PENERAPAN SISTEM PENJADWALAN DAN PENYEWAAN DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI WEB SERVICE DAN BLACKBERRY PUSH SERVICE (Studi Kasus : Studio Musik Delapan Studio) Nikholas Hadi Aurora Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Alvin Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Herbert Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan penelitian ialah pembangungan sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat membantu para pihak studio musik Delapan Studio dalam melakukan bisnis dengan efisien dan efektif dengan membuat aplikasi berbasis web dan mobile yang menggunakan teknologi Web service dan BlackBerry Push Service. Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini meliputi metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara dengan pihak pihak terkait dalam studio musik, analisis inti proses bisnis, metode perancangan, implementasi, dan evaluasi. Hasil
yang dicapai dari penelitian skripsi ini adalah aplikasi web dan mobile untuk perusahaan, Web service, serta laporan laporan yang berhubungan dengan perusahaan. Simpulan yang didapatkan adalah dengan digunakannya teknologi Web service pada aplikasi yang dibangun, maka dapat memudahkan pengembangan aplikasi ke tahap selanjutnya. Keyword : penjadwalan, penyewaan, teknologi, Web service, BlackBerry, Push Service 1. Pendahuluan Efisiensi kerja dan tuntutan waktu yang singkat merupakan dua hal wajib yang harus dipenuhi oleh setiap badan usaha dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. Teknologi yang ada pada saat ini memberikan banyak pilihan yang dapat memberikan keuntungan bagi para pebisnis yang ingin meningkatkan efisiensi kerja dan penggunaan waktu yang singkat untuk memperoleh hasil yang maksimal. Salah satu teknologi yang ada dan sedang populer saat ini adalah penggunaan internet yang dapat diakses melalui peralatan mobile yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses informasi kapan saja dan dimana saja melalui peralatan mobile. Delapan Studio merupakan studio musik yang menyediakan layanan recording, mixing, mastering, dimana setiap layanan yang disediakan oleh Delapan Studio memiliki satu ruang khusus untuk melakukan proses layanan tersebut. Jadi Delapan Studio merupakan studio musik yang memiliki tiga ruangan untuk melakukan proses layanan yang berbedabeda, dimana dalam Delapan Studio terdapat 5 aktor yang berperan yaitu editor, owner, admin, dan guest. Peranan editor dalam studio musik ini adalah seorang yang bertugas untuk melakukan layanan recording, mixing, mastering, dan membantu guest dalam proses penggunaan studio musik Delapan Studio pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Seluruh editor yang ada pada studio musik Delapan Studio merupakan freelancer. Peranan
owner dalam studio musik ini adalah sebagai pemilik dari studio musik yang menginginkan agar proses permintaan layanan, proses pencarian ketersediaan editor, dan proses transaksi studio musik ini dapat terjadi dalam sebuah sistem yang baik karena sistem yang berjalan sekarang adalah sistem yang masih manual. Peranan admin adalah seorang yang berhubungan langsung dengan pelanggan dan melakukan proses permintaan layanan dan proses transaksi studio musik Delapan Studio. Peranan guest disini adalah pelanggan yang menyewa studio musik pada waktu tertentu dan yang apabila diinginkan, guest dapat memilih editor yang akan membantunya dalam penggunaan layanan studio musik ini. Dan sistem yang sekarang sedang berjalan di studio musik Delapan Studio adalah sistem yang masih manual. Seiring dengan berkembangnya teknologi komunikasi, salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat saat ini adalah teknologi Push Service pada smartphone BlackBerry. Dan juga dikarenakan seluruh editor dari studio musik Delapan Studio adalah freelancer dan semuanya menggunakan smartphone BlackBerry, maka akan lebih efisien jika informasi penjadwalan dikirim menggunakan aplikasi yanng dibangun pada smartphone BlackBerry. Oleh karena itu, dalam upaya memberikan kemudahan kepada editor dan admin dalam memperoleh dan mengatur informasi penjadwalan dan penggunaan layanan, maka owner dari studio musik Delapan Studio mulai membuat sistem yang dapat mempermudah dan meningkatkan pelayanannya melalui sistem penjadwalan yang dapat diakses melalui peralatan mobile BlackBerry dengan menggunakan teknologi Web service dan BlackBerry Push Service, dan sistem permintaan layanan yang berbasiskan web.
