapat perbedaan antar gambar dan situasi lapangan. d. Melaksanakan tugas lainnya atas perintah pimpinan. e. Mengadakan pengukuran dan perhitungan MC 0 % dan 100 % bersama Direksi. Organizing (O) a. Bersama pengawas mengadakan koordinasi dengan Dinas terkait Activity (A) Controlling (C) a. Memberikan teguran b. Membuat dan menyampaikan laporan tentang masalah-masalah yang menyangkut pihak ketiga yang menyebabkan tergantungnya penyelesaian proyek sehingga bias menyebabkan rasa kurang simpatinya masyarakat dengan adanya pelaksanaan pekerjaan. c. Melaksanakan pengecekan terhadap pelaksanakan pengukuran. d. Mengecek kembali terhadap usulan tertulis yang dibuat pelaksana seperti yang tercantum di from check list dengan wewenang permintaan ijin. 4. Material Engineer Planning (P) a. Menghasilkan sistem, prosedur dan perencanaan proyek b. Membuat usulan jadwal pengeringan c. Menentukan jumlah bahan baku (material) d. Menentukan kualitas bahan baku (material) Organizing (O) a. Melakukan koordinasi Actuavity (A) a. Menerima pengarahan kerja dari atasan b. Mengkoordinir As Built Drawing Controlling (C) a. Menilai hasil proyek b. Menghasilkan laporan proyek (bahan baku yang berkualitas) 5. Construction Engineer Planning (P) a. Membuat konsep proyek Organizing (O) a. Melakukan koordinasi Actuavity (A) Controlling (C) a. Melaporkan hasil ke pimpinan b. Menilai lokasi proyek c. Menilai hasil proyek A-15-5
d. Mengendalikan tercapainya target kualitas dan kuantitas per 15 harian serta mengevaluasi hasil pelaksanaan per 15 harian guna mencapai tertib administrasi lapangan dan mekanisme pelaporan 6. Koordinator Teknik Planning (P) a. Membantu tugas dari atasannya (Material Engineering, Site Engineering dan Contruction Engineering). b. Penanggung jawab terhadap segala kegiatan bagian teknik Organizing (O) a. Merangkum kebutuhan karyawan (tenaga kerja) b. Melakukan koordinasi Actuavity (A) Controlling (C) a. Menilai lokasi proyek b. Menilai hasil proyek 7. Koordinator Pelaksana Planning (P) a. Membuat laporan proyek b. Mengusulkan pemindahan karyawan kepada bagian lain atau mutasi c. Menghasilkan sistem, prosedur dan perencanaan proyek dan pendidikan. d. Melaksanakan kegiatan di lapangan. e. Melaksanakan pekerjaan yang diperintahkan atasannya. f. Menyiapkan bahan untuk keperluan di lapangan dan administrasi atas permintaan Site Engineer. Organizing (O) a. Melakukan koordinasi Actuavity (A) b. Menerangkan kebutuhan tenaga kerja Controlling (C) a. Mengevaluasi jabatan b. Menilai hasil proyek c. Menilai lokasi proyek d. Melaporkan hasil proyek sementara 8. Pelaksana 1,2 dan 3. Planning (P) a. Menghasilkan sistem prosedur dan perencanaan proyek b. Bersama Direksi lapangan mempersiapkan keperluan sarana administrasi lapangan. c. Bersama Site Engineer dan Asisten Pelaksana mempelajari gambar rencana kerja dan syarat-syarat teknis yang dilanjutkan dengan orientasi lapangan. d. Bersama Direksi Lapangan memantapkan dan rencana kerja yang telah dibuat oleh Site Engineer yang disetujui oleh Direksi. e. Membuat titik tetap dan as bangunan / saluran. f. Menyelenggarakan pengukuran. g. Bersama Direksi lapangan melaksanakan perhitungan volume. h. Melaksanakan pengambilan foto-foto. i. Menyelenggaraan pertemuan harian dengan mandor. A-15-6
Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan, cabang dan sub dinas Activity (A) b. Memberikan petunjuk, pengarahan dan pertimbangan pada mandor. c. Memberikan masukan kepada Direksi yang berguna untuk memungkinkan kesempurnaan hasil pelaksanaan. d. Melakukan tugas-tugas lain atas perintah pimpinan Controlling (C) a. Menilai hasil pelaksanaan kerja karyawan b. Pengendalian karyawan c. Memberi teguran karyawan d. Mencatat setiap langkah kerja sejak awal. e. Memeriksa kesiapan pelaksanaan untuk memulai pekerjaan. f. Bersama Direksi lapangan membuat laporan hasil kemajuan pekerjaan dan kondisi pelaksanaan setiap 15 harian. g. Mengadakan pemeriksaan kuantitas dan kualitas pekerjaan. 9. Logistik Planning (P) a. Menghasilkan sistem prosedur dan perencanaan proyek jalan b. Menentukan supplier mana yang paling cocok untuk dijadikan partner dalam pelaksanaan proyek dengan tujuan agar dapat meminimasi cost. Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan. Actuavity (A) a. Melaporkan semua kegiatan di lapangan urusan jalan b. Memberikan penugasan dan pengarahan kerja pada bawahan Controlling (C) a. Menilai supplier mana yang benar-benar layak untuk proyek b. Mengkoordinasi antar bawahan 10.Juru Ukur Planning (P) a. Menghasilkan sistem prosedur dan perencanaan program b. Mengukur lahan yang akan dibangun bersama pelaksana 2 Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan Actuavity (A) b. Melaporkan urusan perencanaan program Controlling (C) a. Menilai hasil pelaksanaan kerja karyawan b. Hasil laporan perencanaan program 11.Surveyor Planning (P) a. Penyalur material yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan pimpinan proyek. Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan Actuavity (A) A-15-7
Controlling (C) a. Menilai supplier mana yang benar-benar layak untuk proyek b. Mengkoordinasi antar bawahan c. Memeriksa due date dari supplier d. Memeriksa jumlah material dari supliré 12.Administrasi Lap & Keuangan Planning (P) a. Membuat konsep keuangan proyek b. Membuat keputusan yang berhubungan dengan kepegawaian. c. Melakukan pekerjaan administrasi proyek dan administrasi teknis. d. Melakukan tugas-tugas lain atas perintah pimpinan. Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan Actuavity (A) a. Mengambil keputusan keuangan proyek b. Memberikan penugasan dan pengarahan kerja pada bawahan c. Mengatur administrasi perusahaan Controlling (C) a. Menilai hasil proyek b. Menghasilkan laporan keuangan 13.Mandor & Driver Planning (P) a. Melakukan tugas-tugas lain atas perintah pimpinan. b. Melakukan pengawasan di lapangan c. Memeriksa kembali material yang ada d. Menentukan upah pekerja (mingguan atau harian) e. Melaksanakan audit atas hasil pelaksanaan pekerjaan. Organizing (O) a. Mengkoordinasi antar bawahan Actuavity (A) Controlling (C) a. Menilai hasil proyek b. Melaksanakan control atas pekerjan di lapangan secara berkala. c. Melakukan inspeksi, test dan check atas pekerjaan. d. Membuat laporan hasil audit ke pimpinan dan tim unit jaminan mutu. Job Design Untuk analisa job design digunakan untuk merancang bangun jabatan yaitu dengan cara perekrutan, penambahan/pengurangan struktur organisasi dan adanya proses seleksi jabatan. Dari hasil analisa yang dilakukan dengan menggunakan metode POAC maka dapat dianalisa dengan adanya tugas yang memiliki banyak kesamaan dalam jabatan (tugas) maka dapat dilakukan adanya pengurangan karyawan antara lain koordinator teknik dapat langsung dipegang oleh site engineering, pelaksana 1,2, dan 3 dapat langsung menjadi pelaksana lapangan, dan surveyor dapat langsung dipegang oleh bidang logistik. Struktur organisasi dan adanya pengurangan tenaga kerja, tanpa adanya proses perekrutan karyawan baru walaupun adanya proses seleksi yang dilakukan. A-15-8
Dalam hal ini kami lampirkan hasil dari perubahan struktur organisasi yang kami buat sesuai dengan metode POAC (Planning, Organizing,Actuavity, Controlling). S T U K T U R O R G A N I S A S I P R O Y E K B E R D A S A R K A N M E T O D E P O A C P T. M O D E R N A T E K N I K P E R K A S A P E N A N G U N G J A W A B L A P A N G A N G E N E R A L S U P E R I N T E N D E N T M A T E R I A L E N G I N E E R S I T E E N G I N E E R C O N S T R U C T I O N E N G I N E E R K O O R D I N A T O R P E L A K S A N A P E L A K S A N A L O G I S T I K J U R U U K U R A D M I N I S T R A S I L A P A N G A N & K E U A N G A N M A N D O R & D R I V E R KESIMPULAN DAN SARAN Untuk analisa job design, dari hasil analisa yang dilakukan dengan menggunakan metode POAC adanya tugas yang memiliki banyak kesamaan dalam jabatan (tugas) maka dapat dilakukan adanya pengurangan karyawan antara lain koordinator teknik dapat langsung dipegang oleh site engineering, pelaksana 1,2, dan 3 dapat langsung menjadi pelaksana lapangan, dan surveyor dapat langsung dipegang oleh bidang logistik (struktur oraganisasi proyek berubah menurut metode POAC). REFERENSI Siagian, Sondang P., Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : P.T. Bina Aksara, 1999. Siagian P, Penelitian Operasional : Pengatauran, Medan : Penerbit USU, 1981. Simamora, Henry., Manajemen Sumber Daya Manusia, STIE YKPN : Edisi kedua. T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE - Yogyakarta, 1984. A-15-9
A-15-10