MANUAL PROSEDUR KERJA ( MPK ) 1. LATARBELAKANG UNIT HAL-HAL PELAJAR (dilengkapkan oleh politeknik berkenaan) 2. OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna. Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan. 3. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR PENGARAH TIMBALAN PENGARAH PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin) PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data) PEMBANTU TADBIR PEMBANTU AM RENDAH - 1 -
4. FUNGSI UTAMA a. PENGAMBILAN DAN DATA (PD) (5. aktiviti-aktiviti fungsi utama) :- Urusan Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baru Urusan Lapor Diri Pelajar Senior Urusan Pelajar : a. Pertukaran Politeknik b. Pertukaran Kursus c. Pertukaran Jenis Program d. Tangguh Pengajian e. Berhenti Pengajian f. Kad Pelajar g. Fail Peribadi Pelajar Urusan Statistik Pelajar a. Statistik Terima Tawaran b. Statistik Pendaftaran Pelajar Baru c. Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO) Urusan Pangkalan Data b. KEBAJIKAN DAN DISIPLIN (KD) (5. aktiviti-aktiviti fungsi utama) :- Urusan Mengurus Bantuan Kewangan Pelajar Urusan Mengurus Tuntutan Insurans Pelajar Urusan Mengurus Penginapan Pelajar Urusan Mengurus Khairat Kematian Pelajar Urusan Mengurus Kemalangan Pelajar Urusan Mengurus Surat Akuan Rawatan Pelajar Urusan Perancangan Dan Prosedur Pengurusan Disiplin Urusan Sebelum Perbicaraan Tataterib Pelajar Urusan Selepas Perbicaraan Tatatertib Pelajar Urusan Mengurus Pendaftaran Kenderaan Pelajar Urusan Mengurus Tindakan Tatatertib Kesalahan Lalulintas Urusan Mengurus Perlantikan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP) Urusan Mengurus Aktiiti Minggu Suaikenal (MSK) SINGKATAN PERKATAAN : 01. PHHP(PD) - Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data) 02. PHHP(KD) - Pegawai Hal-Hal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin 03. JK - Jawatankuasa 04. KJ - Ketua Jabatan 05. BPP - Bahagian Pengurusan Politeknik 06. PHEP - Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengarah) 07. PBT - Pihak Berkuasa Tatatertib 08. PDP - Pegawai Disiplin Politeknik 09. JKPD - Jawatankuasa Pemantauan Disiplin 10. JKDP - Jawatankuasa Disiplin Politeknik 11. JPP - Jawatankuasa Perwakilan Pelajar 12. KD - Kebajikan Dan Disiplin 13. PD - Pengambilan Dan Data - 2 -
6. PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA : a. PENGAMBILAN DAN DATA URUSAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU JAWATAN PROSES KERJA Pengarah Politeknik 1. Menerima arahan menyediakan Norma Ambilan. PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran 2. Menyelaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar. PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pengambilan Pelajar 3. Memilih dan menawarkan tempat pengajian. Pengarah Politeknik 4. Menerima keputusan permohonan kemasukan. PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran 5. Menerima Borang Jawapan Tawaran daripada calon. 6. Menyemak salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon. PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran Pengarah Politeknik / PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran 7. Mengurus kes percanggahan maklumat 8. Mengurus kes pembatalan tawaran. 9. Menghantar Dokumen Pendaftaran - 3 -
CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU Mula Pengarah Terima arahan untuk sediakan Norma Ambilan PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran PHHP(PD)/ JK Pengambilan Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar Pilih dan tawarkan tempat pengajian Pengarah Terima keputusan permohonan kemasukan PHHP(PD)/JK Pendaftaran Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Tidak Calon Terima tawaran? PHHP(PD)/JK Pendaftaran Ya Semak Butiran Pemohon PHHP(PD)/JK Pendaftaran Ya Failkan Maklumat bercanggah? PHHP(PD)/JK Pendaftaran Tidak Dapatkan pengesahan daripada calon Tidak Maklumat masih bercanggah? Pengarah/ PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran PHHP(PD)/JK Pendaftaran Ya Tarik balik tawaran Hantar dokumen pendaftaran Tamat - 4 -
PROSES KERJA URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU JAWATAN PROSES KERJA PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran 1. Membuat persediaan dan persiapan pendaftaran. PHHP(PD)/Jawatankuasa Pendaftaran 2. Menguruskan pendaftaran pelajar. PHHP(PD)/PT 3. Menghantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke BPP. PHHP(PD)/PT/PAR 4. Mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar. - 5 -
CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU Mula PHHP(PD)/ JK Pendaftaran Persediaan dan Persiapan Pendaftaran PHHP(PD)/JK Pendaftaran Mendaftar pelajar PHHP(PD)/PT Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru PHHP(PD)/JK Pendaftaran Daftar pelajar tawaran susulan Tidak Norma Ambilan dipenuhi? Ya PHHP(PD)/PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 6 -
PROSES KERJA URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR JAWATAN PROSES KERJA PHHP(PD)/PT/ PAR 1. Menyediakan dan mengedar maklumat lapor diri. PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran 2. Menyediakan dan membuat persiapan lapor diri. 3. Menerima pelajar untuk lapor diri. PHHP(PD)/PT/ PAR 4. Menyediakan maklumat pelajar yang melapor diri. PHHP(PD)/PT/ PAR 5. Mengemaskini pangkalan data. - 7 -
CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR Mula PHHP(PD)/ PT/ PAR Sedia dan edar maklumat lapor diri PHHP(PD)/JK Pendaftaran/ Buat persediaan dan persiapan lapor diri PHHP(PD)/ JK Pendaftaran Menerima pelajar untuk lapor diri Tidak Pelajar lapor diri? Ya PHHP(PD)/ PT/ PAR Menyediakan maklumat pelajar yang melapor diri PHHP(PD)/ PT/ PAR Kemaskini pangkalan data Tamat - 8 -
PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN POLITEKNIK JAWATAN PROSES KERJA PHHP(PD) 1. Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Pengarah/PHHP(PD)/ PT 2. Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta memanjangkan ke BPP 3. Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP PHHP(PD)/ PT/ PAR 4. Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ 5. Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar. 6. Menghantar Fail Peribadi Pelajar ke Politeknik baru - 9 -
CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN POLITEKNIK Mula PHHP(PD) Pengarah/ PHHP(PD) Pengarah BPP Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar Pengarah/ PHHP(PD) Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP Tidak Pertukaran diluluskan? PHHP(PD)/ PT/ PAR Ya Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/ PT/ PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar PHHP(PD)/ PT / PAR Kemaskini fail PHHP(PD)/ PT/ PAR Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru Tamat - 10 -
PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN KURSUS JAWATAN PROSES KERJA 1. Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ PHHP(PD) 2. Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus oleh pelajar samada naik taraf atau tidak. 3. Memajukan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah untuk membuat ulasan. Pengarah/ PHHP(PD)/ PT 4. Mengemukakan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah BPP untuk kelulusan. Pengarah BPP 5. Memproses permohonan pertukaran kursus oleh pelajar. Pengarah 6. Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Pengarah BPP PHHP(PD)/ PT/ PAR 7. Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ 8. Mendaftar pelajar dalam kursus baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar. - 11 -
CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN KURSUS Mula PHHP(PD) Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ Tidak Naik taraf? PHHP(PD) PHHP(PD) Ya Majukan permohonan kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Pengarah Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP Tidak Permohonan diluluskan? PHHP(PD)/ PT/ PAR Ya Makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR PHHP(PD)/ PT / PAR Daftar kursus baru Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 12 -
PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM (LULUSAN SIJIL POLITEKNIK) JAWATAN PROSES KERJA PHHP(PD) 1. Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan mengenalpasti jenis pertukaran program serta membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah. Pengarah 2. Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Pengarah BPP 3. Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar. Pengarah 4. Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP PHHP(PD)/PT/PAR 5. Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ. 6. Daftar dalam program baru, kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar - 13 -
7. CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM (LULUSAN SIJIL POLITEKNIK) Mula PHHP(PD) Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah Tidak Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke program separuh masa? Ya Pengarah Pengarah BPP Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar Pengarah Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP Tidak Permohonan diluluskan? PHHP(PD)/PT/ PAR Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini fail PHHP(PD) Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 14 -
PROSES KERJA URUSAN TANGGUH PENGAJIAN JAWATAN PROSES KERJA PHHP(PD) 1. Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Pengarah 2. Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan PHHP(PD)/PT/PAR 3. Memaklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/PAR 4. Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar - 15 -
7. CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PERMOHONAN TANGGUH PENGAJIAN Mula PHHP(PD) Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Pengarah Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya PHHP(PD)/PT/ PAR Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 16 -
PROSES KERJA URUSAN BERHENTI PENGAJIAN JAWATAN PROSES KERJA PHHP(PD) 1. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Pengarah 2. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan. PHHP(PD)/PT/PAR 3. Memaklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ. 4. Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar - 17 -
7. CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PELAJAR BERHENTI Mula PHHP(PD) Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Pengarah Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya PHHP(PD)/PT/ PAR Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 18 -
8. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI URUSAN A) Lampiran -Tukar Politeknik B) Lampiran -Tukar Kursus C) Lampiran - Tukar Jenis Program D) Lampiran - Tangguh Pengajian E) Lampiran - Mohon Berhenti - 19 -
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PERTUKARAN POLITEKNIK MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P Semester : No.Pend. POLITEKNIK: Kursus Alamat Jabatan Telefon Kamsis* Blok : No. Bilik: Politeknik yang dipohon: Jabatan: Sebab memohon pertukaran Politeknik.(sila sertakan surat/ laporan kesihatan, dokumen sokongan, sekiranya ada) Tarikh ULASAN KETUA JABATAN MAKLUMAT PERTUKARAN POLITEKNIK Tandatangan pemohon Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD) Tarikh Tandatangan & Cop SOKONGAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran Politeknik disokong/tidak disokong Tarikh Tandatangan & Cop Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon. - 20 -
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN TUKAR KURSUS MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P Semester : No.Pend. POLITEKNIK: Kursus Alamat Jabatan Telefon Kursus yang dipohon: Jabatan: Sebab memohon pertukaran kursus(sila sertakan laporan kesihatan, dokumen sokongan dan kebenaran penjaga) Tarikh MAKLUMAT PERMOHONAN Tandatangan pemohon ULASAN KETUA JABATAN Tarikh Tandatangan & cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD) Jenis Permohonan Sama Taraf Naik Taraf Tandakan yang mana berkenaan Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran kursus sama taraf diluluskan/tidak diluluskan.* Permohonan pertukaran kursus naik taraf disokong/tidak disokong.* Tarikh Tandatangan & Cop Nota: * PHHP(PD) sila potong yang tidak berkenaan - 21 -
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM *SEPENUH MASA KE SECARA SAMBILAN / SECARA SAMBILAN KE SEPENUH MASA* MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P Semester : No.Pend. POLITEKNIK: Kursus Alamat Jabatan Telefon: Kamsis** Blok No. Bilik: Jenis Program yang dipohon: Politeknik yang dipohon : Sebab memohon pertukaran jenis program. (sila sertakan surat/ dokumen sokongan, sekiranya ada) Tarikh ULASAN KETUA JABATAN MAKLUMAT PERTUKARAN JENIS PROGRAM Tandatangan Pemohon Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD) Tarikh Tandatangan & Cop SOKONGAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran jenis program disokong / tidak disokong Tarikh Tandatangan & Cop Nota: * - Potong mana-mana yang tidak berkenaan ** - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon. - 22 -
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PENANGGUHAN PENGAJIAN MAKLUMAT PELAJAR Nama: No.K/P Politeknik: Semester : No.Pend Kursus Jabatan Telefon Alamat Kamsis* Blok No Bilik: Sesi Penangguhan Sesi Lapor Diri Semula Sebab mohon penangguhan (sila sertakan dokumen sokongan) MAKLUMAT PENANGGUHAN PENGAJIAN Tarikh Tandatangan Pemohon ULASAN PEGAWAI PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI ** Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN KETUA JABATAN Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD) Tarikh Tandatangan & Cop KELULUSAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan penangguhan pengajian diluluskan/tidak diluluskan Tarikh Tandatangan & Cop Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon ** - Sekiranya sedang menjalani latihan industri - 23 -
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN BERHENTI MAKLUMAT PELAJAR Nama: No.K/P Politeknik: Semester : No.Pend Kursus Jabatan Telefon Alamat Kamsis* Blok No Bilik: Sesi Berhenti Pengajian Sebab mohon berhenti (sila sertakan dokumen sokongan) MAKLUMAT BERHENTI PENGAJIAN Tarikh Tandatangan Pemohon ULASAN PEGAWAI PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI ** Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN KETUA JABATAN Tarikh Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD) Tarikh Tandatangan & Cop KELULUSAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan berhenti diluluskan/tidak diluluskan Tarikh Tandatangan & Cop Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon ** - Sekiranya sedang menjalani latihan industri - 24 -
SURAT PERMOHONAN BERHENTI Tarikh: Pengarah Tuan/Puan, PERMOHONAN BERHENTI PENGAJIAN DI POLITEKNIK KPTM Nama Pelajar: No.Pendaftaran: Politeknik: Kursus: Semester: Saya memohon berhenti pengajian mulai dari tarikh surat ini atas sebab*: mendapat tawaran bekerja belajar di institusi lain.nyatakan: peribadi. * tandakan petak berkenaan 2. Kelulusan pihak tuan sangat-sangat dihargai.. Sekian.Terima kasih (Tanda tangan pelajar) - 25 -
FAIL MEJA (FM) FAIL MEJA ORGANISASI : POLITEKNIK JOHOR BAHRU BAHAGIAN / : UNIT HAL-HAL PELAJAR UNIT JAWATAN : PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PENGAMBILAN DAN DATA) Nama Agensi : Politeknik Johor Bahru Alamat : Km 10, Jalan Kong Kong, 81700 Pasir Gudang, Johor Darul Takzim. No. Telefon : 07-2612488 No. Fax : 07-2612402 Email : Hompej : www.polipjb.edu.my - 26 -
MAKLUMAT PEGAWAI NAMA : JAWATAN HAKIKI : GRED JAWATAN : BAHAGIAN/UNIT : TARIKH MEMEGANG JAWATAN : TARIKH PENEMPATAN : TARIKH PERLANTIKAN JAWATAN : TARIKH PENGESAHAN JAWATAN : - 27 -
