BAB 4 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 4.1 Pemetaan Fitur Perancangan aplikasi knowledge management didasarkan pada pemetaan knowledge goals dan knowledge identification. Dari hasil pemetaan akan disesuaikan dengan perancangan fitur aplikasi yang dibangun, seperti ditujukkan pada table 4.1. Normative Fitur : Fitur : Fitur : a. Menjaga dan memelihara agar 1. Profil Events Events knowledge yang penting bagi perusahaan - Training - Training perusahaan tidak sampai hilang. 2. My profile - Seminar - Gathering b. Mengajarkan proses sosialisasi 3. Produk 4. Forum - Pameran - Workshop News knowledge sharing antar karyawan dengan kebijakan perusahaan. Meeting Profil perusahaan - Job descripstion Strategic Fitur : Fitur : Fitur : a. Meningkatkan proses pembelajaran 1. Forum Events Events karyawan dalam bidang penyerapan - Training - Training informasi. - Seminar - Seminar - Pameran - Pameran b. Membantu perubahan - Workshop - Workshop penyimpanan knowledge karyawan Meeting News menjadi knowledge perusahaan. Forum 86
87 Operational Fitur : Fitur : Fitur : 1. Forum Events Events a. Meningkatkan pendistribusian - Training - Training informasi dan dokumentasi agar - Seminar - Seminar penyebaran knowledge lebih merata. - Pameran - Pameran - Workshop - Workshop b. Memecahkan masalah didalam Meeting perusahaan dengan solusi terbaik Forum secara lebih cepat dan tepat caranya dengan sharing pemecahan masalah. c. Standarisasi dokumentasi seperti hasil training dan hasil rapat sehingga lebih terstruktur dengan baik. Structural Functional Behavioural 1. Profil perusahaan. 1. Dokumentasi rapat. 1. Hasil training 2. Reward kepada 2. Tugas, tanggung jawab dan wewenang. 3. Data pelanggan dan 2. Dokumentasi events. 3. Pelatihan dan seminar. 4. Langkah langkah kerja sales over target. 3. Gathering karyawan. supplier. 4. Data karyawan. 5. Profil perusahaan. Table 4.1 Pemetaan Fitur knowledge management
88 4.2 Keterangan Fitur Aplikasi knowledge management yang dibangun memiliki 7 (tujuh) fitur utama ditambah dengan halaman login. Ke 7 (tujuh) fitur tersebut, dibagi menjadi beberapa sub-fitur yang memiliki fungsi masing-masing, tetapi tetap mendukung tujuan pembangunan knowledge management didalam PT Keong Nusantara Abadi. Adapun fitur-fitur tersebut adalah : My Profile, Profile Karyawan, Profile Perusahaan, Forum, Events, News, Product Information, Meeting. 4.2.1 My Profile Fitur My Profile berisikan tentang data pribadi karyawan yang dapat diakses oleh masing masing karyawan. Pada My Profile, setiap karyawan bisa melihat, tetapi admin hanya dapat mengubah data karyawannya itu. 4.2.2 Profile Karyawan Fitur Profile karyawan ini berisikan tentang data data pribadi karyawan yang bekerja di PT. Keong Nusantara Abadi. Pada profile karyawan ini, manager dapat mencari data tentang karyawan yang bekerja pada PT. Keong Nusantara Abadi. Tetapi yang dapat merubah data hanyalah admin saja.
89 4.2.3 Profile Perusahaan Fitur Profile Perusahaan berisikan tentang sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, job description (tugas dan wewenang dari setiap posisi). Setiap karyawan dapat melihat fitur ini, tetapi tidak dapat merubahnya. Melalui fitur profile perusahaan, karyawan dapat mengetahui sejarah perusahaan dari tempat mereka bekerja, tujuan pasti perusahaan, tugas, pertanggungjawaban dan wewenang apa saja yang mereka miliki di perusahaan. 4.2.4 Forum Fitur forum ini berfungsi sebagai media komunikasi antar seluruh karyawan yang ada pada divisi Marketing untuk menyalurkan aspirasi, ide dan pendapat dari masing masing karyawan. Dengan adanya forum ini, diharapkan para karyawan dapat saling berbagi knowledge untuk berdiskusi dan member tanggapan yang berhubungan dengan topik yang sedang di bahas. 4.2.5 Events Fitur ini berfungsi sebagai sarana penyimpanan dan dokumentasi dari event event yang telah diselenggarakan seperti seminar, workshop, pameran produk, training. Dan dapat memberitahukan event apa saja yang akan diselenggarakan di divisi marketing pada masa mendatang.
