BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT TARGET MAKMUR SENTOSA merupakan sebuah perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas yang bergerak di bidang produksi dan distribusi pakaian dalam wanita dan pria. Didirikan pada tanggal 24 Maret 1998 yang anggaran dasarnya tercantum dalam akta tertanggal 24 Maret 1998 nomor 122 dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia tertanggal 28 September 1998 dengan Nomor C2-15.795 HT.01.01.Th.1998 yang telah dibuat berhadapan dengan Arikanti Natakusumah, SH, Notaris di Jakarta. Dan dengan nomor Surat Ijin Usaha Perdagangan 1611 / 1.824.221 / 1006 dan berkedudukan di Jelambar. Pada awal berdirinya, PT TARGET MAKMUR SENTOSA masih memproduksi barang dalam jumlah yang kecil, namun dengan adanya perkembangan kualitas yang dilakukan oleh perusahaan ini telah memberikan dampak yang sangat baik, sehingga perusahaan ini memiliki pelanggan yang banyak. Meskipun perusahaan ini bergerak dalam bidang yang memiliki persaingan yang ketat, namun berkat kerja keras pemimpin dan para karyawannya maka hingga saat ini, perusahaan ini terus mengalami kemajuan dan peningkatan penjualan. Modal dasar dari PT TARGET MAKMUR SENTOSA adalah sebesar Rp. 200.000.000,- yang terbagi atas 2.000 saham dengan masing-masing saham bernilai nominal Rp. 100.000,-. Dan berdasarkan jumlah modal dasar tersebut, sebanyak 25% 32 1

atau sejumlah 500 saham, dengan nilai nominal seluruhnya sebesar Rp. 50.000.000,- telah disetorkan untuk kas perseroan. Dengan rincian sebagai berikut : Tuan Liong Wun Hoi selaku Komisaris memiliki saham sebanyak 450 lembar saham dengan nilai nominal seluruhnya sebesar Rp. 45.000.000,- Tuan Yassin selaku Direktur memiliki saham sebanyak 50 lembar saham dengan nilai nominal seluruhnya sebesar Rp. 5.000.000,- Bagian-bagian yang terdapat dalam perusahaan ini antara lain : bagian keuangan, bagian pemasaran, dan bagian gudang. Perusahaan ini beralamat di Komplek Taman Duta Mas, blok D 9 No. 29, Jakarta Barat, dengan jumlah karyawan yang sudah mencapai 150 orang hingga saat ini. III.2. Kegiatan Usaha Perusahaan PT TARGET MAKMUR SENTOSA melakukan penjualan atas produkproduknya dengan sistem penjualan kredit, karena perusahaan ini mendistribusikan barang-barang pesanan pelanggannya dalam jumlah yang sangat besar, sehingga hampir tidak memungkinkan bagi perusahaan untuk melakukan penjualan dengan sistem penjualan tunai. Produk-produk yang ditawarkan oleh PT TARGET MAKMUR SENTOSA adalah berupa pakaian dalam wanita dan pria serta kaos-kaos singlet untuk pria. Berikut ini adalah merek-merek dari produk yang ditawarkan oleh PT TARGET MAKMUR SENTOSA : Grape Invinity Apricot Selecta Quincy Emberly 2

Produk-produk tersebut tersebar di seluruh outlet-outlet berikut yang terdapat di Pulau Jawa, Kalimantan, dan Sumatra : Suzuya Rita Hypermart Giant Hero Ramayana Borobudur Matahari The B est Alfamart Indomart Alfa Midi Superindo Makro Sabar Subur Tip Top 3

PT TARGET MAKMUR SENTOSA dalam melakukan operasi penjualannya menggunakan kontrak kerja dan memberikan jangka waktu kredit selama 30 hari (1 bulan) kepada para pelanggannya. Dalam melakukan pemasaran terhadap produk-produknya, PT TARGET MAKMUR SENTOSA memakai jasa para salesman dan sales promotion girl dengan tidak mendasarkan pendapatan mereka hanya pada komisi atas hasil penjualan mereka, akan tetapi memberikan gaji serta komisi apabila mereka berhasil menjual produkproduk mereka. III.3. Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Pembagian tugas dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas digambarkan dalam struktur organisasi berikut : KOMISARIS DIREKTUR Bagian Keuangan Bagian Pemasaran Bagian Gudang STAFF STAFF STAFF Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT TARGET MAKMUR SENTOSA 4

