BAB IV HASIL DAN ANALISIS 4.1 Investigasi Awal 4.1.1 Informasi dan Data 4.1.1.1. Input Proses penginputan data pada Koperasi Simpan Pinjam Wahana Arta Nugraha masih menggunakan alat bantu tulis dan hanya mengandalkan slip khususnya pada unit Simpan Pinjam. 4.1.1.2. Penyimpanan Data Data-data yang telah diinput dan disimpan kurang tertata dengan baik, sehingga terdapat beberapa berkas transaksi dari anggota yang hilang. 4.1.1.3. Output Hasil dari proses pengolahan data masih sangat kurang maksimal. Pada unit simpan khususnya petugas koperasi masih mengalami kesulitan melakukan perhitungan karena data yang ada bukan merupakan data yang real secara keseluruhan. 4.1.2 Efisiensi Efisiensi Waktu dalam proses pencatatan dan penyajian laporan keuangan sangatlah lama dan kurang rapi dikarenakan sering terjadi error dan kesalahan dalam penginputan data. 4.1.3 Service
Sistem yang berlaku sekarang masih dikatakan sangant berjalan dengan baik sehingga informasi yang disajikan tidak memenuhi dari kata cukup sehingga data-data yang disajikan masih kurang dapat dipercaya. Sehinggaperlu rancangan sistem yang modern untuk mengcover seluruh kejadian yang terjadi di koperasi. ini. 4.2 Analisis Permasalahan 4.2.1 Cause And Effect Analysis Problem Cause And Effect 1. Pencatatan masih sangat manual hanya mengandalkan alat tulis dan slip. 1. Pencatatan yang sangat manual, menyebabkan data yang diberikan anggota hilang 2. Proses input transaksi yang memakan waktu yang lama. 2. Mengakibatkan transaksi yang terjadi disajikan kurang rapi 3. Laporan akuntansi yang disajikan masih kurang rapi dan akurat. 3. Pencatatan laporan keuangan masih menggunakan Microsoft Office Excel. Sehingga hasil dari laporan keungan masih kurang rapi dan akurat datanya. Tabel 4.1 Cause and Effect Analysis 4.3 Analisis Kebutuhan
Analisis yang dibutuhkan oleh Koperasi Wahana Arta Nugraha dalam peningkatan sistem komputerisasi akuntansi antara lain: a. Dalam proses sistem komputerisasi diharapkan tidak membutuhkan proses yang lama. Karena program Visual Basic.Net telah menggunakan bahasa Indonesia dalam pengaplikasiannya sehingga memudahkan pengguna dalam memproses dan menginput data. b. Program Visual Basic.Net akan meghasilkan informasi yang sangat relevan dan akurat. c. Program yang baru dan akan diapplikasikan dapat memudahkan pengurus karena mudah didalam pengoperasiannya. 4.4 Analisis Cost Benefit Dalam rangka untuk meningkatkan kualitas dan kredibilitas kinerja koperasi, maka penerapan sistem informasi akuntansi yang disarankan tidaklah murah. Selain nantinya akan mengadopsi sistem yang baru, Koperasi Wahana Arta Nugraha tentunya juga akan mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk melakukan pelatihan sistem yang baru. Pelatihan ditujukan kepada pengurus koperasi yang setiap harinya mengurusi pada bagian simpan pinjam. Pelatihan sistem juga berguna untuk melatih karyawan sesuai dengan job description mereka masing-masing dalam hal yang berkaitan dengan input data. Diharapkan dengan adanya restrukturisasi sistem yang tadinya menggunakan sistem manual dan digantikan dengan sistem yang baru yang telah terkomputerisasi maka kinerja karyawan menjadi semakin meningkat, tugas dan beban menjadi lebih sedikit
