1 dari 18 Invoice Vendor Portal merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh Vendor untuk melakukan konfirmasi atas kesesuaian quantity dan amount yang sudah diterima (received) oleh PIC Store atau Distribution Center dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group. Syarat minimum yang diperlukan untuk dapat mengakses Invoice Vendor Portal dan mencetak Confirmation Form serta Confirmation Summary, yaitu: Operating system Windows 98 Web Browser Mozilla Firefox v45/ Google Chrome v45 with Java Plugin (enabled) Bandwith Connection to Internet 56 Kbps modem Software For View PDF Adobe Acrobat Reader Printer Laser printer Langkah-langkah penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut: I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Invoice Vendor Portal 1. Vendor yang sudah didaftarkan oleh Admin Web pada Master Vendor Data akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut: 2 Pada notifikasi email tersebut terdapat informasi mengenai User Name yang digunakan oleh Vendor untuk mengakses Invoice Vendor Portal. User Name merupakan User ID Vendor sesuai dengan kode vendor yang terdaftar di Vendor Master Data KLG pada sistem SAP. 2. Klik Link yang terdapat pada email tersebut untuk melakukan aktivasi password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal, maka akan muncul tampilan sebagai berikut pada web browser: Dibuat Oleh Disetujui Oleh Diketahui Oleh Jabatan Senior Accounts Payable Manager Finance Director Management Representative Nama Jelas Priscillia Liena Gregory Sugyono Widjaja Dame Veronica Tanda Tangan dan Tanggal
2 dari 18 a b 3 a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal. b) Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang diisi pada kolom Password. 3. Klik Confirm untuk mengaktifkan password yang sudah dibuat, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut: 4 4. Klik Ok, maka proses aktivasi Vendor sebagai User di Invoice Vendor Portal KLG berhasil dilakukan. II. Login pada Invoice Vendor Portal Ketik: http://klgvendorportal.klgsys.com/login pada web browser yang digunakan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 1 2 4 3 1. Isi kolom User Name dengan User ID Vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi email yang telah diterima dari Admin Web. 2. Isi kolom Password dengan password yang sudah dibuat pada point I. 3. Lalu klik Login. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
3 dari 18 5 4. Pada tampilan awal, klik Guidance untuk melihat panduan menggunakan Invoice Vendor Portal. 5. Klik menu FAQ, untuk melihat ketentuan dan syarat penukaran faktur di Kawan Lama Group. III. Change Password 1. Untuk mengganti password, klik pada menu Change Password: 2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 3 4 5 3. Isi kolom Password dengan new password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal.
4 dari 18 4. Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom Password. 5. Lalu klik Confirm, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 6 6. Klik Ok, proses perubahan password berhasil dilakukan. IV. Forgot Password Digunakan untuk me-reset password yang sudah pernah dibuat sebelumnya (jika Vendor lupa dengan password-nya) 1. Klik Forgot Password pada saat login di Invoice Vendor Portal. 1 2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: a b a) Isi kolom Email dengan alamat email yang didaftarkan di Vendor Master Data KLG. b) Klik Confirm, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:
5 dari 18 3 3. Klik Ok. Vendor akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut: 4 Pada email tersebut terdapat informasi mengenai User Name dan link untuk me-reset password. 4. Klik link pada email tersebut, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: a b 5 a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal. b) Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom Password. 5. Klik Confirm, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut: 6 6. Klik Ok, proses perubahan password berhasil dilakukan.
6 dari 18 V. Change Company Digunakan untuk memilih company di Kawan Lama Group yang melakukan transaksi pembelian dengan Vendor. 1. Klik menu Change Company. 2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 3 3. Klik pada logo company yang akan dipilih, maka akan kembali ke tampilan awal sebagai berikut: 4 4. Pada bagian pojok kanan atas akan muncul nama company yang telah dipilih. VI. Create Confirmation Form Confirmation Form merupakan form yang dibuat oleh Vendor untuk melakukan konfirmasi atas kesesuaian quantity dan amount yang sudah diterima (received) oleh PIC Store atau Distribution Center
7 dari 18 yang bernaung di Kawan Lama Group dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group. Confirmation Form yang sudah dibuat, dicetak oleh Vendor dan dilampirkan bersama dengan dokumen pendukung lainnya saat melakukan penagihan ke Kawan Lama Group. 1. Setelah melakukan login pada Invoice Vendor Portal KLG (lihat langkah-langkahnya di point II), klik menu Confirmation Create Confirmation Form 2. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation form-nya: d a b c e a) Tick pada Credit jika hanya ingin menampilkan list transaksi goods return/ pengembalian barang yang akan di-confirm. b) Klik Search untuk menampilkan transaksi sesuai filter yang di-input pada setiap kolom di list transaksi. c) Klik Export jika ingin export list transaksi yang akan di-confirm. Klik Save File untuk menyimpan file dalam format excel tersebut.