2. Metodologi Penulisan skripsi ini dilakukan dalam beberapa tahap sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data a. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait dalam studio musik untuk memperoleh pengetahuan awal mengenai masalah yang dihadapi. b. Melakukan observasi terhadap sistem manual yang sedang berjalan di dalam perusahaan. c. Melakukan studi literatur yang relevan terhadap penelitian sebagai landasan teori dalam penulisan skripsi ini. 2. Analisis a. Mengidentifikasi inti-inti permasalahan berdasarkan hasil observasi. b. Menganalisis hasil observasi untuk mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan penyebab permasalahan. 3. Perancangan Pada tahap perancangan, penulis akan merancang beberapa alternatif solusi bagi permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya. Dalam hal ini perancangan berfokus pada sistem penjadwalan dan penyewaan dengan teknologi smartphone BlackBerry Push Service dan Web service. 4. Implementasi Pada tahap ini, alternatif-alternatif solusi yang telah dirancang akan diimplementasikan pada sistem, yang akan menghasilkan perubahan yang konstruktif bagi sistem.
5. Evaluasi Pada tahap terakhir ini, penulis akan membandingkan kinerja dari sistem yang lama dan sistem yang baru. Jika kinerja sistem baru lebih baik maka penelitian dikatakan telah berhasil. 2.1. Perancangan Untuk memecahkan masalah-masalah yang sedang dihadapi pada sistem yang berjalan ini, maka diusulkan untuk dibangun sebuah sistem yang dapat menyediakan sumber informasi bagi para pengguna, memudahkan sistem penjadwalan editor dan sistem penyewaan studio dengan menggunakan teknologi Web service dan BlackBerry Push Service. Adapun kriteria dari sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut : 1. Menyajikan informasi ketersediaan ruang studio rekaman yang dapat diakses secara online. 2. Memberikan kemudahan bagi pelanggan dalam melakukan permintaan layanan recording yang dapat dilakukan secara online. 3. Memberikan kemudahan bagi petugas (dalam hal ini yaitu admin atau owner yang sedang bertugas) dalam mem-booking jadwal penyewaan ruang studio rekaman dengan sistem yang terotomasi. 4. Memberikan kemudahan bagi petugas dalam mengolah data-data perusahaan, transaksi serta laporan. 5. Memberikan kemudahan bagi petugas dalam mengatur jadwal mastering maupun mixing dengan menampilkan jadwal mastering maupun mixing yang masih berjalan dan menyediakan tanggal rekomendasi.
6. Memberikan kemudahan bagi editor dalam mencatat dan mengingat jadwal tugas dengan menampilkan semua jadwal tugas editor bersangkutan secara keseluruhan. 7. Menggunakan teknologi BlackBerry Push Service untuk melakukan pengiriman informasi yang terotomasi ke perangkat mobile editor bersangkutan, para admin dan owner setiap kali petugas mencatat permintaan layanan maupun melakukan perubahan data permintaan layanan. Fasilitas untuk Pelanggan Sistem yang dibangun ini dapat mempermudah pelanggan dalam melakukan permintaan layanan recording, yaitu dengan fasilitas online request. Dengan online request, pelanggan yang sudah terdaftar sebagai member, dapat melakukan permintaan layanan recording secara online melalui aplikasi berbasis web yang dibangun. Untuk dapat menjadi member, pelanggan harus mengajukan permintaan untuk menjadi member kepada owner. Jika pelanggan tersebut adalah client-client yang sudah biasa berlanggan, maka pelanggan tersebut akan didaftarkan sebagai member. Member