PEKELILING BENDAHARI BIL : 07/2006 PEJABAT BENDAHARI No. Rujukan Fail : 100-BBI(PTA 6/6) Tarikh Kuatkuasa : 1 OGOS 2006 Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Tuan / Puan, GARIS PANDUAN TINDAKAN PENCEGAHAN 1.0 TUJUAN Pekeliling ini dikeluarkan untuk : 1.1 Menyediakan garis panduan dalam melaksanakan tindakan pencegahan ke atas sebarang kepincangan yang boleh berlaku ke atas Sistem Kualiti PBUiTM supaya masalah yang sama tidak berulang dan juga memastikan peralatan dan sistem maklumat berkomputer utama PBUiTM yang dikenalpasti, dikendali, disimpan dengan selamat, teratur dan dalam keadaan baik serta dapat beroperasi semula selepas mengalami bencana.
2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Proses penyampaian perkhidmatan kewangan hendaklah dipastikan supaya sentiasa berterusan dan memenuhi kehendak pelanggan tanpa sebarang kepincangan. 2.2 Tindakan pencegahan hendaklah dilaksanakan bagi mencegah berlakunya sesuatu kepincangan, kecacatan atau kemerosotan kualiti perkhidmatan atau berlakunya perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi. 3.0 PELAKSANAAN 3.1 Pelaksanaan tindakan pencegahan yang perlu diambil adalah seperti di Lampiran 1. 4.0 PEMBATALAN PEKELILING TERDAHULU Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini, maka Pekeliling Bendahari Bil 4/2002, Pekeliling Bendahari Bil 7/2004 dan Pekeliling Bendahari Bil 10/2005 adalah dibatalkan. 5.0 KUATKUASA Peraturan ini berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2006. Yang benar SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
TINDAKAN PENCEGAHAN LAMPIRAN 1 Bidang BAYARAN Kehilangan, penipuan Peraturan keselamatan penyimpanan Semua staf dan pengklonan ke cek/surat arahan bayaran. atas cek. (i) Simpan selamat di dalam peti besi/kabinet kalis api berkunci. (ii) Daftar pemegang kunci peti besi/ Arahan Perbendaharaan Para 116 kabinet kalis api. (iii) Pegawai berlainan yang bertanggungjawab ke atas simpanan kunci peti besi. (iv) Semua lebihan cek yang tidak digunakan dikembalikan kepada pihak bank dengan serta merta. (v) Senarai cek yang telah dikeluarkan Kewangan Korporat dihantar kepada bank pada keesokan harinya. (vi) Bayaran yang berjumlah RM 50,000 atau lebih kepada syarikat atau orang perseorangan
hendaklah dibuat melalui pemindahan wang ke akaun syarikat atau individu berkenaan sahaja. Penyerahan cek (i) Cek-cek yang melebihi RM 1,000 akan dibankkan oleh staf UiTM dan bukan wakil syarikat (ii) Cek-cek yang nilainya melebihi RM 1,000 tidak akan dibuka palangnya. Sebaliknya penama pada cek hendaklah memasukkannya kedalam akaun bank. Pihak bank juga tidak akan melunaskan cek tunai yang nilainya melebihi RM 1,000. (iii) Semua cek hendaklah diserahkan melalui pos atau di bank-in terus ke dalam akaun penama. (iv) Penyerahan melalui kaunter hanya boleh dilakukan dengan Pekeliling Bendahari 4/2002
kebenaran KB/KZ/KKZ. Pembekal /Wakil mesti membawa pengenalan diri/syarikat yang sah. Salinan pengenalan diri /syarikat difailkan. (v) Pembukaan cek berpalang boleh dilakukan dengan kebenaran KB/KZ /KKZ dan hendaklah direkodkan di dalam Buku Daftar Cek Yang Dibuka Palang. PEROLEHAN Penyelewengan dan Peraturan penyerahan pesanan Semua staf BEKALAN DAN Kecuaian. Jabatan/pesanan kerja: PERKHIDMATAN (i) Semua pesanan jabatan /kerja diserahkan melalui pos sahaja ; (ii) Penyerahan melalui kaunter hanya boleh dilakukan dengan kebenaran KB/KZ/KKZ. Pembekal /Wakil mesti membawa pengenalan diri/syarikat yang sah. Salinan pengenalan diri/syarikat
