Pertimbangan Penilaian Risiko Pengendalian untuk Gaji dan Upah

Transkripsi

1 Pertanyaan i. Jelaskan tujuan umum atas sistem upah Siklus jasa personalia (personnel service cycle) suatu entitas menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan kompensasi eksekutif dan karyawan. Jenis-jenis kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi, bonus, opsi saham dan tunjangan karyawan. Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah transaksi penggajian (payroll transaction). Sebelum melakukan audit atas jasa personalia, adalah penting bagi auditor untuk memahami: - Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas. - Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan system pengendalian yang berbeda dengan kompensasi gaji. - Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi saham, serta perjanjian pensiun. Jika kompensasi suatu entitas terutama didasarkan atas gaji dan menunjukkan hubungan yang dapat diprediksi dengan pemberian jasa, maka auditor dapat menekankan pada prosedur analitis dalam pengembangan strategi audit. Jika beban kompensasi didasarkan atas upah per jam, dan menunjukkan tingkat variabilitas yang tinggi sepanjang periode berjalan, maka auditor dapat menekankan pendekatan penilaian tingkat risiko pengendalian yang lebih rendah. Pertimbangan Penilaian Risiko Pengendalian untuk Gaji dan Upah Debet (Pembelian) Kredit Debet (Pembayaran) Kredit Beban kompensasi Utang kompensasi akrual Rekening bank penggajian Beban Pajak Kewajiban sebesar jumlah yang Rekening bank umum Tenaga kerja Langsung dipotong dari karyawan Overhead pabrikasi Utang pajak gaji dan upah akrual Tujuan Audit Spesifik Page 1 of 9

2 Kategori Asersi Keberadaan/Keterjadia n Kelengkapan Hak dan Kewajiban Penilaian/Alokasi Penyajian dan Pengungkapan Tujuan Audit Kelompok Transaksi Beban gaji serta beban pajak gaji yang tercatat berhubungan dengan kompensasi untuk jasa yang diberikan selama periode berjalan Beban gaji serta beban pajak gaji yang tercatat mencakup semua beban semacam itu yang terjadi untuk jasa personalia selama tahun berjalan Beban gaji dan beban pajak gaji telah dihitung serta dicatat secara akurat Beban gaji serta beban pajak gaji telah diidentifikasi serta diklasifikasi dengan tepat dalam laporan laba rugi Page 2 of 9 Tujuan Audit Saldo Akun Saldo kewajiban gaji akrual serta pajak gaji menunjukkan jumlah yang terutang pada tanggal neraca Kewajiban gaji akrual serta pajak gaji mencakup semua jumlah yang terutang kepada personel dan lembaga pemerintah pada tanggal neraca Kewajiban gaji serta pajak gaji adalah kewajiban entitas yang melaporkan Beban gaji dan beban pajak gaji telah dihitung serta dicatat secara akurat. Distribusi tenaga kerja pabrik telah dihitung serta dicatat dengan benar Akun kewajiban gaji akrual serta pajak telah diidentifikasi serta diklasifikasi dengan tepat dalam neraca. Laporan keuangan memuat pengungkapan yang

3 layak atas pensiun dan program tunjangan lainnya ii. Kemukakan beragam pertanyaan yang biasa terjadi pada area penggajian dan kepegawaian 1. Pertanyaan terkait penyiapan master file data pegawai. a) Siapakah yang berhak dalam melakukan penginputan dan mengubah data master file pegawai? b) Apakah data master file pegawai yang ada telah memiliki data yang lengkap mengenai karyawan yang diperkerjakan (seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, tanggal mulai bekerja, nomor induk pegawai dan NPWP? c) Ketika diperlukan atau adanya perubahan master file data pegawai seperti tingkat upah dan penerimaan ataupun pemberhentian pegawai apakah ada approval dari supervisor ataupun manajer yang menangani kepegawaian? d) Apakah terdapat password untuk mengakses master file data pegawai bagi karyawan yang berkepentingan? e) Apakah terdapat dokumentasi data log access bagi setiap perubahan atas data pegawai yang ada? f) Apakah dilakukan pengecekan secara independen atas data log acess perubahan data pegawai yang ada? 2. Pertanyaan terkait pencatatan pengupahan pegawai. a) Apakah terdapat supervisi atas absen masuk dan pulang karyawan pada card reader di lokasi kerja? b) Apakah ada supervisi dan kontrol terhadap kartu absensi kepegawaian yang masih kosong? 3. Pertanyaan terkait perhitungan upah pegawai. a) Apakah sistem pengupahan yang ada telah berdasarkan standar waktu kerja per minggu? b) Apakah overtime authorization forms (OAFs) telah direview dan diauthorisasi oleh supervisor/manajer yang bertanggung jawab sebelum diinput keadalam system? c) Apakah payroll system yang ada telah memiliki fungsi pengecekan validasi data pada kolom data, termasuk didalamnya untuk transaksi dan kewajaran, keberadaan, dan pengecekan karakter huruf pada kata yang dimasukkan? Page 3 of 9

