BUKU KERJA HRMIS MODUL PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TATATERTIB PEKERJA *** SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB Jilid 1 Versi 1.2 (Kes Am) BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA ECBM DS SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB Buku Kerja Peserta Tarikh pengemaskinian terkini : 25/05/2015 Mukasurat 1
KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN........... 1.1 OBJEKTIF SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB 1.2 PENERANGAN RINGKAS SUBMODUL 1.3 PERSEDIAAN PELAKSANAAN 2.0 PENGURUSAN TUNTUTAN DAN PENDAHULUAN DIRI... 2.1 KEMASUKAN MAKLUMAT PERLANGGARAN TATATERTIB KES AM 2.2 PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF 2.3 LAPORAN OPERASI 2.3.1 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan) 2.3.2 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan) 2.3.3 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan) 2.3.4 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Hukuman) 2.3.5 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan dan Hukuman) 2.3.6 LAPORAN OPERASI (Statistik Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Agensi) 2.3.7 LAPORAN OPERASI (Perbandingan Bil. Pegawai Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan) 3.0 PERANAN Buku Kerja Peserta Mukasurat 2
1.1 OBJEKTIF FUNGSI SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB Menyeragamkan proses pengurusan tatatertib 1.2 PENERANGAN RINGKAS SUBMODUL PENGURUSAN TATATERTIB Submodul yang membolehkan : Pentadbir Tatatertib Agensi / Pusat memasukkan kes-kes tatatertib Pemilik Kompetensi di agensi masing-masing menerusi data sejarah Pentadbir Tatatertib Agensi / Pusat melakukan pemantauan terhadap Pemilik Kompetensi di bawah agensi masing-masing dengan lebih berkesan dan efektif Pentadbir Tatatertib Agensi / Pusat menjana beberapa laporan operasi yang telah disediakan 1.3 PERSEDIAAN PELAKSANAAN Melengkapkan maklumat asas Struktur Unit Organisasi (Business Unit) serta sandangan, maklumat Profil Perkhidmatan dan maklumat Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta Mukasurat 3
KEMASUKAN MAKLUMAT TATATERTIB 2.1 PROSES PENAMBAHAN MAKLUMAT TATATERTIB Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat penambahan maklumat Tatatertib Pemilik Kompetensi. Langkah 1: Klik pada Modul Pentadbiran Sistem. Langkah 2: Klik pada Data Sejarah Buku Kerja Peserta Mukasurat 1
Langkah 3: Klik pada Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja Langkah 4: Klik pada Pengurusan Tatatertib Langkah 5: Klik pada Carian / Tambah Rekod Tatatertib Buku Kerja Peserta Mukasurat 2
Langkah 6: Masukkan salah satu maklumat Pemilik Kompetensi bagi tujuan carian Langkah 7: Klik hyperlink No. Kad Pengenalan Buku Kerja Peserta Mukasurat 3
Langkah 8: Klik Yes jika ingin mewujudkan rekod Tatatertib baru. Langkah 9: Masukkan maklumat di Tab Maklumat Tatatertib Buku Kerja Peserta Mukasurat 4
Langkah 10: Masukkan kriteria carian Skim Perkhidmatan CO semasa perlanggaran Tatatertib Langkah 11: Masukkan kriteria carian Unit Organisasi CO semasa perlanggaran Tatatertib Buku Kerja Peserta Mukasurat 5
Langkah 12: Klik Yes untuk menyimpan maklumat Tataterib dan No untuk membatalkan proses simpan. Langkah 13: Klik OK apabila maklumat Tatatertib berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Buku Kerja Peserta Mukasurat 6
Langkah 14: Masukkan Latar Belakang Kes di Tab Peraturan Yang Dilanggar. Ruangan ini ditarik daripada Ringkasan Laporan Kes dan boleh dikemaskini. Langkah 15: Klik Yes untuk menyimpan maklumat Latar Belakang Kes yang telah dikemaskini dan No untuk membatalkan proses simpan. Buku Kerja Peserta Mukasurat 7
