COVER BAB III
1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT XYZ adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang IT Consultant penyedia layanan Jasa Sistem Integrator khusus nya bagi FSI Industry. Perusahaan ini berada di Kawasan Sudirman, Jakarta Indonesia. PT XYZ berpengalaman menangani pengerjaan IT Infrastucture, aplikasi, telekomunikasi dan lainnya. Lingkup pekerjaan yang dilakukan dalam Integrasi sistem jaringan meliputi Instalasi sistem, implementasi dan komisioning, termasuk manajemen proyek serta sistem operasi dan pemeliharaan. Beberapa layanan dari PT XYZ sebagai berikut : Layanan Jaringan Gambar 3.1 Layanan Network
2 Layanan Cloud Gambar 3.2 Layanan Cloud Layanan Konsultasi ICT Gambar 3.3 Layanan ICT Consulting Layanan Managed services Gambar 3.4 Layanan Managed Services
3 Layanan ICT Operations Gambar 3.5 Layanan ICT Operations Keyakinan yang di miliki PT XYZ adalah kemampuan dan kerjasama untuk menyediakan solusi terbaik bagi setiap kebutuhan IT berdasarkan ketelitiann dan pengalaman dalam dunia bisnis. Saat ini terdapat 2 Divisi yang berkepentingan mengerjakan proyek pada PT XYZ yaitu : 1. System Integrator Division, Divisi ini berfokus pada hal hal teknis dalam pembangunan proposal teknis, Instalasi IT Infrastructure, aplikasi maupun pengembangan ekspansi IT dan Data Center. 2. Product Division, Divisi ini berfokus pada pengembangan layanan jaringan ISP, metro-e, MPLS, Point to Point dan Arcstar yang nanti nya Para Staff divisi ini akan di tempatkan di perusahaan perusahaan yang menggunakan layanan Local Support. Gambar 3.1 Visi 2020 PT XYZ
4 3.2 Struktur Organisasi Dalam sebuah organisasi terdapat struktur organisasi. Struktur organisasi adalah suatu susunan kepengurusan berdasarkan fungsi, wewenang, tugas dan tanggung jawab dari masing-masing kegiatan pada sebuah organisasi. Struktur organisasi dibentuk untuk mewujudkan Visi dan Misi perusahaan dimana setiap pekerjaan dilakukan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab secara efektif dan efisien. Berikut adalah struktur organisasi PT. XYZ : CEO Matsuo.X Maintenance GAD Manager SI D Manager Sales Manager Manager Heintje.X Kawakita.X Tokuhisa.X Yamamoto.X Finance and Accounting Ade.X Project Manager Benny X Account Manager XXX Carrier Manager Konagaya.X Legal Ayu.X Presales Fukuta.X Account Manager XXX NOC Manager Luthfi.X Human Resources IT Support Wahyo.X Radityo Engineer Wira.X Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT XYZ Untuk System Integrator Division sendiri di bagi lagi menjadi beberapa bagian utama yaitu: 1. Project management, menjaga pengerjaan setiap proyek IT tetap tepat waktu sesuai dengan ekspektasi dari customer dan Account Manager dan melaporkan situasi terbaru terkait dengan proyek, mengontrol manajemen proyek, mengelola dan melaporkan progress setiap proyek kepada klien secara rutin 2. Presales, Menganalisa dan membuat lingkup proses kebutuhan, proses bisnis, dan menciptakan design pengembangan IT customer, dan dokumentasi. Presales juga membantu menarik business user menjadi technical representative. Selain itu Presales juga merangkap tugas menjadi seorang quality control yang berfokus pada keseluruhan tanggung jawab dari
5 quality control, mulai dari peerencanaan, pembuatan proposal, testing, pelaksanaan hingga mendokumentasikan semua kebutuhan customer. 3. Engineer, membangun software aplikasi sesuai kebutuhan bisnis perusahaan customer dan sesuai dengan requirement yang di lakukan oleh presales. Engineer juga membantu mempertahan jalan nya setiap proyek. 3.3 Bisnis Proses Sistem Berjalan Saat ini sebenarnya perusahaan sudah memiliki manajemen proyek sendiri, namun dalam pengerjaan nya beberapa proses masih dilakukan secara manual. Berikut penjelasan untuk proses manajemen proyek saat ini: 1. Project Manager yang memperoleh proyek baru akan membuat proyek quotation dan timeline untuk kemudian didiskusikan bersama Presales ketika ruang lingkup, jadwal penawaran harga dan solusi sudah sesuaii maka akan selanjut nya dilakukan kesepakatan bersama 2. Ketika persutujuan sudah dilakukan, Project Manager akan menjelaskan ruang lingkup proyek yang di sepakati loleh customer secara garis besar kepada Presales. 3. Presales selanjutnya bertanggung jawab untuk melakukan requirement terkait proyek tersebut. 4. Presales kemudian mendokumentasikan hasil requirement dan menyimpan nya didalam share folder perusahaan. Folder Project ini bertujuan untuk menyimpan seluruh dokumen yang dibutuhkan selama pengerjaan proyek. Share folder dibuat sesuai dengan nama masing masing proyek dalam setiap folder customer sehingga folder dokumen yang ibutuhkan lebih teratur. 5. Dokumen dari presales selanjutnya dibaca dan di implementasikan oleh engineer. Setiap kegiatan yang kerjakan oleh Engineer akan diperbaharui dan digabungkan dalam Team Foundation Server (TFS). TFS menyimpan hasil pengerjaan dari proyek yang dikerjakan oleh perusahaan. 6. Setelah Pengerjaan proyek selesai. Engineer akan memberitahui Presales untuk melakukan pengecekan dan testing dan kemudian Engineer akan memperbaiki pengerjaan jika ada scope of work yang belum perbaiki atau dikerjakan.