90 Tujuan dari dibuatnya fitur event ini adalah untuk mempercepat dan mempermudah penyebaran knowledge, pengumuman dan menilai seberapa efektif pembelajaran dari event yang telah diikuti bagi karyawan pada divisi marketing. Pada fitur ini hanya admin yang dapat menambahkan, merubah dan menghapus semua kegiatan yang ada. 4.2.6 News Fitur ini berisikan tentang berita berita terbaru dalam divisi marketing PT Keong Nusantara Abadi. Melalui fitur news ini, karyawan dapat mengetahui informasi terbaru sehubungan dengan divisi marketing pada PT Keong Nusantara Abadi. Fitur ini dapat mempercepat dan mempermudah penyebaran informasi pada divisi marketing. Hanya admin yang dapat menambah berita, informasi dan menghapus tersebut. 4.2.7 Product Information Fitur ini berisikan tentang produk produk yang ada pada PT Keong Nusantara Abadi. Keterangan singkat dari produk dan keterangan mengenai supplier dari produk tersebut. Tujuan dibuatnya fitur ini agar karyawan yang ada di divisi marketing dapat lebih mudah mencari informasi tentang produk yang dimiliki oleh PT Keong Nusantara Abadi.
91 4.2.8 Meeting Fitur ini berisikan tentang hasil rapat yang pernah di selenggarakan di divisi marketing. Notulen rapat di dokumentasikan dan disimpan secara lengkap. Notulen ini dijadikan sebagai acuan bahan evaluasi dan acuan untuk mencapai keputusan dari rapat dan mengetahui perkembangan pekerjaan yang dilakukan karyawan pada divisi marketing. 4.3 Strukturisasi dan Grouping 4.3.1 My Profile Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.2 : Required Field Non Required Field Id Karyawan Nama Karyawan Tempat dan tanggal lahir Jenis Kelamin Kode pos Nomor telepon rumah Nomor Handphone karyawan Fax E-mail Alamat Agama Pendidikan Terakhir Jabatan Tanggal bergabung
92 Status member Tabel 4.2 Fitur My Profile Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada my profile fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada table 4.3 Grouping By Id Karyawan Jenis Kelamin Jabatan Tabel 4.3 Grouping By My Profile 4.3.2 Profile Perusahaan Fitur profile sejarah perusahaan 4.3.3 Forum Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.4 Required Field Non Required Field Id Karyawan Tanggal Posting Nomor topik Topik diskusi Isi topik diskusi No id reply Tabel 4.4 Fitur Forum Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada forum fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.5
93 Grouping By Topik diskusi Author Tabel 4.5 Grouping By Forum 4.3.4 Events Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.6 Required Field Non Required Field Id_Event Waktu dan Tanggal Topik Deskripsi Lokasi Tabel 4.6 Field Events Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Events fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.7 Grouping By Tipe Topik (seminar, training, pameran,workshop) Initiator Waktu dan Tanggal Tabel 4.7 Grouping By Events
94 4.3.5 News Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.8 Required Field Non Required Field Id news Tanggal berita Judul berita Kategori berita Tabel 4.8 Fitur News Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada News fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.9 Grouping By Tanggal berita Kategori Table 4.9 Grouping By News 4.3.6 Informasi Produk Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.10 Required Field Non Required Field Id produk Harga Nama produk Kategori produk Tabel 4.10 Fitur Product Information Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Product Information fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.11
95 Grouping By Kategori produk Nama Produk Table 4.11 Grouping By Product Information 4.3.7 Meeting Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.12 Required Field Non Required Field Id meeting Waktu dan tanggal Topik Pembicara Agenda meeting Peserta Tabel 4.12 Fitur Meeting Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Meeting fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.13 Grouping By Id meeting Waktu dan tanggal Topik Table 4.13 Grouping By Meeting
96 4.4 Class Diagram Gambar 4.1 di bawah ini adalah gambar class diagram rancangan aplikasi knowledge management PT. Keong Nusantara Abadi. Gambar 4.1 Class Diagram aplikasi Knowledge Management
97 4.5 Use Case Diagram Berikut ini merupakan gambaran interaksi antar Admi, User dan Manager dengan aplikasi Knowledge Management yang dibangun. Lihat gambar 4.2 dibawah ini. Gambar 4.2 Use Case Diagram aplikasi Knowledge Management
