Bab 2 LANDASAN TEORI. berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu elemen yang menyeluruh untuk

Bab 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian sistem Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur yang telah berlaku yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu elemen yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi untuk suatu perusahaan untuk mencapai tujuan. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan (Mcleod, 1998, p11). Sistem dalam pengertian yang abstrak dan luas adalah suatu satuan (entiti) yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang terjalin satu sama lain untuk mencapai suatu. Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur dan pengendalian utuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. 2.1.1 Elemen-elemen sistem Menurut Mcleod (1998, p12) tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama. Sumber daya masukan diubah menjadi sumber daya keluaran. sumber daya mengalir dari elemen masukan melalui elemen transformasi menuju elemen keluaran. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk 6

7 meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. mekanisme pengendalian dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feed-back-loop) yang mendapatkan informasi dari keluaran sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik ke sasaran dan mengarahkan sinyal pada elemen masukan jika sistem operasi memang perlu diubah. 2.2. Teori-teori Basis Data. 2.2.1 Definisi Data Dalam pendekatan basis data tidak hanya berisi basis data itu sendiri tetapi juga termasuk definisi atau deskripsi dari data yang disimpan. data adalah informasi yang disimpan dalam sistem katalog, yang berisi informasi tentang struktur tiap berkas, tipe dan format penyimpanan tiap item data, dan berbagai hambatan dari data. Semua informasi yang disimpan dalam sistem katalog ini biasa disebut meta-data. 2.2.2 Definisi Basis Data. Menurut Connoly dan Begg (2002, p14) basis data adalah sebuah kumpulan data yang berhubungan secara logis dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Didalam basis data, semua data diintegrasikan dengan menghindari duplikasi data. Basis data dapat digunakan oleh banyak departemen dan pemakai. Basis data tidak hanya memegang data operasional organisasi, tetapi juga penjelasan mengenai data tersebut

8 Pengertian basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan, dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali (McLeod, 1998, p45). Menurut C.J Date (2000,p10), A Database is a colection of persistent data that used by the application system of some given enterprise dimana artinya database merupakan kumpulan dari data yang hampir tidak mengalami perubahan dan digunakan oleh aplikasi sistem pada beberapa perusahaan. Pendekatan database adalah memisahkan struktur data dari program aplikasi dan menyimpannya dalam database. Database merupakan sistem penyimpanan record terkomputerisasi yang bertujuan untuk pemeliharaan informasi dan tersedia pada saat dibutuhkan. Dalam menganalisa kebutuhan informasi suatu organisasi, kita berusaha menentukan entity, atribut, dan relation. Teknologi database memperbolehkan sekumpulan data dengan berbagai tipe (teks, angka, gambar, suara dll). disimpan dalam komputer dan digunakan secara efisien tanpa adanya duplikasi oleh aplikasi yang berhubungan. 2.2.3 Database Application LifeCycle Menurut Connoly dan Begg (2002, p279), sistem basis data merupakan komponen dasar dari suatu organisasi yang besar dengan sistem informasi yang luas. Hal penting yang perlu diperhatikan dalam database application lifecycle adalah bahwa tingkatannya tidak sepenuhnya berurutan. Dimana ada beberapa tingkatan yang berulang dengan alur balik. Karena proses yang terjadi harus cek ulang pada proses sebelumnya jika hasil tidak optimal

9 Database Planning System Definition Requirements Collection and Analysis Conceptual Database Design DBMS Selection (Optimal) Logical Database Design Aplication Design Physical Database Design Prototyping (Optimal) Implementation Data Conversion and Loading Testing Operational Maintenance Gambar 2.1 DataBase application Lifecycle (Sumber Connoly dan Begg (2002, p272)) 2.2.3.1 Database Planning Tiga isu pokok yang berkaitan dengan perumusan strategi sistem informasi, antara lain : Mengenali rencana dan tujuan perusahaan, kemudian menentukan kebutuhan sistem informasi. Mengevaluasi sistem informasi yang sedang berjalan untuk menentukan kekuatan dan kelemahannya.