Langkah 16: Klik OK apabila maklumat Latar Belakang Kes berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Langkah 17: Pada ruangan Peraturan Yang Dilanggar, Klik butang Tambah untuk menambah Jenis Kesalahan Buku Kerja Peserta Mukasurat 8
Langkah 18: Pilih Jenis Kesalahan daripada dropdown list bagi kesalahan CO dan klik butang Simpan untuk menyimpan jenis kesalahan. Langkah 19: Klik Yes untuk menyimpan Jenis Kesalahan yang dipilih dan No untuk membatalkan proses simpan. Buku Kerja Peserta Mukasurat 9
Langkah 20: Klik OK apabila Jenis Kesalahan berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Langkah 21: Klik hyperlink Tambah di tab Peraturan untuk menambah Peraturan/Sub peraturan yang dilanggar. Buku Kerja Peserta Mukasurat 10
Langkah 22: Klik Yes untuk menyimpan Jenis Kesalahan yang dipilih dan No untuk membatalkan proses simpan. Langkah 23: Klik OK apabila Jenis Kesalahan berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Buku Kerja Peserta Mukasurat 11
**Paparan terperinci peraturan yang dilanggar Langkah 24: Klik pada tab Kronologi Kes dan klik butang Tambah untuk memasukkan maklumat tindakan setiap peringkat. Buku Kerja Peserta Mukasurat 12
Langkah 25: Klik OK apabila Kronologi Kes berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Buku Kerja Peserta Mukasurat 13
** Paparan kronologi kes berserta maklumat nama Urusetia (Nama pegawai yang memasukkan maklumat tatatertib). ** Tempoh Keseluruhan Tindakan=Secara automatik dengan kiraan hari bekerja Langkah 26: Pada ruangan Keputusan Lembaga, klik pada hyperlink Kemaskini di tab Keputusan Lembaga untuk mengemaskini keputusan lembaga. Langkah 27: Masukkan maklumat keputusan lembaga Buku Kerja Peserta Mukasurat 14
Langkah 28: Masukkan maklumat keputusan lembaga. Jika Keputusan Lembaga= Bersalah; Pilihan bagi Jenis Hukuman Kes dan Jenis Hukuman akan dipaparkan **Jenis Hukuman boleh pilih lebih daripada 1 dengan klik butang Ctrl serentak dengan pilihan Jenis Hukuman Buku Kerja Peserta Mukasurat 15
Langkah 29: Klik Yes untuk menyimpan Keputusan Lembaga dan No untuk membatalkan proses simpan. Langkah 30: Klik OK apabila Keputusan Lembaga berjaya disimpan di dalam pangkalan data. **Paparan terperinci Keputusan Lembaga dipaparkan. Buku Kerja Peserta Mukasurat 16
Langkah 31: Klik pada tab Rayuan dan klik salah satu hyperlink pada senarai jenis kesalahan. Paparan Kemaskini Rayuan dipaparkan. Masukkan maklumat yang diperlukan. Klik butan Simpan. Langkah 32: Klik Yes untuk menyimpan maklumat dokumen sokongan dan No untuk membatalkan proses simpan. Langkah 33: Klik OK apabila dokumen sokongan berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Buku Kerja Peserta Mukasurat 17
Langkah 34: Klik pada tab Senarai Dokumen Sokongan dan klik butang Tambah untuk memuatnaik dokumen sokongan. Langkah 35: Klik Yes untuk menyimpan maklumat dokumen sokongan dan No untuk membatalkan proses simpan. Buku Kerja Peserta Mukasurat 18
Langkah 36: Klik OK apabila dokumen sokongan berjaya disimpan di dalam pangkalan data. Langkah 37: Dokumen sokongan akan dipaparkan semula seperti berikut. Buku Kerja Peserta Mukasurat 19
PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF 2.2 PREVIU RINGKASAN EKSEKUTIF Ikuti langkah-langkah berikut untuk previu Ringkasan Eksekutif Tatatertib CO. 2.2.1 PREVIU RINGKASAN Langkah 1: Klik Sini untuk Senarai Fail Tatatertib Buku Kerja Peserta Mukasurat 20
Langkah 2: Jika tiada pilihan No. Fail Tatatertib, mesej gesaan akan dipaparkan. Langkah 3: Tandakan No. Fail Tatatertib dan klik butang Previu Cetak. Buku Kerja Peserta Mukasurat 21
