BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan PT. Artech didirikan pada tahun 2004, yaitu merupakan perusahaan desain interior dan bangunan. PT. Artech berlokasi di Jl. Radio Dalam 3D, Jakarta Selatan 12140 dan berdiri sesuai dengan salinan akta no.3, tanggal 3 Februari 2004 yang dibuat oleh notaris Olvia Afiaty, SH yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sesuai dengan SK Kehakiman No. C-20562 HT. 01.01 tahun 2004. PT. Artech memiliki Logo perusahaan seperti pada gambar 3.1. Gambar 3.1 Logo ARTECH Dalam logo PT. Artech terdapat tiga simbol, yaitu segitiga, bujur sangkar dan lingkaran. Simbol tersebut adalah geometri dasar untuk estetika dalam membangun suatu arsitektur maupun desain grafis. Warna merah kuning dan ungu adalah sebagai warna dasar dalam pewarnaan. Maksud dari logo tersebut adalah PT. Artech adalah sebagai dasar untuk membangun suatu karya (bangunan maupun produk). PT. Artech didirikan oleh empat orang pendiri, yaitu tiga orang arsitektur dan seorang desainer. Perusahaan ini dinamakan PT. Artech yang bermakna Art 40
41 and Techonology. Architecture terdiri dari art and science, sedangkan technology terdiri dari struktur dan materi, sehingga PT. Artech dapat membangun dengan art dan science yang seimbang dengan menggunakan struktur dan materi dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini. Selain itu PT. Artech didirikan untuk mewadahi arsitek-arsitek muda untuk berkreasi menciptakan arsitektur dan desain yang menarik dan mengikuti perkembangan jaman, dengan menggunakan teknologi yang sesuai. Tetapi dengan seiring berjalannya waktu terdapat pergantian karyawan dengan alasan untuk menumbuhkan ide-ide baru agar tidak tertinggal jaman. Saat ini PT. Artech telah memiliki beberapa asosiasi/partner yang berkaitan dengan bidang usaha PT. Artech, salah satunya workshop untuk produk furniture di Andara Cinere dan Studio pembuatan maket di Kalibata. Beberapa proyek yang sudah ataupun sedang dikerjakan oleh PT. Artech tidak hanya berlokasi di daerah Jakarta saja, tetapi juga daerah Bekasi, Depok, Jambi, Padang dan Cipaku. 3.1.2 Visi Perusahaan Visi dari PT. Artech adalah 1. Ingin menjadikan setiap bangunan yang ada menjadi bangunan yang bernilai seni tinggi dan memiliki fungsi sesuai dengan keinginan pemiliknya. 2. Menjadikan PT. Artech sebagai perusahaan desain terbesar di Indonesia dan mendapatkan keuntungan yang lebih dari sebelumnya. Serta memberikan pelayanan yang terbaik kepada klien-kliennya.
42 3.1.3 Misi Perusahaan Misi dari PT. Artech adalah : Berusaha mewujudkan imajinasi klien dalam disain produk, bangunan atau interiornya dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien sehingga klien merasa puas dengan kinerja PT. Artech. 3.1.4 Motto Perusahaan PT. Artech memiliki motto yaitu designing a life full of art. Motto tersebut dipilih karena pendiri ingin menjadikan setiap bangunan yang ada di kehidupan menjadi bangunan yang bernilai seni tinggi dan memiliki fungsi sesuai dengan keinginan pemiliknya. 3.1.5 Jenis Pelayanan PT. Artech menyediakan pelayanan dalam bidang desain dengan ide yang segar dan membuat inovasi baru dalam bidang desain. Jenis pelayanan yang terdapat di PT. Artech adalah sebagai berikut : a. Arsitektur Pelayanan dari arsitektur adalah menggambar rancangan sesuai dengan keinginan dan permintaan pelanggan. Setelah terjadi kesepakatan, maka bangunan tersebut akan dibangun sesuai rancangan tersebut. b. Building construction PT. ARTECH memiliki rekanan building construction, sehingga jika mengerjakan suatu proyek maka pelanggan tidak perlu repot-repot lagi untuk mencari kontraktor lain.
43 c. Product design Produk desain yang ditawarkan oleh PT. ARTECH adalah furniture, souvenir, dan merchandise. d. Graphic design Jenis pelayanan graphic design yang dihasilkan oleh PT. ARTECH antara lain adalah brosur, flyer dan poster. PT. ARTECH menerima pesanan sesuai pesanan pelanggan. e. Interior design and furnishing PT. ARTECH dapat menerima pesanan interior design dan furnishing. Sehingga dalam pembuatan suatu proyek, PT. ARTECH dapat mengerjakan seluruh pembangunan dari arsitektur, interior design dan juga furnishing.