dibuat salinan dan difailkan. (iii) Pertukaran staf dilakukan setiap lima (5) tahun sekali. (iv) Mengadakan kursus yang berkaitan kepada staf yang mengendalikan proses. Contoh : Kursus Integriti PENERIMAAN Kehilangan wang Peraturan keselamatan peti Semua staf pungutan. besi : (i) Daftar pemegang kunci peti besi /kabinet kalis api. penyimpanan wang (ii) Pegawai berlainan yang kutipan. bertanggungjawab ke atas simpanan kunci peti besi. (iii) Pemungut dan pegawai yang memasukkan wang ke bank mestilah mendapat kebenaran bertulis daripada Bendahari. (iv) Pegawai pemungut dan pegawai yang memasukkan wang ke bank
mestilah daripada staf yang berlainan. (v) Semua pungutan hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama atau selewat- lewatnya pada hari kerja berikutnya. (vi) Daftar pemungut wang yang diberi kebenaran hendaklah diselenggara. PENGURUSAN Kebakaran, kecurian (i) Penyimpanan barang- barang KB/KZ/KKZ Tatacara STOK dan kehilangan rekod bergantung kepada jenis. Stor (ii) Tindanan barang-barang tidak Para 125 hingga terlalu tinggi bagi memudahkan Para 186 pengeluaran mengikut sistem masuk- dahulu-keluar-dahulu dan untuk kesenangan penyemakan stok (iii) Barang-barang yang berharga dan menarik hendaklah disimpan di dalam almari atau tempat berkunci.
(iv) Barang-barang berat diletakkan di tempat paling bawah. (v) Barang-barang yang mudah terbakar hendaklah disimpan di bangunan yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran. PENDAHULUAN Penyalahgunaan (i) Tuntutan perjalanan dikemukakan KB/KZ/KKZ Arahan DAN PELARASAN wang pendahuluan sebelum atau pada 10hb bulan Perbedaharaan berikutnya. Para 100 (a) (ii) Pendahuluan pelbagai diselaraskan dalam tempoh dua bulan dari tarikh cek dikeluarkan. PENGURUSAN Kebocoran maklumat (i) Penyimpanan dokumen di tempat KB/KZ/KKZ DOKUMEN selamat dan berkunci. (ii) Pegawai tertentu sahaja yang dibenarkan akses kepada Dokumen Terperingkat.
PANJAR WANG Kehilangan / (i) Cek di buat atas nama jawatan KB/KZ/KKZ Pekeliling RUNCIT Penyalahgunaan pemegang panjar yang berkenaan. Bendahari Bil wang panjar (ii) Pegawai yang dilantik secara rasmi 10/2005 oleh Bendahari sahaja yang dibenarkan menunaikan cek. (iii) Pegawai yang dibenarkan menunaikan cek hendaklah dari kategori C keatas dan bukan pegawai yang mengendalikan panjar. (iv) Pemeriksaan mengejut keatas Pekeliling panjar dibuat dua kali setahun. Bendahari Bil 7/2004 FAIS Penyalahgunaan ID Peraturan Akses sistem Unit Sistem pengguna dan Kata kewangan FAIS. laluan pegawai (i) Pengguna yang bercuti boleh membuat transaksi kewangan dengan syarat pegawai tersebut
mengetip kad perakam waktu ; Pengguna tanpa izin dan penyalahgunaan menu (ii) Pengguna mesti keluar (logout) dari sistem setiap kali keluar dari pejabat. (i) Adakan daftar pengguna dan menu FAIS. (ii) Pengemaskinian daftar pengguna dan menu FAIS mengikut keperluan dan kebenaran. (iii) Auditan keatas daftar pengguna dan menu FAIS Unit Sistem Audit Dalam ISO Kehilangan data dalam FAIS (i) Data FAIS di buat backup setiap hari. (ii) PYB menyimpan rekod pelaksanaan backup FAIS. Unit Komputer FAIS Kelancaran FAIS (i) Sistem FAIS diselenggara sekurang-kurangnya setiap 3 Unit Komputer FAIS
bulan sekali. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Tekanan perasaan Prihatin terhadap perubahan sikap dan tingkah laku staf bawahan. Rujuk kepada Bahagian Perkhidmatan Psikologi, Pejabat Pendaftar. KB/KZ/KKZ