BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Pengendalian Intern Sistem Penggajian dan pengupahan pada PT. CMA Indonesia Sebelum penulis menguraikan lebih lanjut mengenai pengendalian intern sistem penggajian dan pengupahan, maka lebih dahulu akan penulis jelaskan sedikit mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan yang terkait dengan penggajian dan pengupahan : Waktu Kerja Setiap pegawai Pada PT. CMA Indonesia harus mematuhi hari dan jam kerja yang telah ditetapkan oleh direksi, yaitu : Hari kerja : Senin s/d Jum at Jam Kerja : 08.00 17.00 WIB Jam Istirahat : 12.00 13.00 (atau diatur oleh kepala Bagian masing-masing) Kerja Lembur a Pegawai/pekerja yang bekerja melebihi 8(delapan) jam kerja sehari dihitung sebagai jam kerja lembur. b. Pekerja yang berhak atas upah kerja lembur adalah pekerja non staff c. Ketentuan tentang uang lembur diatur berdasarkan SK MenteriTenaga Kerja No.Kep.72/men/84 adalah sebagai berikut : 1. jam kerja lembur dilakukan pada hari kerja : 39
a) untuk jam kerja lembur pertama upah lembur dibayar sebesar 1 ½(satu setengah) kali upah perjam b) Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya upah dibayar dibayar 2(dua) kali upah per jam 2. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari istirahat mingguan/hari libur resmi : a) Untuk setiap jam dalam batas 7(tujuh) jam upah dibayar 2(dua) kali upah per jam b) Untuk jam kerja kedua setelah 7(tujuh) jam dan seterusnya upah dibayar sebesar 4 (empat) kali upah per jam 3. Perhitungan upah per jam Upah per jam bagi pekerja bulanan sebesar 1/173 (satu per seratus tujuh puluh tiga) upah sebulan 4. Kerja lembur yang bisa dibayar paling sedikit selama ½(setengah) jam. Sistem penggajian a. Sistem penggajian/pengupahan ditentukan atas dasar dasar nilai jabatan dan prestasi kerja. Kisaran gaji tersebut setiap tahunnya disesuaikan dengan kenaikan Indexs Harga Konsumen Nasional b. Sistem penggajian pada PT. CMA Indonesia menganut sistem gross, dimana pajak penghasilan pekerja ditanggung oleh pekerja sendiri dan dipungut untuk dibayarkan melalui perusahaan pada setiap bulannya. Pembayaran gaji pekerja dilaksanakan setiap tanggal 28(dua puluh 40
delapan) pada bulan berjalan. Apabila tanggal 28(dua puluh delapan) jatuh pada hari libur, maka pembayarannya dilaksanakan pada hari kerja sebelumnya. Fungsi dan dokumen yang terlibat dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT.CMA Indonesia : Pada penerapannya PT. CMA Indonesia melibatkan bagian-bagian/fungsi sebagai berikut : a. Fungsi Kepegawaian b. Fungsi Pencatat waktu c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah d. Fungsi pembuat kas keluar e. Fungsi pembayaran gaji dan upah f. Fungsi akuntansi umum Sedangkan dokumen-dokumen yang terlibat dalam sistem pembayaran gaji dan upah PT.CMA Indonesia adalah : a. Dokumen pendukung perubahan tarif gaji dan upah b. Rekap absensi karyawan c. Daftar gaji dan upah d. Rekap daftar gaji dan upah e. Bukti kas keluar 41
1. Siklus Penggajian dan Pengupahan PT. CMA Indonesia Sebelum membahas siklus penggajian dan pengupahan PT. CMA Indonesia baiknya kita bahas sedikit tentang prosedur pencatatan absensi karyawan yang digunakan oleh perusahaan. Sistem pencatatan absensi PT. CMA Indonesia menggunakan mesin finger print yang terhubung lansung ke komputer HR manager, semua data tersimpan di folder khusus kepegawaian.semua informasi karyawan yang ada HR manager bertanggungjawab memastikan kerahasian atas semua perubahan format daftar gaji, perubahan tunjangan, perubahan gaji pokok, dan pengecekan jam lembur karyawan dan lainya yang berhubungan dengan data karyawan. Siklus penggajian PT. CMA Indonesia diawali dari dibuatnya rekapulitasi daftar absensi karyawan sebagai salahsatu dasar perhitungan gaji yang kemudian data tersebut diolah sehingga menghasilkan output daftar gaji yang merupakan