BAB 2 ANALISIS KONDISI EKSISTING TIK UNHAS DAN KECENDERUNGAN PERKEMBANGAN TIK

Transkripsi

1 BAB 2 ANALISIS KONDISI EKSISTING TIK UNHAS DAN KECENDERUNGAN PERKEMBANGAN TIK Pengembangan TIK yang dilakukan oleh Unhas dalam kurun waktu harus memperhatikan kondisi eksisting TIK. Dalam bab ini akan diuraikan berbagai kondisi TIK yang ada di lingkungan Unhas dalam aspek SDM, Organisasi, dan Tata kelola TIK; aspek Infrastruktur TIK; aspek Aplikasi dan Sistem Informasi; aspek Layanan Lain Berbasis TIK. Di bagian akhir bab ini akan dipaparkan singkat mengenai kecenderungan perkembangan TIK. 2.1 SDM, Organisasi, dan Tata Kelola TIK Sumber Daya Manusia Unhas memiliki banyak potensi SDM yang memiliki pemahaman TIK dengan baik, tapi sumber daya pengelola TIK yang tersedia di Unhas masih belum mencukupi dalam hal kecepatan respon terhadap kebutuhan TIK yang semakin meningkat. Sehingga dibutuhkan SDM (staf teknis) yang dikhususkan untuk pengelolaan TIK baik di pusat maupun di unit kerja. Sudah ada SK Rektor berkaitan dengan Pembentukan Tim ICT yang akan mempermudah koordinasi sampai level unit kerja tetapi belum ada yang mempunyai tugas khusus TIK (Pelayanan TIK masih merupakan tugas tambahan) Organisasi PTIK Struktur organisasi yang mengatur organisasi PTIK ditetapkan dalam Keputusan Rektor Nomor 671/H4/P/2007 yang di dalamnya mengatur pembagian tugas pokok dan fungsi menjadi 4 (empat) divisi bidang: Pelayanan Internet dan Jaringan Kampus, Sistem Informasi Terpadu, Infrastruktur E-learning dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Akan tetapi permasalahan pembagian bidang kerja masih muncul, contohnya fungsi-fungsi TIK umum seperti meja layanan (help desk) terhadap pengguna, pengamanan sistem, dan penanganan sistem pencadangan data (backup) terduplikasi di empat bidang tersebut. Permasalahan lain adalah tidak tersedianya staf teknis yang memadai untuk membantu melakukan tugas-tugas tersebut. 10

2 PTIK Unhas telah menyelenggarakan layanan TIK, diantaranya adalah: (1) Layanan Jaringan yang terdiri atas pemeliharaan hardware, sistem operasi, cabling dan switching, routing, penataan/pemetaan topologi jaringan, pelatihan pengoperasian jaringan. (2) Layanan Sistem Informasi yang terdiri atas web hosting aplikasi TI, bantuan teknis operasional sistem informasi, sistem back up, layanan instalasi software aplikasi, menggembangkan aplikasi khusus yaitu sistem informasi akademik (AIS), pelatihan operasional aplikasi AIS. (3) Layanan Teknologi Komunikasi yang terdiri atas layanan dan web server, dan internet global. (4) Pelatihan-pelatihan SDM (Tim ICT) berkaitan dengan layanan TIK. Kendala organisasi yang bisa teridentifikasi diantaranya adalah: Belum adanya kebijakan atau panduan khusus untuk layanan TIK. Tidak ada tim khusus yang diberi tugas merumuskan Layanan TIK ad hoc. Akibatnya layanan diberikan dengan penugasan ad hoc sehingga tidak ada penjaminan kualitas layanan secara terstruktur dan berkesinambungan. Bentuk-bentuk layanan ad hoc kurang terdokumentasikan dengan baik. Akibatnya setiap kali ada permintaan baik yang sifatnya baru maupun serupa dengan layanan yang pernah diberikan sebelumnya selalu dilayani tanpa acuan. Model koordinasi yang kurang optimal dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan layanan TIK maupun penetapan anggaran organisasi. Ketersediaan staf teknis yang kurang memadai Tata Kelola Layanan TIK Perkembangan teknologi baru yang tersedia dan peningkatan kebutuhan pengguna akan pelayanan TIK dengan tingkat pelayanan yang baik, mengharuskan Unhas memiliki arah dan strategi pengelolaan TIK. Arah dan strategi diperlukan untuk menjaga agar implementasi dan pengelolaan TIK yang berkembang baik di level universitas maupun di level unit-unit kerja dapat bersinergi untuk memberi layanan TIK yang efisien dan efektif bagi seluruh stakeholders. Karena implementasi TIK ini memerlukan biaya yang cukup besar dan disertai resiko kegagalan yang tidak kecil, maka TIK harus dikelola selayaknya aset lainnya. 11