ringan serta mampu menghasilkan informasi yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan para pengguna informasi tersebut. 4.5 Pembuatan Database dan Perancangan Prototype Pada bagian ini akan dibahas mengenai pembuatan database dan perancangan prototype, antara lain sebagai berikut: 4.5.1 Perancangan Model Sistem 3.1.5.1.1.1. Diagram Konteks (Data Flow Diagram) Kartu Anggota Buku Tabungan Calon Anggota Lap. Simpanan Anggota Lap. Piutang Anggota Form Pendaftaran Simpanan Pokok Form Peminjaman kas Form Cicilan Pinjaman Simp. Wajib Simp. Sukarela Sistem Informasi Koperasi Wahana Arta Nugraha Lap. Neraca Lap. Sisa Hasil Usaha Lap. SHU per Anggota Lap. Perubahan Modal Lap. Arus Kas Pemilik Lap. Jurnal Anggota Lap. Tagihan Bulanan Print Buku Tabungan Kwitansi Peminjaman Kas Kwitansi Cicilan Pinjaman Bagan 4.2 Data Flow Diagram
3.1.5.1.1.2. DFD Level 0 Admin Input Calon Anggota Olah Data Input Tabungan Anggota Olah Data Olah Data Olah Data Data Anggota Data Tabungan Olah Data Olah Data Transaksi Pinjaman Kas Jurnal Olah Data Transaksi Cicilan Pinjaman Pinjaman Kas Jurnal Jurnal Pengembali an Kas Pendapatan Bunga Pembukuan Jurnal Cicilan Pinjaman Pinjaman Olah Data Data Anggota Pengolahan Data Laporan Data Tabungan Lap. Pemilik Bagan 4.3 DFD Level 0
4.5.2 Desain Database a. Master Inventaris Nama Field Tipe Data Width ID_Inventaris Int 10 Tanggal Date No_Inventaris Varchar 250 Nama Barang Varchar 250 Spesifikasi Varchar 250 Keterangan Varchar 250 Harga Qty Penyusutan Umur Ekonomi Tabel 4.2 Master Inventaris b. Transaksi Bayar Cicilan
Nama Field Tipe Data Width Id_Detil Kewajiban Int 10 Tgl Jatuh Tempo Timestamp Tgl Bayar Timestamp Angsuran Id_Kewajiban Int 10 Tabel 4.3 Transaksi Bayar Cicilan c. Transaksi Penerimaan Piutang Nama Field Tipe Data Width Id_Detil Hutang Int 20 Tanggal Angsuran Date Tanggal Bayar Date Angsuran Bayar Denda Id_Hutang Int 11 Keterangan Varchar 255
Angsuran ke Int 10 Bunga Pokok Piutang Departemen Varchar 40 Bank Varchar 255 No Rekening Varchar 255 Cek Varchar 255 No Bukti Varchar 255 Pinalti Tabel 4.4 Transaksi Penerimaan Piutang d. Data Anggota Nama Field Tipe Data Width Id_Anggota Int 10 Kode Varchar 25 Nama Varchar 250 Alamat Varchar 200 No Telp Varchar 250
No Ktp Varchar 50 Pendidikan Varchar 50 Foto Longblob Simpanan Pokok Tgl Lahir Date Gaji Simpanan Wajib Simpanan Sukarela Simpanan Khusus e. Laporan Arus Kas Tabel 4.5 Data Anggota Nama Field Tipe Data Width Id_ArusKas Int 10 Keterangan Varchar 250 Uraian Varchar 250 Nominal Nominal2
Sub Varchar 50 Tabel 4.6 Laporan Arus Kas f. Laporan Sisa Hasil Usaha Nama Field Tipe Data Width Id_Laba Rugi Int 10 Uraian Varchar 255 Nominal Keterangan Varchar 255 Sub Varchar 100 g. Tagihan Bulanan Tabel 4.7 Laporan Sisa Hasil Usaha Nama Field Tipe Data Width Id_Tagihan Int 10 Departemen Varchar 200 No Anggota Varchar 200 Nama Anggota Varchar 200 Pokok
Bunga Total Uraian Varchar 100 Lama Angsuran Angsuran ke Id_Anggota Int 10 Tabel 4.8 Tagihan Bulanan h. Akunting Nama Field Tipe Data Width Id Account Int 80 Id Tagihan Int 10 Tanggal Date Keterangan Varchar 255 Debet Kredit No Bukti Varchar 255
Id Transaksi Int 20 Urutan Varchar 100 Saldo Bulan Varchar 50 Tahun Rek 1 Varchar 2 Rek 2 Varchar 2 Rek 3 Varchar 2 Rek 4 Varchar 2 Rek 5 Varchar 2 Uraian Varchar 255 Parent 1 Varchar 255 Parent 2 Varchar 255 Parent 3 Varchar 255 Parent 4 Varchar 255 Id Piutang Int 10
Departemen Varchar 255 Id Anggota Int 10 Tabel 4.9 Tabel Akunting 4.6 Desain Interface 4.6.1 Log In Gambar 4.1 Log In Berikut adalah tampilan Log In pada sistem Koperasi Simpan Pinjam Wahana Arta Nugraha.Untuk dapat mengakses masuk ke dalam sistem koperasi dibutuhkan pengisisan Username dan Password.Usernamedan Passwordhanya diketahui oleh pihak yang diberikan kewenangan. Setelah Username dan Password diisi maka langkah selanjutnya adalah mengklik tombol Login pilihan untuk masuk kedalam sistem atau Cancel untuk membatalkan masuk kedalam sistem.