Berikut adalah rincian pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian : KOMISARIS Wewenang : Mempertimbangkan semua kepentingan direksi. Memberikan persetujuan kepada direktur dalam pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan. Tugas : Mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan secara umum. Tanggung Jawab : Memberikan saran-saran kepada direksi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. DIREKTUR Wewenang : Menerima dan memeriksa kebenaran laporan kegiatan perusahaan yang dibuat para manajer sebelum disampaikan ke pemegang saham. Tugas : Menjalankan fungsi manajemen yaitu : merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengawasi agar tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan rencana baik jangka pendek maupun jangka panjang. Menetapkan kebijakan-kebijakan yang menjadi pedoman dalam melakukan seluruh aktivitas perusahaan. 5

Tanggung Jawab : Bertanggung jawab pada komisaris BAGIAN KEUANGAN Wewenang : Mengeluarkan kas kecil yang dibutuhkan setiap bagian setelah dicek dengan bukti pendukungnya dan disetujui oleh direktur. Tugas : Membuat laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan seperti : laporan piutang, laporan keuangan, laporan penerimaan kas dari piutang. Mengecek dan melakukan pembayaran utang yang sudah jatuh tempo. Tanggung Jawab : Menerima SJ rangkap 1 dari bagian Gudang dan mencatat transaksi penjualan kredit yang terjadi dalam laporan piutang. Mencocokkan SJ yang telah diterima dengan SJ yang telah diarsipkan oleh bagian gudang sebagai dasar dalam melakukan penagihan. Melakukan penagihan. Membuat nota 3 rangkap untuk melakukan penagihan. Mengarsipkan nota rangkap 3 berdasarkan nomor nota. Mengecek dan konfirmasi status pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. 6

Jika pada saat jatuh tempo, ternyata pelanggan belum melakukan pembayaran, maka bagian ini akan melakukan penagihan berdasarkan nota rangkap 3 yang telah diarsipkan tadi. Dan setelah pelanggan melakukan pembayaran atas tagihan yang belum dibayarkan tersebut, maka nota rangkap 3 tadi akan ditukarkan dengan nota rangkap 2 yang ada pada pelanggan, sebagai bukti bahwa pelanggan telah membayar lunas. Melakukan pencatatan dari semua transaksi yang terjadi di perusahaan seperti jurnal dan lainnya. BAGIAN PEMASARAN Tugas : Menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan melalui fax atau e-mail. Menyerahkan PO yang diterima dari pelanggan tadi ke bagian Gudang. Melakukan penawaran produk-produk baru, baik kepada klien-klien tetap maupun klien-klien baru. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas kelancaran pemasaran, baik untuk masa sekarang dan yang akan datang. Mempelajari keadaan pasar yang menyangkut masalah persaingan mutu, harga dan kemudian merencanakan pola pemasaran yang menguntungkan bagi perusahaan. Menyusun target penjualan setiap bulan. 7

Menganalisa lebih lanjut terhadap prospek penjualan dan pangsa pasar yang ingin diraih. BAGIAN GUDANG Wewenang : Mengeluarkan bahan baku yang akan digunakan untuk produksi. Tugas : Berdasarkan PO yang diterima dari bagian pemasaran, membuat Surat Jalan (SJ) 3 rangkap dan Surat Pengeluaran Barang (SPB). Mengarsipkan PO yang diterima dari bagian Pemasaran berdasarkan nomor PO. Mencatat pengeluaran barang berdasarkan SPB pada Kartu Gudang. Kemudian berdasarkan SJ yang telah dibuat tadi, menyiapkan barang sesuai pesanan. Mengecek dan melakukan pengiriman barang ke pelanggan berdasarkan SJ yang telah dibuat. Mengecek barang yang diretur. Mengecek dan menerima bahan baku yang dibeli untuk produksi dan barang jadi setelah diproduksi. Melakukan pembelian terhadap bahan baku yang telah mencapai Reorder Point. Melakukan penawaran harga ke beberapa supplier untuk memperoleh informasi harga bahan yang akan dibeli. 8

