A. REGISTRASI Mahasiswa yang masih aktif (belum lulus) diwajibkan melakukan registrasi pada setiap awal semester. Ada dua macam registrasi yang harus dilakukan, yaitu registrasi administrasi dan registrasi akademik. Sebelum melakukan registrasi akademi k, mahasiswa terlebih dahulu harus melakukan registrasi administrasi. Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi tidak dapat dilayani dalam kegiatan akademik dan sebagai mahasiswa non aktif. Waktu non aktif tetap diperhitungkan sebagai waktu studi. 1. Registrasi Administrasi Registrasi administrasi mahasiswa dilakukan secara terpadu di Pusat Komputer sesuai jadwal yang tertera pada kalender akademik. Mekanisme registrasi administrasi mahasiswa adalah sebagai berikut. a. Mahasiswa menyerahkan kartu tanda mahasiswa kepada petugas untuk dibuatkan kuitansi pembayaran SPP. b. Setelah dipanggil oleh petugas, mahasiswa menuju loket pembayaran SPP dan melakukan pembayaran SPP kepada petugas bank. c. Selesai pembayaran SPP mahasiswa langsung menuju loket bagian kemahasis waan untuk melegalisasi kartu tanda mahasiswa. Catatan: a. Mahasiswa yang baru aktif dari cuti akademik, harus menunjukkan surat ijin aktif kembali untuk mengikuti kuliah dari Dekan. Mekanisme pengajuan cuti kuliah atau aktif kembali dapat dilihat pada hala man lain buku ini. b. Jika karena sesuatu hal mahasiswa tidak dapat melaksanakan registrasi administrasi, maka mahasiswa tersebut dapat mewakilkan kepada mahasiswa lainnya dengan memberikan surat kuasa dan kartu tanda mahasiswa. Segala keputusan yang diambil oleh pemegang kuasa tidak boleh dibatalkan. 2. Registrasi Akademik Registrasi akademik adalah kegiatan yang harus dilakukan oleh mahasiswa aktif untuk mendaftarkan diri sebagai peserta kuliah, praktikum, kuliah kerja lapangan (KKL), praktek kerja lapangan (PKL), program pengalaman lapangan (PPL) atau kegiatan akademik lainnya. Tujuan registrasi akademik adalah untuk memperoleh status dan hak untuk mengikuti kegiatan akademik pada seester yang bersangkutan. Registrasi akademik dilakukan setelah mahasiswa selesai melakukan registrasi administrasi. Mekanisme registrasi akademik adalah sebagai berikut. a. Mahasiswa membuat daftar mata kuliah yang diprogramkan pada semester tersebut berdasarkan penawaran mata kuliah dari jurusan/program studi. b. Mahasiswa mengkonsultasikan program tersebut dengan pembimbing akademik (PA). Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 1
c. Apabila program disetujui PA, maka mahasiswa melakukan pengisian kartu rencana studi (KRS) secara on-line dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut. 1) Mengakses website Universitas Pendidikan Ganesha (http://www.undiksha.ac.id) dan memilih menu KRS & KHS on-line seperti tampak pada bagan di bawah ini. 2) Melakukan login di komputer kerja (workstation) dan mengisi identitas (ID) dan password seperti tampak pada bagan di bawah ini. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 2
3) Pada tahap awal digunakan NIM, baik sebagai ID maupun sebagai password. Selanjutnya, demi keamanan dan kerahasiaan data, mahasiswa dapat mengganti password sesuai dengan keinginan masing-masing. 4) Apabila proses login sukses, maka akan muncul menu yang terdiri dari [Melihat KHS] [Menyusun KRS] [Informasi Umum] [Ganti Password] [Ke luar] seperti di bawah ini. Pilih menu [Menyusun KRS] atau kalau ingin mengganti password, maka pilih menu [Ganti Password] terlebih dahulu. 5) Apabila menu [Menyusun KRS] dipilih, maka akan muncul petunjuk pengisian KRS seperti tampak pada bagan di bawah ini. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 3
SEMESTER GANJIL TAHUN AKADEMIK 2009/2010 6) Baca dengan seksama petunjuk tersebut. Jika anda baru mulai mengisi KRS, maka pilih menu [Pilih Mata Kuliah]. Selanjutnya akan muncul daftar mata kuliah yang ditawarkan. KRS diisi dengan mengetuk (click) mata kuliah yang mau dipilih untuk diprogramkan dari daftar mata kuliah yang ditawarkan, seperti tampak pada bagan di bawah ini. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 4