3.2 Struktur Organisasi 3.2.1 Gambar Struktur Organisasi RUPS Komisaris Direktur Desain dan Perencanaan Administrasi dan Keuangan HRD Business Development Arsitek Struktur dan Mekanikal Elektrikal Interior Desain Produk Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Artech
45 3.2.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun tugas dari setaip bagian di perusahaan PT. ARTECH adalah sebagai berikut ini : 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Merupakan badan tertinggi dari sebuah perusahaan yang berbentuk persereoan terbatas. Dalam RUPS/Rapat Umum Pemegang Saham, semua pemegang saham sebesar/sekecil apapun sahamnya memiliki hak untuk mengeluarkan suaranya. Dalam RUPS sendiri dibahas masalahmasalah yang berkaitan dengan evaluasi kinerja dan kebijakan perusahaan yang harus dilaksanakan segera. Bila pemegang saham berhalangan, dia bisa melempar suara miliknya ke pemegang lain yang disebut proxy. Hasil RUPS biasanya dilimpahkan ke komisaris untuk diteruskan ke direksi untuk dijalankan. Isi RUPS : - Menentukan direksi dan pengangkatan komisaris - Memberhentikan direksi atau komisaris - Menetapkan besar gaji direksi dan komisaris - Mengevaluasi kinerja perusahaan - Memutuskan rencana penambahan/pengurangan saham perusahaan - Menentukan kebijakan perusahaan - Mengumumkan pembagian laba ( dividen ) 2. Komisaris
46 Komisaris mengawasi kinerja direktur. Direktur melaporkan segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan. 3. Direktur Direktur memiliki tanggung jawab sebagai berikut : - Mengawasi kinerja perusahaan. - Ikut serta dalam perencanaan pembangunan. 4. Desain dan Perencanaan Bagian design and planning memiliki 4 bagian yaitu : a. Arsitek Bagian ini memiliki tugas sebagai berikut melaksanakan pembangunan dan pengawasan berkala sampai dengan pembangunan selesai b. Stuktur dan Mekanikal Elektrikal Bagian ini memiliki tugas sebagai berikut menentukan spesifikasi material dari proyek yang ada. c. Interior Bidang ini memiliki tugas melaksanakan pembangunan interior dan pengawasan berkala sampai dengan interior selesai. d. Desain Produk Bidang ini memiliki tugas membuat desain sesuai dengan rancangan yang ada.
47 Keempat bagian inilah yang akan bertemu langsung dengan klien untuk mengembangkan ide-ide dan keinginan klien. 5. Administrasi dan Keuangan Administrasi dan Keuangan bertugas untuk mengurus keuangan perusahaan yang berhubungan dengan proyek maupun nonproyek. Termasuk di dalamnya mengurusi pajak dan perijinan, pembayaran, pengadaan ATK serta penggajian karyawan. Bagian ini juga mengurusi administrasi kantor, seperti menyimpan datadata yang berhubungan dengan proyek. 6. HRD HRD memiliki tugas sebagai berikut : - Mengurus penerimaan pegawai baru - Melakukan pengujian kepada calon pegawai baru - Mengatur penempatan pegawai 7. Business Development (Bagian Pemasaran) Bagian ini memiliki tugas untuk mencari proyek yang akan dilaksanakan. Bagian ini juga melakukan promosi (marketing perusahaan).
48 3.3 Proses Bisnis yang Berjalan Proses bisnis yang terjadi pada PT. Artech awalnya klien dan perusahaan bertemu di suatu tempat sesuai dengan perjanjian via telepon. Dari pertemuan tersebut klien mengungkapkan keinginannya dalam desain arsitektur dan interior. Perusahaan diwakili oleh bagian design and planning sesuai dengan rincian pekerjaan yang akan dikerjakan. Di dalam tiap pertemuan, bagian design and planning membuat minute meeting. Minute meeting berisi tentang agenda pertemuan pada saat itu yang membahas kebutuhan klien yang disesuaikan dengan kaidah arsitektur. Minute meeting bukan sebagai surat kontrak, melainkan sebagai bukti dan patokan untuk pertemuanpertemuan selanjutnya. Pertemuan pertama ini merupakan tahapan pra-konsep. Pada pertemuan kedua atau biasanya disebut tahapan konsep, desainer interior dan eksterior melakukan pekerjaan gambar yang berupa ide-ide dan zoning ruang yang biasanya masih mengambil contoh-contoh dari buku yang menggambarkan keinginan klien pada tahap pra-konsep. Pada pertemuan kedua ini bagian design and planning memberikan proposal desain proyek bersamaan dengan bill of quantity (rincian pekerjaan dan taksiran biaya) sebagai penawaran harga. Apabila terdapat persetujuan oleh kedua belah pihak, maka masuklah ke tahap pra-rencana. Dalam tahap ini, perusahaan mengeluarkan surat kontrak (untuk desain bangunan, produk maupun interior). Jika di dalam perjanjian pihak klien menginginkan perusahaan untuk mengerjakan pembuatan atau pembangunan desain tersebut, maka perusahaan akan mengeluarkan Surat Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP). Tahapan pra-rencana membahas pengembangan konsep. Desainer melakukan pengerjaan gambar layout dalam bentuk 3D (tiga dimensi) yang sudah mencakup ukuran yang sebenarnya tetapi belum mencantumkan spesifikasi material.