10 Penilaian dari kesempatan teknologi informasi yang menghasilkan kekuatan kompetitif. 2.2.3.2 System Definition Menurut Connoly dan Begg (2002, p274) sistem adalah menggambarkan lingkup dan batasan dari aplikasi basis data dan pandangan pemakai yang utama. Sebelum mencoba merancang suatu aplikasi basis data diperlukan untuk mengenali batasan sistem dan bagaimana antarmuka dengan bagian sistem informasi lainnya dalam organisasi. Hal penting yang harus diperhatikan adalah batasan pemakai dan aplikasi mendatang. Mengidentifikasi pandangan pemakai sangat penting dalam mengembangkan aplikasi basis data agar dapat memastikan tidak ada pemakai utama yang terlupakan ketika mengembangkan keperluan untuk aplikasi baru. 2.2.3.3 Requirement Collection And Analysis Menurut Connoly dan Begg (2002, p276), analisis dan pengumpulan kebutuhan adalah proses dari analisis dan pengumpulan informasi tentang bagian organisasi yang akan dibuat aplikasi basis data dan menggunakan informasi ini untuk mengenali kebutuhan pemakai dari sistem baru. Beberapa teknik atau cara untuk mendapatkan informasi adalah dengan teknik Fact Finding. Fact Finding adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan.

11 2.2.3.4 Database Design Menurut Connoly dan Begg(2002, p279), Perancangan basis data adalah proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan dari perusahaan. Tiga tahapan utama perancangan basis data : Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan Basis Data Logikal Perancangan Basis Data Fisikal 2.2.3.4.1 Perancangan Basis Data Konseptual Merupakan proses untuk membuat sebuah model informasi yang digunakan dalam suatu organisasi, bebas dari semua pertimbangan fisik (Physical Consideration). Perancangan konseptual merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan basis data dan menciptakan model data konseptual dari bagian perusahaan yang akan dibuat basis datanya. Model data dibuat dengan menggunakan suatu dokumentasi informasi yaitu spesifikasi kebutuhan yang dimiliki pengguna. Tujuan dibangunnya konseptual model adalah untuk membangun suatu model konseptual local dari suatu perusahaan atau badan. 2.2.3.4.2 Perancangan Basis Data Logikal Perancangan Basis Data Logikal adalah proses membangun sebuah model dari informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengan DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Merupakan level selanjutnya dalam perancangan database yang menggambarkan

12 data apa yang sebenarnya disimpan dalam basis data dan hubungannya, juga merupakan proses untuk membuat sebuah model informasi yang digunakan dalam suatu organisasi berdasarkan suatu data model spesifik, namun bebas dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. 2.2.3.4.3 Perancangan Basis Data Fisikal Merupakan proses untuk menghasilkan sebuah deskripsi dari pengimplementasian database pada secondary storage, mendeskripsikan hubungan dasranya (the base relation), pengaturan file dan pengindexan yang digunakan untuk memenuhi akses data yang efisien dan batasan integritas terkait lainnya dan pengukuran keamanan. Aktivitas dari Perancangan Basis Data Fisikal adalah menterjemahkan model data logikal global ke dalam sasaran DBMS, dimana dengan membuat base relation dengan menggunakan database design language yang tujuannya untuk memutuskan bagaimana representasi relasi utama yang diidentifikasi dalam model data logical global ke dalam DBMS, merancang constraint perusahaan untuk kegiatan transaksi (update dan retrieve data), menentukan kebutuhan sumber daya sistem dan organisasi file. Hal-hal lainnya yang berhubungan dengan perancangan database adalah : 1. Primary key, merupakan Candidate Key yang dipilih untuk secara unik mengidentifikasikan tiap-tiap keberadaan suatu tipe entiti. Pemilihan primary key umumnya didasari oleh beberapa hal antara lain : key tersebut lebih sering (lebih natural) untuk dijadikan sebagai acuan, key tersebut lebih ringkas, jaminan keunikan key