PREVIU LAPORAN OPERASI 2.3 PREVIU LAPORAN OPERASI Ikuti langkah-langkah berikut untuk previu laporan operasi Tatatertib. 2.3.1 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikenakan TT Mengikut Kump. Perkhidmatan Buku Kerja Peserta Mukasurat 22
Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 23
Buku Kerja Peserta Mukasurat 24
2.3.2 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Jenis Kesalahan Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 25
Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 26
2.3.3 LAPORAN OPERASI (Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Bil. Pegawai Yang Dikenakan TT Mengikut Jenis Kesalahan Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 27
Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 28
2.3.4 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Hukuman) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Hukuman Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 29
Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 30
2.3.5 LAPORAN OPERASI (Bil. Kes Tatatertib Mengikut Jenis Kesalahan dan Hukuman) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Bil. Kes TT Mengikut Jenis Kesalahan dan Hukuman Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 31
Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 32
2.3.6 LAPORAN OPERASI (Statistik Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Agensi) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Statistik Bil. Pegawai Yang Dikena TT Mengikut Agensi Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 33
Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 34
2.3.7 LAPORAN OPERASI (Perbandingan Bil. Pegawai Yang Dikenakan Tatatertib Mengikut Kumpulan Perkhidmatan) Langkah 1: Klik pada Laporan Operasi Langkah 2: Klik pada Perbandingan Bil. Pegawai Dikenakan TT Mengikut Kump. Perkhidmatan Buku Kerja Peserta Mukasurat 35
Langkah 3: Klik butang Cari untuk memilih agensi dan masukkan kriteria Prosedur Tatatertib, Nama Klumpulan Agensi, Status Keseluruhan dan Tahun yang terlibat untuk menjana laporan Langkah 4: Klik butang Previu Cetak untuk paparan laporan Buku Kerja Peserta Mukasurat 36
Buku Kerja Peserta Mukasurat 37
3.0 PERANAN Modul (Module) Pengurusan Tatatertib Peranan (Roles) Pentadbir Tatatertib Agensi [12091001](576) Keterangan Peranan (Description of Roles) Peranan yang diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab terhadap maklumat tatatertib di agensi. Laporan tatatertib hanya boleh dijana di bawah agensi sandangan sahaja. Fungsi Menu (Menu Function) Pentadbiran Sistem Data Sejarah Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja Pengurusan Tatatertib Carian / Tambah Rekod Tatatertib Pentadbiran Sistem Data Sejarah Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja Pengurusan Tatatertib Laporan Operasi Pengurusan Tatatertib Pentadbir Tatatertib Pusat [12091001]((577) Peranan yang diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab terhadap maklumat tatatertib di seluruh agensi. Laporan tatatertib boleh dijana merangkumi Kerajaan Malaysia. Pentadbiran Sistem Data Sejarah Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja Pengurusan Tatatertib Carian / Tambah Rekod Tatatertib Pentadbiran Sistem Data Sejarah Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja Pengurusan Tatatertib Laporan Operasi Pengurusan Tatatertib Pentadbir Sistem (Tatatertib) [12091001]((578) Peranan yang diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab dalam memberikan peranan terhadap modul Tatatertib Buku Kerja Peserta Mukasurat 38