3 Pengembangan dan implementasi TIK di Unhas akan dapat dilakukan dengan baik apabila ditunjang dengan suatu tata kelola layanan TIK yang melingkupi perencanaan, pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan. Karakteristik tata kelola layanan TIK yang dibutuhkan adalah terintegrasi, merupakan acuan ataupun tindak lanjut terhadap keputusan-keputusan TIK yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TIK dalam rencana strategis Unhas. Beberapa draft kebijakan dan kebijakan yang telah disusun terkait dengan tata kelola TIK Unhas diantaranya adalah: Draft Kebijakan ICT Unhas Draft Peraturan Pemakaian TIK di Lingkungan Kampus Peraturan pemakaian TIK di lingkungan kampus sudah mulai diatur dan distandarisasi. Penggunaan fasilitas , web hosting, hotspot dan jaringan intranet kampus diatur dengan peraturan tertentu. Beberapa unit kerja menerapkan peraturan-peraturan khusus untuk memenuhi aspek kebutuhan dan keamanan yang diaturnya sendiri. Secara tertulis peraturan pemakaian TIK di lingkungan kampus sudah tersedia untuk fasilitas-fasilitas utama, sedangkan untuk layanan yang bersifat ad-hoc menggunakan peraturan yang bersifat konvensional. 2.2 Infrastruktur TIK a. Komunikasi Data a.1 Intranet Unhas Tulang punggung jaringan komunikasi data Kampus Unhas dilayani dengan teknologi Gigabit Ethernet pada jaringan kabel serat optik, dan teknologi yang lain yang terhubung melalui gateway kampus Unhas ke Internet melalui internet provider utama dan ke perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui jaringan Inherent. Beberapa kendala yang teridentifikasi pada infrastruktur intranet Unhas diantaranya adalah: Sistem jaringan komunikasi data kampus dibangun dengan topologi hierarchical star yang apabila ada satu jalur terputus dapat mengakibatkan matinya konektivitas pada banyak unit kerja. 12

4 Sistem pencadangan catu daya berlapis (UPS dan genset) hanya terpasang di pusat pengendali jaringan di PTIK yang mengakibatkan kematian listrik di tempat lain berdampak pada peralatan jaringan di tingkat distribusi dan akses. Pengembangan jaringan di tingkat unit kerja tidak selalu berkoordinasi dengan PTIK yang mengakibatkan sulitnya pemantauan penggunaan komputer, kebutuhan bandwidth menjadi kurang efektif dan akibat lainnya. b.2 Akses Internet dan Jaringan Perguruan Tinggi Inherent Gateway jaringan komunikasi data Kampus Unhas terhubung ke Internet melalui internet provider dan Perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui jaringan Inherent. Gambar 2.1 menunjukkan secara umum topologi jaringan yang saat ini ada di Unhas. Gambar 2.1 Topologi Jaringan Kampus Unhas 13

5 Jaringan Kampus Unhas terhubung ke Perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui jaringan Inherent seperti ditunjukkan oleh Gambar 2.2. Gambar 2.2 Skema Koneksi Inherent Beberapa kendala yang teridentifikasi dari kondisi akses Internet dan koneksi Inherent diantaranya adalah: Koneksi gateway Internet diambil dari satu internet service provider yang mengakibatkan munculnya permasalahan jaringan apabila ISP tersebut sedang ada gangguan/tidak berfungsi yang mengakibatkan terganggunya akses global internet kampus. Belum ada organisasi khusus yang menangani keperluan Inherent; akibatnya, kebutuhan layanan Inherent baik internal Unhas maupun perguruan-perguruan tinggi lain belum terlayani secara optimal. Managemen user yang belum dilakukan sehingga rentan terhadap penggunaan yang tidak diinginkan sehingga pemanfaatan bandwidth menjadi kurang optimal. 14