7) Apabila semua mata kuliah yang ingin diprogramkan sudah dipilih, maka selanjutnya data tersebut dikirim ke server dengan memilih menu simpan. 8) Apabila KRS sudah dikirim ke server, maka akan muncul kembali daftar mata kuliah yang diprogramkan untuk diverifikasi seperti bagan di bawah ini. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 5
9) Apabila pemrograman sudah benar, maka pilih menu validasi. Sebalinya, apabila pemrograman masih perlu direvisi, maka pilih menu kembali. 10) Apabila menu validasi dipilih, maka akan muncul tampilah seperti di bawah ini. Lakukan pencetakan KRS dengan memilih menu mencetak KRS. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 6
11) KRS yang sudah dicetak dikopi rangkap tiga dan dimintakan pengesahan dari PA. 12) KRS yang sudah disahkan oleh PA dilegalisasi di Subbagian Pendidikan Fakultas. 13) KRS yang sudah disahkan dan dilegalis asi selanjutnya diserahkan kepada PA satu lembar, kepada Sub Bagian Pendidikan Fakultas satu lembar, dan satu lembar lagi disimpan untuk arsip sendiri. 14) Setelah proses penyusunan KRS selesai, mahasiswa dapat melakukan revisi KRS (penambahan, penggantian atau pembatalan matakuliah). Perubahan KRS dilayani secara on-line sesuai jadwal. 15) Proses revisi KRS sama dengan proses penyusunan KRS, yakni dimulai dari login dan selanjutnya memilih menu KRS, sehingga akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 7
16) Revisi KRS harus dicetak dan disahkan oleh PA serta dilegalisasi oleh sub bagian pendidikan fakultas. Sama halnya dengan KRS awal, bukti perubahan KRS juga harus diserahkan kepada PA dan sub bagian pendidikan fakultas, serta diarsip untuk diri sendiri. Catatan: 1) Mahasiswa program S-1 selain PGSD mengikuti Sistem Kredit Semester (SKS), sehingga total satuan kredit semester (sks) mata kuliah yang bisa diprogramkan mempertimbangkan indeks prestasi (IP) yang dicapai pada semester sebelumnya, seperti diatur pada Buku Pedoman Studi. 2) Mahasiswa program Diploma (S-0), program Pascasarjana, dan program S-1 PGSD mengikuti sistem paket, sehingga total sks mata kuliah yang bisa diprogramkan seragam mengikuti paket mata kuliah yang ditawarkan oleh jurusan/program studi. 3) Mahasiswa yang lalai melakukan registrasi akademik sampai batas waktu yang ditentukan dinyatakan sebagai mahasiswa non aktif. 4) Jika karena sesuatu hal mahasiswa tidak dapat melaksanakan registrasi akademik, maka mahasiswa tersebut dapat mewakilkan kepada mahasiswa lainnya dengan memberikan surat kuasa. Segala keputusan yang diambil oleh pemegang kuasa tidak boleh dibatalkan. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 8
B. KARTU HASIL STUDI (KHS) Pada waktu yang sudah diatur, mahasiswa juga dapat melihat KHS mata kuliah yang sudah ditempuh pada semester sebelumnya secara on-line di website Universitas Pendidikan Ganesha (http://www.undiksha.ac.id) dengan melakukan login seperti pada pengisian KRS dan selanjutnya memilih menu KHS, sehingga tampak tampilan KHS seperti bagan di bawah ini. C. EVALUAS I DOSEN Selain melihat KHS, mahasiswa juga diberi peluang untuk memberikan penilain terhadap proses perkuliahan yang dilakukan dosen pada setiap mata kuliah yang diikuti dengan memilih menu evaluasi dosen yang muncul pada form KHS. D CUTI AKADEMIK DAN AKTIF KEMBALI Dalam keadaan terpaksa, seorang mahasiswa dapat mengambil cuti akademik, yaitu menghentikan studinya untuk sementara waktu dengan diketahui oleh PA, disetujui oleh ketua jurusan/ketua program studi serta mendapat ijin dari dekan/direktur Program Pascasarjana..Cuti akademik hanya dapat dilaksanakan sekali selama masa studi, Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 9