Melakukan pembelian yang dibutuhkan ke supplier yang bersangkutan. Membuat Sales Order. Melakukan produksi terhadap barang jadi yang telah mencapai Reorder Point. Melakukan stock opname setiap bulannya untuk mengetahui sisa stok. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab terhadap barang dalam perjalanan ke lokasi pelanggan maupun ke perusahaan. Memastikan barang telah diterima oleh pelanggan dengan membawa SJ yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Memberikan copy SJ ke pelanggan dan ke bagian keuangan setelah mengirimkan barang ke pelanggan. Berdasarkan SJ rangkap 3, mencatat dalam laporan stok dan laporan penjualan, kemudian mengarsipkan SJ rangkap 3 tadi. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran stok barang jadi, bahan baku untuk diproduksi, dan retur. Membandingkan harga yang diperoleh dari berbagi supplier untuk memperoleh harga termurah dan kualitas yang baik. Menjamin bahwa produk yang diproduksi memiliki kualitas yang baik. 9

STAFF Secara garis besar, para staff bertugas untuk mendukung dan membantu serta bertanggung jawab secara langsung terhadap masing-masing bagian yang terkait. III.4. Prosedur Penjualan Kredit dan Piutang Usaha III.4.1. Prosedur Penerimaan Pesanan dan Persetujuan Kredit Bagian Pemasaran menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan melalui fax ataupun melalui e-mail, kemudian bagian Pemasaran akan meminta persetujuan kredit dari Direktur. Di mana apabila permintaan atas persetujuan kredit tersebut disetujui, maka PO tersebut selanjutnya akan diserahkan ke bagian Gudang, dan setelah itu akan diarsipkan berdasarkan nomor, tetapi apabila persetujuan atas kredit pelanggan ditolak oleh Direktur karena alasan keuangan dari pelanggan, maka bagian ini akan memberitahukan kepada pelanggan, bahwa telah terjadi pembatalan pesanan. Kemudian berdasarkan PO yang telah dikirimkan ke bagian Gudang, bagian ini akan membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB) 2 rangkap di mana rangkap 1 akan diarsipkan oleh bagian Gudang sedangkan rangkap 2 akan dibawa pada saat pengiriman ke pelanggan dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap. Di mana SJ : o Rangkap 1 diberikan kepada bagian keuangan untuk kemudian diarsipkan. o Rangkap 2 diberikan kepada pembeli (pelanggan) 10

III.4.2. Prosedur Pengiriman Barang Selanjutnya bagian Gudang akan menyiapkan barang pesanan sesuai dengan SJ dan kemudian mencatat pengeluaran barang pada buku stok. Dan berdasarkan SPB, bagian Gudang akan mencatat pengeluaran barang pada Kartu Gudang dan mengurangi persediaan pada kartu persediaan, kemudian melakukan stock opname untuk selanjutnya dicatat dalam laporan stock. Selanjutnya melakukan pengecekan kembali terhadap barang yang akan dikirim apakah barang yang dikirim sudah sesuai dengan yang tercantum di SJ. Jika sudah sesuai, maka barang beserta SJ tersebut dikirimkan ke pelanggan. Pelanggan yang menerima barang tersebut harus menandatangani SJ tersebut dan menerima SJ rangkap 2, sedangkan SJ rangkap 1 akan dibawa kembali untuk diberikan ke bagian keuangan, yang akan dicocokkan dengan SPB yang telah diarsip bagian Gudang sebagai bukti pengeluaran barang atas pesanan pelanggan. Sedangkan SJ rangkap 1 akan disimpan oleh bagian keuangan untuk kemudian digunakan sebagai bukti penagihan ketika melakukan penagihan. III.4.3. Prosedur Pencatatan Piutang SPB yang telah diarsipkan berdasarkan nomor oleh bagian Gudang dicocokkan dengan SJ rangkap 1 yang disimpan oleh bagian 11

Keuangan, SPB dan SJ tersebut digunakan sebagai dasar dalam pencatatan pada jurnal penjualan, laporan penjualan, dan kartu piutang, serta sebagai dasar untuk mengetahui penjualan yang terjadi dan menambah transaksi pada kartu piutang. Selanjutnya bagian keuangan akan mencatat transaksi penjualan kredit yang terjadi dalam laporan piutang dan menjurnal dalam jurnal penjualan kemudian mencatatnya pada kartu piutang berdasarkan SJ rangkap 1 yang diterima dari bagian gudang, kemudian mengarsipkan SJ tersebut berdasarkan nomor dan mengembalikan SPB ke bagian Gudang untuk selanjutnya diarsipkan kembali. III.4.4. Prosedur Penagihan Piutang Bagian Keuangan akan melakukan pengecekan terhadap transaksi yang dilakukan oleh pelanggan, serta melakukan pengecekan terhadap laporan retur dari pelanggan yang bersangkutan, jika ada retur maka bagian Keuangan akan memotong jumlah tagihan sejumlah yang tertera di laporan retur atau surat retur yang diterima. Selanjutnya bagian keuangan akan melakukan penagihan dengan membuat nota 3 rangkap berdasarkan SJ rangkap 1 yang diterima dari bagian Gudang dan kemudian SJ tersebut dijadikan sebagai dasar untuk melakukan penagihan. 12