dapat melakukan permintaan layanan recording secara online melalui aplikasi web yang dapat diakses secara online. Member dapat melihat jadwal penyewaan studio rekaman, jika pada jadwal yang diinginkan masih tersedia ruang studio rekaman, maka member perlu memasukkan data-data yang diperlukan. Setelah melakukan permintaaan, maka member cukup menunggu persetujuan dari admin. Member juga data melihat status permintaan dengan menggunakan sistem ini. Fasilitas untuk Editor Editor dalam menggunakan sistem ini langsung berinteraksi melalui aplikasi mobile dimana editor dapat melihat semua jadwal tugas yang harus dia selesaikan,
baik tugas untuk membantu pelanggan dalam melakukan recording atau menyelesaikan project mastering maupun mixing. Editor juga dapat melihat tawarantawaran layanan yang baru ditawarkan kepada dia dan mengirimkan konfirmasi kesediaan melalui ponsel BlackBerry-nya. Aplikasi mobile ini juga memerlukan otentikasi, sehingga keamanan data lebih terjaga. Dengan menggunakan sistem ini, tanggung jawab dalam penyampaian informasi, baik tawaran layanan maupun hasil konfirmasi juga menjadi lebih jelas karena semuanya tercatat di dalam database sistem. Fasilitas untuk Admin Sistem yang dibangun dapat mempermudah admin dalam memproses permintaan layanan yang diminta oleh pelanggan, baik layanan mastering, mixing ataupun recording. Sistem menyediakan fitur yang membantu admin dalam penentuan editor dengan menampilkan semua editor-editor yang tersedia pada waktu yang dikehendaki dan membantu penentuan deadline project mastering maupun mixing dengan merekomendasikan tanggal deadline. Sistem menggunakan teknologi BlackBerry Push Service untuk membantu admin menghubungi editor, setelah admin memasukkan data-data permintaan, sistem akan mencatat data-data tersebut ke dalam database dan secara otomatis langsung mengirimkan informasi terkait layanan tersebut kepada editor yang telah ditentukan. Fasilitas lain yang didapatkan oleh admin adalah ketika pelanggan melakukan proses pembayaran. Sistem akan menghitung total biaya yang perlu dibayar, dengan menjumlahkan tarif penyewaan ruang studio ditambah dengan tarif editor dan denda (jika ada), kemudian menguranginya dengan diskon yang didapat oleh pelanggan (jika ada).
Fasilitas untuk Owner Dalam menggunakan sistem ini, owner dapat memiliki seluruh hak akses yang dimiliki oleh admin. Selain itu, owner dapat melihat laporan hasil transaksi penyewaan ruang studio beserta laporan hasil penggunaan ruang studio sedangkan admin tidak bisa menggunakan fasilitas ini. Di samping itu, hanya owner yang dapat mengubah seluruh data karyawan termasuk gaji karyawan. 2.2. Implementasi Untuk mengimplementasikan aplikasi yang dibuat dengan basis mobile dan web, diperlukan perangkat lunak dengan spesifikasi tertentu. 1. Komputer Server Perangkat lunak pada komputer server yang diperlukan untuk implementasi rancangan aplikasi berbasis web pada Delapan Studio adalah sebagai berikut : a. Ubuntu Server 8.0. b. MySQL. c. XAMPP Web Server. 2. Komputer Client Perangkat lunak pada komputer client yang diperlukan untuk implementasi rancangan aplikasi berbasis web pada Delapan Studio adalah sebagai berikut : a. Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, atau Google Chrome). 3. Mobile Phone Mobile Phone yang diperlukan untuk implementasi rancangan aplikasi berbasis mobile pada Delapan Studio adalah sebagai berikut : a. BlackBerry OS 4.6 b. Berlangganan BlackBerry FullService yang mendukung jaringan internet
