LAPORAN EVALUASI PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI Badan Penjaminan Mutu UG
LATAR BELAKANG Universitas Gunadarma (UG) diawali dengan Pusat Pendidikan Ilmu Komputer pada tanggal 7 Agustus 1981 dan pada tahun 1996 menjadi Universitas Gunadarma. Saat ini UG menyelenggarakan 30 program studi dengan jumlah mahasiswa sampai Agustus 2015 tercatat sebanyak 43.056 mahasiswa. Total program studi yang diselenggarakan di UG mulai dari program diploma sampai program doktor sebanyak 33 program studi yang terdiri dari 6 program D3, 16 program S1, 8 program S2, dan 3 Program S3. 33 Program Studi tersebut sudah termasuk tiga program studi jenjang sarjana yang baru berjalan pada tahun ajaran 2016/2017, yaitu Pariwisisata, Ekonomi Syariha, dan Agroteknologi. Program Sarjana bernaung di bawah 7 (tujuh) Fakultas, yaitu Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Ekonomi, Fakultas Teknologi Industri, Fakultas Psikologi, Fakultas Sastra dan Budaya, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, dan Fakultas Ilmu Komunikasi. Jumlah dosen yang sudah memiliki Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN) adalah 1.189 orang. Lokasi kampus tersebar di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya dengan kampus pusatnya secara resmi berlokasi di di Jakarta. Lokasi kampus lainnya tersebar di empat wilayah yang berbatasan dengan domisili Universitas Gunadarma yaitu Jakarta, Depok, Bekasi, dan Tangerang. Lokasi kampus yang tersebar secara geografis sudah diintegrasikan dengan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat menerapkan kebijakan one-stop services untuk pelayanan akademik dan proses pembelajaran. Universitas Gunadarma saat ini memiliki 22 lokasi kampus yang tersebar di 4 wilayah yaitu (a) Depok dan sekitarnya mencakup 10 lokasi (21 gedung), (b) Jakarta sebanyak 2 lokasi (2 gedung); (c) Bekasi mencakup 5 lokasi (7 gedung), dan (d) Tangerang mencakup 2 lokasi (4 gedung). Pemakaian lahan dan bangunan tersebut sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) atau peraturan terkait, termasuk rasio penggunaan terhadap dosen dan mahasiswa. Beberapa fasilitas modern yang sudah tersedia diantaranya gedung perpustakaan pusat yang dilengkapi dengan digital library management system serta langganan e- journal yaitu Springer dan ACM. Universitas Gunadarma juga sudah berlangganan Scopus dan mengelola jurnal online, serta mempunyai Integrated Laboratory dan portal E-Learning yang memungkinkan penerapan self-learning. Sesuai visi institusi dan selaras dengan kebijakan dan program pemerintah Indonesia, salah satu tujuan utama UG dalam jangka pendek adalah peningkatan dan pemerataan akses ke perguruan tinggi melalui penyelenggaraan tata kelola universitas yang baik (good university Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 1 of 11
governance) yang dapat menghasilkan lulusan dengan kompetensi dan relevansi sesuai dengan kebutuhan masyakarat atau dunia industri. Tujuan UG tersebut secara umum sudah pada arah yang benar karena saat ini UG sudah tergolong PTS yang menunjukkan perkembangan positif dan prestasi yang sangat baik. UG menjadi satu dari enam PTS di Indonesia yang mendapat akreditasi institusi A. Jumlah mahasiswa saat ini mencapai 40 ribu mahasiswa yang diampu oleh sekitar 1.174 dosen tetap yang sudah mempunyai NIDN/NIDK. Dari 30 program studi yang diselenggarakan, 21 terakreditasi dengan peringkat A dan 9 program studi terakreditasi dengan peringkat B. Prestasi tersebut menunjukkan kepercayaan masyarakat yang makin meningkat. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI Pengelolaan TIK tentunya tidak lepas dari penggunanya, yaitu civitas akademika. Pengguna tersebut dapat memanfaatkan TIK untuk proses pembelajaran atau layanan akademik untuk semua pemangku kepentingan. Fasilitas TIK untuk dosen, mahasiswa, dan lulusan diintegrasikan dalam proses layanan akademik dan pembelajaran. Kapasitas fasilitas TIK tersebut disesuaikan dengan jumlah pengguna dan deskripsi tugasnya masing-masing yang akan dilayani melalui fasilitas TIK. Kompleksitas pekerjaan dan tingkat integrasi sistem layanannya menjadi salah satu pertimbangan utama dalam merancang dan mengelola fasilitas TIK. Jumlah Dosen Tetap di Universitas Gunadarma sampai pertengahan tahun 2016 tercatat sebanyak 1.189 Dosen Tetap yang sudah memiliki Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN) dan Nomor Induk Dosen Khusus (NIDK). Jumlah dosen yang sudah memiliki pendidikan minimal S2 tercatat sebanyak 944 orang, sisanya sedang dalam tahap penyelesaian program S2, dan lebih dari 200 orang diantaranya sudah memiliki gelar Doktor. Dosen yang sudah memiliki sertifikat pendidik (sertifikasi dosen) hampir mencapai 500 orang. Salah satu tantangan dalam pengembangan dosen yang dikaitkan dengan pengembangan Program Pendidikan di era informasi adalah apakah dosen dapat menjalankan peran fasilitator dalam proses pembelajaran di dalam dan di luar kelas dengan difasilitasi oleh TIK sehingga mahasiswa dapat mencapai kompetensi sikap dan ketrampilan umum yang sudah ditetapkan dalam Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT). Program Studi di Universitas Gunadarma sudah mensosialisasikan peraturan SNPT yang terbaru kepada para dosen, yang ditindaklanjuti dengan perumusan capaian pembelajaran dan pembuatan Rencana Pembelajaran Semester (RPS), termasuk layanan RPS/SAP Online dan daya dukung fasilitas TIK untuk proses pembelajarannya Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 2 of 11
Tata kelola universitas yang baik menjadi salah satu core competency dalam rencana pengembangan institusi. Komitmen tersebut sudah tertuang dalam dokumen Kebijakan dan Pedoman Umum Tata Kelola Universitas yang baik yang sudah disahkan oleh Rektor. Dokumen tersebut menuangkan berbagai praktek yang baik (best practises) dan sistem nilai yang perlu diterapkan oleh setiap satuan akademik dan satuan kerja di lingkungan Universitas Gunadarma. Sebagai contoh, di bidang organisasi, Universitas Gunadarma menerapkan organisasi matrix yang bertumpu pada kohesifitas antar unit atau kerjasama lintas disiplin ilmu serta prinsip resource sharing untuk optimaliasi pemanfaatan sarana dan prasarana. Kebijakan dan pedoman proses pembelajarannya menggunakan pedoman yang sudah ditetapkan dalam tata kelola universitas yang baik yang sudah ditetapkan oleh Rektor. Dalam dokumen tersebut sudah tertuang pedoman umum mengenai tata kelola proses pembelajaran, yang juga dilengkapi dengan pedoman umum mengenai suasana akademik yang kondusif melalui layanan informasi akademik dan pembelajaran. Beberapa layakan akademik dan proses pembelajaran yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat dilihat pada bagian di bawah ini. RANCANG BANGUN DAN PORTOFILIO LAYANAN SISTEM INFORMASI Salah satu sumber daya yang dipergunakan secara bersama adalah Sistem Informasi dengan tetap menunjukkan tingkatan kewenangan dalam pengelolaan informasi mulai dari tingkat institusi sampai program studi dan satuan kerja di bawahnya, termasuk program Magister Sastra. Prinsip sentralisasi sistem informasi tersebut memudahkan agregasi data untuk keperluan analisis internal dan pelaporan ke pihak eksternal. Konfigurasi dan topologi sistem informasi tersebut sudah dituangkan dalam Cetak Biru Pengembangan TIK (UG-ICT Blueprint) yang menjadi backbone untuk implementasi berbagai sistem informasi, Dengan menerapkan kebijakan single sign-on, Sistem informasi manajemen akademik diintegrasikan pada beberapa layanan berbasis internet dan intranet seperti Paper Deposit System di perpustakaan, Online Career Center System, virtual class, digital locker, portal ebook, e-journal, dll. Rancangan pengembangan sistem informasi ditetapkan oleh Biro Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) dalam suatu cetak biru (blue print) Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Universitas Gunadarma. Rancangan tersebut didasarkan pada kebutuhan unit kerja dan program studi di Universitas Gunadarma. Cakupan yang ada dalam cetak biru TIK (ICT Blueprint) 2012-2016 adalah pengembangan intergrated academic Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 3 of 11