1. LATAR BELAKANG POLITEKNIK (Dilengkapkan mengikut kesesuaian maklumat politeknik berkaitan) 2. OBJEKTIF POLITEKNIK Kecemerlangan Akademik Memastikan kadar kelulusan bagi setiap kursus tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus mencapai HPNM 3.00 atau lebih untuk setiap kursus bagi setiap semester. Kecemerlangan Staf Memastikan staf yang dihantar berkursus/menjalani latihan mencapai sekurang-kurangnya 70% daripada kriteria penilaian yang dinilai melalui kaji selidik Keberkesanan Kursus/latihan. Memastikan Jadual Perancangan Staf dilaksanakan sekurangkurangnya 85% dalam tempoh setahun Kecemerlangan Proses Memastikan semua prosedur dilaksanakan dengan berkesan / mencapai petunjuk prestasi yang ditetapkan. - 28 -
3. PIAGAM PELANGGAN UNIT HAL-HAL PELAJAR Memastikan semua pelajar yang hadir untuk pendaftaran dapat didaftarkan pada hari yang sama sekiranya dokumen lengkap. Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja. 4. OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna. Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan. 5. OBJEKTIF PHHP (PENGAMBILAN DAN DATA) Memastikan proses pendaftaran pelajar dapat diselesaikan dalam tempoh 1 jam dalam keadaan biasa dengan syarat ianya disertakan dengan dokumen lengkap. Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh pendaftaran/ permohonan gantian dengan syarat disertakan dengan dokumen yang lengkap. - 29 -
6. CARTA ORGANISASI POLITEKNIK PENGARAH TIMBALAN PENGARAH BAHAGIAN AKADEMIK BAHAGIAN PENTADBIRAN KETUA JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK KETUA JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR EN. HAINI BI HARUN (Pengambilan & Data) PEGAWAI PEPERIKSAAN PENSYARAH PENSYARAH STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN KETUA JABATAN REKABETUK & KOM. VISUAL KETUA JABATAN HOSPITALITI DAN FESYEN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (Kebajikan & Disiplin) PEGAWAI PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI PENSYARAH PENSYARAH STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN KETUA JABATAN MATIK. SAINS & KOMPUTER KETUA JABATAN PENGAJIAN AM PEGAWAI LATIHAN & PENDIDIKAN LAJUTAN PEGAWAI PERPUSTAKAAN PENSYARAH PENSYARAH STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN PEGAWAI KAUNSELING PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN PEGAWAI MULTIMEDIA & SUMBER STAF SOKONGAN - 30 -
7. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR PENGARAH TIMBALAN PENGARAH PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin) PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data) PEMBANTU TADBIR PEMBANTU AM RENDAH - 31 -
8. JAWATAN : PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR, DG41 SENARAI TUGAS a) Mengurus Pengambilan Pelajar Baru b) Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru c) Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior d) Mengurus Urusan pelajar - Urusan Pertukaran Politeknik - Urusan Pertukaran Kursus - Urusan Pertukaran Jenis Program - Urusan Tangguh Pengajian - Urusan Berhenti Pengajian e) Mengurus Statistik Pelajar - Statistik Terima tawaran - Statistik Pendaftaran Pelajar Baru - Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO) f) Mengurus Pangkalan Data Pelajar g) Mengurus Kad Pelajar h) Mengurus Fail Peribadi Pelajar i) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa. - 32 -
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN Unit : Hal-Hal Pelajar Jawatan : Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data) Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses pengambilan pelajar baru Tugas dan Tanggungjawab 1.Mengurus Pengambilan Pelajar Baru Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pengambilan pelajar 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat - pengeposan surat PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses pendaftaran pelajar baru 2.Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pendaftaran pelajar baru 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat - 33 -
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses lapor diri pelajar senior 3.Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pendaftaran pelajar senior 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat PENGARAH Memberi ulasan/sokongan/ kelulusan KETUA JABATAN Memberi ulasan /sokongan 4.Mengurus Urusan pelajar - Urusan Pertukaran Politeknik - Urusan Pertukaran Kursus - Urusan Pertukaran Jenis Program - Urusan Tangguh Pengajian - Urusan Berhenti Pengajian 1.Pegawai Perhubungan & Latihan Industri - memberi ulasan (kes pelajar latihan industri) 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat keputusan permohonan - mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar. 3.Pembantu Am Rendah - mengemaskini minit fail - membuat pengesahan penerimaan - merekod penyerahan surat - 34 -
