BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, DAN ANALISIS DATA 4.1 Sejarah Perusahaan PT. Adhimix Precast Indonesia adalah perusahaan yang menyediakan produkproduk beton. Adhimix mulai beroperasi sejak tahun 1986 dengan mengembangkan pasar readymix concrete di wilayah Jabotabek. kami menetapkan beton readymix dan beton precast sebagai bisnis utama. Didukung oleh sumber daya yang potensial dan berkualitas serta pemahaman akan kebutuhan pasar yang kompetitif dan dinamis, serta sejalan dengan pertumbuhan ekonomi, Adhimix meningkatkan diri menjadi perusahaan yang solid dengan 4 unit usaha antara lain beton readymix, Precast, Konstruksi dan property sebagai komitmen pada pelanggan untuk menjadi mitra yang handal dalam melakukan inovasi dengan menghasilkan produk-produk berkualitas terbaik. Kejujuran, kerja keras, disiplin, dedikasi dan integritas merupakan standar nilai utama yang terus menerus kami bangun untuk menghasilkan sumber daya yang trampil dan berwawasan luas dalam mendukung pelanggan mencapai produktivitas. PT. Adhimix Precast Indonesia akan terus mengembangkan pertumbuhan prospek bisnisnya dan memperluas daerah operasinya di masa mendatang dan dengan konsisten melakukan upaya terbaik di dalam membangun reputasinya sebagai perusahaan yang dapat dipercaya melalui sistim kendali mutu yang lengkap pada
setiap proses produksi pekerjaan untuk menciptakan hasil yg maksimal secara professional, efektif dan efisien tanpa mengurangi kualitas. Kami percaya hubungan jangka panjang yang baik menjadi kunci dalam mengembangkan usaha ini. Award & Certification yang dimiliki PT. Adhimix Precast Indonesia adalah sebagai berikut: ISO 9001 : 2000 Original approval on December 21, 1995 by Lloyd's Register Quality Assurance Limited. OHSAS 18001 : 1999 Occupational Health and Safety Management System Requirements. Awarded on July, 20 2007 by Sucofindo International Certification Service. 4.1.1 Visi Menjadi perusahaan terdepan dalam industri beton, jasa konstruksi dan investasi untuk memenuhi kepuasan pelanggan, pemegang saham, dan karyawan melalui pengembangan SDM, teknologi, proses bisnis internal dan pertumbuhan yang berkesinambungan.
4.1.2 Misi Meningkatkan nilai yang tinggi bagi pemegang saham Memenuhi kebutuhan pelangan dengan produk dan layanan yang handal Memberikan lingkungan kerja yang aman, meningkatkan kesejahteraan dan memberikan kesempatan berkembang bagi karyawan Mengembangkan proses bisnis yang efektif dan efisien untuk meningkatkan daya saing Meningkatkan hubungan kemitraan dengan mitra kerja atas dasar kesetaraan Menjaga lingkungan bisnis dengan menghindari persaingan tidak sehat Menjaga keseimbangan lingkungan dengan memperhatikan dampak lingkungan dan sosial
4.1.3 Struktur Organisasi Gambar 4.1 Struktur Organisasi
4.2 Hasil Observasi Lapangan Dalam tahap observasi lapangan penulis melakukan penelitian & pengamatan di PT. Adhimix Precast Indonesia. Observasi dilakukan pada flow proses sistem MRM yang di dalamnya terdapat pembahasan mengenai permasalahan manajemen yang masih dibahas dengan cara manual sehingga membuat lambatnya review. Observasi juga dilakukan pada Staf DCC dan Peserta MRM yang ada di Unit maupun di Plant PT.Adhimix dikarenakan jalannya proses pelaksanaan MRM yang dirasa belum efektif dan efisien. 4.2.1 Analisis Permasalahan Permasalahan pada sistem MRM PT. Adhimix Precast Indonesia yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Sistem berjalan yang masih secara manual (offline) sudah tidak lagi dapat menangani jumlah proses yang terus meningkat. Dengan banyaknya pencatatan dan proses berulang yang harus dilakukan mengakibatkan terjadinya keterlambatan dalam mereview permasalahan dalam manajemen, juga dalam pembuatan laporan akhir. 2. Penyimpanan data yang hanya berupa arsip mempunyai resiko besar hilang atau mengalami kerusakan.
