BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang pesat saat ini, penggunaan teknologi informasi menjadi faktor penting dalam mendukung keberlangsungan suatu perusahaan. Perusahaan dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi agar tidak tertinggal dari para pesaing. Kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi diketahui dapat berguna untuk meningkatkan kualitas perusahaan dan mendukung kelancaran bisnis perusahaan. Menurut jurnal yang ditulis oleh Harris (2013:3) yang berjudul Faktor-Faktor Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Pengaruhnya Terhadap Kinerja Individual (Studi pada PDAM Kota Malang), teknologi informasi dapat menjadi faktor penentu keberhasilan dalam suatu organisasi karena dapat meningkatkan kinerja organisasional. Perusahaan membutuhkan suatu teknologi informasi yang dapat mengorganisir data-data perusahaan secara terstruktur agar data tersebut mudah dipahami, sehingga dapat meningkatkan kecepatan karyawan dalam melakukan pengaksesan data dan menghasilkan keputusan yang baik. Menurut jurnal yang ditulis oleh Safelia, Susfayetti, & Friyani (2012:24) yang berjudul Pengaruh Teknologi Sistem Informasi Baru terhadap Kinerja Individu, teknologi sistem informasi memiliki pengaruh positif dan signifikan dalam peningkatan kinerja individu dalam suatu organisasi atau perusahaan. PT XYZ adalah sebuah anak perusahaan dari PT ABC yang memiliki kantor pusat di Jakarta. PT XYZ merupakan salah satu perusahaan swasta penyedia jasa yang bergerak di bidang teknologi informasi. PT XYZ menyediakan pelayanan solusi mulai dari aspek teknologi informasi, infrastruktur, perangkat lunak, perangkat keras hingga aspek bisnis. PT XYZ memiliki kantor cabang di beberapa kota besar seperti Bandung, Surabaya, dan Medan. PT XYZ menganggap sumber daya manusia sebagai aset nomor satu. Dengan memprioritaskan sumber daya manusia, PT XYZ berharap dapat 1
2 memberikan pelayanan yang terbaik bagi para kliennya. Selain itu, PT XYZ memiliki cita-cita untuk meningkatkan mutu pekerja di Indonesia. Guna mencapai tujuan tersebut maka PT XYZ, khususnya departemen Human Resources PT XYZ, memiliki program pengadaan pelatihan atau training. Training tersebut diharapkan dapat meningkatkan kemampuan soft skill dan hard skill para pegawai, serta membantu meningkatkan jenjang karier pegawai. Menurut jurnal yang ditulis oleh Devi & Nagurvali (2012:202), sebuah program pelatihan yang mendalam bertindak sebagai kendaraan untuk meningkatkan keterampilan karyawan dan memungkinkan karyawan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Pelatihan karyawan memiliki efek positif terhadap individu dan organisasi pada umumnya. Misalnya, pelatihan karyawan meningkatkan komunikasi dalam sebuah organisasi, mendorong kerja sama tim dan transfer pengetahuan, meningkatkan moral karyawan, dan memberikan kepuasan kerja (Ongori & Nzozo, 2011:196). Proses pengelolaan manajemen training yang berlangsung saat ini masih dilakukan secara manual. Mulai dari penyebaran informasi training, pendaftaran training, hingga evaluasi kegiatan training. Pengerjaan yang dilakukan secara manual tersebut menyebabkan lambatnya proses pengelolaan dan penyebaran informasi training. Selain itu, rawan terjadi kesalahan dalam melakukan pengolahan data training dan penyebaran informasi training. Teknologi pada prinsipnya adalah untuk melayani kebutuhan informasi secara tepat waktu (fast), tepat guna (accurate), dan tepat sasaran (relevant). Informasi memenuhi kebutuhan tepat waktu jika dapat tersedia pada saat dibutuhkan, sehingga memerlukan kecepatan proses. Kebutuhan tepat guna akan terpenuhi jika informasi yang dihasilkan benar sehingga mendukung pengambilan keputusan yang benar. Penggunaan informasi tersebut baru dapat dirasakan manfaatnya jika diberikan kepada orang yang tepat dan benar-benar memerlukannya, sehingga informasi juga harus relevan terhadap penggunanya. Teknologi informasi juga menjadi faktor penentu keberhasilan dalam suatu organisasi (Harris, 2013:3). Berdasarkan pemaparan tersebut, dibutuhkan pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu PT XYZ dalam melakukan manajemen kegiatan training sehingga manajemen kegiatan training tidak lagi dilakukan secara