wewenang dan tanggungjawab HR Manager, semua perubahan terkait dengan penggajian harus diotorisasi lansung oleh atasan yang bersangkutan. Daftar gaji yang ada diserahkan kebagian keuangan yaitu controller untuk diverifikasi dan diperiksa kebenaran serta keabsahannya. Setelah diverifikasi,bagian keuangan menyiapkan payment voucher serta cek atau bilyet giro untuk proses awal pembayaran gaji, kemudian controller menverifikasi kembali dan memberi paraf/initial di payment voucher dan cek atau bilyet yang ada kemudain dikirim ke authorised signature (direksi) atau pejabat yang ditunjuk untuk ditandatangani dengan menggunakan kombinasi 2 (dua) tanda tangan sebagai salah satu cara kontrol internal. Selesai ditandatangani oleh pejabat yang 42
berwenang, cek/giro pembayaran tersebut dikirim ke bank untuk ditransfer ke masing-masing karyawan, biasanya setiap tanggal 28 bulan berjalan. Dokumen dan bukti pembayaran gaji yang sudah lengkap diserahkan kebagian accounting untuk diinput ke akun-akun terkait (hutang gaji, hutang pajak penghasilan, potongan pinjaman karyawan) serta diposting buku besar. Menurut penulis siklus penggajian dan pengupahan PT CMA tidak terlalu baik, karena adanya tumpang-tindih fungsi wewenang dan tanggungjawab. HR manager mempunyai tannggungjawab dan wewenang 2 (dua) sekaligus, yaitu sebagai fungsi pencatat waktu hadir dan fungsi pembuat daftar gaji dan upah, sehingga kemungkinan terjadi lebih bayar atau kurang bayar gaji karyawan sangat besar 43
FINGER PRINT FINANCE ACCOUNTING 1 2 TERMINAL/ SERVER HR MANAGER MEMPERBHARUI FILE KARYAWAN FILE KEHADIRAN DAFTAR GAJI PEMERIKSAAN /REKAP DAFTAR GAJI VOUCHER DAN FOTOCOPY CEK MEMBUAT DAFTAR GAJI KARYWAN MEMBUAT VOUCHER,M ENYIAPKAN CEK DIPOSKAN KE AKUN TERKAIT DAFTAR GAJI 2 VOUCHER, CEK DI OTORISASI BUKU BESAR 1 MENGIRIM KE BANK UNTUK PEMABAYARAN Gambar 4.1 Flowchart siklus penggajian PT.CMA Indonesia 44
2 Prosedur sistem pembayaran gaji dan upah PT. CMA Indonesia Penelitian yang dilakukan penulis mengenai prosedur pembayaran gaji dan upah Pada PT. CMA Indonesia mencakup : 1. Prosedur Penerimaan dan pengangkatan pegawai a. Prosedur penerimaan pegawai Proses penerimaan di PT. CMA Indonesia dilaksanakan oleh bagian personalia/hr departemen dengan menggunakan 2 cara rekrutment 1. Rekrutment internal 2. Rekrutment eksternal b. Prosedur Pengangkatan karyawan Pekerja yang baru direkrut oleh bagian personalia/hr akan berstatus pegawai tetap setelah lulus masa percobaan selama 3 bulan 2. Prosedur pencatatan waktu 3. Prosedur kerja lembur 4. Prosedur pembuatan daftar gaji 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah 6. Prosedur pembukuan gaji Pada bagian ini penulis mencoba melakukan analisa atas peran dari penerapan pengendalian intern terhadap prosedur-prosedur yang dilakukan PT.CMA Indonesia atas sistem pembayaran gaji karyawannya. Yang akan dijelaskan satu persatu sesuai dengan prosedur yang ada agar lebih mudah memahami mengenai 45
penerapan pengendalian itu sendiri. Berikut uraian dari prosedur yang mendukung terbentuknya struktur pengendalian intern PT. CMA Indonesia a. Prosedur penerimaan dan pengangkatan pegawai Prosedur pertama terhadap pengendalian intern sistem penggajian yang dilakukan PT. CMA Indonesia dimulai dengan melakukan penerimaan atau perekrutan dan pengangkatan pegawai. Pengendalian yang dilakukan perusahaan adalah mengadakan seleksi yang cukup ketat untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan bertanggungjawab, serta sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan seperti dalam recruitment chart berikut ini 46
RECRUITMENT CHART Pengumpulan Data Seleksi Administratif Klarifikasi Data Lamaran Berkas Lamaran Berkas Lamaran Skill Test Psychotest All applicant Selected candidates I Selected candidates II letters received Induction Contract Interview HR Medical Test Interview By User Successful Candidates Gambar 4.2 Recruitment Chart Sumber : PT. CMA Indonesia 47