information system yang terintegrasi dengan teknologi bergerak dan financial technology modern, perluasan akses Internet yang diarahkan pada program edukasi publik atau ICT for Society serta pengembangan infrastruktur lainnya untuk mengantisipasi teknologi yang lebih canggih seperti IPV6 mobile application. Rancangan tersebut digunakan untuk menyempurnakan dan mengembangkan sebuah sistem yang terpadu dan menyeluruh yang mampu menangkap, mengolah, dan menyajikan informasi yang valid dan up to date dari setiap aktivitas yang terjadi dalam proses akademik. Dengan demikian, diharapkan masyarakat kampus menuju masyarakat informasi (information society) dapat terwujud sesuai dengan visi dan misi Universitas Gunadarma yang telah ditetapkan. a. Sistem Informasi Akademik Terpadu Sistem jaringan komputer Universitas Gunadarma terdiri dari Intranet dan Internet. Jaringan tersebut menghubungkan berbagai lokasi kampus. Konfigurasi jaringan komputer dan koneksi internet dapat dilihat pada gambar berikut. Dengan sistem jaringan tersebut, setiap kampus dihubungkan oleh jaringan intranet dalam bentuk Virtual Private Network (VPN) melalui jaringan Metro Ethernet. Jaringan tersebut dikoneksikan melalui Backbone IIX (Indonesia Internet Exchange) sehingga kecepatan yang transfer data lebih efisien. Setiap lokasi kampus dilengkapi dengan sarana koneksi Wireless Fidelity (WiFi) dengan Access Point untuk koneksi ke jaringan Internet. Hal ini untuk mendukung sivitas akademika untuk dapat dengan Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 4 of 11
mudah terkoneksi ke sistem jaringan. Dukungan sistem jaringan komputer dengan kapasitas bandwidth yang sangat memadai tersebut memungkinkan program studi untuk menyelenggarakan seminar yang bersifat teleconference. Sistem Informasi Akademik Terpadu (UG Integrated Academic Information System) yang mengelola data dan informasi akademik yang mencakup data mahasiswa, proses pembelajaran, penilaian, dan informasi aka b. Pengembangan Softskill berbasis Portofolio Digital Upaya peningkatan mutu akademik diarahkan pada penguatan delapan standar nasional pendidikan yang tertuang dalam Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Salah satu ciri khusus atau kekuatan inti institusi adalah bahwa Universitas Gunadarma mempunyai standar tersendiri untuk tata kelola TIK yang tertuang dalam Cetak Biru Pengembangan TIK, yang salah satu aspeknya adalah sistem pembelajaran berbasis TIK, termasuk untuk pengembangan softskill. Sistem pendukung program ini adalah portofolio mahasiswa digital yang mendapat penghargaan the best innovation pada ajang Smart Campus di tingkat nasional dan nominasi Blended Learning Innovation di tingkat internasional pada ajang Reimagine Education di Amerika Serikat pada Desember 2014. Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 5 of 11
Universitas Gunadarma pernah mendapat penghargaan nasional The Best Innovation dalam ajang Smart Campus untuk sistem portofolio mahasiswa digital yang merupakan rekam jejak aktifitas pembelajaran mahasiswa di luar kelas. Universitas Gunadarma juga sudah mengembangkan Virtual Class khusus untuk pengembangan softskill. c. Pembekalan berbasis TIK Untuk memperkuat proses pembelajaran di luar kelas, saat ini Universitas Gunadarma sudah menjalin kerjasama dengan berbagai asosiasi profesi atau vendor teknologi untuk menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan yang dilengkapi dengan sertifikasi profesi atau keahlian penguasaaan teknologi di tingkat nasional dan internasional. Universitas Gunadarma juga sudah membuat kelompok kerja yang terus melakukan pengembangan kurikulum yang dapat memenuhi berbagai tuntutan kompetensi di industri. Beberapa asosiasi yang sudah bekerjasama tersebut diantaranya Oracle, Cisco, SAP, Asosiasi di industri keuangan, serta lembaga konsultan di sektor properti, sipil, dan elektro. d. Purwarupa SKPI Online Keberhasilan atau kiprah