Mukasurat 1/10 PROSEDUR PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER PK.UniMAP.(O).25 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Mukasurat 2/10 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan pengendalian pada hari peperiksaan akhir pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Universiti Malaysia Perlis. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pensyarah dan & Pengijazahan untuk memastikan perjalanan peperiksaan akhir semester pelajar dapat dilaksanakan di UniMAP.
Mukasurat 3/10 3.0 SINGKATAN BPA PP UPP : : : Bahagian Pengurusan Akademik Penolong Pendaftar dan Pengijazahan PTO : Pembantu Tadbir (Operasi) 4.0 DEFINISI Ketua Pengawas : Ketua Kursus atau Pensyarah Kanan Kursus yang telah dilantik untuk menjadi Ketua Pengawas yang akan mengawasi sepanjang peperiksaan berjalan. Pengawas : Pensyarah atau Tenaga Akedemik yang telah dilantik untuk mengawasi sepanjang peperiksaan berjalan.
Mukasurat 4/10 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen MK-UniMAP-01 5.2 Buku Panduan Akademik UniMAP (Ijazah Sarjana Muda dan Diploma) Pejabat Pengurusan Akademik Buku Panduan Akademik UniMAP
Mukasurat 5/10 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan PP / PTO UPP BPA 1. Mendapatkan tandatangan Ketua Pengawas pada Fail Rekod Pengambilan Kertas Soalan sewaktu hadir untuk mengambil kertas soalan peperiksaan di Pusat Pengambilan Kertas Soalan. 2. Menyerahkan kertas soalan peperiksaan dan dokumen yang berkaitan kepada Ketua Pengawas. 3. Mengingatkan Ketua Pengawas tentang pelaksanaan Arahan Kerja Ketua Pengawas / Pengawas / Pemeriksa. 4. Menerima Borang HEA-15b,c,d,e,f, slip kehadiran pelajar, dan lebihan buku skrip jawapan yang tidak digunakan daripada Ketua Pengawas selepas tamat peperiksaan. 5. Mendapatkan tandatangan Ketua Pengawas pada Fail Rekod Pengambilan Kertas Soalan sewaktu hadir di Pusat Pengambilan Kertas Soalan untuk menyerahkan dokumen-dokumen tersebut di atas.
Mukasurat 6/10 7.0 REKOD Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Fail Rekod Borang HEA 15b-15F(Pengendalian ) FRK.UniMAP.(O).25-01 1 tahun 7.2 Borang penerimaan kertas soalan HEA-15b RK.UniMAP.(O).25-1 tahun 7.3 Borang Penyerahan Skrip-skrip Jawapan Kepada Ketua Pengawas HEA-15c 1 tahun 7.4 Borang Pemberian Kuasa Memungut Skrip- Skrip Jawapan HEA-15d 1 tahun 7.5 Borang Laporan Ketua Pengawas/Pengawas Bertugas HEA- 15e 1 Tahun 7.6 Borang Laporan Kes Meniru/Menipu semasa. HEA-15f 1 tahun
Mukasurat 7/10 8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Pengendalian Akhir Semester. Lampiran 2 Arahan Kerja Ketua Pengawas / Pengawas / Pemeriksa.
Mukasurat 8/10 LAMPIRAN 1 CARTA ALIR PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PP / PTO UPP BPA 1. Dapatkan tandatangan Ketua Pengawas pada Fail Rekod Pengambilan Kertas Soalan sewaktu hadir ke Pusat Pengambilan Kertas Soalan. 2. Serah kertas soalan peperiksaan dan dokumen berkaitan kepada Ketua Pengawas. 3. Mengingatkan Ketua Pengawas tentang pelaksanaan Arahan Kerja Ketua Pengawas / Pengawas / Pemeriksa. 4. Menerima Borang HEA- 15b,c,d,e,f, slip kehadiran pelajar, dan lebihan buku skrip jawapan yang tidak digunakan daripada Ketua Pengawas selepas tamat peperiksaan. 5. Mendapatkan tandatangan Ketua Pengawas pada Fail Rekod Pengambilan Kertas Soalan sewaktu hadir di Pusat Pengambilan Kertas Soalan untuk menyerahkan dokumendokumen tersebut di atas.
