BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Sistem Organisasi Gambar 3.1 Skema Hubungan Antara Owner, Kontraktor & Konsultan Sumber: Proyek 3.1.1 Organisasi dan Pihak yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya, tentu banyak pihak pihak yang terkait satu sama lain. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi, dimana pihakpihak tersebut memiliki tugas dan wewenang masing masing terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada proyek pembangunan House Of Roman, organisasi organisasi yang terlibat III - 1
baik dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan, serta pembiayaan, adalah sebagai berikut: a. Pemilik Proyek (Owner) Pemilik proyek adalah seseorang atau suatu instansi baik itu pemerintah maupun swasta yang mempunyai keinginan untuk mendirikan suatu bangunan dengan dana yang dimilikinya, baik bangunan tersebut didirikan untuk kepentingan sendiri atau untuk suatu pelayanan publik dengan alasan tertentu. Kemudian Owner akan memberikan wewenang pada pihak lain dalam merencanakan dan melaksanakan sesuai dengan kontrak yang berlaku. Dalam proyek House Of Roman, yang bertindak sebagai Owner adalah PT. LYMAN INVESTINDO. 1) Hubungan antara Owner dengan Konsultan Perencana & Konsultan Pengawas Owner memberikan wewenang pada konsultan perencana untuk merencanakan pembangunan (Arsitektur, Struktur, Mekanikal & Elektrikal). Konsultan pengawas memberikan suatu jasa pengawasan dan manajemen proyek untuk jalannya proses konstruksi sehingga pembangunan yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan. Sedangkan Owner membayar sejumlah biaya atas semua jasa yang telah dikerjakan kepada semua konsultan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. 2) Hubungan antara Owner dengan Kontraktor III - 2
Kontraktor memiliki kewajiban dan wewenang untuk melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan proyek sesuai kontrak yang berlaku. Pelaksanaan harus dilakukan dengan baik, tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi atau standar yang diinginkan,dan dapat dipertanggung jawabkan pada waktu penyerahan pekerjaan. Sedangkan Owner membayar biaya pelaksanaan kepada kontraktor sesuai dengan kontrak yang disepakati. Kontrak yang disepakati oleh Owner dengan Kontraktor adalah Kontrak Lump Sum. Tugas dan wewenang dari pemilik proyek (Owner), meliputi : a) Mengusahakan izin yang diperlukan untuk membangun proyek konstruksi (IMB) b) Mengadakan pembebasan lahan c) Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian (kontrak) d) Menyediakan dana pembangunan proyek e) Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan atau pengurangan pekerjaan) f) Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu, dan biaya g) Menghadiri rapat rapat dengan pelaksana proyek dan memantau perkembangan proyek III - 3
h) Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang ditetapkan b. Konsultan Perencana Konsultan Perencana adalah perorangan atau instansi baik pemerintah maupun swasta yang bergerak di bidang jasa konstruksi bangunan, yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan, atau memberikan konsultasi kepada pihak Owner. Dimana konsultasi tersebut berdasarkan sesuai permintaan, keinginan dan kebutuhan Owner. 1) Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor Setiap konsultan perencana harus melakukan koordinasi rencana pekerjaan dengan kontraktor. Agar pelaksanaan pekerjaan proyek dapat sesuai dengan rencana yang diinginkan oleh Owner. Jika kontraktor mendapati perbedaan baik pada gambar kerja maupun metode pelaksanaan dapat langsung dikoordinasikan dengan konsultan perencana. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi: a) Memberikan konsultasi kepada Owner saat tahap perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling III - 4
b) Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan c) Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya, jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan d) Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada Owner maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. e) Menghadiri rapat rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. c. Konsultan Pengawas Kosultan Pengawas adalah pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang dilaksanakan benar benar sesuai dengan desain dan aturan yangtelah direncanakan. d. Kontraktor Kontraktor adalah pihak atau suatu instansi baik pemerintah maupun swasta yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik pembangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain, seperti sub kontraktor (jika ada). Pada proyek House Of Roman yang bertindak sebagai kontraktor adalah PT. JAGAT KONSTRUKSI. III - 5
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : 1) Menyusun dan memperhitungkan Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek (RAPP) untuk keperluan pendanaan pelaksanaan pekerjaan proyek konstruksi 2) Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lainnya dari stiap bagian pekerjaan 3) Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai 4) Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu 5) Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada konsultan perencana dan konsultan pengawas setiap ada perubahan 6) Menyiapkan sumber daya manusia seperti tenaga ahli sampai dengan pekerja bangunan dalam berbagai bidang pekerjaan 7) Menyediakan alat alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila ada kerusakan, dan jika pekerjaan telah selesai, wajib menyingkirkan alat alat tersebut dari lokasi dan membersihkan berkas berkasnya III - 6
8) Membuat laporan pekerjaan harian, mingguan, bulanan sesuai dengan keperluan Owner dan Kontraktor 3.1.2 Organisasi Proyek Kontraktor PT. JAGAT KONTRUKSI Struktur organisasi yang terlibat pada aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum dalam skema pada gambar : III - 7
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sumber: Proyek III - 8
3.2 Manajemen Proyek Manajemen Proyek adalah salah satu cabang yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada baik itu tenaga kerja, dana, bahan dan material, metode pelaksanaan serta alat-alat berat yang diperlukan pada suatu proyek pembangunan. Manajemen Proyek sebisa mungkin mengatur segalanya secara efisien dan efektif, sehingga hasil yang diperoleh sesuai dengan spesifikasi, biaya dan waktu yang direncanakan. Tujuan dari proses Manajemen Proyek adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian pekerjaan: a. Pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budgeting yang telah ditentukan, jangka waktu yang ditetapkan, dan kualitas bangunan proyek yang sesuai dengan spesifikasi teknis b. Bagi Kontraktor yang Bonafide, yaitu untuk mengembnagkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (Workmanship) serta dapat mempertahankannya c. Menciptakan organisasi dikantor pusat maupun di lapangan, yang menjamin beroperasianya secara Team Work d. Menciptakan iklim kerja yang mendukung, baik dari sarana, kondisi kerja, keselamatan kerja, dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dengan bawahan e. Menjaga keselarasan hubungan antar pekerja sehingga terdorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian masing-masing pekerja. III - 9
Pada pelaksanaan proyek pembangunan House Of Roman, tahapan proses manajemen proyek terbagi menjadi 3 tahap, yaitu perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pelaksanaan dan pengendalian (Controlling). 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan dibagi menjadi 2 tahap, Planning dalam garis manajemen Konsultan dan garis manajemen Kontraktor. Perencanaan yang ditangani oleh Konsultan mecakup perencanaan fisik struktur secara terperinci sampai pada RAB dan Durasi Pekerjaan. Sedangkan yang ditangani oleh Kontraktor mencakup RAPP dalam pelaksanaan, dan Perencanaan Administrasi Lapangan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan organizing berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi atau kegiatan proyek konstruksi yang akan dilaksanakan agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan sasaran pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Yang masing masing pihak memiliki tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Pelaksana dan Pengendalian (Controlling) Dalam tahap ini, dilakukan pelaksanaan fisik bangunan sesuai gambar kerja. Kontraktor dan seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan berkewajiban melakukan tugas dan wewenang masingmasing pekerjaan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini, proses III - 10