13 tersebut lebih unik. 2. Foreign key, atribut atau himpunan atribut dalam satu relasi yang cocok dengan candidate key dari beberapa (kemungkinan sama) relasi. 3. Alternate key, candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key. 4. Candidate key, rangkaian minimal dari suatu atribut yang mengidentifikasikan masing-masing kejadian dari tipe entiti secara unik. 5. integrity constraints, batasan-batasan yang diberlakukan dalam rangka menjaga suatu database agar tidak menjadi tidak konsisten. 2.2.3.5 Pemilihan DBMS Menurut Connoly dan Begg (2002, p284), Pemilihan DBMS adalah memilih DBMS yang sesuai untuk mendukung aplikasi basis data. Pemilihan DBMS dilakukan antara tahapan perancangan database logikal dan perancangan database fisikal. Tujuannya untuk kecukupan sekarang dan kebutuhan masa mendatang pada perusahaan, membuat keseimbangan biaya termasuk pembelian produk DBMS, piranti lunak untuk mendukung aplikasi basis data, biaya yang berhubungan dengan perubahan dan pelatihan pegawai. Menurut Ramakrisnan dan Gehrke (2000,p8-9) pengaturan koleksi data dengan menggunakan DBMS memiliki beberapa keuntungan antara lain sebagai berikut: Akses data lebih efisien. DBMS memberikan cara-cara yang mudah untuk menyimpan dan mengambil data secara efisien.

14 Independensi Data DBMS memungkinkan program aplikasi untuk dapat menampilkan data yang tersimpan tanpa pengguna harus mengetahui kompleksitas dari penyimpanan data. Integritas dan Keamanan Data DBMS menyediakan fasilitas keamanan sehingga data tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Integritas data dalam DBMS bertujuan untuk menghindari redudansi atau duplikasi data. Pengaturan Akses Data bersama dan Pemulihan dari Kerusakan Data DBMS menjadwalkan akses data yang dilakukan bersama sehingga pengguna mengetahui bahwa data sedang diakses oleh pihak lain pada saat yang bersamaan. Mengurangi waktu pembuatan program aplikasi. DBMS memberi kemudahan pada program aplikasi untuk hanya menggunakan prosedur-prosedur dalam memanipulasi data baik itu mengakses, menambah, menghapus maupun merubah data dari database. Dengan demikian akan mengurangi waktu pembuatan program aplikasi yang cukup signifikan. 2.2.3.6 Application Design Menurut Connoly dan Begg (2002,p287-288) perancangan aplikasi adalah merancang antarmuka pemakai dan program aplikasi, yang akan memproses basis data. Perancangan basis data dan aplikasi merupakan akitivas yang dilakukan secara bersamaan pada database application lifecycle.

15 Dalam merancang aplikasi harus memastikan antarmuka yang dirancang harus dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cara menciptakan user friendly. 2.2.3.7 Prototyping Menurut Connoly dan Begg (2002,p291-292) Prototyping adalah membuat model kerja dari aplikasi basis data, yang memungkinkan perancang atau pemakai untuk mengevaluasi hasil akhir sistem, baik dari segi tampilan maupun fungsi yang dimiliki sistem. Tujuannya adalah untuk memungkinkan pemakai menggunakan prototype untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan sistem, atau memperbaiki dan melengkapi kelebihan dari aplikasi basis data baru. Dua strategi prototyping yang biasa digunakan yaitu, requirement prototyping, adalah menggunakan prototype untuk menetapkan kebutuhan dari tujuan aplikasi basis data dan ketika kebutuhan sudah terpenuhi, prototype tidak digunakan lagi atau dibuang evolutionary prototyping, menggunakan tujuan yang sama tetapi perbedaannya adalah prototype tetap digunakan. 2.2.3.8 Implementation Menurut Connoly dan Begg (2002,p292), implementasi adalah mendefinisikan basis data secara eksternal, konseptual dan internal. Implementasi merupakan realisasi dari basis data dan perancangan aplikasi. Implementasi basis data dapat dicapai menggunakan Data Definition Language (DDL)dari DBMS yang dipilih atau Graphical User Interface (GUI).