2.3. Evaluasi Q1 : Apakah aplikasi yang telah kami bangun, dapat membuat Anda lebih mudah dalam menjalankan proses bisnis yang ada pada Delapan Studio? A1 : Aplikasi yang telah dibangun tentu membuat perusahaan semakin mudah dalam menjalankan proses bisnis ini. Pelanggan dapat dengan mudah mencari informasi ketersediaan ruang recording melalui aplikasi yang dibangun. Anggota yang ingin melakukan pemesanan layanan recording, dapat lebih mudah dalam melakukan permintaan layanan recording tanpa harus datang secara langsung ke tempat studio musik. Dengan adanya aplikasi yang berbasis mobile, maka para editor yang merupakan freelancer dapat dengan mudah untuk mendapatkan informasi jadwal dan juga memudahkan untuk melakukan konfirmasi ketersediaan terhadap tawaran layanan yang ditawarkan kepada editor. Lalu untuk proses transaksi, admin kami sangat terbantu dengan adanya aplikasi yang dibangun karena dapat dengan mudah dan cepat untuk mencari data ketersediaan ruang dan editor, dan juga terdapat fitur rekomendasi deadline pada proses permintaan layanan mastering dan mixing. Dan juga untuk laporan yang dihasilkan dari aplikasi yang berbasis web ini, sangat membantu kami dari pihak owner untuk dapat memperoleh informasi. Jadi secara keseluruhan aplikasi yang dibangun dapat membuat proses bisnis yang ada pada Delapan Studio menjadi berjalan secara lebih baik dan cepat daripada sistem manual yang berjalan sebelum menggunakan aplikasi yang dibangun. Q2 : Apakah terdapat kendala dalam menjalankan sistem aplikasi ini? A2 : Sistem telah berjalan dengan baik dan sampai saat ini masih belum terjadi kendala yang berarti. Q3 : Apakah dengan terintegrasinya aplikasi mobile dengan web, lebih mempermudah menjalankan proses bisnis yang ada pada Delapan Studio?
A3 : Ya, dengan terintegrasinya aplikasi mobile dan web, maka proses bisnis yang ada pada Delapan Studio dapat berjalan dengan lebih efisien dan efektif karena ketika ada permintaan layanan yang baru, aplikasi yang berbasis web akan secara otomatis mengirimkan tawaran dari permintaan layanan yang baru ke dalam aplikasi yang berbasis mobile sehingga admin tidak perlu menghubungi editor. Dan juga dikarenakan dengan menggunakan web maupun mobile, sebagai owner lebih mudah mengontrol transaksi ataupun permintaan layanan yang terjadi. Dikarenakan aplikasi web maupun mobile dapat diakses dari mana saja. Q4 : Apakah laporan yang dibuat dari sistem ini mempermudah Anda? A4 : Tentu saja dengan adanya laporan ini lebih mudah untuk menganalisa hasil pemakaian ruang studio musik, pembayaran biaya editor, dan pendapatan hasil penggunaan layanan oleh pelanggan. Terlebih lagi, laporan dapat disimpan kedalam file bertipe pdf. Q5 : Apakah ada masukan dalam sistem yang telah kami bangun? A5 : Untuk aplikasi web, akan lebih baik jika ada mobile site dikarenakan dapat mempermudah pengaksesan dari mobile. Untuk aplikasi mobile,tampilan yang terbaik hanya terdapat pada BlackBerry tipe curve 8520. Jika editor salah memberikan konfirmasi, editor tidak dapat mengubah status konfirmasi secara langsung. Q6 : Bagaimana pendapat anda secara menyeluruh terhadap sistem yang telah kami kembangkan? A6 : Untuk sistem yang telah dikembangkan sudah sangat baik dikarenakan dapat mempermudah proses bisnis yang selama ini masih tergolong manual. Dengan adanya aplikasi ini, perusahaan semakin mudah dalam mengatur permintaan layanan dari pelanggan.