Keterangan : Pengumpulan data lamaran Setelah proses pengiklanan lamaran kerja yang dibutuhkan perusahaan, berkas lamaran yang masuk dikumpulkan dalam suatu database Seleksi Administratif Berkas lamaran yang ada diseleksi berdasarkan kelengkapan administratif dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pelamar hasil seleksi awal dihubungi untuk mengikuti tahap berikutnya yaitu interview Klasifikasi data berkas lamaran Interview yang bertujuan untuk mendapatkan latar belakang pelamar secara lengkap dan memastikan bahwa data yang tercantum dalam lamaran valid dan terpercaya. Skill Test Jenis test tertentu guna melihat kemampuan kandidat dalam menyelesaikan pekerjaan. Skill Test ini bertujuan agar perusahaan mendapatkan karyawan yang mempunyai kemampuan dan kriteria yang memang dibutuhkan perusahaan Psychotest Serangkaian test guna mendapatkan gambaran psikologis yang meliputi aspek intelektual, karakter personal, serta sikap kerja calon karyawan. Test psychotest ini juga dapat melihat sejauhmana calon karyawan tersebut dapat bekerja dalam 1 (satu) tim dengan para karyawan yang ada pada perusahaan. Interview by user 48
Interview yang dilakukan guna menggali lebih jauh mengenai pencapaian prestasi berdasarkan situasi aktual (tugas dan hasilnya). Dalam tahap ini yang mewawancari adalah user langsung atau calon atasan dari calon karyawan yang di interview. Medical Test Pemeriksaan kesehatan guna memastikan kandidat memiliki kondisi kesehatan yang prima sehingga dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Pemeriksaan tersebut dilakukan oleh provider yang ditunjuk oleh perusahaan Interview HR Interview oleh HR untuk pengambilan keputusan mengenai status kandidat Contract Penandatanganan kontrak kerjasama jika terjadi kesepakatan anatara kedua belah pihak Induction Proses pembuata ID Succesful candidates Kandidat yang telah sukses melewati tahapan seleksi akhir b. Prosedur pencatatan waktu hadir Sistem pencatatan waktu hadir PT. CMA Indonesia menggunakan mesin Finger Print yang terhubung ke komputer HR Manager. Setiap karyawan wajib melakukan absensi dengan metode finger print. Namun ketika penelitian ini dilakukan absensi finger print ini sudah tidak berfungsi dengan baik, rekap 49
absensi dari mesin finger print tersebut yang terhubung dengan komputer HR departement seringkali tidak bisa dilakukan (rusak), sehingga para karyawan non staff harus melakukan absensi secara manual. Menurut penulis potensi kecurangan akan hal ini sangat besar, kemungkinan kolusi antar karyawan non staff bisa terjadi karna sulit mengontrol absensi secara manual, pengawas absensi tidak resmi hanya security yang notabenenya adalah karyawan non staff yang mempunyai hak mendapatkan lembur juga. c Prosedur kerja lembur Yang mempunyai hak mendapatkan kerja lembur adalah karyawan non staff. Pada prosedur ini para karyawan non staff diperbolehkan melakukan kerja lembur sejauh para staff keatas membutuhkan mereka, tidak ada form khusus permintaan lembur hanya lisan saja atau hanya kebiasaan saja jika para atasan belom pulang setelah jam normal kantor selesai mereka juga tidak pulang. Menurut pendapat penulis prosedur ini sangatlah lemah, tidak ada pengendalian intern yang memadai, para karyawan non staff dapat mendapatkan uang lembur tanpa mengerjakan sesuatu pekerjaan apapun. d Prosedur pembuatan daftar gaji Pada prosedur ini diawali dengan pengumpulan semua catatan dan dokumen, berupa rekap absensi karyawan, rekap perhitungan lembur, data yang diperlukan untuk perhitungan penghasilan karyawan termasuk data pajak penghasilan yang dikenakan dan mengenai tunjangan-tunjangan beserta 50