4 d) Apakah adanya pengecekan atas perhitungan upah karyawan oleh supervisor/pejabat senior yang bertanggung jawab? 4. Pertanyaan terkait pembayaran upah pegawai. a) Dalam setiap pengupahan, apakah pengupahan tersebut telah ditinjau oleh pejabat yang berwenang dan dilakukan authorisasi terhadapat list form bank transfer sebelum dikirimkan kepada bank? b) Apakah perusahaan melibatkan lebih dari satu individu yang independen terkait proses pengupahan dalam pembuatan paket gaji dan proses jam kerja di luar jam kerja normal? 5. Pertanyaan terkait akuntansi untuk beban gaji dan pengurangannya? Apakah terdapat proses komparasi dan rekonsiliasi oleh pejabat yang berwenang dan independen terhadap personel departemen atas hal-hal sebagai berikut: a) Apakah sistem payroll yang ada telah secara otomatis mentransfer uang upah dan pengurangannya seperti pajak dan uang pension dari akun yang tepat dari general ledger. b) Apakah dilakukan pembanding antara beban yang actual dan beban payroll yang telah dianggarkan dan investigasi atas varian-varian yang signifikan? c) Apakah atas penghasilan pegawai dari upah yang dibayarkan telah dipotong pajak sesuai peraturan yang berlaku? iii. Review sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc dan identifikasi keunggulan dan kelemahan atas sistem yang berjalan Beberapa keunggulan atas sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc ialah: 1) Pemisahan tugas yang memadai, yaitu Departemen Personalia independen terhadap Departemen Penggajian dan bertanggungjawab atas penambahan dan pengurangan pegawai, tarif pembayaran dan pengurangan gaji karyawan 2) Pemisahan tugas yang memadai, yaitu Departemen Penggajian terpisah dari pihak yang menandatangani slip pembayaran bank atas gaji yaitu Chief Accountant dan kasir yang mengeksekusinya 3) Adanya pembagian otorisasi yang tidak tumpang tindih, yaitu Departemen Personalia yang bertanggungjawab atas otorisasi penambahan dan pengurangan pegawai dari daftar penggajian. Selain itu, tarif gaji dan pengurangan telah tepat diotorisasi oleh pihak penyelia diatas karyawan yang melakukan pekerjaan atau lembur. Persetujuan dicatat pada kartu jam kerja dan request overtime dari PCD atau group forepersons. Page 4 of 9

5 4) Telah dipakainya dokumen dan catatan yang memadai yang berfungsi sebagai dokumen pendukung yang diperlukan untuk perhitungan gaji, lembur dan bonus grup. Sebagai tambahan, dokumen pencatatan jam kerja diberi nomor (prenumbered) untuk mengurangi kemungkinan dibuatnya dokumen fiktif. 5) Dari segi pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan, Troston plc telah membatasi akses ke slip pembayaran gaji dimana Chief Accountant dan salahsatu Direktur yang berwenang mengotorisasinya. Ini memperlihatkan bahwa slip pembayaran gaji ditandatangani oleh pegawai yang berwenang dan dilakukan eksekusi atas slip tersebut terpisah yaitu oleh kasir. 6) Peran Chief Accountant dalam mereview kembali penggajian dari Departemen Penggajian memperlihatkan adanya pemeriksaan independen atas kinerja karyawan, dalam hal ini perhitungan gaji ataupun bonus grup. Perhitungan diverifikasi secara independen, dengan membandingkan jumlah satuan jam kerja atau jam produksi yang diperbandingkan dengan waktu standar, dengan laporan harian untuk melihat tidak adanya keganjilan diantara keduanya. Telah disinggung sebelumnya mengenai dokumen dan catatan yang memadai sebagai keunggulan sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc. Berikut ini dijabarkan dokumen dan catatan yang dipakai dalam sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc: a. Bagian Operasional dan Produksi Fungsi bisnis: pencatat waktu dan penyiapan pembayaran gaji Dokumen dan catatan: a.1 a personal encoded plastic card 1) Card reader ditempatkan dekat dengan kantor pabrik di pintu masuk pabrik 2) Card reader diawasi oleh pegawai khusus pada kantor pabrik 3) Data harian di update ke central computer payroll a.2 Overtime Authorization Forms (OAF) 1) Jam kerja harian diatas 8 jam diotorisasi oleh Kepala Departemen Pengendalian Produksi (Production Control Department/PCD) 2) Data overtime disimpan di file overtime pada computer desktop harian sebelum di update ke central computer payroll 3) Overtime request dari PCD atau group forepersons a.3 Batch/Equipment Ticket (BET) 1) BET yang berfungsi mencatat actual time produksi dicatat oleh group foreperson (diberi inisial) dan initial karyawan produksi dan tandatangan petugas pengawa Page 5 of 9