Selanjutnya Nota rangkap 1 dan 2, SJ rangkap 1 dan surat retur akan digunakan untuk melakukan penagihan (harus ditandatangani oleh pelanggan). Nota rangkap 1, dan 2 serta SJ rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan sebagai bukti adanya penagihan dan menukarkan surat retur dengan yang asli.. Sedangkan Nota rangkap 3 akan dibawa kembali ke bagian Keuangan sebagai bukti bahwa pelanggan belum membayar atas barang yang dipesan dan surat retur asli (jika pernah terjadi retur). Setelah jangka waktu satu bulan setelah dikeluarkannya surat jalan yang dibuat pada waktu terjadi pemesanan oleh pelanggan, bagian Keuangan akan melakukan pengecekan di bank, jika belum ditransfer oleh pelanggan yang bersangkutan, maka bagian Keuangan akan menghubungi pelanggan yang bersangkutan untuk menanyakan kepastian pembayaran piutang. Jika telah ditransfer, maka bagian Keuangan akan menukarkan Nota rangkap 3 dengan Nota rangkap 2 yang ada pada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah membayar lunas atas barang yang dipesan dan pelanggan akan memberikan bukti transfer. Setiap bulan bagian keuangan membuat laporan penerimaan kas dari piutang. III.4.5. Prosedur Retur Penjualan Pada saat barang dikirimkan, jika terdapat barang yang diretur oleh pelanggan, maka pelanggan harus membuat Surat Retur dan bagian 13

Gudang akan mengecek barang yang diretur apakah sudah sesuai. Jika Surat Retur dan barang yang diretur sudah sesuai, maka bagian Gudang akan menandatangani surat tersebut. Setelah barang yang diretur sampai di gudang, bagian Gudang akan melakukan pengecekan kembali terhadap kondisi barang yang diretur. Jika barangnya masih dalam kondisi yang baik, maka bagian ini akan menyimpan kembali barangnya dan mencatat penambahan stok pada buku stok. Kemudian Surat Retur akan diberikan ke bagian Keuangan. Selanjutnya bagian Keuangan akan mencatat retur pada buku retur dan membuat laporan retur tiap bulannya dan mengurangi jumlah tagihan pelanggan. III.5. Formulir, Laporan, dan Catatan Akuntansi pada Sistem yang Berjalan Formulir yang digunakan oleh PT TARGET MAKMUR SENTOSA dalam sistem penjualannya adalah sebagai berikut : 1. Surat Jalan Memiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan, Tanggal, Nomor PO, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Uraian Barang, Jumlah, kolom Tandatangan untuk yang mengirim Barang dan penerima barang. Surat Jalan dibuat oleh bagian pembelian yang merangkap bagian gudang dan pengiriman. Terdiri dari 2 rangkap, di mana rangkap 1 diberikan ke bagian keuangan (sebagai dokumen pendukung penagihan) untuk kemudian diarsipkan 14

dan rangkap 2 diberikan ke pelanggan. Kegunaan Surat Jalan adalah sebagai bukti pengeluaran barang dan pengiriman barang ke pelanggan. 2. Nota Memiliki field sebagai berikut : Nomor Nota, Tanggal, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Nama Barang, Jumlah (Unit), Harga Satuan, Total, Jumlah, PPN 10% dan General Total, serta kolom Tandatangan untuk yang membuat Nota dan untuk pelanggan. Nota dibuat oleh bagian Keuangan yang terdiri dari 3 rangkap. Rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke pelanggan, rangkap 3 akan diarsip. Kegunaan Nota adalah sebagai dokumen pendukung untuk penagihan karena mencantumkan pesanan pelanggan beserta total yang harus dibayar per Surat Jalan (satu Surat Jalan satu Nota). 3. Surat Pengeluaran Barang Memiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Pengeluaran Barang, Tanggal, Nomor PO, Nama Pelanggan, Uraian Barang, Jumlah, dan kolom Tandatangan untuk yang membuat Surat Pengeluaran Barang, untuk pelanggan, untuk kepala Gudang dan untuk checker (yang mengirim barang). Surat Pengeluaran Barang dibuat oleh bagian gudang. Surat Pengeluaran Barang dibuat 2 rangkap di mana rangkap 1 akan diarsipkan oleh bagian gudang, sedangkan rangkap 2 akan dibawa ke pelanggan pada saat pengiriman. Kegunaan Surat Pengeluaran Barang adalah sebagai bukti pengeluaran barang. 15