6 7. Setelah Scope of Work dari Proyek telah dikerjakan dan dinyatakan sesuai dengan requirement oleh Project Manager, maka customer akan segera dihubungi untuk melakukan UAT untuk Proyek skala besar atau penandatanganan Completion Report atau Berita Acara Serah Terima(BAST). Pada dasarnya, Project Manager dan Presales dapat mengerjakan lebih dari satu proyek dalam kurun waktu yang bersamaan, sehingga sangat dibutuhkan manahemen proyek untuk tetap dapat mencapai deadline pengerjaan proyek. Selama pengerjaan proyek, terdapat Lync atau Cisco Webex yang digunakan untuk sebagai media chatting dalam pengerjaan proyek. Anggota tim proyek akan membuat kesepakatan atas media apa yang mereka butuhkan selama pengerjaan proyek berjalan. Selain itu pihak manajemen juga masih mensupervisi proses dari setiap proyek yang berjalan secara manual dengan bertanya langsung pada Manajer Proyek maupun Presales.
7 Dibawah ini merupakan kondisi dan gambaran manajemen proyek saat ini Memperoleh Proyek Membuat project quotation dan timeline Melakukan diskusi dan melakukan kesepakatan dengan pihak client Melakukan requirement kepada customer Menjelaskan proyek secara garis besar kepada Presales Membuat seluruh dokumentasi perencanaan proyek dan menyimpan nya dalam sharefolder Membaca dokumen proyek dan melakukan diskusi proyek dengan presales menggunakan media chatting yang lain nya Melakukan implementasi dan menggabungakan nya dalam share folder no Sudah bisa di testing? yes Melakukan manual testing Beritahu Presales bahwa project scope of work telah dilakukan dan sudah bisa di testing Membuat daftar perbaikan dan meberikan kepada engineer Melakukan perbaikan dan penyempurnaan yes Melakukan pengecekan setelah perbaikan no Masih diperlukan perbaikan? Melakukam UAT / COC Gambar 3.3 Gambaran dan Kondisi Manajemen Proyek saat ini.
8 3.3 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil analisa pada kondisi saat ini di PT XYZ, permasalahan yang dihadapi dalam manajemen proyek adalah sebagai berikut : 1. Keseluruhan dokumen terkait proyek masih disimpan dalam share folder lokal, sehingga tidak dapat diakses jika sedang berada di luar kantor. 2. Timeline yang dirancang oleh project management belum sinkronisasi dengan timesheet sehingga kesesuaian antara proyek yang dikerjakan dengan timesheet yang di isi oleh karyawan tidak dapat terlihat. 3. Tidak ada media tertentu yang menghubungkan dokumen terkait pengerjaan proyek dengan aplikasi untuk berdiskusi antar anggota tim. 4. Status dari setiap proyek lain nya hanya dapat diketahui oleh management dengan menanyakan langsung dengan anggota tim terkait. 3.4 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah diatas, solusi yang diajukan oleh penulis untuk membuat rancangan sistem manajemen proyek berbasis web yang berguna untuk : 1. Merancang sistem yang berguna untuk membuat seluruh dokumentasi proyek nanti nya dapat dipisahkan per proyek terkait dan dapat di akses dari dan luar kantor dikarenakan sistem ini dibangun berbasis web. 2. Merancang fitur chatting untuk anggota tim dan pihak manajemen sesuai dengan proyek yang diberikan 3. Merancang fitur Project progress untuk melihat perkembangan dari setiap proyek berjalan. Kedepan nya, Pihak Perusahaan juga meminta agar sistem manajemen proyek yang dirancang bisa dikembangkan selanjutnya ketahapan implementasi.