4.2.2 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah yang ada, maka diusulkan suatu rancangan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi pada sistem MRM di PT. Adhimix Precast Indonesia, yaitu: 1. Membuat aplikasi MRM secara online untuk dapat mempermudah staf DCC dalam mereview permasalahan manajemen. 2. Menggunakan fasilitas upload dan download di aplikasi web agar penyampaian informasi dapat berjalan lebih cepat. 4.3 Pengumpulan dan Pengolahan Data 4.3.1 Analisis Sistem yang Berjalan pada MRM Dari penelitian yang penulis lakukan terutama dalam sistem management review meeting PT. Adhimix Precast Indonesia setiap permasalahan-permasalahan yang dibahas pada setiap rapat selalu dilakukan secara offline sehingga membuat lamanya proses dan banyak pembahasan yang tidak terselesaikan, penulis juga melihat banyak kekurangan lain seperti progress untuk penyelesaian permasalahan tidak dapat terukur history nya sampai permasalahan tersebut selesai. Masalah-masalah tersebut menyebabkan semakin dibutuhkannya sistem yg berjalan secara online dan dapat direview setiap saat oleh eksekutif di perusahaan.
PT. Adhimix Precast Indonesia adalah perusahaan dengan produk beton sebagai bisnis utama yang salah satu pekerjaannya adalah mereview permasalahan yang ada di plant. Dalam mereview meeting saat ini, perusahaan masih menggunakan sistem offline yang mengakibatkan lambatnya dalam menindaklanjuti setiap permasalahan tersebut. Lambatnya proses tersebut disebabkan oleh data-data yang dirangkum masih berbentuk kertas sehingga sering terjadi kehilangan atau terselip dan juga kerusakan pada data tersebut. Untuk tahun ini saja, tingkat untuk penyelesaian permasalahan memakan waktu hingga berhari-hari dan akhirnya permasalahan tersebut tidak terselesaikan. MRM yang masih menggunakan sistem offline akan menyebabkan penurunan kinerja perusahaan sehingga sudah tidak lagi mendukung visi dan misi perusahaan. Untuk mengurangi berbelit-belitnya prosedur dan lamanya waktu yang dibutuhkan dalam memenuhi kebutuhan manajemen, maka penulis ingin membuat sistem yang lebih efektif dan efisien secara online dengan berpola kepada divisi DCC, yaitu seperti pada saat pertemuan rapat yang membahas mengenai progress rencana jangka panjang dan permasalahan yang timbul dari setiap bagian di plant sampai dengan keluarnya laporan akhir yang tidak memakan waktu yang lama, sesuai dengan ketentuan-ketentuan perusahaan. Guna mendukung operasional PT. Adhimix Precast Indonesia saat ini, perusahaan dipimpin oleh 2 orang pada Dewan Komisaris dan 3 orang pada Dewan Direksi yang memperkerjakan karyawan sebanyak ±3000 orang.
4.3.2 Rancangan Sistem MRM yang Diusulkan Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan seperti yang telah di uraikan diatas dan bab sebelumnya, maka pada bagian ini akan dirancang suatu sistem yang baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang lama. DAD Sistem yang Diusulkan Daftar Notulen Rapat Daftar Notulen Rapat Laporan MRM DCC Unit/ Plant Sistem Informasi MRM Staf DCC Pusat Laporan MRM Eksekutif Laporan MRM Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem MRM yang Diusulkan
Daftar Notulen Rapat DCC Pusat/Unit/ Plant 1.0 Notulen Rapat Notulen Rapat Daftar Pembukaan Rapat 2.0 Pembukaan Rapat Pembukaan Rapat Daftar Issue Rapat 3.0 Issue Rapat Issue Rapat Daftar Tema Presentasi 4.0 Tema Presentasi Tema Presentasi Daftar Sebab dan Solusi 5.0 Sebab dan Solusi Sebab dan Solusi Eksekutif Notulen All Organisasi Notulen PerRapat 6.0 Laporan Notulen Rapat Gambar 4.3 Diagram Nol Sistem MRM yang Diusulkan
4.3.3 Rancangan Dialog Layar Berikut adalah rancangan dialog layar dari sistem yang diusulkan: 4.3.3.1 Manual MRM Admin 1. Login dengan username admin_sekper dan password m1x3r pada tampilan ini setelah itu tekan tombol Gambar 4.4 Tampilan Layar Login 2. Setelah login maka akan tampil layar administrator seperti ini: Gambar 4.5 Tampilan Layar Administrator
3. Pertama yg anda lakukan adalah menginput data master organisasinya, arahkan kursor mouse anda ke menu setelah itu pilih menu maka akan tampil menu ini: Gambar 4.6 Tampilan Layar Input Data Master Organisasi Masukan satu persatu data master organisasinya misalnya data yg anda masukan adalah Kantor Pusat setelah dientry data tersebut tekan tombol teruskan proses sampai semua data organisasi terinput.
