PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PADA PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh LAMSIAR BR SOLIN NIM 1205091054 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul Peranan Teknologi Informasi Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja pada PT Taspen (persero) KCU Medan. Penyusunan tugas akhir ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian program pendidikan diploma 3 Jurusan Administrasi Bisnis. Selesainya penyusunan tugas akhir ini tentunya tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan dorongan, nasehat serta bimbingan kepada penulis. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E.,M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E.,M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Mardhiatul Husna, ST., M.Cs., Dosen Pembimbing I yang telah bersedia memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Desri Wiana, S.S., M. Hum., Dosen Pembimbing II yang juga telah bersedia memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. i
7. Seluruh Staff Pengajar dan Staff Administrasi Jurusan Administrasi Niaga. 8. Muhammad Isya, Kepala Bidang Umum dan SDM di PT Taspen KCU Medan. 9. Seluruh Staff karyawan PT Taspen (persero) KCU Medan. 10. Teristimewa disampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih kepada ayahanda tercinta Alm. Leskatsyah Solin dan Ibunda tersayang Almh. Nuraisyah Harahap. Terima kasih juga kepada abang dan kakak tercinta, Hanifah Solin, S.E., Sawalina Solin, Sri Rejeki Solin, S.E., dan Siti Aminah Solin, A.md., yang selalu memberikan doa dan dukungannya. 11. Buat rekan seperjuangan kelas AB-6D khususnya Ade Anisyah Dalimunthe, Erma Syahputri Manik, Heppy Janiver Sinaga, Mafera Gustina Siagian, Silviana Dewi Purba, Yuliana. Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca umumnya. Medan, Agustus 2015 Penulis, Lamsiar br Solin NIM 1205091054 ii
ABSTRAK Perkembangan teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat dan merambah hampir di setiap aspek kehidupan manusia. Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu manusia bekerja dengan informasi dan melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peranan teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas kerja pada PT Taspen (persero) KCU Medan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode penelitian lapangan dan studi kepustakaan. Dalam penelitian lapangan, penulis memperoleh data dari observasi dan wawancara. Sedangkan untuk menganalisis data menggunakan teknik analisis deskriptif. Dari hasil analisis data yang dilakukan, dapat diketahui bahwa teknologi informasi memiliki peran penting dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan PT Taspen (persero) KCU Medan. Terdapat dua aplikasi utama yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan, yaitu Aplikasi SAP dan Aplikasi ACB. Kata kunci: teknologi informasi, efektivitas kerja iii
ABSTRACT The development of technology is progressing very rapidly and penetrated almost every aspect of human life. Information technology is a set of tools that help people work with information and carry out tasks related to information processing. The purpose of this final project is to know the role information technology in improving the effectiveness of the PT Taspen (Persero) KCU Medan. In writing this final project data collection is done by using the method of field research and literature study. In a field study, the authors obtained data from observations and interviews. As for analyzing data using descriptive analysis techniques. From the results of data analysis, it is known that information technology has an important role in improving the effectiveness of employees PT Taspen (Persero) KCU Medan. There are two the main application used in completing the work, the SAP Application and Application ACB. Keywords: information technology, business effectiveness iv
DAFTAR ISI halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir... 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Teknologi... 5 2.2. Teknologi Informasi... 5 2.3. Peralatan Teknologi Informasi... 6 2.4. Pengertian Efektivitas Kerja... 13 2.5. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja... 14 2.6. Peranan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja... 15 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data... 18 3.2 Jenis Sumber Data... 19 3.3 Teknik Analisis Data... 20 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 21 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 21 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 23 4.1.3 Struktur Organisasi... 23 4.1.4 Logo Perusahaan... 24 4.1.5 Program Usaha... 25 v
4.2 Tinjauan Tentang Peranan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pada PT Taspen (persero) KCU Medan... 27 4.2.1 Peranan Teknologi Informasi... 27 4.2.2 Efektivitas Kerja Setelah Diterapkannya Teknologi Informasi... 36 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 38 5.2 Saran... 39 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Teknologi informasi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja hingga menjadi keunggulan kompetitif dalam pasar yang terus berubah. Menurut Williams dan Sawyer dalam Kadir dan Triwahyuni (2013:2), teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video. Saat ini teknologi informasi dapat mengalir dari satu tempat ke tempat lainya dengan kecepatan tinggi dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaborasi yang mampu menghasilkan tindakantindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait. Efektivitas kerja merupakan suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Dengan meningkatnya efektivitas kerja, maka efektivitas perusahaan juga ikut meningkat sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan cepat. PT Taspen (Persero) Cabang Utama Medan adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang Tabungan Asuransi Pegawai Negeri yang bertujuan untuk mensejahterakan para pesertanya. PT Taspen (Persero) 1
2 Cabang Utama Medan melayani dan mengolah dana pensiunan pesertanya. Program dana pensiun dan tabungan hari tua diikuti oleh instansi pemerintah maupun BUMN baik yang berada di tingkat perkotaan maupun pedesaan. Dalam melayani dan mengolah dana pensiun dan tabungan hari tua tersebut PT Taspen sangat membutuhkan teknologi informasi untuk memperoleh informasi dan data mengenai pesertanya dengan tepat dan cepat. Berdasarkan uraian di atas dapat dilihat pentingnya peran teknologi informasi dalam peningkatan efektivitas kerja dan mendukung kegiatan operasional sehingga penulis melakukan penelitian dengan judul Peranan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan. 1.2 Rumusan Masalah Penulisan Tugas Akhir Adapun rumusan masalah pada Tugas Akhir ini adalah Bagaimanakah Peranan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan?. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui Peranan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat penulisan Tugas Akhir ini dapat dibagi dalam tiga bagian yaitu: 1. Untuk menambah wawasan khususnya mengenai peranan teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas kerja pada PT Taspen (persero) KCU Medan.
3 2. Sebagai bahan masukan bagi PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan mengenai peranan teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas kerja. 3. Sebagai bahan referensi bagi pembaca khususnya mahasiswa Politeknik Negeri Medan apabila melakukan penelitian kembali mengenai peranan teknologi informasi, sehingga dapat menghasilkan karya tulis ilmiah yang baik dalam bidang yang sama. 1.5 Sistematika penulisan tugas akhir Untuk memberikan penjelasan ringkas mengenai isi tugas akhir ini secara keseluruhan, sistematika penulisan Tugas Akhir dibuat sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian pengertian teknologi informasi, peralatan teknologi informasi, pengertian efektivitas kerja, faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja dan peranan teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas kerja. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini berisi metode yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data, jenis sumber data dan analisis data yang digunakan dalam pengumpulan data. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian lapangan dan studi kepustakaan. Sedangkan jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif.
4 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi gambaran umum perusahaan yang meliputi sejarah berdirinya perusahaan, arti logo perusahaan, visi dan misi perusahaan, dan struktur organisasi serta tinjauan tentang peranan teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas kerja pada PT Taspen (persero) KCU Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari keseluruhan bab yang ada dalam tugas akhir ini, yang berisikan simpulan dan saran dari hasil kajian dan pembahasan sehubungan dengan judul dan proses permasalahan.