potongan-potongan gaji, yang semuanya dilakukan dalam periode pembayaran gaji yang bersangkutan yang telah di otorisai oleh pihak yang berwenang. f Prosedur pembayaran gaji Sistem pembayaran gaji yang digunakan perusahaan ditempuh dengan cara transfer uang melalui bank ke rekening masing-masing karyawan setiap tanggal 28 pada bulan berjalan. e Prosedur pembukuan gaji Tahap akhir dari proses pembayaran gaji ini adalah prosedur pembukuan gaji, seluruh biaya yang dikeluarkan perusahaan sebagai kompensasi atas jasa yang telah diberikan karyawan pada perusahaan akan dicatat dan diolah oleh bagian akunting setelah bukti-bukti yang memadai berupa dokumen output dari bagian yang terkait cukup memadai sebagai alat pembuktian yang kuat bagi keabsahan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan ini. 3. Analisis Penerapan pengendalian intern dalam pembayaran gaji/upah di PT.CMA Indonesia berdasarkan 5 komponen pokok pengendalian intern : a) Lingkungan Pengendalian Management PT.CMA Indonesia menetapkan kebijakan-kebijakan operasional perusahaan dalam suatu standard yang telah disetujui oleh para direksi, mencakup kegiatan operasional perusahaan pada umumnya yang 51
bertujuan agar apa yang ingin dicapai perusahaan dapat berjalan dengan baik. Begitu pula dalam sistem penggajian yang diterapkan manajemen diharapkan dengan prosedur / kebijakan yang telah ada dapat menjamin loyalitas para pekerja terhadap perusahaan. Struktur Organisasi PT.CMA Indonesia cukup sederhana dan secara implisif menggambarkan pola otorisasi dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Berkaitan dengan sistem penggajian itu sendiri, fungsi kepegawaian adalah tanggungjawab HRD seperti melakukan recruitment karyawan, membuat daftar gaji, perhitungan jamsostek dan pajak penghasilan para karyawan Risk Management adalah departement yang berfungsi sebagai internal auditor yang bertugas untuk mengawasi, memeriksa serta menjamin bahwa kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen telah dilakukan dengan baik, serta melakukan evaluasi terhadapa kinerja perusahaan pada akhir periode akuntansi dan melaporkan kepada manjemen perusahaan. Dalam Siklus Penggajian dan pengupahan sistem PT. CMA Indonesia fungsi kepegawaian, pencatatan waktu serta pembuat daftar gaji dan upah di delagasikan kepada HRD, wewenang dan tanggung jawabnya antara lain ; a. Melakukan recruitmen karyawan baru, membuat perjanjian dan kontrak kerja b. Membuat daftar gaji karyawan, pengecekan lembur karyawan dan lain-lain Fungsi Pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh bagian keuangan tanggungjawabnya antara lain : 52
Menyiapkan payment voucher serta cek atau bilyet giro untuk pembayaran gaji dan upah setelah diotorisasi oleh pejabat berwenang Melakukan pembayaran gaji ke bank melalui transfer setiap hari bulan Fungsi berikutnya adalah fungsi akuntansi umum dilakukan oleh bagian akunting (accounting) bertugas : Mencatat transaksi pembayaran gaji dan upah serta mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah (misalnya : potongan pinjaman gaji karyawan). b). Penaksiran Resiko Salah tujuan pengendalian intern yaitu menjaga asset atau aktiva perusahaan, dalam kaitannya dengan sistem penggajian adalah ada resiko lebih lebih bayar atau kurang bayar, karyawan menerima gaji melebihi yang telah di otorisasi oleh pejabat yang berwenang. PT.CMA Indonesia melalui HR Departement secara berkesinambungan melakukan updating terhadap perubahanperubahan gaji karyawan, tunjangan, kenaikan pangkat dan lain sebagainya dan menginformasikan ke pejabat terkait. Perubahan data informasi tersebut haruslah diotorisai lansung oleh atasan yang bersangkutan. c). Aktivitas Pengendalian Pengendalian intern yang dilakukan manajemen PT. CMA Indonesia terhadap sistem penggajianya diawali dengan proses pencatatan absensi karyawan menggunakan mesin finger print yang terhubung dengan komputer HRD Manager, segala perubahan menyangkut gaji atau upah karyawan harus terlebih dahulu di otorisasi lansung oleh atasan yang bersangkutan. Otorisasiyang terkait 53