6 yang menilai kualitas produk yang selesai diproduksi, lalu BET diserahkan ke PCD 2) PCD yang bertugas memasukan actual times dari Daily Production Reports (computer file) dan data waktu standard dan aktual produksi ke central computer payroll untuk perhitungan bonus grup b. Departemen Penggajian Fungsi bisnis: pencatat waktu dan penyiapan pembayaran gaji Dokumen dan catatan: payroll, bank transfer form 1) Meng-input validation run 2) Review payroll dan persetujuan pelaksanaan harus ditandatangani oleh 2 karyawan pada departemen ini 3) Membandingkan bank transfer form dengan payroll sebelum dikirimkan ke Chief Accountant c. Departemen Personalia Fungsi bisnis: kepegawaian dan penempatan pegawai Dokumen dan catatan: master file employee 1) Sudah terdapat master file yang berisi catatan kepegawaian mengenai kontrak kerja, PHK, form tarif gaji, form tarif bonus 2) Otorisasi perubahan data ditandatangani oleh Kepala Departemen Personil dan direview periodic oleh Direktur Produksi yang menandatangani seluruh kontrak kerja Pertimbangan Risiko Pengendalian Transaksi Penggajian Mengangkat Karyawan Potensi salah saji: karyawan-karyawan fiktif mungkin ditambahkan pada daftar gaji 1. Dept.personalia mengotorisasi semua pengangkatan karyawan baru. 2. Hanya beberapa karyawan kunci di dept.personalia yang dapat menambahkan karyawan baru pada file induk gaji. 3. Komputer melaporkan semua perubahan pada file induk data personalia. 4. Manajemen di dept.personalia menelaah laporan tentang semua perubahan file induk. Mengotorisasi perubahan gaji Potensi salah saji: karyawan mungkin menerima kenaikan tarif gaji yang tidak diotorisasi Dept.personalia mengotorisasai semua perubahan tarif upah ke dalam file induk personalia. Page 6 of 9

7 Potensi salah saji: karyawan yang sudah berhenti mungkin tetap ada dalam daftar gaji 1. Dept.personalia menghapus karyawan yang sudah berhenti dari file induk data personalia. 2. Hanya beberapa karyawan kunci di dept.personalia yang dapat mengubah informasi dalam file induk data personalia. 3. Manajemen di dept.personalia menelaah semua perubahan pada file induk data personalia. Menyiapkan data kehadiran dan pencatatan waktu Potensi salah saji: karyawan mungkin dibayar untuk jam kerja yang tidak dilakukan/karyawan mungkin tidak dibayar untuk jam kerja yang dilakukan. Menggunakan prosedur jam waktu (time clock) dan persetujuan tiket waktu oleh penyelia. d. Fungsi bisnis: pembayaran gaji 1) Chief Accountant mereview kembali daftar penggajian dan validasinya dengan inisialnya sebagai bukti persetujuan 2) Chief Accountant yang menandatangani Bank Transfer Form lalu dikirim ke salahsatu direktur 3) Kasir yang membawa dan eksekusi bank transfer form ke bank Menyiapkan daftar dan mencatat gaji Potensi salah saji: data gaji mungkin hilang pada saat diserahkan ke bagian accounting. Menghitung total batch untuk jam kerja yang telah disiapkan serta diverifikasi oleh computer. Potensi salah saji: transaksi gaji mungkin memuat data yang salah ketik/tidak valid. Menguji pembatasan komputer atas jumlah jumlah jam kerja yang dilakukan serta jumlah setiap cek gaji. Tanggal penyerahan untuk diproses dibandingkan dengan file induk gaji. Membayarkan gaji serta melindungi upah yang belum diambil Potensi salah saji: Cek gaji mungkin dibeagikan kepada penerima yang tidak diotorisasi. Page 7 of 9