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005 MANUAL PROSEDUR KERJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004 Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk mengemaskini dan menyediakan laporan statistik pelajar PENGARAH Memberi arahan untuk mengurus pangkalan data Tugas dan Tanggungjawab 5. Mengurus Statistik Pelajar - Statistik Terima tawaran - Statistik Pendaftaran Pelajar Baru - Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Keluaran (IEO) 6. Mengurus Pangkalan Data Pelajar Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar - menyediakan surat 2. Pembantu Am Rendah - urusan fax dan pengeposan surat.pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data PENGARAH Memberi arahan untuk mengurus kad pelajar 7. Mengurus Kad Pelajar 1..Pembantu Tadbir - mencetak dan menyerah kad pelajar 2. Pembantu Am Rendah - membantu PT mecetak dan menyerah kad pelajar PENGARAH Memberi arahan untuk mengurus fail pelajar 8. Mengurus Fail Pelajar 1.Pembantu Tadbir - mengemaskini fail pelajar 2. Pembantu Am Rendah - Meyelenggara fail pelajar 9.Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa. - 35 -
9. PROSES KERJA (rujuk nota lengkap dgn carta alir) 9. PROSES KERJA a) Urusan Pengambilan Pelajar Baru CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Pengambilan Pelajar Baru Mula Pengarah Terima surat arahan untuk sedia Norma Ambilan PHHP(PD)/PT/PAR Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar PHHP(PD)/ JK Pengambilan Pilih dan tawarkan tempat pengajian Pengarah Terima keputusan permohonan kemasukan PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Tidak Calon Terima tawaran? PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT Ya Semak Butiran Pemohon Failkan Ya Maklumat bercanggah? PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT Tidak Dapatkan pengesahan daripada calon Tidak Maklumat masih bercanggah? Ya Pengarah/PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT/PAR Tarik balik tawaran Hantar dokumen pendaftaran Tamat - 36 -
Mengurus Pengambilan Pelajar Baru Proses Kerja 1. Menerima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 2. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No. 3. Mengarah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah 4. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No. 5. Menerima dan merumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan 6. Mengarahkan PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah 7. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No. 8. Menerima surat Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM 9. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No. 10. Menerima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 11. Mengarah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No. 12. Mengarahkan PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran 13. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No. Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Politeknik Pengarah Politeknik Pengarah Politeknik Pengarah Politeknik Pengarah Politeknik Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 37 -
Proses Kerja 14. Menerima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon 15. Mengarahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No. 16. Mengarahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon 17. Mengarahkan PT supaya menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon 18. Mengarah PT menyedia surat pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah 19. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No. 20. Mengarah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah 21. Mengarah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Politeknik Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 38 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pengambilan Pelajar Baru. Mula Terima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat arahan PT/PAR Failkan surat arahan ke dalam fail No. Arah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah PT Sedia memo arahan tersebut dan dapatkan tandatangan Pengarah Arah PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan PT/PAR Buat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No. Terima dan Rumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan Arah PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah A - 39 -
A PT Sedia surat iringan dan dapatkan tandatangan Pengarah Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP PT/PAR Buat salinan, pos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No. Terima surat arahan untuk menghadiri Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat arahan PT/PAR Failkan surat arahan ke dalam fail No. Terima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) PT/PAR Failkan surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No. Arah PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran PT Sedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP B - 40 -
B PT/PAR Buat salinan, pos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan memfailkan dalam fail No. Terima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon Arahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran PT/PAR Cetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No. Arahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon JK Pendaftaran Semak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon Arah PAR/PT mendapat pengesahan daripada calon jika terdapat maklumat yang meragukan PT/PAR Dapatkan pengesahan daripada calon samada menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon Tidak Canggah? Ya PT/PAR Buat salinan, pos surat percanggahan maklumat kepada calon dan failkan dalam fail No. Arahkan PT menyedia surat pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah PT Sedia surat pembatalan tawaran Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon D C - 41 -