8 dari 18 d) Header Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul Clear selection : untuk cancel seluruh baris pada list transaksi yang sudah dipilih e) Table Notes PurchDoc : nomor purchase order yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. Amount : jumlah seluruh amount dalam satu PO. Reference : nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan transaksi goods receive/ goods return yang sudah dilakukan oleh Store atau Distribution Center di Kawan Lama Group. PO Item : line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. Article : kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama Group. Article Descr : deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama Group. Qty : jumlah sesuai dengan transaksi goods receive atau goods return yang telah dilakukan. OUn : order unit (satuan pengukuran untuk setiap article). Net Price : harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. Curr : currency (mata uang). Amount : jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty x Net Price) Jika OUn UOM For Net Price, maka total nilai (Qty x Conversion Factors x Net Price) Tax Code : kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%). Tax Amount : total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount). Post Date : tanggal dilakukannya posting transaksi goods receive/ goods return. Trans Type jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receive (penerimaan barang) atau Goods Return (pengembalian barang)
9 dari 18 Comp Code : kode company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO (Contoh: R1) Comp Code Desc : deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO (Contoh: PT Ace Hardware Indonesia). PO Qty : jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. PO Amount : total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. PO Date : tanggal PO diterbitkan. UOM For Net Price : satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price). Conversion Factors : faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article. Site : kode site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receive atau Goods Return. Site Desc : deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receive atau Goods Return. Vendor : kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. Vendor Name : nama vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. TOP Code : kode term of payment sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. TOP Days : jumlah hari term of payment sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. Return OD : nomor delivery order untuk pengiriman goods return (pengembalian barang) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. LPPBPO : Nomor Laporan Penyimpangan Penerimaan Barang Purchase Order yang berisi detail informasi jika terjadi penyimpangan (qty PO tidak sama dengan qty goods receive). f) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors: 1 Set = 10 EA (Each), maka OUn = Set UOM For Net Price = EA Conversion Factors = 10 3. Klik pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya. Note: a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa line item dengan nomor referensi (Reference) yang sama, maka saat di klik pada salah satu line item, line item yang lainnya akan otomatis ter-klik.
10 dari 18 b) Satu confirmation form hanya untuk satu nomor invoice, namun dapat terdiri dari beberapa PO. c) Pada kolom Total akan muncul total nilai sesuai dengan PO yang telah dipilih. d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit Memo diconfirm jika data sudah sesuai. Credit memo diselesaikan bersamaan saat membuat confirmation form untuk transaksi penerimaan barang (goods receive) dan proses penukaran faktur secara otomatis dilakukan bersamaan dengan invoice yang sudah di-confirm. e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receive atau goods return) antara quantity yang terdapat pada Invoice Vendor Portal dengan quantity pada data Vendor, maka Vendor dapat menghubungi PIC terkait di Kawan Lama Group melalui email atau telepon untuk melakukan follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Invoice Vendor Portal dan akan dikonfirmasikan kembali ke Vendor jika quantity sudah sesuai. 4 3c 3a 3e 3b
11 dari 18 4. Klik Confirm, maka line item yang telah dipilih untuk dibuat confirmation form-nya tidak tampil lagi pada list yang terdapat di menu Create Confirmation Form. 4 5. Confirmation Form dapat dicetak melalui menu Display Confirmation List (lihat langkah-langkahnya di point VI). VII. Display Confirmation List Menu ini digunakan untuk mencetak confirmation form yang sudah dibuat 1. Setelah melakukan login pada Invoice Vendor Portal KLG (lihat langkah-langkahnya di point II), Klik menu Confirmation Display Confirmation List 2. Akan muncul tampilan sebagai berikut:
12 dari 18 4 3 3. Pada kolom Status akan muncul keterangan: Belum Print: jika confirmation form belum dicetak Sudah Print: jika confirmation form sudah dicetak Tukar Faktur: jika sudah dilakukan tukar faktur melalui dropbox (lihat di WI Penggunaan Aplikasi Dropbox) Invoiced: jika transaksi pembayaran sudah diinput di sistem SAP oleh department Accounts Payable Kawan Lama Group Paid: jika sudah dilakukan pembayaran dan clearing pembayaran di sistem SAP untuk invoice tersebut 4. Klik pada confirmation number yang akan dicetak confirmation form-nya. 5. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: a) Isi kolom Invoice Number Vendor dengan nomor invoice yang dilampirkan saat melakukan penagihan ke Kawan Lama Group. b) Isi kolom Tax Invoice Number dengan nomor faktur pajak yang dilampirkan saat melakukan penagihan ke Kawan Lama Group. Jika Tax Code = V0, maka kolom ini diisi dengan.. c) Klik Browse untuk input attachment file. Semua jenis file (pdf, jpeg, xls, dan lain-lain) dapat diinput dengan maksimal file size 5kb. d) Klik Save.