16 2.2.3.9 Data Convertion and Loading Menurut Connoly dan Begg (2002,p292-293), Data convertion dan loading adalah mengambil data dari sistem yang lama untuk dipindahkan kedalam sistem yang baru. Tahapan ini dibutuhkan ketika sistem basis data baru menggantikan sistem yang lama. Pada masa sekarang, umumnya DBMS memiliki kegunaan untuk memasukkan file ke dalam basis data baru tujuannya adalah untuk memungkinkan pengembang untuk mengkonversi dan menggunakan aplikasi program lama untuk digunakan oleh sistem baru. 2.2.3.10 Testing Menurut Connoly dan Begg (2002,p293), Pengetesan adalah proses menjalankan program aplikasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan. Sebelum digunakan, aplikasi basis data yang baru dikembangkan harus diuji secara menyeluruh. Untuk mencapainya harus hati-hati dalam menggunakan perencanaan strategi uji dan menggunakan data asli untuk semua proses penguji. Pengetesan adalah proses demonstrasi tanpa kesalahan. Jika pengetesan berhasil maka pengujian akan menemukan kesalahan pada program aplikasi dan mungkin struktur basis datanya. Setelah pengetesan selesai sistem aplikasi siap digunakan dan diserahkan pada pemakai.

17 2.2.4 Tujuan Basis Data. Mengapa dalam mengelola suatu enterprise diperlukan database. Tujuan dari database antar lain : Merupakan salah satu komponen penting dalam Sistem Information, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan, informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Mengurangi duplikasi data (data redundancy) Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability) Mengurnagi pemborosan tempat simpanan luar. 2.2.5 Komponen-komponen Sistem Basis Data Sistem basis data terdiri dari 4 komponen utama : 1. Data, harus bersifat shared dan integrated yang dapat berupa single user maupun multi user. 2. Perangkat keras (hardware), merupakan komponen yang dibutuhkan untuk manjemen basis data. 3. Piranti Lunak (software), merupakan komponen yang menghubungkan fisik basis data dengan user yang terdiri dari piranti lunak DBMS sendiri dan aplikasi program serta sistem operasi 4. Pengguna (user), ada 3 jenis user dalam basis data : a) Application programmer, bertanggung jawab dalam penulisan program aplikasi dengan menggunakan berbagai bahasa pemrograman.

18 b) End User, menggunakan data dalam basis data untuk keperluan tugas atau fungsinya. c) Database Administrator, bertanggung jawab terhadap keseluruhan basis data. 2.2.6 Struktur Data dalam Sistem Basis Data Tingkatan struktur dalam basis antara lain : a) Field, unit terkecil dari data record yang disimpan dalam basis data. b) Record, kumpulan field-field yang disimpan, yang saling berelasi membentuk data yang mempunyai arti c) File, kumpulan seluruh occurrence dari satu tipe record tersimpan. d) database, kumpulan terintegrasi dari occurrence file atau tabel yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise 2.3 Pengertian Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam perancangan logical sebuah basis data / database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Normalisasi adalah proses dekomposisi struktur data yang kompleks menjadi bentuk yang normal berdasarkan aturan mengenai ketergantungan data (Hoffer, et.al., 1999, p608)

19 2.3.1 Tahap-tahap Normalisasi Normal seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak dari bentuk normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu jenis redudansi. Keseluruhannya cuma ada lima bentuk normal. Tiga bentuk normal pertama menekankan redudansi yang muncul dari Function Dependencies sedangkan bentuk keempat dan kelima menekankan redudansi yang muncul dari kasus Multi Valued Dependencies. Pada saat belum di normalisasikan suatu tabel masih dalam bentuk tidak normal atau unformal form dimana relasi antara tabel masih terdapat repeating group atau ada kelompok atribut yang berulang. Untuk mendapatkan bentuk tabel yang normal dan terstruktur dengan baik tanpa ada eror, harus dilakukan tahapan-tahapan normalisasi sebagai berikut : a) 1NF, First Normal Form atau Bentuk Normal Pertama Sebuah tabel dikatakan mempunyai bentuk normal pertama jika sebuah tabel memiliki domain yang sederhana dan tidak ada repeating group. Jadi aturan yang berlaku pada 1NF : Mendefinisikan atribut kunci Tidak adanya group berulang Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci b) 2NF, Second Normal Form atau Bentuk Normal Kedua Sebuah tabel dikatakan mempunyai bentuk normal kedua jika sebuah tabel tidak memiliki ketergantungan parsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key).