49 Tahap selanjutnya biasa disebut tahap detail, di mana merupakan pengembangan dari tahap pra-rencana yang sudah mencakup spesifikasi material dan detail-detail desain. Tahap detail bisa mencakup beberapa pertemuan antara klien dan perusahaan sesuai dengan perjanjian via telepon. Apabila terdapat revisi yang diajukan oleh klien, maka pihak perusahaan akan membuat penyesuaian desain atau pekerjaan sesuai dengan permintaan klien. Perusahaan membatasi revisi maksimal sebanyak 3 kali. Pembayaran dilakukan bertahap sesuai dengan perjanjian yang biasanya melalui transfer oleh klien. Setelah terdapat bukti transfer, bagian finance and administration memberikan invoice sesuai dengan tahapannya (misalnya pembayaran tahap I diberikan invoive tahap I, dan selanjutnya). Setelah pekerjaan mencapai penyelesaian 100%, perusahaan akan memberikan Berita Acara Serah Terima (BAST). Secara tidak langsung merupakan rangkuman minute meeting dari setiap pertemuan. Pada tahapan ini, perusahaan akan memberikan gambar lapangan atau as build drawing (blue print). Setelah tahap ini biasanya perusahaan memberikan masa retensi(garansi) sesuai dengan perjanjian. Biasanya untuk proyek interior kurang lebih 3 bulan dan untuk bangunan kurang lebih 6 bulan. Namun masa retensi dapat disesuaikan dengan perjanjian antara pihak perusahaan dan klien. Setelah masa retensi selesai, klien wajib membayar pelunasan pembayaran (yang biasanya sisa 5% atau 10% dari pembayaran keseluruhan). Pada saat ini perusahaan akan mengeluarkan invoice pelunasan. Jika pada saat retensi terdapat keluhan dari pihak klien, perusahaan akan memberikan perbaikan-perbaikan selama perbaikan tersebut masih tercakup dalam desain yang dibuat sebelumnya. Tetapi apabila keluhan tersebut berupa penambahan pekerjaan(atau desain tertentu), maka akan dibuat surat kontrak baru diluar kontrak yang sudah ada.
50 3.4 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan Start membuat janji bertemu dengan klien via telepon Pertemuan pertama : membuat pra konsep Minute meeting membuat gambar konsep ya ada perjanjian pembangunan? tidak SPPP membuat surat kontrak Surat kontrak mengajukan bill of Quantity
51 menerima pembayaran invoice mengembangkan desain mengerjakan revisi melakukan penyelesaian monitoring masa retensi End Gambar 3.3 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan
52 3.5 Analisis CSF Faktor penentu keberhasilan PT. Artech dalam bidang desain bangunan, produk dan interior dalam mencapai tujuannya adalah : 1. Fresh Idea Ide-ide yang dihasilkan oleh PT. Artech lebih kreatif dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan karena karyawan-karyawan PT. Artech merupakan gabungan dari individu-individu berjiwa muda yang memiliki kreatifitas yang tinggi. Karena PT. Artech mempunyai tujuan untuk selalu mengeluarkan inovasi-inovasi baru. 2. Ide-ide yang berani Pada intinya PT. Artech tidak takut mencetuskan desain yang berbeda dari desain yang sedang tren. Meskipun desain yang akan dihasilkan itu menurut orang kebanyakan riskan. Tetapi karena hal itu, PT. Artech menjadi lebih unggul. 3. Koneksi PT. Artech memiliki koneksi yang banyak yang merupakan salah satu faktor terpenting suatu perusahaan untuk sukses.
53 3.6 Analisis Web Pesaing 1. PT. Anggara Architeam (www.anggara.co.id) Gambar 3.4 web pesaing www.anggara.co.id a. Website masih satu arah b. Secara tampilan sudah cukup dinamis
54 2. PT. Indomegah Cipta Bangun (www.indomegah.com) Gambar 3.5 web pesaing www.indomegah.com a. Secara tampilan website sudah menggunakan flash, sehingga terlihat lebih dinamis. b. Untuk mengakses halamannya membutuhkan waktu yang lama. c. Website masih satu arah.
55 3.7 Masalah yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Artech yang terkait dengan konsep CRM, adalah sebagai berikut : 1. Kurang lengkapnya media bagi calon klien dan klien untuk mengetahui informasi mengenai jasa yang ditawarkan oleh perusahaan apabila tidak datang langsung ke kantor PT. Artech. 2. Belum menggunakan teknologi internet yang dapat mendukung dan membantu PT. Artech untuk menjaga hubungan dengan para pelanggannya. 3. Dalam proses bisnis setelah ada surat kontrak dibuat, pihak perusahaan dan klien harus terus bertemu untuk membahas perkembangan desain sebagai bagian dari tahapan proses bisnis yang sedang berjalan. Sedangkan untuk bertemu, kedua belah pihak harus menyisihkan waktu dikarenakan keadaan jalan yang tidak menentu (meeting point yang mungkin jauh dari klien atau perusahaan, macet). 4. Kritik dan saran, pertanyaan dan keluhan dari klien (selain dari revisi yang berhubungan dengan proyek) tidak dicatat dan disimpan, sehingga tidak dapat menjadikannya sebagai feedback PT. Artech dalam meningkatkan mutu pelayanan.