4. Kedua yg anda lakukan adalah menginput data master Tempat Rapat untuk lokasi rapatnya, arahkan kursor ke,setelah itu pilih menu selanjutnya akan tampil menu seperti ini: Gambar 4.7 Tampilan Layar Input Data Master Tempat Rapat Masukan satu persatu data master tempat rapatnya misalnya data yg anda masukan adalah Lokasinya : Kantor Pusat dan Ruang Rapat: R.Rapat Lt.3 setelah dientry data tersebut tekan tombol teruskan proses sampai semua data tempat rapat terinput.
5. Ketiga yg anda lakukan adalah menginput data master karyawan arahkan kursor mouse ke menu menu setelah itu pilih, selanjutnya akan tampil menu seperti ini: Gambar 4.8 Tampilan Layar Input Data Master Karyawan Masukan satu persatu data master karyawannya misalnya data yg anda masukan adalah Nama Karyawanya : Euis Rahmawati, Organisasinya: Kantor Pusat, Jabatannya: Staff Corporate Secretary setelah dientry data tersebut tekan tombol teruskan proses sampai semua data di master karyawan terinput.
6. Keempat yg anda lakukan adalah menginput data master group tema rapatnya, arahkan kursor mouse ke menu setelah itu pilih menu, selanjutnya akan tampil menu seperti ini: Gambar 4.9 Tampilan Layar Input Data Master Group Tema Masukan satu persatu data master group temanya misalnya data yg anda masukan adalah Nama Group Temanya: Akuntansi setelah dientry data tersebut tekan tombol teruskan proses sampai semua data di master group tema terinput.
7. Kelima yg anda lakukan adalah menginput data master usernya arahkan kursor mouse ke menu setelah itu pilih menu, selanjutnya akan tampil menu seperti ini: Gambar 4.10 Tampilan Layar Input Data Master Daftar User Masukan satu persatu data master usernya misalnya data yg anda masukan adalah Organisasinya: Kantor Pusat, Jabatan: Staff Corporate Secretary, Nama Karyawannya: Euis Rahmawati, Username: euis, Passnya: euis setelah dientry data tersebut tekan tombol teruskan proses sampai semua data di master user terinput.
8. Sampai disini proses input data master pada admin selesai, setelah itu yg anda lakukan adalah menekan tombol 4.3.3.2 Cara Penggunaan Aplikasi MRM 1. Login dengan username nama usernya misalnya disini saya memberi contoh ami dan password ami pada tampilan ini setelah itu tekan tombol Gambar 4.11 Tampilan Layar Login
2. Setelah login maka akan tampil layar inputan seperti ini: Gambar 4.12 Tampilan Layar Input 3. Pertama yg anda lakukan adalah menginput Notulen Rapatnya isi kolom organisasi dengan menekan pilihan ini misalnya yg anda pilih adalah organisasi kantor pusat, selanjutnya mengisi tempat rapatnya dengan menekan pilihan misalnya tempat rapatnya kantor pusat, Ruang Rapat lt.4, selanjutnya mengisi judul rapatnya misalnya dengan MRM Unit Readymix dan selanjutnya mengisi pilihan tanggal dengan menekan tombol, misalnya tanggal yg anda
pilih adalah 13 Desember 2010. Setelah semua data terinput lakukan simpan dengan menekan tombol 4. Kedua yg anda lakukan adalah menginput Pembukaan rapatnya dengan menekan tombol dan akan tampil layar seperti berikut : Gambar 4.13 Tampilan Layar Input Pembukaan Setelah tampil anda dapat mengisi nama yg membuka rapat tersebut dengan menekan pilihan ini dimulai dari memilih organisasinya, jabatan, dan nama karyawannya. Setelah itu isi pembukaannya dan tekan
program aplikasi ini dibuat untuk diinput lebih dari satu pembuka rapat, apabila ada pembuka rapat lain dapat menekan tombol untuk menginputnya. 5. Ketiga yg anda lakukan adalah mengisi issue rapatnya dengan menekan tombol dan akan tampil layar seperti dibawah ini: Gambar 4.14 Tampilan Layar Input Issue Disini anda tinggal memilih organisasi, jabatan, nama karyawannya dengan cara menekan pilihan ini misalnya disini anda memilih organisasi kantor pusat, nama karyawan Mirza Halim, Jabatan
