BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan jasa perusahaan konsultan. Sehingga perkembangan perusahaan yang menyediakan jasa konsultasi di Indonesia cukup menjanjikan opportunity yang sangat besar. Hal ini ditandai dengan banyaknya perusahaan di Indonesia yang menawarkan jasa seperti jasa konsultan teknologi informasi, keuangan, pajak dan masih banyak lagi. Dengan banyaknya perusahaan jasa di Indonesia maka akan timbul persaingan untuk dapat menjadi yang terdepan dengan terus meningkatkan kualitas dan kinerja pada proses bisnisnya khususnya pada proses penjualan dan penerimaan kas yang merupakan bagian dari siklus pendapatan. Siklus pendapatan sendiri terdiri dari penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Siklus pendapatan merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Accounting Information System are systems used to record the financial transaction of a business or organization that combine the methodologies, controls and accounting techniques with the technology of the IT industry: user interface, computers and sophisticated software. Artinya, Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan bisnis atau organisasi yang mengkombinasikan metodologi, pengendalian, dan teknik akuntansi dengan teknologi industri dari IT: User Interface, komputer, sophisticated software. (Elena, U.G., Raquel, P.E., Clara, M.C. dalam The Impact of Accounting Information System (AIS) on Performance measures: empirical evidence in Spanish SMEs, Volume 11, No.1, 2011) 1
2 Untuk meningkatkan daya saing di dunia bisnis mereka harus meningkatkan kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam mengambil suatu keputusan. Hal itu di dasari dengan adanya ketersediaan data yang akurat dan valid. Salah satu siklus aktivitas yang penting dalam suatu entitas bisnis adalah siklus pendapatan. Karena siklus pendapatan merupakan siklus yang terkait langsung dengan penerimaan atau revenue. Secara umum siklus pendapatan terdiri dari tiga komponen yaitu penjualan, pengelolaan piutang dan penerimaan kas. Ketiga aktivitas ini saling terkait sehingga jika salah satu diantaranya terjadi masalah maka secara langsung akan mengganggu yang lainnya. Untuk menjaga agar semua aktivitas dalam siklus pendapatan dapat berjalan dengan baik maka semua aktivitas harus berlangsung sesuai prosedur, dimana prosedur yang efektif dan efisien merupakan salah satu bentuk dari pengendalian internal yang baik, melalui jurnal yang berjudul Evaluasi Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan (Aries Wicaksono, Vol. 4, No. 1 2013). Efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan dapat ditingkatkan dengan penggunaaan sistem informasi. Salah satunya proses penjualan. Penjualan merupakan salah satu kegiatan sangat penting di dalam perusahaan. Pendapatan dan laba diperoleh dari proses penjualan. Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli (Mulyadi, 2008:202). PT. Matrica Consulting Service didirikan pada tahun 2005 merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan IT. Penerimaan utama perusahaan ini berasal dari jasa konsultasi solusi teknologi informasi yang kliennya berasal dari seluruh Indonesia. Dalam menjalankan bisnisnya PT. Matrica Consulting Service memiliki beberapa bagian yang perlu dikembangkan dan masih memiliki kekurangan seperti pada saat penagihan proyek. Pada saat jatuh tempo sudah melewati batas yang telah ditentukan, perusahaan akhirnya mendatangi client dan meminta klarifikasi atas penagihan yang lewat dari jatuh temponya. Sehingga piutang yang tertagih
3 tidak ada statusnya yang berdampak pada arus kas perusahaan menjadi terganggu. Selain itu, tidak adanya dokumen dan laporan yang dibuat secara berkala pada siklus pendapatan sehingga perusahaan dan manajemen sulit dalam pengambilan keputusan untuk kedepannya. Menurut Hammer and Franklin. (2008: 53-60) menyatakan bahwa These new systems (Accounting and Information System of Revenue cycle) are intended to improve adherence to process standards, substantially cut billing errors, accelerate cash flow, and reduce cost-to-collect, among other benefits. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi dan akuntansi siklus pendapatan ditujukan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap standar proses, mengurangi kesalahan penagihan berkelanjutan, mempercepat arus kas, dan mengurangi biaya penerimaan pendapatan. Menurut Soudani. (2012: 136) menyatakan Accounting Information Systems (AIS) are a tool which, when incorporated into the field of Information an Technology Systems (IT), are designed to help in the management and control of topics related to organization economic-financial area. Artinya, Sistem informasi merupakan komponen, ketika dapat menyatukan dengan bidang-bidang pada teknologi dan sistem informasi, yang dirancang untuk membantu di dalam manajemen dan pengendalian terhadap topik yang berkaitan dengan area keuangan-ekonomi. Agar dapat meminimalisir kekurangan tersebut, penggunaan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan tentunya sangat dibutuhkan agar kinerja perusahaan dan proses bisnis perusahaan dapat meningkat dan berjalan dengan baik, serta menghasilkan informasi dan laporan yang berkualitas. Dengan adanya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, maka penulis mengusulkan untuk membuat suatu sistem informasi akuntansi berbasis web, dengan adanya sistem informasi akuntansi berbasis web dapat lebih mempermudah user untuk melakukan pembaharuan data, dan setiap user yang terkait dengan proses bisnis yang berhubungan dengan proses penjualan dapat mengakses aplikasi hanya dengan menggunakan internet tanpa harus mempunyai server, dan pula dengan adanya aplikasi berbasis web perusahaan tidak harus mengupdate software pada komputer, karena dapat digunakan di semua komputer dengan pentium berapapun.