20 maka dikatakan baik jika sebuah relasi adalah full function dependency (ketergantungan fungsional secara utuh) pada seluruh primary key dari relasi tersebut. Aturan yang berlaku : Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci. c) 3NF, Third Normal Form atau Bentuk Normal Ketiga Sebuah tabel dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga jika semua atribut yang bukan key (non key) dari suatu relasi bersifat mutually independent. dengan demikian tidak ada atribut non key yang bersifat functional dependent terhadap atribut non key yang lain. Aturan yang berlaku : Sudah berada dalam bentuk normal kedua Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya). 2.4 Entity Relationship Diagrams (ERD) ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Dan dengan ERD kita mencoba menjawab pertanyaan seperti; data apa yang kita perlukan? bagaimana data yang satu berhubungan dengan yang lain?

21 ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu : 1. Entiti : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh pelanggan, pekerja dan lain-lain. Seandainya A adalah seorang pekerja maka A adalah isi dari pekerja, sedangkan jika B adalah seorang pelanggan maka B adalah isi dari pelanggan. Karena itu harus dibedakan antara entitii sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi entiti seperti A dan B dalam contoh di atas. 2. Atribut : Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Misalnya atribut nama pekerja dari entity pekerja. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. 3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti siswa dan entiti mata_kuliah adalah mengikuti, sedangkan isi hubungannya dapat berupa nilai_ujian. Jenis-jenis hubungan : I. Relasi Satu ke Satu, yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada suatu entitas himpunan A. Misalnya dalam suatu perusahaan mempunyai aturan satu supir hanya boleh

22 menangani satu kendaraan karena alasan tertentu. Sebaliknya juga satu kendaraan hanya dapat dikendarai oleh satu supir. II. Relasi Satu ke Banyak, yang berarti setiap entitas pada himpunan A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. Misalnya setiap dosen dapat mengajar lebih dari satu mata kuliah, sedang setiap mata kuliah diajar hanya oleh paling banyak satu orang dosen. III. Relasi Banyak ke Satu, yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu himpunan entitas B. IV. Relasi Banyak ke Banyak, yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. Misalnya, entitas mahasiswa dengan entitas kuliah. Setiap mahasiswa dapat mempelajari lebih dari satu mata kuliah. Demikian juga sebaliknya, setiap mata kuliah dapat dipelajari oleh lebih dari satu orang mahasiswa.

23 2.5 Pengertian Inventory Inventory adalah persediaan barang yang digunakan dalam suatu organisasi. Sebuah sistem inventory adalah kumpulan dari kebijakan-kebijakan dan control dari tiap-tiap tingkatan persediaan barang dan menentukan tingkatan mana yang harus dipelihara dan berapa besar jumlah barang yang harus dipesan. Sistem inventory adalah sistem untuk menyimpan record dari sejumlah komoditi pada stock yang menentukan data apa yang harus disimpan, dimana, dan kapan masukkan (input) harus dilakukan. Pengertian lain dari inventoryi adalah sejumlah barang atau bahan-bahan dalam kendali perusahaan yang disimpan untuk beberapa waktu tertentu (idle) atau kondisi yang tidak produktif, menunggu sampai saat digunakan atau dijual. Inventory atau persediaan barang adalah sejumlah komoditas dalam perusahaan yang disimpan dalam waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (Noori, 1997, p424) Istilah inventory dapat diartikan sebagai berikut 1. bahan-bahan persediaan yang dipunyai pada suatu waktu (aktiva yang nyata dapat diukur, dilihat dan dihitung). 2. daftar barang dari semua aktiva fisik. 3. untuk menentukan jumlah barang yang dimiliki. 4. nilai dari persediaan barang yang dimiliki suatu organisasi pada waktu tertentu.