4.6.2 Struktur Menu Gambar 4.2 Struktur Menu Struktur Menu Koperasi Simpan Pinjam Wahana Arta Nugraha dibagi menjadi tiga sub bagian diantaranya yaitu: 3.2.6. Saldo Awal Pada bagian saldo awal terdapat tiga pilihan yaitu Kas, Neraca, dan Piutang. 3.2.7. Transaksi Pada bagian transaksi terdapat beberapa pilihan yaitu pilihan untuk menginput Simpanan Pokok Anggota, Simpanan Anggota, Peminjaman Anggota, Penerimaan Piutang, Anggota Keluar, dan Inventarisasi Aset.
3.2.8. Laporan Pada bagian laporan digunakan untuk menghasilkan report dari data yang diolah pada tahapan sebelumnya.laporan-laporan yang dihasilkan antara lain Laporan Neraca, Laporan Simpanan Anggota, Laporan Piutang Anggota, Laporan Laba Rugi, Laporan Jurnal, Laporan Akuntansi Simpin, Laporan Tagihan Simpin, Laporan Arus Kas, Laporan Perubahan Modal, dan Laporan Mutasi Anggota. 3.2.9. Setup Awal Sistem Sebelum bisa menginput transaksi kemudian menghasilkan laporanlaporan yang terkait, terlebih dahulu melakukan setup awal koperasi.setup awal koperasi berfungsi untuk memberikan dan menambahkan kode ke setiap rekening yang berguna untuk menjalankan segala kegiatan transaksi yang terjadi. 4.6.3 Form Kode Rekening
Gambar 4.3 Form Kode Rekening Sebelum bisa menginput transaksi kemudian menghasilkan laporanlaporan yang terkait, terlebih dahulu melakukan setup awal pada kode rekening.setup awal pada kode rekening koperasi berfungsi untuk memberikan dan menambahkan kode ke setiap rekening yang berguna untuk menjalankan segala kegiatan transaksi yang terjadi. 4.6.4 Form Anggota Koperasi Gambar 4.4 Form Data Anggota Pada form Master Data Anggota ini digunakan untuk menginput data anggota Koperasi Simpan Pinjam Wahana Arta Nugraha Semarang. Data anggota yang telah berhasil diinput akan dijadikan sebagai dasar bagi admin
untuk melakukan proses input transaksi pinjaman, simpanan, angsuran, dan dasar penentuan denda keterlambatan pembayaran angsuran yang dilakukan oleh anggota. Adapun langkah-langkah untuk menginput sebagai berikut: 1) Isi Kolom Departemen dengan mengopsi, apakah calon anggota yang bersangkutan merupakan anggota pendiri atau anggota biasa. Pengisian kolom departemen akan berpengaruh pada proses bunga yang akan diterima oleh masing-masing departemen sesuai dengan jabatan anggota. 2) Isi kolom Nomor Anggota. 3) Kemudian isi kolom Nama, Alamat, No Telp, No KTP, Tanggal Lahir calon anggota dan Gaji Anggota. 4) Klik Masukkan Data apabila data yang diinput sudah benar. 4.6.5 Saldo Awal Pada Sub Saldo Awal dibagi menjadi 2 bagian antara lain: 1) Form Neraca Awal
Gambar 4.5 Saldo Awal Neraca Form Saldo Awal Neraca yang terdapat pada Sub Saldo Awal merupakan hasil dari input di Kode Rekening. Dimana semua akun yang telah diinput dalam Kode Rekening akan muncul pada Form Neraca Awal. Berikut adalah langkah-langkah menginput: a) Pilih Bulan, Tanggal dan Tahun. b) Kode rekening digunakan untuk mengisi Saldo Awal di bulan yang bersangkutan. c) Tahap selanjutnya isikan list kode rekening dengan cara memilih akun-akun yang telah disediakan. Sebagai contoh akun peralatan. Setelah itu isi pada kolom keterangan Saldo Awal. Setelah itu klik Masukkan Data. Dan lakukan untuk menginput akun-akun selanjutnya. 2) Form Piutang Awal
Gambar 4.6 Form Saldo Awal Piutang Form Saldo Awal Piutang digunakan untuk menginput saldo piutang awal semua anggota yang ada di Koperasi Wahana Arta Nugraha. 4.6.6 Transaksi Pada Sub Transaksi dibagi menjadi delapan bagian, antara lain: 1) Form Simpanan Pokok Gambar 4.7 Transaksi Simpanan Pokok
Form Transaksi Simpanan Pokok berfungi untuk menginput Simpanan Pokok anggota Koperasi Wahana Arta Nugraha. 2) Form Simpanan Anggota Gambar 4.8 Transaksi Simpanan Anggota Form Simpanan Anggota berfungsi untuk menginput segala kejadian transaksi yang dilakukan anggota pada saat anggota di Koperasi Wahana Arta Nugraha melakukan proses transaksi simpan.