alumni menjadi salah satu faktor yang mendorong peningkatan minat masyarakat yang dapat dilihat dari perkembangan calon mahasiswa yang terus menunjukkan peningkatan dari tahun ke tahun. Namun yang perlu dicermati adalah apakah lulusan tersebut telah menunjukkan sikap dan ketrampilan umum yang sesuai dengan SNPT. Evaluasi profil lulusan untuk aspek tersebut secara parsial telah dilakukan oleh beberapa program studi yang dikaitkan dengan rencana pengembangan kurikulum. Namun evaluasi khusus mengenai nilai-nilai yang berkaitan dengan pengembangan softskill akan didokumentasikan melalui portofolio mahasiswa digital yang merupakan cikal bakal untuk SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah) Online. e. Program pembelajaran dengan menerapkan Virtual-Class Sistem ini merupakan luaran utama dari hibah Institutional Support System pada proyek TPSDP yang saat ini baru diberlakukan secara selektif untuk beberapa mata kuliah atau beberapa dosen terpilih di seluruh program studi. Sistem V-Class tersebut bersifat sukarela dan saat ini sudah digunakan oleh lebih dari 300 dosen pada sebagian besar program studi di Universitas Gunadarma. f. Pengembangan E-Book interaktif Sistem ini merupakan salah satu luaran dari hibah pendidikan jarak jauh dari Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Dirjen Dikti, pada Kementerian Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 6 of 11
Pendidikan Nasional sebelumnya. Layana ebook.gunadarma.ac.id. ebook ini dapat diakses di g. Aplikasi UG in Your Hand. Salah satu luaran insentif dari Direktorat Pembelajaran-Dirjen DIKTI Kementerian Pendidikan Nasional. Sistem ini dapat dimanfaatkan untuk akses layanan akademik. Sistem ini memperoleh nominasi Best Teaching Delivery pada ajang Reimagine Education di Amerika Serikat pada Desember 2014. h. Sistem Career Center dan Job Placement Center. Sistem ini merupakan luaran dari hibah TPSDP (Technological and Professional Skill Development Project) yang sampai saat ini digunakan untuk job matching dan tracer study secara berkelanjutan oleh seluruh program studi di Universitas Gunadarma. EVALUASI PEMANFAATAN FASILITAS TIK Pada tahun ajaran 2015/2016 BAPSI secara umum telah melaksanakan kegiatan dengan lancar dan sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan kegiatan BAPSI mengacu kepada rencana pengembangan jangka panjang, yang disebut dengan Cetak Biru TIK 2012-2016 dengan sasaran utamanya memperkuat TIK untuk masyarakat sebagai tahap pengembangan berikutnya setelah pengembangan TIK untuk kepentingan civitas akademika telah dilaksanakan dengan baik. Laporan eva,uasi pengelolaan atau pemanfaatan TIK meliputi dua aspek yaitu evaluasi pelaksanaan kegiatan dan rencana pengembangan. Kegiatan rutin mencakup pengembangan layanan berbasis web yang baru, pemutakhiran konten website satuan kerja dan paper repository/e-journal, pemeliharaan dan monitoring jaringan komunikasi data, sosialisasi fasilitas ICT ke dosen dan mahasiswa, penanganan keluhan pada sistem helpdesk online, serta support system berbagai aplikasi untuk proses akademik dan pembelajaran. Pengembangan sistem diharapkan dapat melengkapi portofolio aplikasi dan perluasan layanan akademik dan proses pembelajaran di Universitas Gunadarma, baik untuk dosen, mahasiswa, alumni, satuan akademik, atau masyarakat umum dengan menerapkan prinsip desentraliasi pengisian konten dan kebijakan open concent. a. Evaluasi jaringan komputer dan telekomunikasi data Beberapa kegiatan rutin yang sudah dilaksanakan diantaranya (1) perluasan pemasangan jaringan komputer dan komunikasi data antar Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 7 of 11