98 4.6 Sequence Diagram Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan aplikasi knowledge management, digambarkan melalui sequence. Sequence aplikasi knowledge management terbagi atas 3 (tiga) bagian, yaitu hak akses admin, manager dan karyawan. Pada aplikasi knowledge management, terdapat beberapa fitur aplikasi, yang dapat diakses penuh oleh setiap actors. Karena hal tersebut, pada fitur-fitur tersebut, gambar sequence yang dibuat tidak dibedakan antara admin, owner, manager, dan user. Sedangkan pada fitur-fitur yang penggunaannya dibedakan atas admin, owner, manager, dan user, maka gambar sequence akan dibuat berbeda. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dan keterangan dari sequence setiap fitur aplikasi knowledge management berikut ini. 4.6.1 Sequence Log In Untuk menggunakan aplikasi knowledge management ini kita harus menjalankannya terlebih dahulu, caranya dengan memasukan url alamat aplikasi ini. Setelah itu akan masuk ke halaman index, apabila ingin menggunakan aplikasi, mengharuskan kita untuk login terlebih dahulu. Setelah memasukan user id dan password, sistem akan mencari data untuk dicocokan. Setelah cocok, data yang dimasukan benar aplikasi akan menuju ke halaman home. Dan apabila data yang dimasukan salah, halaman home tidak akan terbuka. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.3
Gambar 4.3 Sequence Log in 99
100 4.6.2 Sequence Change Password Sequence ini menunjukkan alur bagaimana jika user ingin mengganti password. Yang dapat mengganti password hanya Admin saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.4 Gambar 4.4 Sequence change password
101 4.6.3 Sequence Profil Perusahaan Sequence ini menggambarkan tentang sejarah perusahaan, visi dan misi, tugas dan wewenang. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.5. Gambar 4.5 Sequence Profil Perusahaan
102 4.6.4 Sequence My Profile Pada fitur ini user yang masuk sebagai admin, karyawan, dan manager dapat melihat data pribadi user itu sendiri dan yang terdaftar menggunakan web. Hak akses sebagai admin, memperbolehkan user untuk melihat dan merubah data user. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.6. Gambar 4.6 Sequence My Profile
103 4.6.5 Sequence Profile Karyawan Yang dapat mengakses fitur ini hanya manager saja. Manger hanya dapat mencar dan melihat data-data pribadi karyawan saja tetapi tidak dapat mengrubahnya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.7 Gambar 4.7 Sequence Profil Karyawan
104 4.6.6 Sequence Event Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur event. Pada fitur ini hak akses sebagai admin, memperbolehkan user untuk melihat, menghapus, mengedit, dan menambahkan event dan subevent. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.8. Gambar 4.8 Sequence Event Admin
105 Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat event dan melihat sub-event. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.9. Manager,Karyawan /create() window_event Event /pilih_jenis() /input() /click_search() /get_data() /result() /close() Gambar 4.9 Sequence Event Karyawan dan Manager
106 4.6.7 Sequence News Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur news. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus news. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.10. Admin /create() window news news /click_link_insert() /create() window insert /entry_judul_berita() /entry_kategori_berita() /entry_isi_berita() /click_save() /click_back() /create() window update /update_judul_berita() /update_kategori_berita() /update_isi_berita() /click_save() /click_back() /click_delete() /delete() /close() Gambar 4.10 Sequence News Admin
107 Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat news saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.11. Gambar 4.11 Sequence News Karyawan dan Manager
108 4.6.8 Sequence Meeting Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur meeting. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus meeting. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.12. Gambar 4.12 Sequence Meeting Admin
109 Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat news saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.13. Manager,Karyawan /create() window_meeting meeting /pilih_jenis() /input() /click_search() /get_data() /result() /click_download() /close() Gambar 4.13 Sequence Meeting Karyawan dan Manager