3) Form Peminjaman Gambar 4.9 Transaksi Peminjaman Anggota Form transaksi peminjaman anggota yang terdapat pada sub Transaksi berisi data anggota Koperasi Wahana Arta Nugraha yang baru mengambil pinjaman. Berikut adalah langkah-langkah untuk menginput transaksi pinjaman: a. Isikan Tanggal, misal: 17-Jun-2016. b. Lama angsuran berisi mengenai beberapa kali kemampuan anggota untuk dapat mencicil cicilannya. c. Pada bagian bungan akan diisi secara manual pada anggota pendiri diberikan bunga 3% dan pada anggota biasa diberikan bunga sebesar 2%.
d. Pada form pokok perbulan dan beban bunga perbulan akan secara otomatis memunculkan angka kewajiban anggota mengangsur per bulan sesuai dengan besarnya pinjaman yang dilakukan oleh anggota. e. Klik Proses bila data telah terinput dengan benar. 4) Form Penerimaan Piutang Gambar 4.10 Transaksi Penerimaan Piutang Pada form transaksi penerimaan piutang berfungsi untuk angsuran bayar yang dilakukan oleh anggota, jika anggota melakukan bayar melalui tanggal jatuh tempo akan diberikan denda yang diisi di form denda. Form Denda diisi secara manual oleh pengurus anggota koperasi. Dan seandainya
anggota ingin melunasi angsuran sebelum waktu angsuran habis artinya dilunasi semua hutangnya dalam sekali pembayaran pengurus dapat melakukan dengan menginput melalui form pelunasan sebelum waktu angsuran habis dapat dilunasi melalui proses bunga atau proses pinalti. 5) Form Anggota Keluar Gambar 4.11 Transaksi Anggota Keluar Perlunya dibuat form anggota keluar disini adalah untuk mengetahui seberapa besar dan jumlah simpanan yang anggota terima jika anggota itu memutuskan untuk keluar atau pensiun dari keanggotaan di Koperasi Wahana Arta Nugraha dan untuk mengetahui pada saat sebelum keluar anggota masih mempunyai hutang atau sisa pinjaman atau tidak kepada koperasi.
6) Inventarisasi Aset Gambar 4.12 Form Inventarisasi Aset Form Inventarisasi Aset berisi daftar aset yang dimilikioleh Koperasi Wahana Arta Nugraha Semarang. Pada form ini pengguna juga dapat menambahkan aset dengan menginput di form aset jika ada aset baru yang dibeli.
7) Jurnal Umum Bagi SHU Gambar 4.13 Form Bagi SHU Form jurnal umum digunakan untuk menginput transaksi jurnal umum yang terdapat dalam Koperasi Wahana Arta Nugraha Semarang. Berikut adalah langkah-langkah untuk menginput jurnal umum: a) Isikan tanggal, misal: 11-May-2016. b) Pada Daftar Kode Akun pilih salah satu akun, kemudian tentukan Debet atau Kredit. Setelah itu isikan nominal pada setiap akun. c) Pada Keterangan dan No Bukti diisikan yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi di jurnal umum. d) Klik Masukkan Data, data sudah selesai diinput.