6 b. dan Web Hosting Prinsip utama yang digunakan adalah bahwa data lebih berharga daripada data storage. Oleh karena itu layanan yang disediakan lebih dioptimalkan agar segenap civitas akademika unhas dapat menyimpan informasi dalam bentuk digital sebanyak-banyaknya di server milik Unhas sendiri. Prinsip tersebut perlu menjadi strategi utama terutama berkaitan dengan penggunaan alamat dengan domain unhas.ac.id beserta pemanfaatan hostingnya. Saat ini terdapat beberapa kategori pengguna domain unhas.ac.id, yaitu: Kelembagaan, Dosen, dan Karyawan. Penggunaan dan web hosting di bawah domain unhas.ac.id dapat digunakan sebagai indikator tingkat penggunaan TIK di kampus dan sekaligus, dengan melihat penggunaan dan web hosting yang tidak berdomain unhas.ac.id, dapat digunakan sebagai indikator kepercayaan civitas kademika Unhas atas kualitas layanan TIK. Kebanyakan pengguna masih menggunakan eksternal dengan alasan kemudahan akses secara internasional serta besarnya quota space yang disediakan. Untuk web hosting Unhas menampung homepage untuk kelembagaan tingkat universitas/fakultas dan Dosen. Belum bisa diidentifikasikan dengan jelas tingkat pemakaian dan kekinian informasi yang terpajang, tetapi secara sekilas beberapa jarang di-update dengan rutin. Beberapa kendala yang bisa diidentifikasikan dari kondisi dan web hosting di Unhas di antaranya adalah: Layanan dan web hosting Unhas masih diberikan berdasar permintaan, bukan bagian dari program berkelanjutan. Server-server dan web hosting diadakan dengan space tertentu, sedangkan layanan free mail dan web hosting di Internet sudah mengarah ke unlimited usage sehingga banyak civitas akademika yang lebih menyukai layanan dan web hosting di luar Unhas. Hal ini mengakibatkan Unhas kehilangan kesempatan untuk membangun knowledge repository kampus yang lengkap/utuh. Dibutuhkan strategi yang kuat dan layanan yang optimal untuk bisa mengatasi masalah tersebut. 15

7 Sistem pencadangan data hanya dirancang secara ad hoc, sehingga apabila terjadi kerusakan, pengembalian data-data pengguna dari cadangan tidak dapat dilakukan sepenuhnya. 2.3 Aplikasi dan Sistem Informasi Penggunaan sistem bantu kerja office di lingkungan Unhas terdiri atas 2 (dua) platform yaitu software berlisensi dan opensource. Sementara itu software aplikasi Unhas yang dikembangkan baik secara swadaya maupun melalui kontrak kerja dengan pihak penyedia jasa pengembangan software eksternal dikembangkan dengan platform opensource. Tabel 2.1 menunjukkan data sistem informasi yang telah dikembangkan berikut teknologi yang digunakan untuk mengembangkan masing-masing sistem. Tabel 2.1 Data Sistem Informasi di Lingkungan Unhas No Jenis Sistem Informasi Sistem/Akses DBMS Keterangan Pengembangan) Lingkungan (beroperasi/tidak Pemrograman beroperasi/tahap 1. Sistem Informasi Akademik (AIS) Informasi Akademik/ lokal MySQL PHP Beberapa beroperasi 2. E-Learning (LMS) Managemen Pembelajaran/ lms.unhas.ac.id MySQL PHP beroperasi Sistem Informasi Manajemen Unhas tersebut masih terus dikembangkan dan masing-masing bagian dituntut untuk melakukan penyesuaian dengan cepat agar integrasi seluruh data semakin cepat terwujud. Kendala yang mungkin terjadi dikarenakan integrasi sistem-sistem tersebut masih dibangun dari sisi pengembang sistem, bukan dari sisi manajemen universitas sendiri. Hal ini mengakibatkan kebutuhan integrasi yang diharapkan universitas sejauh ini belum terakomodasikan dengan baik. Berikut adalah gambaran Sistem Informasi Akademik yang telah dikembangkan hingga saat ini. Sistem Informasi Akademik (AIS Unhas) dikembangkan dengan basisdata MySQL dan sistem pemrograman PHP. Data mahasiswa yang tersedia adalah data mahasiswa berkaitan dengan proses akademik. Proses akademik yang direkam 16