dengan batas waktu maksimal 2 semester secara berturut-turut. Hal lain tentang cuti akademik diatur pada Buku Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha. Tata cara pengajuan cuti akademik dan aktif kembali adalah sebagai berikut. 1. Permohonan Cuti Akademik Batas waktu pengajuan permohonan cuti akademik diatur pada Kalender Akademik. Tata cara pengajuan cuti akdemik adalah sebagai berikut. a. Mahasiswa meminta blanko permohonan cuti akademik pada sub bagian kemahasiswaan fakultas/program Pascasarjana. b.mahasiswa mengisi blanko dan meminta pengesahan dari PA dan ketua jurusan/ketua program studi. c. Berdasarkan permohonan mahasiswa, sub bagian kemahasiswaan fakultas membuat surat persetujuan cuti yang disahkan oleh Dekan. Surat persetujuan cuti dibuat rangkap empat, satu untuk mashasiswa bersangkutan, satu untuk sub bagian kemahasiswaan fakultas, satu untuk Puskom, dan satu lagi untuk BAAKPSI. 2. Permohonan Aktif Kembali Sama halnya dengan permohonan cuti akadmeik, batas waktu pengajuan permohonan aktif kembali setelah mahasiswa cuti akademik juga diatur pada kalender akademik. Tata cara pengajuan aktif kembali adalah seperti berikut. 1. Mahasiswa meminta blanko aktif kembali pada sub bagian kemahasiswaan fakultas/program pascasarjana. 2. Mahasiswa mengisi blanko dan meminta pengesahan dari PA dan ketua jurusan/ketua program studi. 3. Berdasarkan permohonan mahasiswa, sub bagian kemahasiswaan fakultas membuat surat persetujuan aktif kembali yang disahkan oleh Dekan. Surat persetujuan aktif kembali dibuat rangkap empat, satu untuk mahasiswa bersangkutan, satu untuk sub bagian kemahasiswaan fakultas, satu untuk Puskom, dan satu lagi untuk BAAKPSI. E. KUTIPAN DAFTAR NILAI (KDN) 1. KDN untuk Beasiswa, PPL, KKN atau Pindah Program KDN untuk keperluan permohonani beasiswa, pendaftaran PPL, pendaftaran KKN atau permohonan pindah program dapat diperoleh secara on-line di website Undiksha melalui mekanisme sebagai berikut. a. Mahasiswa melakukan login kemudian memilih menu PROFIL.Profil tersebut kemudian decetak menjadi KDN dengan memilih menu CETAK. Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 10
b. Mahasiswa meminta pengesahan KDN pada PA dan meminta legalisasi dari sub bagian pendidikan fakultas. c. KDN sudah dapat digunakan untuk keperluan permohonani beasiswa, pendaftaran PPL, pendaftaran KKN atau permohonan pindah program. 2. KDN untuk Ujian Akhir Program KDN untuk keperluan ujian akhir dapat diperoleh melalui mekanisme di bawah ini. a. Mahasiswa mengajukan permohonan memperoleh KDN untuk ujian akhir kepada sub bagian pendidikan fakultas. b. Sub bagian fakultas meneruskan permohonan tersebut ke Puskom. c. Puskom mencetak KDN. d. KDN disahkan oleh PA dan dilegalisasi oleh sub bagian pendidikan fakultas. e. KDN sudah dapat digunakan untuk mendaftar ujian akhir. F. WISUDA Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus ujian berdasarkan Surat Keputusan Dekan dalam yudisium diwajibkan mengikuti wisuda yang diselenggarakan oleh Universitas Pendidikan Ganesha dua kali dalam satu tahun, yaitu periode Mei dan Nopember. Agar dapat mengikuti wisuda, mahasiswa harus mendaftarkan diri sebagai peserta wisuda pada sub bagian pendidikan fakultas dengan mekanisme sebagai berikut. yang digambarkan dalam diagram alur sebagai berikut. 1. Mengisi formulir pendaftaran wisuda yang sudah disiapkan di sub bagian pendidikan fakultas. 2. Membayar biaya wisuda di bank yang ditunjuk oleh Universitas Pendidikan Ganesha. 3. Membayar iuran Ikatan Alumni Universitas Pendidikan Ganessha (IKA UNDIKSHA) pada panitia yang sudah ditunjuk. 4. Melakukan pendaftaran wisuda dengan menyerahkan formulir pendaftaran wisuda yang telah diisi dan dilampiri: a. Foto kopi ijasah SLTA b. Surat bukti telah menyerahkan skripsi atau tugas akhir dari perpustakaan c. Surat bukti telah menyerahkan skripsi atau tugas akhir dari kepala sub bagian pendidikan fakultas d. Surat bukti bebas peminjaman buku dari perpustakaan pusat, perpustakaan pascasarjana dan perpustakaan PGSD e. Kutipan Daftar Nilai yang diterbitkan oleh Puskom f. Kwitansi bukti pembayaran SPP terakhir, kwitansi bukti pemb ayaran biaya wisuda, dan kwitansi bukti pembayaran iuran IKA GANESHA Pedoman Pelayanan Akademik Mahasiswa UNDIKSHA 2009 11