110 4.6.9 Sequence Informasi Produk Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur informasi produk. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus informasi produk. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.14. Gambar 4.14 Sequence Informasi Produk Admin
111 Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat informasi produk saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.15. Manager,Karyawan /create() window_informasi_produk produk /pilih_jenis() /input() /click_search() /get_data() /result() /close() Gambar 4.15 Sequence Informasi Produk Karyawan dan Manager
112 4.6.10 Sequence Forum Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur informasi produk. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin menghapus thread yang ada di forum. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.16. Gambar 4.16 Sequence Forum Admin
113 Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat, membuat topik, me-reply topik yang ada di forum. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.17. Manager,Karyawan /create() window forum forum /input() /click_search() /click_new_topik() /create() window new topik /entry_judul_topik() /entry_topik() /click_post_new_topik() /click_topik_thread /create() window topik thread /get_data() /result() /entry_isi_topik() /click_reply_topik() /close() Gambar 4.17 Sequence Forum Karyawan dan Manager
114 4.7 Structure Role Structure role ini menjelaskan tentang kewenangan dari masing masing aktor sesuai dengan use case diagram. Admin - Login - Mengakses My Profile - Mengakses Profil Karyawan - Mengakses Profil Perusahaan - Mengakses Forum - Mengakses Event - Mengakses News - Mengakses Informasi Produk - Mengakses Meeting - Mengakses Mengelola Master - Mengakses Mengelola User - Log Out
115 Karyawan - Login - Mengakses My Profile - Mengakses Profil Karyawan - Mengakses Profil Perusahaan - Mengakses Forum - Mengakses Event - Mengakses News - Mengakses Informasi Produk - Mengakses Meeting - Mengakses Mengelola Master - Mengakses Mengelola User - Log Out
116 Manager - Login - Mengakses My Profile - Mengakses Profil Karyawan - Mengakses Profil Perusahaan - Mengakses Forum - Mengakses Event - Mengakses News - Mengakses Informasi Produk - Mengakses Meeting - Mengakses Mengelola Master - Mengakses Mengelola User - Log Out
117 4.8 Rancangan Layar 4.8.1 Rancangan Layar Login Gambar 4.18 Form Login Ini adalah tampilan dari layar login. Karyawan memasukan username dan password yang telah mereka ketahui untuk dapat mengakses ke bagian home dari aplikasi. Setelah login, maka user akan memasuki bagian index.
118 4.8.2 Rancangan Layar Sejarah Perusahaan Gambar 4.19 Form Sejarah Perusahaan Ini adalah tampilan dari sejarah perusahaan. Halaman ini berisi tentang informasi singkat mengenai Sejarah dari perusahaan, visi dan misi, serta alamat lengkap dari PT.Keong Nusantara Abadi.
119 4.8.3 Rancangan Layar My Profile Gambar 4.20 Form My Profile Pada halaman ini, para karyawan dapat melihat data pribadi dirinya sendiri. Para karyawan pun dapat mengubah profil mereka sendiri. Tetapi user hanya dapat melihat data pribadi diri nya sendiri
120 4.8.4 Rancangan Layar profil karyawan Gambar 4.21 Form Profil Karyawan Halaman profil karyawan hanya dapat diakses oleh manager. Manager dapat melihat data-data pribadi karyawan lainnya dan tidak dapat mengubah nya. Manager pun dapat mencari karyawan berdasarkan ID karyawan. Di dalam halaman ini,terdapat field ID karyawan, Nama karyawan, Jenis Kelamin, Jabatan.
121 Gambar 4.22 Form Detil Profil Karyawan Jika nama dari karyawan di klik, maka akan muncul tampilan dari profil karyawan yang berisi tentang data-data pribadi karyawan.
122 4.8.5 Rancangan Layar Forum Gambar 4.23 Form Forum Halaman forum dapat diakses oleh seluruh karyawan. Forum ini terdiri dari Topik, Author, Tanggal post. Thread dapat dicari berdasarkan nama topik dan author.
123 Gambar 4.24 Form New Topic Jika user ingin membuat topik baru, maka user harus mengklik tombol new thread yang ada di kanan layar. Jika sudah diklik, maka akan muncul halaman seperti berikut ini.
124 Gambar 4.25 Form Topik Jika topik sudah dibuat,maka akan muncul daftar topik yang berisi Author,tanggal posting dan terdapat tombol reply. Jika user ingin mereply suatu topik, maka klik tombol reply dan akan muncul windows reply seperti dibawah ini.