4 Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis terdorong untuk menganalisis serta membuat rancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang digunakan untuk menunjang kebutuhan akan proses bisnis pada PT. Matrica Consulting Service sebagai salah satu syarat tugas akhir. 1.2. Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menunjukkan batasan masalah dan bahasan dalam skripsi ini meliputi: 1. Prosedur yang berkaitan dengan penjualan kredit, mulai dari pembuatan penawaran, pembuatan surat kontrak, hingga selesai melakukan pekerjaan. 2. Prosedur yang berkaitan dengan pencatatan dan penagihan piutang. 3. Prosedur yang berkaitan dengan penerimaan kas. 4. Dokumen, formulir, dan pencatatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Matrica Consulting Service terkait dengan siklus pendapatan. 5. Membahas pajak dibatasi hanya perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPn) pada penjualan. 1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai, yaitu: a. Mengetahui prosedur dan proses bisnis yang membentuk proses siklus pendapatan. b. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terkait dengan proses siklus pendapatan pada PT. Matrica Consulting Service. c. Memberikan rekomendasi dan merancang sistem informasi siklus penadapatan pada PT. Matrica Consulting Service untuk mengatasi masalah yang terkait dengan proses siklus pendapatan.
5 1.3.2. Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan, yaitu : a. Mendapatkan pemahaman dari kebutuhan informasi dari proses bisnis pada siklus pendapatan. b. Dengan perancangan sistem informasi siklus pendapatan yang diusulkan, diharapkan PT. Matrica Consulting Service dapat melakukan pembukuan dan pelaporan keuangan secara tertib serta membantu perusahaan dalam meminimalisir masalah yang dihadapi. c. Menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu dari sistem informasi akuntansi proses pada siklus pendapatan. 1.4. Metodologi Penulisan Metodologi yang digunakan dalam melakukan melakukan penelitian untuk penulisan skripsi adalah sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data a. Metode penelitian kepustakaan (library research) Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mengumpulkan, dan mempelajari data dan informasi teoritis dari buku-buku ilmiah dan literature yang berkaitan dengan topik skripsi sebagai landasan teori yang akan diterapkan. Juga skripsi atau tugas akhir yang terkait dengan judul ini. Buku yang digunakan sebagai dasar penulisan skripsi ini adalah Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process untuk sistem informasinya dan Sistem Akuntansi, juga Perpajakan untuk akuntansinya. b. Metode penelitian lapangan (field research) Dalam studi lapangan, pengumpulan data dapat dilakukan melalui beberapa cara seperti: 1) Wawancara Mengumpulkan informasi dengan melakukan survei langsung ke perusahaan. Dalam riset ini dilakukan wawancara dengan pemilik dan staff terkait perusahaan dengan proses penjualan dan penerimaan kas yang
6 bertujuan agar mendapat informasi yang akurat dan relevan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2) Dokumentasi Penelusuran tierhadap dokumen-dokumen yang dilakukan dengan cara mengamati dan membandingkan proses bisnis yang sedang dilakukan dengan dokumen pendukungnya seperti surat perjanjian kontrak dan bukti bayar. 3) Analytical Procedure Mengumpulkan informasi dengan cara menganalisis data yang diperoleh dan menganalisis permasalahan prosedur yang ditemukan. 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah metode Analisis dan Perancangan berorientasi objek atau Object Oriented Analysis and Design menurut pendekatan teori Satzinger, Jackson, dan Burd (2010: 53-54), yaitu: a. Inception Fase ini mengindentifikasi ruang lingkup sistem yang akan dibuat dengan menetapkan usecase dari tiap aktivitas. b. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa perulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut. c. Construction Pada fase ini membangun sistem baru dengan menggunakan perulangan tambahan yang termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru. d. Transition Selama fase transisi, satu atau lebih perulangan akhir akan melibatkan final user-acceptance dan melakukan pengujian sistem sesuai dengan kesiapaan saat akan dioperasikan. Akan
tetapi penelitian ini belum sampai tahapan pada menerapkan fase ini. 7 3. Metode Pencatatan Akuntansi Pencatatan akuntansi yang digunakan adalah accrual basis (basis akrual) dengan berdasarkan standar IFRS (International Financial Reporting Standard). Basis akrual (Accrual Basis) merupakan teknik akuntansi yang dimana transaksi tersebut dapat dicatat karena transaksi tersebut memiliki implikasi uang masuk atau keluar di masa depan. Transaksi basis akrual dicatat pada saat terjadinya walaupun uang belum benar-benar diterima atau dikeluarkan. Basis akrual mengakui pengaruh transaksi dan peristiwa lainnya pada saat transaksi dan peristiwa itu terjadi tanpa memperhatikan saat kas atau setara kas diterima atau dibayar. 1.5. Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan skripsi, identifikasi masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini, akan diuraikan teori-teori yang digunakan sebagai dasar untuk pembahasan dalam pembuatan skripsi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA PT. MATRICA CONSULTING SERVICE Dalam bab ini, akan diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi,
8 pembagian tugas, serta gambaran sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN PADA PT. MATRICA CONSULTING SERVICE Dalam bab ini digambarkan perancangan dari sistem yang diusulkan pada bagian Penjualan dan penerimaan kas dengan metode berorientasi objek sesuai dengan kebutuhan dan solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh perusahaan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini, merupakan bagian akhir dari penulisan skripsi. Akan diberikan simpulan dari hasil analisis dan dari bab bab sebelumnya dan memberikan saran saran guna membantu meningkatkan proses bisnis perusahaan tersebut.