4.6.7 Laporan 1) Laporan Simpanan Anggota Gambar 4.14 Laporan Simpanan Anggota Laporan simpanan anggota menggambarkan mengenai seberapa banyak jumlah simpanan anggota di Koperasi Wahana Arta Nugraha Semarang.Isi dari laporan simpanan adalah Simpanan Pokok, Simpanan Sukarela, Simpanan Wajib dan Simpanan Khusus. 2) Laporan Piutang Anggota
Gambar 4.15 Laporan Piutang Anggota Laporan piutang anggota berisi mengenai saldo piutang yang dimiliki oleh setiap anggota.laporan ini muncul sebagai akibat adanya transaksi pinjaman yang dilakukan oleh setiap anggota dalam Koperasi Wahana Arta Nugraha Semarang.
3) Laporan Neraca Gambar 4.16 Laporan Neraca Laporan Neraca atau laporan posisi keuangan menggambarkan mengenai aset, kewajiban dan modal yang dimiliki oleh suatu koperasi pada suatu periode waktu tertentu.dimana laporan ini memberikan informasi yang rinci mengenai darimana aset, kewajiban, dan modal tersebut diperoleh. Untuk dapat mengetahui hasil dari laporan Neraca ini digunakan dari tanggal sampai tanggal misal: 15-May-2016 sampai tanggal 23-Jun-2016.
Setelah itu klik Lihat Laporan, maka laporan akan tampil seperti gambar diatas. 4) Laporan Sisa Hasil Usaha Gambar 4.17 Laporan Sisa Hasil Usaha Laporan yang pada umumnya disebut laporan laba rugi namun di koperasi mempunyai istilah yang berbeda yaitu laporan hasil usaha.laporan hasil usaha merupakan suatu laporan yang menunjukkan kemampuan koperasi dalam menghasilkan laba selama satu periode akuntansi.untuk dapat mengetahui hasil dari laporan hasil usaha ini digunakan per tanggal. Misal: 20-May-2016. Setelah itu klik Lihat Laporan, maka laporan akan muncul seperti gambar diatas. 5) Laporan Perubahan Modal
Gambar 4.18 Laporan Perubahan Modal Laporan Perubahan Modal berisi mengenai informasi perubahan modal pemilik.untuk mengetahui hasil dari Laporan Perubahan Modal digunakan per tanggal Misal: 20-May-2016. Setelah itu klik Lihat Laporan, maka laporan akan muncul seperti gambar diatas. 6) Laporan Arus Kas
Gambar 4.19 Laporan Arus Kas Laporan Arus Kas berisi mengenai transaksi yang terjadi pada akun kas yang menunjukkan aliran masuk dan aliran keluar uang atau kas pada koperasi. Untuk mengetahui hasil dari Laporan Arus Kas digunakan per tanggal Misal: 20-May-2016. Setelah itu klik Lihat Laporan, maka laporan akan muncul seperti gambar diatas. 7) Laporan Jurnal Gambar 4.20 Laporan Jurnal Untuk dapat menampilkan laporan seperti gambar diatas, terlebih dahulu harus menentukan ring tanggal. Misal dari tanggal 01-May-2016
sampai tanggal 20-Juni-2016.Kemudian klik Lihat Laporan untuk menampilkan hasil seperti gambar diatas. 8) Laporan Tagihan Gambar 4.21 Laporan Tagihan Laporan Tagihan berisi kewajiban anggota untuk membayar angsuran per bulan. Untuk mengetahui hasil dari Laporan Tagihan digunakan bulan, tahun, dan departemen Misal: Bulan 6, Tahun 2016, Departemen Pendiri. Setelah itu klik Lihat Laporan, maka laporan akan muncul seperti gambar diatas.
9) Laporan Pembagian SHU Per Anggota Gambar 4.22 Laporan Pembagian SHU Laporan Pembagian SHU berisi perhitungan pembagian SHU kepada anggota Koperasi Wahana Arta Nugraha Semarang.SHU dibagikan satu kali dalam setahun pada bulan Desember. Pembagian SHU kepada anggota
didasarkan pada keaktifan dalam melakukan transaksi.transaksi yang dimaksud adalah transaksi simpan dan transaksi pinjam. 10) Tarik Simpanan Sukarela dan Khusus Gambar 4.23 Tarik Simpanan Khusus dan Sukarela Tarik simpanan khusus dan sukarela digunakan pada saat anggota ingin mengambil simpanan sukarela dan simpanan khusus nya sehingga pada saat mengambil anggota akan mendapatkan simpanannya sekaligus bunga yang akan diperoleh anggota