Mukasurat 9/10 Tamat ARAHAN KERJA KETUA PENGAWAS / PENGAWAS / PEMERIKSA LAMPIRAN 2 Ketua Pengawas 1. Mengarahkan semua pengawas yang bertugas untuk tindakan berikut: i. Melengkapkan & menandatangani Borang Kehadiran Pengawas. ii. Mengagihkan skrip jawapan, kertas soalan beserta lampiran yang diperlukan di atas meja peperiksaan. 2. Ketua pengawas akan membuat pengumuman kepada pelajar 15 minit sebelum bermulanya peperiksaan untuk masuk dewan. 3. Pengawas & Pengawal keselamatan akan menjaga pintu masuk utama dewan untuk mempastikan bahawa pelajar hanya dibenarkan membawa masuk peralatan yang dibenarkan sahaja iaitu kad matrik, kad pengenalan, slip peperiksaan, alatulis sahaja dan kalkulator tanpa sarungnya yang di benarkan ketempat duduk yang telah ditetapkan. 4. Ketua Pengawas akan membacakan arahan peperiksaan (mengikut buku Garis Panduan untuk Pengawas). 5. Ketua Pengawas akan membenarkan pelajar membuka kertas soalan dan memberikan arahanarahan lain sebelum peperiksaan dimulakan pada masa yang telah ditetapkan. 6. Ketua Pengawas memberikan arahan untuk mula menjawab. 7. Pastikan pelajar menulis butir-butir peribadi pelajar diatas borang kehadiran dan kertas jawapan seperti no. tempat duduk, angka giliran,no. kad pengenalan dan program pengajian dan meletakkan slip kehadiran,kad matrik dipenjuru kiri meja untuk di kutip oleh pengawas bertugas. Pengawas 8. Memungut slip kehadiran calon dan menyemak jumlah kehadiran adalah mencukupi seperti yang tersenarai didalam senarai calon yang menduduki peperiksaan.
Mukasurat 10/10 9. Membuat pemantauan kepada calon yang sedang menjawab peperiksaan. 10. Memberi maklumat calon yang tidak hadir kepada Ketua Pengawas untuk direkodkan didalam borang Laporan Ketua Pengawas. 11. Mengawasi pelajar yang ingin keluar dewan untuk ke bilik air sehingga mereka masuk balik ke dewan. 12. Memberikan kertas jawapan tambahan kepada pelajar jika diperlukan dan memberikan benang untuk mengikat kertas jawapan. Ketua Pengawas 13. Memberikan peringatan kepada calon yang masa menjawab ada lagi 30 minit dan sekali lagi 15 minit sebelum tamat masa menjawab. KP akan mengingatkan calon supaya tidak meninggalkan dewan sehingga diberitahu. 14. Memberikan arahan untuk berhenti menulis bila masa menjawab telah tamat. 15. Mengingatkan calon supaya menyemak untuk kali terakhir bahawa segala maklumat yang perlu diisi hendaklah dilengkapkan. 16. Memberikan arahan supaya mengikat kertas jawapan untuk dikutip oleh pengawas. 17. Mengarahkan pengawas untuk mengutip skrip jawapan calon untuk dihitung dan jumlah skrip jawapan adalah mencukupi. 18. Ketua pengawas akan membuat semakan terakhir untuk memastikan jumlah skrip jawapan adalah mencukupi untuk direkodkan didalam borang-borang khas (Borang HEA-15b,c,d,e dan HEA-15f) yang telah diisi sepenuhnya sebelum diserah kepada Penolong Pendaftar & Pengijazahan untuk tujuan rekod. 19. Memberikan arahan keluar dewan kepada calon. 20. Menyerahkan Borang HEA-15b,c,d,e,f, slip kehadiran pelajar, dan lebihan buku skrip jawapan yang tidak digunakan kepada Penolong Pendaftar & Pengijazahan selaku urusetia peperiksaan bagi pihak Pendaftar. Pemeriksa 21. Menandatangani Borang Penyerahan Skrip Jawapan dengan kuasa yang telah diberikan oleh Dekan Pusat Pengajian/Pusat/Institut. Borang ini hendaklah diserahkan kepada Penolong Pendaftar & Pengijazahan.