Staff IT setelah itu tekan tombol, di aplikasi ini juga kami membuat supaya issue ini bisa diinput lebih dari satu orang, caranya anda tinggal melakukan inputan dengan cara tadi. Setelah orang yg menyampaikan issue tersebut sudah dimasukan semua, maka langkah selanjutnya adalah mengisi Isi dari Tema Presentasinya 6. Keempat yg anda lakukan adalah menginput tema dari orang yg menyampaikan presentasinya, tekan tombol pada gridnya dan akan tampil layar sebagai berikut: Gambar 4.15 Tampilan Layar Input Isi Tema Presentasi
Di sini tugas anda adalah menginput kategori permasalahannya apa, misalnya kategori permasalahanya akuntansi setelah itu masalahnya Jurnal PICnya : Wandi, setelah itu tanggal targetnya, dan statusnya open data itu dapat diinput pd kolom seperti dibawah ini: Gambar 4.16 Tampilan Layar Input Permasalahan Dan Pada layar ini untuk setiap permasalahan yg disampaikan bisa lebih dari satu, caranya tinggal input ulang saja untuk permasalahannya. Dan apabila issue ini sudah close anda dapat mengupdatenya dengan cara mengklik 2 kali dan data issue tersebut akan naik ke kolom di atasnya, bisa dilihat seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.17 Tampilan Layar Update Issue Sampai sini untuk inputan presentasi issuenya sudah selesai. 7. Kelima yg anda lakukan adalah menginput isi sebab dan solusi dari issue diatas dengan cara menekan tombol dan akan tampil pada layar seperti dibawah ini: Gambar 4.18 Tampilan Layar Input Sebab dan Solusi
Tugas anda adalah menginput penyebab permasalahan pada kolom sebab dan solusi dari permasalahan pada kolom solusi setelah itu tekan tombol Tambah apabila ada sebab dan solusi lain dari permasalahan ini, setelah semua sebab dan solusi terinput maka selanjutnya anda tinggal menekan tombol Sampai disini tugas anda selesai yg terakhir yg anda lakukan hanya tinggal membuat report dari data-data yg sudah diinput tadi. 8. Report Notulen PerRapat, pembuatan report ini dapat dilakukan dengan cara mengarahkan kursor mouse ke menu selelah itu dan akan tampil layar seperti dibawah ini: Gambar 4.19 Tampilan Layar Report Notulen PerRapat
Untuk mencetaknya dengan cara menekan tombol Print pada data yg ada di list diatas maka report akan tampil sesuai dengan data yg anda pilih tadi dan report tersebut akan tampil dalam bentuk.odt (open office document). 9. Report Notulen All, pembuatan report ini dapat dilakukan dengan cara mengarahkan kursor mouse ke menu selelah itu dan akan tampil layar seperti dibawah ini: Gambar 4.20 Tampilan Layar Report Notulen All
Untuk mencetaknya dengan cara memilih organisasi dan periode tanggalnya, misalnya anda ingin menarik report permasalahan per 3 bulan ke belakang, yg anda lakukan adalah tinggal memilih misalnya tanggal 13-10-2010 s.d. 13-12-2010 setelah itu tekan tombol search dan selanjutnya tekan tombol print maka report secara otomatis akan tampil sesuai dengan tanggal yg anda pilih tadi dalam bentuk odt (open office document). 4.4 Analisis Hasil Pengolahan Data Dari hasil pengolahan data yang didapat setelah melakukan perancangan sistem MRM online berbasis web, diketahui bahwa sistem ini dapat dijadikan acuan yang sangat efektif dan efisien dalam pengelolaan permasalahan atau issue-issue manajemen yang selama ini permasalahan-permasalahan tersebut tidak terorganisir. Sebelum adanya sistem online yang terdatabase ini permasalahan itu disimpan di dalam tumpukan arsip dan terkadang arsip tersebut hilang.