24 2.5.1 Jenis-Jenis Inventory Inventori bisa terdiri dari : a. Persediaan (Supplies) Merupakan bagian dari inventori yang digunakan dalam fungsi normal suatu organisasi yang bukan merupakan bagian dari produk akhir. Contoh : lampu, pensil, kertas, peralatan perawatan barang. b. Bahan Mentah (Raw Materials) Merupakan barang-barang yang dibeli dari supplier untuk digunakan sebagai input bagi proses produksi yang akan menghasilkan produk bagi perusahaan tersebut. Contoh untuk perusahaan computer adalah komponen dari motherboard, layar monitor, USB, cd-room dll. c. Barang Setengah jadi (in-process Goods) Merupakan produk akhir yang baru selesai sebagian, namun akan masih diproses untuk menghasilkan produk tertentu d. Barang Jadi (Finished Goods) Merupakan produk akhir dari rangkaian proses-proses yang berkelanjutan yang pada akhirnya siap dijual, dijual maupun didistribusikan 2.5.2 Istilah Dalam Inventory Beberapa istilah inventori menurut Sugiana (2003) : 1) stock card (kartu stok). Adalah catatan harian stock dimana masukan berupa jumlah barang dari system. Pembelian merupakan penambahan terhadap stock barang sedangkan dari system penjualan merupakan pengurangan.

25 Setiap hari catatan ini perlu diperbarui, meski dengan system kapan saja dapat dilakukan. Jadi bila terjadi transaksi penjualan atau pembelian stock card perlu dibuat. Pencatatan ini mempengaruhi informasi stock pada daftar barang yang telah ada. 2) Stock opname Adalah pemeriksaan antara stock yang berada dalam gudang dengan stock yang ada dalam komputer. Biasanya dilakukan dalam periode tertentu, misalnya sebulan sekali, enam bulan sekali, atau setahun sekali. Dilakukannya pemerikasaan ini dengan tujuan agar dapat diketahui apakah terjadi kesalahan pengiriman, kerusakan barang maupun lainnya, jika terjadi selisih antara stock fisik dengan stock yang tercatat maka akan menjadi biaya. 3) Adjustment stock Setelah dilakukan stock opname maka bila ada barang yang ternyata hilang rusak atau sebagainya maka akan dilakukan penyesuaian terhadap stock fisik yang tercatat pada sistem stock dalam database. 2.6 DFD (Data Flow Diagram) DFD digunakan untuk mendokumentasikan aliran data secara logikal melalui serangkaian proses dan prosedur yang mencakup sumber eksternal dan tujuan data. Kegiatan-kegiatan yang mentransform data dan menyimpan atau mengumpulkannya. Penggunaan DFD melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik. 2.6.1 Simbol dalam DFD Gambar aliran data sebagai modeling tool di populerkan oleh Tom the Marco (1978) dan Gean & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metode analisis sistem terstruktur. DFD dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis

26 maupun manual dengan DFD menggunakan symbol : 1) Entitas Eksternal (terminal) Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink). Entitas eksternal tidak termasuk dalam sistem. Simbol yang digunakan : 2) Proses Menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Proses berfungsi untuk mentransformasikan suatu atau beberapa data masukkan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang digunakan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukkan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering juga disebut bubble. Simbol yang digunakan : 3) Data Flow Menggambarkan aliran data dari suatu entitas ke entitas lainnya. Tanda panah menggambarkan aliran data yang terjadi bisa antara 2 proses yang berurutan, dari data store ke proses atau sebaliknya dari proses ke sink. Simbol yang digunakan :