. 3. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan pada Delapan Studio yang telah menghasilkan aplikasi berbasiskan web dan mobile dengan menggunakan teknologi Web service dan BlackBerry Push Service, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi yang dibangun dapat mempermudah pihak Delapan Studio dalam mengelola, menyimpan dan mencari data yang ada. 2. Aplikasi yang dibangun dapat mempermudah pelanggan dalam mencari informasi ketersediaan ruang recording dan informasi lainnya terkait layanan yang disediakan. 3. Aplikasi yang dibangun mendukung anggota (member) untuk melakukan pemesanan layanan recording secara online sehingga dapat mempermudah proses pemesanan layanan recording. 4. Aplikasi yang dibangun dapat membantu editor untuk melihat semua jadwal layanan yang harus dilakukan dan mempermudah editor dalam melakukan konfirmasi ketersediaan terhadap tawaran layanan yang ditawarkan. 5. Aplikasi yang dibangun dapat mempermudah admin dalam melakukan proses transaksi. 6. Aplikasi yang dibangun memungkinkan owner untuk mendapatkan laporan mengenai penggunaan ruang, penggajian editor dan pemasukan Delapan Studio sehingga dapat membantu owner dalam membuat kebijakan-kebijakan. 7. Dengan digunakannya teknologi Web service pada aplikasi yang dibangun, maka dapat memudahkan pengembangan aplikasi ke tahap selanjutnya.
8. Dengan digunakannya teknologi BlackBerry Push Service pada aplikasi yang dibangun, maka dapat memudahkan proses pengiriman tawaran kepada editor dan proses pengiriman konfirmasi dari editor. 9. Dengan adanya pembagian otorisasi pada aplikasi yang dibangun dalam membatasi hak akses pengguna sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, memungkinkan keamanan data yang lebih terjamin.
Daftar Pustaka [1] Anonymous, BlackBerry Push Service, http://us.blackberry.com/developers/platform/pushapi.jsp [2] Anonymous, MySQL, http://www.mysql.com/why-mysql/ [3] Booch, Grady, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. (1999). The Unified Modeling Language User Guide. United States of America : Addison Wesley. [4] Connolly, T.M, & Begg, C.E. (2010) Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5 th Edition). United States of America : Pearson Education International. [5] Daconta, M.C., Obrst, L.J., & Smith, K.T. (2005). The Semantic Web: A Guide to the Future of XML, Web services, and Knowledge Management. United States of America : Scientific American. [6] Dominick, Joseph R, & Messere, Fritz, & Sherman, Barry L. (2004). Broadcasting, Cable, the Internet, and Beyond : An Introduction to Modern Electronic Media. New York: McGraw Hill. [7] Fielding, Roy T. (2000). Representational State Transfer (REST). Architectural Styles and the Design of Network-based Software Architectures. Irvine:University of California. [8] Hahn, Harley. (1996). The Internet: Complete Reference. (2 nd Edition). USA: McGraw Hill. [9] LaQuey, Tracy. (1997). Sahabat Internet : Pedoman bagi pemula untuk memasuki jaringan global. Edisi Bahasa Indonesia. Bandung: Penerbit ITB. [10] Laudon, Kenneth C, & Laudon, Jane P. (2006). Management Information Systems : Managing the Digital Firm. (9 th Edition). New Jersey: Pearson Education Inc.
[11] O'Brien, James A. (2005). Introduction to Information Systems. (12 th Edition). International Edition USA: McGraw Hill. [12] Pinedo, Michael L. (2008). Scheduling : Theory, Algorithms, and Systems. (3 rd Edition). NewYork: Springer Science+Business Media, LLC. [13] Ramakrishnan, Raghu., Gehrke,Johannes. (2003). Database Management Systems. (3 rd Edition). New York:McGraw Hill Education. [14] Saputra, Agus. (2011). Trik Kolaborasi Codeigniter & JQuery. Jakarta:Lokomedia. [15] Shelly, Gary B., & Vermaat, Misty E. (2011). Discovering Computers 2011 : Living in a Digital World. (International Edition). USA: Course Technology. [16] Shneiderman, Ben, & Plaisant, Catherine. (2010). Designing the User Interface : Strategies for effective human-computer interaction. (5 th Edition). USA: Pearson Higher Education. [17] Turban Efraim, Rainer R. Kelly,JR, Potter Richard E. (2005). Introduction to Information Technology. (3 rd Edition). United States of America: John Willey & Sons,inc. [18] Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman Kevin C. (2004). System Analysis & Design Method. (6 th Edition). New York: McGraw-Hill.