125 Gambar 4.26 Form Reply Topic Di windows reply ini, terdapat suatu kotak yang bisa diisi untuk mereply suatu topik, jika sudah maka klik tombol Reply Topic, maka reply dari topic akan terlihat
126 4.8.6 Rancangan Layar meeting Gambar 4.27 Form Meeting Windows meeting ini berisikan Tanggal, Waktu, Topik, Pembicara, Agenda Meeting, Status Agenda, dan Attachment. Terdapat menu search yang di sort berdasarkan Topik, Waktu. Dan terdapat tombol attachment untuk melihat hasil rapat.
127 4.8.7 Rancangan layar event Gambar 4.28 Form Event Pada layar events, terdapat tabel-tabel yang berisikan Tanggal, Waktu, Lokasi, Topik, dan Deskripsi. Pada events,terdapat menu search yang di sort berdasarkan Topik, Waktu, Lokasi. Event hanya dapat diisi oleh admin. Karyawan dan manager hanya dapat melihat event-event yang berjalan.
128 4.8.8 Rancangan Layar News Gambar 4.29 Form News News dapat di search berdasarkan Judul berita, Tanggal. Data yang ditampilkan adalah news yang paling baru berdasarkan tanggal. Jika kategori berita di klik, maka akan muncul windows detil news seperti berikut ini:
129 Gambar 4.30 Form Detail News Detil dari news ini hanya berisi Judul news, Tanggal berita dan isi dari berita itu sendiri.
130 4.8.9 Rancangan Layar Informasi Produk Gambar 4.31 Form Informasi Produk Pada layar produk, terdapat menu search yang dapat di sort berdasarkan nama produk dan kategori produk. Pada layar produk,terdapat gambar dari produk itu sendiri, di samping terdapat Nama produk, Kategori produk dan harga dari produk. Karyawan hanya dapat melihat informasi dari produk dan tidak dapat mengubah nya.
131 4.8.10 Rancangan Layar Change Password Gambar 4.32 Form Change Password Layar change password ini untuk user yang ingin mengganti password lama dengan password baru mereka. Di dalam layar ini, terdapat Old password, New Password, Confirm password dan terdapat tombol Submit.
132 4.9 Rancangan Implementasi 4.9.1.1 Spesifikasi Sistem Beberapa komponen yang perlu diterapkan di dalam Knowledge Management System terbagi menjadi tiga bagian yaitu perangkat keras (Hardware), piranti lunak (Software), dan sumber daya manusia (Brainware). 4.9.1.2 Spesifikasi perangkat keras (Hardware) Komponen komponen yang diperlukan didalam perangkat keras tersebut antara lain : 1. Spesifikasi komputer server, antara lain: a. Processor Intel Xeon Quad Core E5410 2.33 GHz, FSB 1333, Cache 12MB b. Memory 2 Gigabytes DDR 2 SDRAM PC 6400 c. Hard disk dengan kapasitas 250 GigaBytes 2. Spesifikasi komputer client, antara lain: a. Processor Dual Core E5200 2.5 GHz b. Memory 1 GigaBytes c. Hard disk dengan kapasitas 80 GigaBytes
133 4.9.1.3 Spesifikasi piranti lunak (Software) Komponen-komponen yang diperlukan untuk piranti lunak, antara lain : 1. Spesifikasi software untuk komputer server, antara lain : a. Operating System Microsoft Windows Server 2000 b. Database MySQL 4.1.9 c. PHP 4.3.10 2. Spesifikasi software komputer client, antara lain : a. Operating System Microsoft Windows XP Profesional b. Internet Explorer 4.9.1.4 Spesifikasi Sumber Daya Manusia (Brainware) Komponen sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengoperasikan Knowledge Management System ini, antara lain : 1. Administrator. Dibutuhkan seorang Administrator yang bertugas untuk : a. Mengendalikan atau mengarahkan jalannya Knowledge Management System. b. Mengelola dan memelihara database. 2. User. User yang dapat mengakses Knowledge Management System ini adalah semua sumber daya manusia yang dimiliki PT. Keong Nusantara Abadi, dengan klasifikasi sebagai berikut:
134 a. Owner dan Admin yang dapat mengakses dan mengelola semua fitur. b. Staff dan Manager yang dapat mengakses semua fitur kecuali list master ytang di pegang oleh admin tersebut. 4.9.2 Implementation Plan Implementation plan yang digunakan untuk memperkirakan waktu pengimplementasian dari knowledge management system pada PT. Keong Nusantara Abadi. Gambar 4.33 Implementation Plan