kampus, termasuk penambahan WiFI pada lokasi baru, (2) Meningkatan kapasitas koneksi internet IIX dengan kapasitas 300 Mbps, (3) Memelihara koneksi Open IIX dengan kapasitas 2 Gbps untuk test TOEFL dengan Pro Metrics Amerika Serikat dan Ujian Online TPA dan TOEP dari DIKTI, (4) Pembenahan co-location center, (5) pengembangan mirror dan open storage bekerjasama dengan Tucows dan Open Upload untuk menaikkan traffic ke UG, (6) penguatan open storage system dan server untuk layanan informasi akademik, dan (7) interkoneksi kampus J2, J3, J4 dan J5, Kampus L2, Kampus K, dan Kampus F ke jaringan internet. Total kapasitas internet global adalah 300 Mbps untuk koneksi internasional yang terdiri 130Mbps via Kampus D, 20 Mbps via backup link Indosat di OIXP, 20 Mbps via POP telkom di OIXP. Sejauh ini, infrastruktur jaringan komputer dan komunikasi data dapat mendukung proses akademik, meskipun pada saat peak time, para pengguna merasakan kelambatan dukungan koneksi dan sistem informasi berbasis web. b. Penyempurnaan Sistem Informasi Akademik Terpadu Pada tahun 2015/2016 Sistem Informasi Akademik terpadu telah mengalami beberapa penyempurnaan fitur layanan. Penyempurnaan tersebut berdasarkan masukan dan analisis kebutuhan dari pengguna sistem yaitu program studi, bagian sidang, dan bagian wisuda, serta bagian lain yang memanfaatkan sistem akademik tersebut. Beberapa penyempurnaanya yang dilakukan pada tahun 2015/2016 telah diimplementasikan sebagai berikut: (1) Pengembangan prototype student locker untuk program Pasca ; (2) Pengembangan virtual-class untuk mata kuliah softskill; (3) Pengembangan video conference berbasis mobile technology; (4) penyempurnaan aplikasi UG in Your Hand; (5) Pengembangan prototype sistem disposisi berbasis web; dan (7) implementasi portal e-book. Salah satu aspek yang mendapatkan perhatian utama dalam kegiatan tahun ajaran kali ini yaitu pengamanan sistem informasi dengan menyempurnakan Sistem dan Prosedur dalam pengamanan jaringan dan sistem informasi akademik. c. Penyempurnaan Beberapa Layanan Informasi Berbasis web Saat ini jumlah subdomain yang dikelola oleh BAPSI adalah sebanyak 120 subdomain. Sebagian besar dari subdomain tersebut sudah didesentralisasikan dalam pengisian kontennya. Pada tahun ajaran 2015/2016 BAPSI telah menerapkan hasil pengembangan dan penyempurnaan layanan berbasis web yang dilaksanakan pada tahun sebelumnya, yaitu:(1) Pengembangan aplikasi untuk mendukung perkuliahan mata kuliah bermuatan softskill (2) Pengembangan jurnal elektronik untuk karya ilmiah mahasiswa; (3) Pengembangan media komunikasi online atau majalah online untuk fakultas ilmu komunikasi; dan Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 8 of 11
(4) Pengembangan website untuk program studi S1 Ilmu Komunikasi dan S3 Psikologi. d. Penyediaan dukungan sistem virtual class V-Class merupakan perkuliahan pengganti kelas yang pada Tahun Ajaran 2015/2016 dilakukan 3 kali dalam satu semester yang pelaksanaannya ditentukan oleh dosen. Prosedur pelaksanaan vclass sama halnya seperti perkuliahan konvensional atau tatap muka kelas hanya saja dilakukan dengan menggunakan sistem berbasis web yang mempunyai alamat URL http://v-class.gunadarma.ac.id. Gambar di bawah ini merupakan tampilan utama dari sistem V-Class. Pelaksanaan vclass pada tahun ajaran 2015/2016 melibatkan 15 program studi dengan penugasan dosen vclass sebanyak 289 orang pada semester PTA 2015/2016 dan 346 orang pada semester ATA 2015/2016. Berdasarkan penugasan dosen vclass tsb, jumlah mata kuliah yang diampu oleh dosen vclass untuk seluruh program studi sebanyak 128 mata kuliah pada semester PTA 2015/2016 dan 152 mata kuliah pada semester ATA 2015/2016. Distribusi dosen dan matakuliah untuk masingmasing program studi dapat dilihat pada tabel berikut ini. Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 9 of 11
e. Pelayanan penyebaran informasi dan publikasi berbasis web Salah satu unit kerja di bawah BAPSI yang bertugas menangani keluhan layanan TIK adalah Media dan Information Center. Salah satu jenis keluhannya adalah layanan studentsite oleh mahasiswa. Keluhan mengenai studentsite ini secara umum relatif lebih banyak dibandingkan dengan keluhan staff terhadap layanan nustaffsite atau staffsite. Rincian jumlah & jenis keluhan selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut. Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 10 of 11