8 Identifikasi karyawan diperlukan untuk menerima gaji. Membayarkan SPT pajak gaji Potensi salah saji: SPT pajak gaji mungkin tidak diserahkan secara tepat waktu Menetapkan tanggungjawab untuk menyerahkan SPT pajak secara tepat waktu. Menelaah penyerahan SPT pajak secara tepat waktu oleh manajemen akuntansi. Potensi salah saji: Gaji mungkin dicatat untuk jasa yang tidak diterima, dibukukan ke akun yang salah, atau dengan jumlah yang salah. Pengendalian manajemen: Tingkatan manajemen yang sesuai harus menelaah semua pembelian yang dibebankan ke pusat pertanggungjawaban secara tepat waktu, dengan meneleaah karyawan, jumlah dan akun yang dibebani. Kelemahan atas sistem penggajian dan kepegawaian Troston plc ialah: 1) Absen menggunakan kartu masih memiliki celah fraud jika ada kerjasama antar karyawan dimana mereka saling menitipkan kartu, walaupun tidak efektif untuk overtime karena harus menandatangani tiket dan atas persetujuan kepala PCD, namun untuk kecurangan kecil seperti keterlambatan atau pulang cepat hal ini masih dapat terjadi. Sebaiknya absen karyawan menggunakan sistem finger print. 2) Departemen penggajian hanya mempekerjakan 2 karyawan yang harus megerjakan data 175 karyawan, yang dikhawatirkan akan menyebabkan besarnya risiko kesalahan input. Sebaiknya dilakukan oleh 3 karyawan dan diacak atau digilir sehingga tidak ada kecurangan atas kedekatan karyawan departemen penggajian dengan karyawan yang dikerjakan penggajiannya. 3) Karyawan pada departemen penggajian melakukan review sekaligus menandatangani persetujuan payroll. Hal ini terlalu beresiko menyebabkan fraud pada departemen penggajian. Sebaiknya persetujuan tetap ada pada minimal 2 departemen yang berbeda. 4) Chief Accountant hanya melakukan review kewajaran dalam dalam payroll. Sebaiknya semua data terkait selalu dilampirkan hingga akhir agar semua pihak dapat mereview ataupun rekonsiliasi dengan baik sebelum menandatangani persetujuan payroll. 5) Tidak disebutkan adanya rekonsiliasi payroll dengan bank, menyebabkan adanya kemungkinan fraud yang dilakukan oleh kasir. Sebaiknya rekonsiliasi payroll dengan bank segera dilakukan setiap selesai proses payroll. Page 8 of 9

9 6) Tidak disebutkan adanya pengawasan atau pengecekan kembali atas cek penggajian ataupun transfer penggajian apakah sudah sesuai dengan penerimanya atau ada kemungkinan terjadinya penggajian fiktif atau penyelewengan dana gaji dimana penerima gaji tersebut bukan penerima yang seharusnya. Sebaiknya semua dana yang cair untuk payroll dipastikan diterima dengan baik dan adanya pengecekan ataupun sistem otorisasi yang baik dalam adanya perubahan data tujuan pembayaran penggajian karyawan baik tunai, cek, ataupun alamat transfer bank. 7) Berkaitan dengan pajak penghasilan, tidak disebutkan ada atau tidaknya pemotongan pajak. Jika ada pemotongan pajak, tidak disebutkan di bagian mana perhitungan maupun pemotongan pajak dilakukan, ketepatan waktu pembayaran pajak, dan bukti potong pajak yang seharusnya diberikan kepada karyawan. Sebaiknya divisi terkait juga mengawasi hal ini agar tidak terjadi kecurangan atau kesalahan. Page 9 of 9