penetapan apa yang telah dicapai dibuat dalam bentuk suatu laporan pekerjaan, adanya evaluasi kerja, pengawasan, dan langkah perbaikan yang diperlukan jika ada sesuatu yang diluar tahap perencanaan. Kegiatan pengendalian dilakukan mulai dari bahan dasar dan proses olah output yang diaplikasikan dalam suatu bentuk, antara lain : a. Pelaksanaan tes uji material, kegiatan ini untuk menjaga dan memastikan kualitas dari material yang akan digunakan. b. Pembuatan master schedule (daily / weekly / monthly report). c. Pembuatan S curve, untuk mengetahui seberapa jauh progress yang telah dicapai dalam proses pelaksanaan. d. Kegiatan checklist, Pengawasan dsb. 3.2.1 Tipe Kontrak Didalam pelaksanaan suatu proyek, dikenal adanya bermacam-macam kontrak ditinjau dari cara perhitungannya, yaitu: - Kontrak Cost Plus Fee Kontrak tipe ini, nilai kontraknya tidak ditentukan secara pasti, tetapi disesuaikan realisasi biaya yang terjadi kemudian ditambah dengan fee tertentu sesuai kesepakatan, untuk keuntungan kontraktor. Pada kontrak tipe ini, kontraktor sama sekali tidak memiliki resiko, tetapi keuntungannya dipatok sesuai perjanjian. Yang penting disini adalah mengumpulkan semua bukti-bukti pembiayaan tentang proyek, III - 11
kemudian disahkan oleh owner sebagai tagihan. Hal ini dimungkinkan, karena kedua belah pihak, yaitu pengguna jasa dan pemberi jasa samasama tidak berani mengambil resiko, sehingga yang dijadikan pedoman adalah realisasi biaya yang terjadi. Dalam hal ini, peranan cost enginner hanya terbatas pada pengumpulan dan pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran proyek. - Kontrak Lump Sum Tipe kontrak lump sum, dimana nilai kontrak dipatok sebesar nilai tertentu sesuai kontrak yang ditandatangani. Nilai kontrak tetap dan tidak dapat berubah dengan alasan apapun, kecuali ada perubahan gambar desain atau spesifikasi yang diberikan owner. Disini kontraktor menanggung resiko bila terjadi salah hitung. Oleh karena itu peranan cost engineer manjadi penting sekali. - Kontrak Unit Price Menurut jenis kontrak ini, yang mengikat adalah unit pricenya, sedang kuantitasnya pada saat tender diberikan, dan realisasinya pada saat pembayaran diukur bersama-sama. Kuantitas yang diberikan pada dokumen tender hanya untuk pedoman menghitung bid price saja. Dalam hal ini cost engineer mengkonsentrasikan pada perhitungan unit price secara benar, dan menerapkan strateginya. Kontrak unit price ini biasanya dibagi lagi menjadi dua, yaitu: Fixed Unit Price ( harga satuan tetap ) Unit Price dengan eskalasi ( harga satuan dengan eskalasi ) III - 12
3.2.2 Kebijakan Pelaksanaan Sebelum menyusun cost budget, bahkan terkadang pada saat penyusunan cost estimate, biasanya telah ditetapkan lebih dahulu oleh manajemen mengenai kebijakan pelaksanaan, yaitu bagian-bagian dari mana yang akan diserahkan kepada subkontraktor. Kebijakan penyerahan pelaksanaan pekerjaan kepada subkontraktor adalah suatu kebijakan yang bersifat strategis. Oleh karena itu, keputusannya harus melalui suatu pertimbangan yang masak. Karena, bagaimanapun tanggung jawab tentang pekerjaan tersebut tetap berada pada kontraktor. Disamping kebijakan subkontraktor, juga harus ditetapkan kebijakan pengadaan bahan/material, yang dapat diproses oleh pihak lain menjadi bahan jadi atau bahan setengah jadi. Bahan yang prosesnya dapat dilakukan oleh pihak lain, antara lain adalah: - Beton ready mix - Aspal beton (hot mix) - Komponen beton precast - Rangka baja - Kusen dan daun pintu/jendela - Baja tulangan - Dan lain-lain III - 13