27 4) Data Store Data Store berfungsi untuk sebagai tempat penyimpanan data. Yaitu proses dapat mengambil data atau memberikan data ke data store. Simbol yang digunakan : 2.6.2 Tingkatan pada DFD Dalam Data Flow Diagram memiliki beberapa tingkatan. Tingkatan ini untuk menjelaskan diagram-diagram agar terlihat lebih jelas dan rinci. Tingkatan-tingkatan dalam DFD dijelaskan dibawah ini. 1. Diagram Konteks Menggambarkan seluruh input ke atau ouput ke system. Diagram konteks ini merupakan level tertinggi dari DFD. 2. Diagram Nol Merupakan rincian dari diagram konteks dan memperlihatkan data store yang digunakan. 3. Diagram Rinci Merupakan rincian diagram diatasnya. Menjelaskan secara rinci dari diagram nol 2.7 SQL ( Structured Query Language) SQL (dibaca "ess-que-el") singkatan dari Structured Query Language (Bahasa Query yang terstruktur). SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dengan database. Menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standard untuk relational database management systems (RDBMS).

28 Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database. Beberapa software RDBMS dan dapat menggunakan SQL, seperti : Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap software database mempunyai bahasa perintah atau sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama. Perintah-perintah tsb antara lain : "Select", "Insert", "Update", "Delete", "Create", dan "Drop, yang dapat digunakan untuk mengerjakan hampir semua kebutuhan untuk memanipulasi sebuah database. 2.7.1 Struktur Dasar SQL Sebuah ekspresi SQL dasar sebenarnya hanya terdiri dari atas 3 klausa, yaitu : select, from dan where. Klausa select digunakan unutk menetapkan daftar atribut (field)yang diinginkan sebagai hasil query. Klausa from digunakan untuk menetapkan tabel (atau gabungan tabel) yang akan ditelusuri selama query data dilakukan. Klausa where yang sifatnya optional, digunakan sebagai predikat (criteria)yang harus dipenuhi dalam memperoleh hasil query. Sintaks (cara penulisan)dari ekspresi SQL dasar dengan 3 klausa tersebut adalah: Select A1[, A2,., An] From t1[, t2,, tm] [ Where P ] dimana :

29 A1, A2,,An merupakan daftar atibut. t1, t2,, tm merupakan daftar tabel. P merupakan predikat query. [ ] merupakan tanda opsional (boleh digunakan, boleh tidak digunakan). 2.8 Alat Bantu Perancangan 2.8.1 State Transition Diagram (STD) Merupakan diagram yang merepresentasikan langkah-langkah perubahan state awal hingga akhir dengan memperlihatkan ketergantungan akan waktu. STD menggambarkan state yang dimiliki sistem komputer dan hal hal yang terjadi sebagai suatu sebab untuk perubahan state ke state lainnya. Diagram state ini mempunyai 2 komponen utama : 1. State, digambarkan dalam bentuk kotak, yang merupakan kumpulan keadaan atau atribut yang mencirikan seseorang atau suatu benda pada waktu atau kondisi tertentu. Gambar : Contoh : pada mesin ATM menunggu nasabah memilih menu atau memasukkan password. 2. Transition State atau perubahan, digambarkan dalam bentuk anak panah. Gambar : Cara membuat state ada 2 langkah : 1.Perhatikan semua state yang mungkin muncul antara hubungan satu dengan yang lain yang mungkin antara mereka.

30 2.Mulai dari state awal kemudian mencari state apa yang bias diteruskan darinya hingga membuat suatu jaringan 2.8.2 Aturan Dalam STD Langkah- langkah aturan dalam membuat STD agar menjadi jelas dan memenuhi kriteria dalam membuat STD adalah : 1. mengidentifikasikan state yang mungkin dari awal atau state inisial. 2. menggambar kotak untuk mewakili setiap state. 3. menamakan panah transisi dengan suatu kejadian. 4. setiap state harus menuju pada state lainnya. 5. menghubungkan state dengan panah menunjukkan transisi 6. membuat aksi yang ada pada tiap kotak. 7. memikirkan reaksi system yang mungkin terdapat kejadian tak terduga. 8. melihat diagram untuk menentukan apa perlu yang diuraikan. 9. melakukan pembahasan untuk ketetapan dan konsistensi a. apakah semuanya telah digambarkan. b. apakah sistem berjalan normal pada semua aksi. c. Apakah semua state telah dapat dituju