3 manual. Menurut jurnal yang ditulis oleh Valova (2013:145) yang berjudul Database Design for the Web Based University Project Management Information System, aplikasi berbasis web sangat terkenal karena kemampuannya untuk memperbarui dan mengelola sistem tanpa harus melakukan instalasi perangkat lunak di komputer pengguna. Sistem informasi berbasis web ini mempermudah developer untuk mengembangkan dan memelihara sistem dari jarak jauh. Sesuai dengan kebutuhan PT XYZ dan berbagai penjelasan di atas, maka dirancang sebuah aplikasi berbasis web yang berguna untuk membantu pengelolaan manajemen training di PT XYZ. Aplikasi ini dipilih untuk dijadikan topik skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN REGISTRASI TRAINING BERBASIS WEB PADA PT XYZ. 1.2. Rumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi oleh PT XYZ adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana mengelola kegiatan manajemen training secara menyeluruh, mulai dari jadwal dan informasi training, permintaan persetujuan peserta, konfirmasi kehadiran peserta, informasi kelulusan training, dan pengelolaan data peserta agar dapat terintegrasi dengan baik. 2. Bagaimana membuat laporan kegiatan training yang sudah dilaksanakan, laporan kelulusan peserta, dan laporan evaluasi training secara akurat. 3. Bagaimana mengelola kuesioner evaluasi training tanpa menggunakan website dari luar perusahaan. 1.3. Ruang Lingkup Untuk tercapainya tujuan yang diinginkan, maka skripsi ini akan membahas hal-hal berikut: 1. Pengelolaan jadwal dan informasi training, serta pembuatan laporan kegiatan training yang sudah dilaksanakan. 2. Registrasi training, yaitu permintaan persetujuan dan konfirmasi kehadiran peserta. 3. Informasi kelulusan training dan pembuatan laporan kelulusan peserta. 4. Pengelolaan data peserta.
4 5. Pengelolaan evaluasi training, yaitu dimasukkannya hasil kuesioner evaluasi training dan pembuatan laporan evaluasi training. 1.4. Tujuan dan Manfaat 1.4.1. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai adalah: 1. Menyediakan aplikasi berbasis web untuk mempermudah pegawai dalam melakukan registrasi training, serta memperoleh jadwal dan informasi tentang training. 2. Menyediakan aplikasi berbasis web yang mampu membantu pihak Human Resources dalam mengelola pelaksanaan training dan menyimpan data peserta training. 3. Menyediakan fitur pada aplikasi web untuk melakukan pembuatan laporan kegiatan training, laporan kelulusan training, dan laporan evaluasi traning. 1.4.2. Manfaat Manfaat yang ingin dicapai penulis adalah sebagai berikut: 1. Memberikan kemudahan bagi pegawai agar mengetahui jadwal dan informasi training di dalam satu media. 2. Memicu pegawai untuk lebih mandiri dan disiplin atas training yang dipilih. 3. Membuka peluang bagi pegawai untuk melakukan pengembangan karier dengan mengikuti training yang relevan. 4. Memberikan kemudahan bagi pihak Human Resources dalam mengelola pelaksanaan training dan menyimpan data peserta training. 1.5. Metodologi Penelitian Dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan metode analisis, metode perancangan dan studi pustaka. Berikut adalah metode yang digunakan:
5 1. Metode Pengumpulan Data a. Observasi Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di PT XYZ untuk melihat proses registrasi training dan pembuatan laporan evaluasi training. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan kepada pihak penyelenggara kegiatan training untuk mengetahui alur kerja dari kegiatan training. c. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan mempelajari berbagai sumber referensi seperti buku, jurnal, dan website yang berkaitan dengan topik skripsi. 2. Metode Analisis a. Melakukan analisis terhadap hasil pengumpulan data yang akan menjadi bahan acuan pada saat mengidentifikasi persyaratan sistem dan melakukan perancangan sistem. b. Mengidentifikasi basis data yang diperlukan berdasarkan hasil pengumpulan data. 3. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah Scrum. Scrum merupakan salah satu pendekatan dari agile methodology. Scrum dipilih karena sifatnya yang menuntut perubahan yang cepat. 1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini secara garis besar akan membahas halhal berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
6 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini membahas mengenai teori-teori umum hingga teori khusus yang dikutip dari buku, website, maupun sumber literatur lain yang mendukung penyusunan skripsi. BAB 3 DESKRIPSI UMUM Bab ini berisi tentang latar belakang perusahaan, sistem yang sedang berjalan di perusahaan, identifikasi masalah yang sedang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di perusahaan, serta solusi yang diajukan penulis pada perusahaan atas sistem yang sedang berjalan. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini memberikan penjelasan mengenai analisis kebutuhan sistem, rancangan sistem, rancangan layar, implementasi, testing, dan evaluasi dari hasil penelitian yang sudah dilakukan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta saran yang diusulkan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.