3. Kontrak Pembelian Memiliki field sebagai berikut : Nomor Kontrak, Tanggal Kontrak, Nama Barang, Quantity, Tanggal Kirim, Harga Satuan, Jumlah, Syarat Pembayaran, dan kolom Tandatangan untuk pembeli dan penjual. Kontrak Pembelian dibuat oleh Direktur dengan maksud agar memudahkan transaksi pembelian yang dilakukan oleh pelanggan, sehingga pelanggan mengetahui batas waktu pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan. Laporan yang digunakan oleh PT TARGET MAKMUR SENTOSA dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Laporan Stok Memiliki field sebagai berikut : Periode Laporan, Kode Barang, Tanggal, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar, Sisa Stok. Buku Stok dibuat oleh bagian pembelian yang merangkap bagian gudang dan bagian pengiriman. Yang berguna untuk mengetahui jumlah stok yang keluar dan masuk setiap harinya, serta sisa stok yang tersedia. 2. Laporan Penjualan Memiliki field sebagai berikut : Periode Laporan, Tanggal, Nomor Surat Jalan, Nama Pelanggan, Jumlah Penjualan. Laporan penjualan dibuat oleh bagian keuangan untuk mengetahui transaksi penjualan dari semua pelanggan per bulan. 3. Laporan Retur Penjualan Memiliki field sebagai berikut : Periode Laporan, Nama Pelanggan, Tanggal 16

Retur, Nama Barang, Jumlah yang diretur, dan Total. Buku Retur dibuat oleh bagian keuangan dan berguna untuk mengetahui transaksi harian dari barang yang diretur oleh setiap pelanggan. 4. Laporan Piutang Memiliki field sebagai berikut : Periode Laporan, Nama Pelanggan, Total Penjualan, Total Retur Penjualan, Pelunasan, Saldo Piutang. Laporan piutang dibuat oleh bagian keuangan untuk mengetahui jumlah piutang pelanggan per bulan. 5. Laporan Penerimaan Kas dari Piutang Memiliki field sebagai berikut : Periode Laporan, Nomor Nota, Nama Pelanggan, Pelunasan, Saldo Piutang. Laporan penerimaan kas dari piutang dibuat oleh bagian keuangan untuk mengetahui jumlah penerimaan kas dari piutang per pelanggan setiap bulannya. 6. Laporan Keuangan Memiliki field sebagai berikut : Periode Laporan, Nama Pelanggan, Kode Barang, Jumlah Penjualan, Gaji Karyawan, Biaya Operasi, Total Bersih. Laporan keuangan dibuat oleh bagian keuangan untuk mengetahui laba atau rugi dari kegiatan usaha setiap bulannya. Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT TARGET MAKMUR SENTOSA dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Jurnal Penjualan adalah jurnal yang dibuat berdasarkan SJ, untuk mencatat terjadinya penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Jurnal Penjualan dibuat oleh bagian Keuangan. 17

2. Kartu Piutang adalah Buku Pembantu yang dibuat oleh bagian Akuntansi untuk mencatat rincian mutasi piutang pelanggan. 3. Kartu Persediaan adalah kartu yang digunakan oleh bagian Keuangan untuk mencatat rincian mutasi persediaan. 4. Kartu Gudang adalah kartu yang digunakan oleh bagian Gudang untuk mencatat mutasi persediaan berdasarkan masing-masing model. Yang berisi rincian data kuantitas barang. 18

III.6. Flow Chart Prosedur yang Berjalan Gambar 3.6 Bagan Aliran Prosedur yang Berjalan Dalam Perusahaan 19

Gambar 3.6 Bagan Aliran Prosedur yang Berjalan Dalam Perusahaan 20

Gambar 3.6 Bagan Aliran Prosedur yang Berjalan Dalam Perusahaan 21

Gambar 3.6 Bagan Aliran Prosedur yang Berjalan Dalam Perusahaan 22