8 dalam format KRS/KHS, Transkrip dikerjakan masing-masing unit kerja yang melaksanakannya dengan SDM yang belum sepenuhnya dipersiapkan. Kelemahan AIS Unhas adalah belum sepenuhnya mencakup sistem yang sesuai kebutuhan semua program studi. Akibatnya, program-program studi mengejar kelengkapan keperluannya dengan mengembangkan sistem sendiri. Hal ini membuat integrasi informasi akademik semakin rumit. Selain itu pencatatan kewajiban keuangan mahasiswa tidak terkait langsung dengan kegiatan registrasi pada AIS Unhas sehingga status bayar aktivitas perkuliahan tidak terpantau secara real time. Dengan melihat kondisi sistem-sistem informasi di atas, maka secara umum dapat dikatakan bahwa kurang adanya perhatian khusus yang memadai pada nilai perangkat lunak yang sudah dikembangkan. 2.4 Layanan Lain Berbasis TIK Layanan lain berbasis TIK seperti informasi Akademik melalui pesan singkat pernah berjalan dengan bekerja sama dengan Telkomsel, namun karena database yang tidak diremajakan setiap waktu maka layanan ini dihentikan. Permasalahannya terletak pada SDM (staf teknis) yang belum dipersiapkan dengan tugas khusus TIK. 2.5 Kecenderungan Perkembangan TIK Pada Umumnya Perkembangan TIK pada umumnya mempunyai kecenderungan berikut ini: Ubiquitous web presence teknologi penyediaan akses dari hampir semua tempat ke Internet semakin berkembang. Semakin mudahnya akses akan dibarengi munculnya berbagai komunitas dan semakin maraknya konten informasi. Sebagai tambahan bahwa individu-individu sangat mengharapkan akses dengan kualitas yang baik, dan mendapatkan informasi yang sesuai dan valid saat dibutuhkan dari sumber yang dapat dipercaya. Rapid connectivity jaringan dengan kecepatan yang cepat, bisa diakses secara remote, dan semakin dibutuhkannya penyediaan akses melalui wireless tanpa masalah. Increasing freedom with mobile devices semakin bertambahnya pengguna yang memilih perangkat-perangkat wireless yang portable dan kecil untuk keperluan komputasi dan akses informasi. Sebagai tambahan bahwa perangkat- 17

9 perangkat tersebut menyediakan kapasitas yang lebih dan fungsional yang beragam dalam satu perangkat tersebut. 24/7 Service Expectations layanan untuk mengantisipasi kesulitan pengguna dan dukungan bantuan selama 24 jam per hari dan 7 hari per minggu. Electronic Commerce pengguna mengharapkan produk dan layanan yang sesuai selalu tersedia dengan sistem transaksi online yang aman dan terpercaya. Sophisticated applications pengguna berkembang semakin besar dengan tuntutan semakin tinggi, aplikasi-aplikasi dengan platform umum, dan kemudahan dalam penggunaan alat-alat bantu multimedia sehingga sangat mempengaruhi teknologi pembelajaran termasuk diantaranya LMS (Learning Management System) dan CMS (Course Management System). Isu Khusus Berkaitan dengan TIK Perguruan Tinggi Ada 4 (empat) pertanyaan yang mendasari isu khusus berkaitan dengan TIK Perguruan Tinggi: 1) Isu yang paling penting untuk meraih kesuksesan TIK Perguruan Tinggi? 2) Isu TIK yang mempunyai potensi yang paling signifikan? 3) Isu TIK yang harus dikerjakan pemimpin-pemimpin TIK dan membutuhkan waktu khusus? 4) Isu TIK yang membutuhkan keterlibatan sumber daya Perguruan Tinggi terbesar? Jawaban dari empat pertanyaan di atas merupakan titik perhatian utama TIK untuk Perguruan Tinggi yang meliputi: Managemen Pengguna dan Managemen Keamanan. Pengembangan Civitas Akademika (SDM) yang meliputi juga dukungan yang baik dan pelatihan-pelatihan. Sistem Administrasi/Enterprise Resource Planning (ERP) yang meliputi seluruh proses bisnis yang ada. Online Student Services/Enterprise Portals. Pemeliharaan Infrastruktur Jaringan. E-Learning. Strategi-Strategi Pembelanjaan TIK. 18