dengan data-data gaji termasuk pemotongan diharus diperoleh persetujuan terlebih dahulu secara tertulis dari karyawan untuk meghindari hal-hal yang tidak diinginkan kepada karyawan itu sendiri. Daftar gaji yang telah dibuat diverifikasi oleh bagian controller, setelah itu bagian keuangan menyiapkan payment voucher dan cek/bilyet giro yang kemudian diverifikasi kembali oleh bagian controler dengan memberi paraf/ initial di voucher serta di cek atau bilyet giro dan diserahkan ke authorised signature (direksi dan pejabat yang ditunjuk) untuk proses tandatangan menggunakan kombinasi dua(2) tandatangan pejabat yang berwenang. 4. Informasi dan Komunikasi Berdasarkan SOP yang ada PT. CMA Indonesia mempunyai sistem dokementasi yang harus dilakukan secara taat asas baik yang menganut sistem alfabetis ataupun numerik, khusus dalam sistem filing yang ada dibagian keuangan misalnya payment voucher atau cash voucher harus disusun berdasarkan numerical dan berurut dalam waktu 1 (satu) tahun kemudian mulai lagi dari nomor satu untuk awal tahun berikutnya. Dokumen yang dihasilkan internal perusahaan harus bernomor cetak, dokumen yang bersifat rahasia seperti dokumen kepegawaian ( gaji,bonus,kenaikan pangkat) yang sifatnya rahasia harus disimpan secara khusus dalam tempat yang kuncinya dipegang oleh pejabat yang berhak. 54
5. Pemantauan Risk Management departement bertugas mengevaluasi kinerja perusahaan setiap akhir periode, apakah prosedur-prosedur operasional yang ada telah dijalankan dengan baik, memberi masukan-masukan kepada pihak manajemen khususnya tentang sistem penggajian apakah sistem yang ada sudah baik atau masih perlu perbaikan. Karna dengan sistem yang baik akan sangat berpengaruh terhadap loyalitas karyawan terhadapa perusahaan. B. Analisis pengendalian intern terhadap sistem pembayaran gaji dan upah PT. CMA Indonesia Dari analisa yang telah penulis amati atas penerapan pengendalian intern sistem penggajian dan pengupahan PT. CMA Indonesia secara global sudah berjalan cukup baik namun kurang efektif terlihat dari fungsi kepegawain yang telah melakukan tugasnya dengan baik, dengan prosedur penerimaan karyawan yang cukup baik, dan diharapkan dengan prosedur tersebut perusahaan dapat memiliki karyawan berkemampuan dan mempunyai kapasitas yang bisa diandalkan. Otorisasi dan verifikasi pengeluaran kas untuk penggajian sudah cukup terkontrol dengan baik walaupun masih ada kelemahan-kelemahan sedikit, antara lain : 1. fungsi pengawasan terhadap pencatatan waktu hadir tidak berjalan dengan baik, mesin finger print sering rusak, sehingga karyawan non staff terpaksa melakukan absensi secara manual. Potensi fraud berupa kolusi antara sesama karyawan non staff sangat besar karena absensi manual hanya di 55
diawasi oleh satpam perusahaan yang notabene adalah juga pegawai non staff yang juga berhak menerima uang lembur. 2. Tidak adanya pemisahan tugas antara fungsi pencatatan jam kerja dan waktu dengan fungsi pembuat daftar gaji dan upah, HRD melakukan kedua fungsi tersebut sehingga sehingga tidak ada crosscheck/kontrol internal terhadap fungsi-fungsi yang saling terkait tersebut. Kemungkinan lebih bayar atau kurang bayar gaji karyawan sangat besar. 3. slip gaji hanya diberikan sewaktu-waktu kepada karyawan sebagai bentuk informasi dan komunikasi karyawan dengan perusahaan, yang sematamata hanya untuk mengurangi biaya-biaya yang timbul apabila membuat slip gaji berkabonase. 4. Prosedur kerja lembur sangat lemah, tidak ada pengendalian intern yang cukup memadai, tidak ada ada form permintaan lembur sehingga tidak ada bukti yang kuat bahwa karyawan yang pulang diatas jam kerja memang mempunyai tugas yang harus dikerjakan hari itu juga, hanya bukti absensi finger print maupun manual saja yang dilampirkan. 56