D C PT/PAR Buat salinan, pos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No. Arah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah PT/PAR Pos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar PT/PAR Buka Fail Peribadi Pelajar TAMAT - 42 -
b) Urusan Pendaftaran Pelajar Baru CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Pendaftaran Pelajar Baru Mula PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT Persediaan dan Persiapan Pendaftaran PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT Mendaftar pelajar PHHP(PD)/PT Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT Daftar pelajar tawaran susulan Tidak Norma dipenuhi? Ya PHHP(PD)/PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 43 -
Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru Proses Kerja 1. Arah PT menyedia, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar 2. Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK. 3. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah 4. Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar 5. Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar 6. Memuatnaik (Upload) statistik pendaftaran pelajar baru di laman web http://www.politeknik.edu.my, mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik setiap hari Selasa sehingga tamat tempoh pendaftaran 7. Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar baru ke dalam fail No. 8. Mengemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit 9. Menerima data tawaran susulan daripada Pengarah BPP dengan memuat turun (down load) dari laman web http://www.politeknik.edu.my 10. Mengemaskini data tawaran susulan ke dalam pangkalan data pengambilan 11. Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran 12. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Politeknik Pengarah Politeknik Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Prosedur Kerja ISO Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 44 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru. Mula Arah PT menyediakan, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKPP) PT/PAR Sediakan, buat salinan dan edar memo panggilan Mesyuarat JKPP dan failkan dalam fail No. Mempengerusi Mesyuarat JKPP dan mengagihkan tugas kepada AJK. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan. JK Pendaftaran Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar Arahkan JKP mendaftar pelajar A - 45 -
A JK Pendaftaran Mendaftar pelajar Memuatnaik (Upload) Statistik Pendaftaran Pelajar Baru di laman web http://www.politeknik.edu.my Mencetak Statistik Pendaftaran Pelajar Baru Arah PT/PAR memfailkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No. Kemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit Terima data tawaran susulan dan kemaskini pangkalan data pengambilan Arah JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran JK Pendaftaran Daftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran Kemaskini pangkalan data PT/PAR Kemaskini Fail Peribadi Pelajar TAMAT - 46 -
c) Urusan Lapor Diri Pelajar Senior CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Lapor Diri Pelajar Senior Mula PHHP(PD)/PT/PAR Sedia dan edar maklumat lapor diri PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT Buat persediaan dan persiapan lapor diri PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT Menerima pelajar untuk lapor diri Tidak Pelajar lapor diri? Ya PHHP(PD)/PT/PAR Maklumkan kepada Ketua Jabatan PHHP(PD)/PT/PAR Kemaskini Fail HHP Tamat - 47 -
Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior Proses Kerja 1. Mengarahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. 2. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/ Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. dan failkan dalam fail No. 3. Mengarahkan PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar 4. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No. 5. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK. 6. Mendapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada Unit Peperiksaan 7. Mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri 8. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah 9. Membuat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar 10. Menerima pelajar lapor diri 11. Mengemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit 12. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelaj Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pegawai Peperiksaan Pengarah Politeknik Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 48 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Menguruskan Lapor Diri Pelajar Senior. Mula Arahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan (KJ) /Pegawai Peperiksaan (PP) dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (PPLI) Arahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan P PPLI PT/PAR Buat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan PPLI dan failkan dalam fail No. Arah PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKKP) PT Sedia surat panggilan Mesyuarat JKKP Arah PT/PAR membuat salinan dan edarkan kepada JK Pendaftaran PT/PAR Buat salinan, edarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No. Mempengerusikan Mesyuarat JKKP untuk mengagihkan tugas kepada AJK. Setiausaha JK Catat minit mesyuarat dan edarkan kepada AJK A - 49 -
A Dapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada unit peperiksaan Arah PT mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri Semak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan. Buat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar Terima pelajar lapor diri dengan bantuan JK Pendaftaran JK Pendaftaran Terima pelajar lapor diri Kemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit Arah PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelajar TAMAT - 50 -
d) Urusan Pertukaran Politeknik CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Pertukaran Politeknik Mula PHHP(PD) Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan Pengarah/PHHP(PD) Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Pengarah BPP Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar Pengarah/PHHP(PD) Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP Tidak Pertukaran diluluskan? Ya PHHP(PD)/PT/PAR Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/PAR Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru Tamat - 51 -
Mengurus Pertukaran Politeknik Proses Kerja 1. Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ 2. Membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan 3. Mengarahkan PT menyediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar dan membuat salinan serta failkan dalam fail No. 4. Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada Pengarah BPP 5. Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik 6. Mengarahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ 7. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar 8. Mengarahkan PT menyediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No. Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 52 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Politeknik Mula Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran Politeknik diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik PT Sediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik dan buat salinan serta failkan dalam fail No. Arahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP PT/PAR Pos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP Terima keputusan permohonan pertukaran Politeknik daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik TTidak Lulus? Ya Arahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ B A - 53 -
B A PT Sediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ dan failkan salinan dalam fail No. Arahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan FPP Arahkan PT menyediakan dan membuat salinan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru PT Sediakan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No. TAMAT - 54 -
e) Urusan Pertukaran Kursus CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja : Urusan Pertukaran Kursus Mula PHHP(PD) Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Tidak Naik taraf? PHHP(PD) PHHP(PD) Pengarah Ya Majukan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP Tidak Permohonan diluluskan? Ya PHHP(PD)/ PT/ PAR Maklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR PHHP(PD)/ PT / PAR Daftar kursus baru Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 55 -
Mengurus Pertukaran Kursus Proses Kerja 1. Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ 2. Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak 3. Mengemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk membuat ulasan 4. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan 5. Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 6. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ 7. Mendaftar pelajar dalam kursus baru 8. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Politeknik Pengarah BPP Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 56 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Kursus MULA Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Kenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak Tidak Naik Taraf? Ya Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk ulasan Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk kelulusan Tidak Lulus? Ya Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan PT/PAR Sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan dan failkan dalam fail No. Terima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ B A - 57 -
B A PT/PAR Sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ dan failkan dalam fail No. Daftar pelajar dalam kursus baru Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan FPP TAMAT - 58 -
f) Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja : Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) Mula PHHP(PD) Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah Tidak Ya Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke jenis program separuh masa? Pengarah/PHHP(PD) Pengarah BPP Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar Pengarah Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP Tidak Permohonan diluluskan? PHHP(PD)/PT/PAR Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/PAR Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/PAR Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 59 -
Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) Proses Kerja 1. Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ 2. Mengenalpasti pertukaran jenis program dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada pengarah untuk sokongan 3. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP dan membuat salinan serta failkan dalam fail No. 4. Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP 5. Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik 6. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ 7. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar 8. Mendaftar pelajar ke program baru Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 60 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) Mula Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Tidak Ya PT/PAR Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran jenis program diserahkan kepada pengarah untuk sokongan Arahkan PT/PAR sediakan surat iringan dan buat salinan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Sedia surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP, buat salinan dan failkan dalam fail No. PT/PAR Arah PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Pos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP B A - 61 -
B A Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik PT Tidak Lulus? Ya Arah PT sediakan dan buat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ PT/PAR Sedia surat keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No. Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan FPP Daftar pelajar ke program baru TAMAT - 62 -
g) Urusan Permohonan Tangguh Pengajian CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Permohonan Tangguh Pengajian Mula PHHP(PD) Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Pengarah Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya PHHP(PD)/PT/ PAR Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/ PAR PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 63 -
Mengurus Tangguh Pengajian Proses Kerja 1. Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ 2. Membuat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan 3. Menerima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah Politeknik 4. Mengarah PT/PAR menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ 5. Mengarah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 64 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Tangguh Pengajian MULA Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Buat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah Tidak Lulus? Ya Arah PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ PT/PAR Sedia surat makluman keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No. Arah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar TAMAT - 65 -
h) Urusan Pelajar Berhenti CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja : Urusan Pelajar Berhenti Mula PHHP(PD) Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Pengarah Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya PHHP(PD)/PT/ PAR Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Tamat - 66 -
Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian Proses Kerja 1. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ 2. Membuat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan 3. Menerima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik 4. Mengarahkan PT menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ 5. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Pegawai yang meluluskan/dirujuk Pengarah Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 67 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian Mula Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Buat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik Tidak Lulus? Ya Arahkan PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ PT/PAR Sediakan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No. Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan FPP TAMAT - 68 -
i) Urusan Membuat Kad Pelajar Mengurus Kad Pelajar Proses Kerja 1. Menyedia/ menerima permohonan membuat kad pelajar 2. Mengarahkan PT/PAR Mengambil/mengimbas gambar pelajar, menyimpan ke dalam pangkalan data dan mencetak kad pelajar 3. Mengarahkan PT/PAR menyerah kad pelajar dan mendapatkan pengesahan penerimaan Pegawai yang meluluskan/dirujuk Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM - 69 -
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Kad Pelajar Mula Sediakan/ terima permohonan membuat kad pelajar Arahkan PT/PAR mengambil/mengimbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar PT/PAR Ambil/imbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar Arahkan PT/PAR serah kad pelajar dan dapatkan pengesahan penerimaan PT/PAR Serah dan dapatkan pengesahan penerimaan kad pelajar TAMAT - 70 -