Biasanya, pihak-pihak yang memproses material tersebut di atas sudah ahli dan professional dibidangnya, sehingga dapat diharapkan memiliki efisiensi tinggi, dengan kata lain harganya pasti lebih murah dan kualitasnya juga pasti baik dibandingkan kalau diproses sendiri. Dalam hal seperti ini, mestinya kebijakan pengguna material tersebut juga diserahkan kepada pihak lain yang professional/specialist. Oleh karena itu kebijakan pokok yang mendasari penyusunan cost budget, adalah: Kebijakan subkontrak Kebijakan pembelian bahan setengah jadi (di lapangan tinggal memasang saja) 3.2.2.1 Kebijakan Subkontrak Peluang proyek yang ada, tidak selalu dapat diambil hanya mengandalkan kemampuan dan jumlah sumber daya yang dimiliki sendiri oleh perusahaan. Untuk menambah sumber daya pokok, berupa uang (modal kerja), manusia (pegawai), dan alat konstruksi tidaklah mudah, bahkan terkadang mengandung suatu risiko. Dalam hal seperti ini, kebijakan out souring, yaitu memanfaatkan sumber daya dari luar perlu dilakukan, antara lain secara keseluruhan seumber daya, dapat menyertakan subkontraktor dalam proses pelaksanaan proyek. Kebijakan seperti ini sebaiknya sudah dimulai sejak proses cost estimating. III - 14
Sebelum proyek dimulai, pada saat menyusun cost budget, sebaiknya sudah ditetapkan hal-hal sebagai berikut: - Jenis-jenis pekerjaan yang akan disubkonstrakkan - Jumlah/ kuantitas pekerjaan yang disubkontrakkan - Calon-calon subkontraktor yang akan diikutsertakan dalam pelaksanaan. Kebijakan ini dituangkan dalam formulir A.1 (lihat lampiran). Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan subkontrak, antara lain sebagai berikut: - Menghindari atau mengurangi risiko pelaksanaan pekerjaan yang kurang dikuasai - Menghemat penggunaan sumber daya milik sendiri - Membantu mempercepat pelaksanaan proyek, dengan memanfaatkan kekuatan subkontraktor - Untuk pembinaan hubungan kerja sama yang baik dengan partner kerja (subkontraktor) - Pemanfaatan potensi dari luar - Menyederhanakan penyusunan cost budget - Mengurangi tingkat kegiatan pengendalian 3.2.2.2 Kebijakan Pembelian Bahan Setengah Jadi Yang dimaksud dengan bahan setengah jadi adalah bahan atau komponen proyek yang telah diproses oleh III - 15
pihak lain, diluar lokasi proyek ataupun dalam lokasi proyek. Keputusan pembelian bahan setengah jadi, seperti: beton ready mix, aspal hot mix, komponen beton precast, dan lain-lain, harus ditetapkan lebih dahulu sebelum menyusun cost budget. Apabila diputuskan untuk keperluan semua beton struktur dibeli dari perusahaan beton ready mix, maka didalam penyusunan cost budget, kebutuhan beton tidak diuraikan menjadi semen, pasir, dan batu pecah, tetapi cukup diwakili dengan bahan beton. Kebutuhan kayu untuk pekerjaan form work, juga dapat disederhakan dengan cara penggunaan form work yang disewa dari perusahaan penyewaan form work. Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan pembelian bahan setengah jadi, antara lain sebagai berikut: - Tidak perlu menyiapkan peralatan besar, seperti concrete batching plant, asphalt mixing plant, crushing plant, dan lain-lain, yang tentunya menyita waktu dan energy untuk pengadaannya. - Biaya produksinya menjadi fix (tetap), ini berarti mempermudah cost control - Mengurangi kepadatan kegiatan dilapangan / proyek - Memanfaatkan potensi luar yang ada III - 16
- Dapat lebih menjamin kualitas produk, karena dilakukan oleh perusahaan spesialis - Mempermudah kegiatan pengendalian waste bahan - Menyederhanakan penyusunan cost budget - Mengurangi tingkat kegiatan pengendalian. 3.2.3 Unsur-Unsur Bahan, Upah dan Alat Untuk keperluan penyusunan cost budget, tiap-tiap item pekerjaan, setelah dipilah-pilih dalam kebijakan subkontrak, diuraikan unsur-unsurnya khususnya untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan sendiri, menjadi: - Bahan, yaitu: Seluruh penggunaan jenis bahan yang sesuai dengan jenis/item pekerjaan yang bersangkutan. - Upah, yaitu: Seluruh penggunaan jenis tenaga kerja spesifik yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. - Alat, yaitu: Seluruh penggunaan jenis alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan. III - 17