13 dari 18 e) Pada kolom Invoice/ Credit Memo No dan Tax/ Nota Retur No akan muncul nomor Invoice dan nomor Faktur Pajak yang sudah di-input. Note: Invoice Number Vendor atau Tax Invoice Number dapat diubah sebelum dilakukan Tukar Faktur (status Tukar Faktur pada kolom Status). Jika Confirmation Form sudah dicetak (status Sudah Print pada kolom Status), maka saat Invoice Number Vendor atau Tax Invoice Number diubah status akan kembali menjadi Belum Print. 6. Untuk mencetak Confirmation Form, tick pada pilihan confirmation number yang diinginkan. 7 8 6 4e 7. Jika sudah dilakukan tukar faktur melalui dropbox, maka pada kolom Due Date akan muncul tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan. 8. Klik Print untuk mencetak confirmation form, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 9 9. Klik Print Invoice untuk mencetak confirmation form, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 9
14 dari 18 10. Klik All, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
15 dari 18 11. Tekan Ctrl + P untuk mencetak confirmation form tersebut. Note: Confirmation for Invoice dan Invoice Summary dicetak di kertas HVS ukuran A4 dengan menggunakan laser printer. Untuk tukar faktur cukup melampirkan Invoice Summary. 12. Setelah Confirmation Invoice dicetak, maka pada kolom Status akan berubah menjadi Sudah Print. Note: Untuk transaksi goods return, Invoice Summary tidak perlu dicetak. Status akan secara otomatis berubah menjadi Sudah Print. 14 12 13 13. Untuk mempercepat proses tukar faktur, vendor dapat membuat rekap confirmation yang terdiri dari beberapa confirmation invoice yang akan ditukar faktur secara bersama-sama. Klik Action, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 15 a b a) Klik Create Rekap Confirmation All untuk membuat rekap confirmation dari seluruh confirmation invoice dengan status Sudah Print. b) Tick pada confirmation number yang sudah dibuat, klik Delete Rekap Confirmation untuk menghapus rekap confirmation yang sudah dibuat. Note: Delete Rekap Confirmation dapat dilakukan sebelum tukar faktur dilakukan. 14. Jika ingin memilih beberapa Confirmation Number yang akan dibuat menjadi Rekap Confirmation, maka tick pada pilihan Confirmation Number.
16 dari 18 15. Klik Action. Lalu klik Create Rekap Confirmation. 16. Setelah Create Rekap Confirmation atau Create Rekap Confirmation All di-klik, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 16 17. Klik Yes, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 13 Notes: Pada saat melakukan tukar faktur nomor yang di-scan pada dropbox adalah nomor rekap confirmation (langkah-langkahnya dapat dilihat di WI Penggunaan Aplikasi Dropbox). VIII. Display Confirmation Resume menu ini digunakan untuk menampilkan list confirmation per nomor confirmation. 1. Klik menu Confirmation Display Confirmation Resume 2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
17 dari 18 ConfirmNo : nomor confirmation invoice ConfirmDate : tanggal dilakukannya confirmation Status : status confirmation (belum print, sudah print, tukar faktur, invoiced, paid) Invoice/ Credit Memo No* : nomor invoice atau credit memo Tax/ Nota Retur No* : nomor faktur pajak atau nota retur Amount : nilai purchase order yang sudah di-confirm Tax Amount : total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount). Tukar Faktur : tanggal dilakukannya tukar faktur melalui aplikasi dropbox Due Date : tanggal jatuh tempo pembayaran PurchDoc : nomor purchase order yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group Jika terdiri dari beberapa purchase order, klik See Detail. RekapNo : nomor rekap confirmation Incomplete Reason** : alasan jika ada dokumen untuk tukar faktur yang belum lengkap Complete Date** : tanggal setelah dokumen untuk tukar faktur dilengkapi jika ada dokumen untuk tukar faktur yang belum lengkap. Vendor : kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. Vendor Name nama vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. *) Credit Memo dan Nota Retur: Jika terjadi pengembalian barang (goods return) dari Kawan Lama Group ke Vendor, maka setelah pembuatan Credit Memo dan Nota Retur di proses oleh Accounts Payable KLG kolom Credit Memo No dan Nota Retur No akan terisi secara otomatis dengan nomor credit memo dan nota retur yang sudah dibuat. **) Incomplete Document dan Complete Date: Jika saat melakukan tukar faktur ada dokumen yang belum lengkap, maka Vendor akan menerima email notifikasi dengan contoh sebagai berikut:
18 dari 18 Pada kolom Status, status akan berubah menjadi Incomplete. Jika Vendor belum melengkapi dokumen untuk tukar faktur, maka proses tukar faktur untuk invoice selanjutnya tidak bisa dilakukan. Jika dokumen untuk tukar faktur sudah dilengkapi, maka Vendor akan menerima email notifikasi dengan contoh sebagai berikut: Pada kolom Status, status akan berubah kembali menjadi Tukar Faktur. Kolom Complete Date akan terisi dengan tanggal sesuai dengan saat dokumen untuk tukar faktur dilengkapi oleh Vendor. Kolom Due Date akan terisi dengan tanggal jatuh tempo yang dihitung dari tanggal complete date.