PROSEDUR PENGADAAN BARANG PADA PT ADHI KARYA (Persero), Tbk. DIVISI KONSTRUKSI III KAWASAN MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh RAFIKA DEWI NIM 1005091054 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat, kesempatan dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan dengan mengangkat judul Prosedur Pengadaan Barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk. Divisi Konstruksi III Kawasan Medan. Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh sebab itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, yaitu: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Edy Sahputra Sitepu, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Safaruddin, S.E., M.Si, Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Alemina, S.E., M.Si, selaku Dosen Pembimbing I penulis. 6. Cipta Dharma, S.E., M.Si, selaku Dosen Pembimbing II penulis. 7. Jumjuma, S.E., Dosen Wali AB-6C.
8. Harry Setiawan, pembimbing penulis selama penyelesaian Tugas Akhir pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan. 9. Seluruh pegawai pada Sub Bidang Pengadaan Barang PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan terkhusus Bapak Septo dan Bapak Wanda yang telah memberikan bimbingan kepada penulis. 10. Teman-teman di kelas AB-6C yang telah memberikan banyak kesan dan makna. Teristimewa terimakasih yang tak terhingga buat orang tua penulis, ayahanda Darmawi dan Ibunda Ramaini serta adik-adik tersayang yang selalu mencurahkan perhatian dan kasih sayang yang tulus kepada penulis. Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan informasi yang penulis miliki. Kritik dan saran yang membangun penulis harapkan untuk perbaikan laporan ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Medan, Juni 2013 Penulis Rafika Dewi NIM 1005091054
ABSTRAK Kegiatan pengadaan barang merupakan hal yang sangat penting dalam mengatur kelancaran proses produksi pada suatu perusahaan. Dalam proses inilah, dibutuhkan peran bagian pengadaan untuk dapat memenuhi kebutuhan akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yang tepat. Untuk itulah penulis merasa tertarik untuk membahas proses kegiatan pengadaan barang dengan judul tugas akhir Prosedur Pengadaan Barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan. Dalam memperoleh data-data yang diperlukan penulis menggunakan dua metode yaitu metode lapangan dan metode kepustakaan, dan jenis sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sekunder. Adapun teknik analisis data yang digunakan oleh penulis adalah dengan menggunakan metode deskriptif dimana penulis menggambarkan data yang telah terkumpul. Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa proses pengadaan barang yang diterapkan pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan dimulai dari prosedur seleksi pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, serta prosedur pengendalian barang dan prosedur pengendalian material dan pergudangan. Dengan adanya pelaksanaan prosedur pengadaan barang ini PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan akan lebih maju dan semua aktivitas produksi dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. Kata Kunci: Prosedur, Pengadaan Barang.
ABSTRACT Procurement activity is very important in regulating smooth production process in a company. In this process, the role of parts procurement needed to be able to meet the demand for goods and services in accordance with the quality, quantity, time, place, price and the right source. For which the author was keen to discuss the process of procurement activities with the final title "Procedures for Procurement of Goods at PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Construction Division III Field Area". In obtaining the necessary data the authors used two methods: field methods and methods of literature, and types of data sources used are primary and secondary data sources. The data analysis technique used by the authors is to use descriptive method in which the author describes the collected data. Based on the results and discussions are conducted, the authors can conclude that the procurement process is applied to the PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Construction Division III Field Region selection procedure starting from procurement, procurement procedures, as well as goods and control procedures and material control procedures warehousing. With the implementation of the procurement procedures of PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Construction Division III Region field will be developed and all production activities run smoothly, effectively and efficiently. Keywords: Procedures, Procurement.
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i LEMBAR PERSETUJUAN... ii KATA PENGANTAR... iii ABSTRAK... v DAFTAR ISI... vii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir... 3 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir... 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Manajemen Pengadaan Barang... 6 2.1.1 Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan... 7 2.1.1.1 Fungsi... 7 2.1.1.2 Peranan... 8 2.1.2 Prinsip Pengadaan... 8 2.1.3 Tugas-tugas Bagian Pengadaan... 10 2.1.4 Metode Pemilihan Pengadaan... 11 2.2 Proses Pembelian... 13 2.3 Prosedur Seleksi Pengadaan Barang... 17 2.4 Prosedur Pengadaan Barang... 19 2.5 Prosedur Pengendalian Barang... 20 2.6 Prosedur Pengendalian Material dan Pergudangan... 22 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data... 26 3.2 Jenis Sumber Data... 28 3.3 Teknik Analisis Data... 29 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 31 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 31 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 35
4.1.3 Logo dan Makna Logo Perusahaan... 36 4.1.4 Struktur Organisasi... 37 4.1.5 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab... 38 4.2 Tinjauan Prosedur Pengadaan Barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk. Divisi Konstruksi III Kawasan Medan... 45 4.2.1 Prosedur Seleksi Pengadaan Barang... 45 4.2.2 Prosedur Pengadaan Barang... 46 4.2.3 Prosedur Pengendalian Barang... 47 4.2.4 Prosedur Pengendalian Materaial dan Pergudangan... 47 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 49 5.2 Saran... 50 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Semakin berkembangnya dunia pemasaran dewasa ini, maka semakin tinggi pula tingkat kebutuhan suatu perusahaan terhadap barangbarang. Suatu perusahaan tidak akan mampu memenuhi kebutuhannya dengan sendiri, perusahaan memerlukan kerja sama dengan perusahaan lain dalam hal memenuhi kebutuhan perusahaan, dimana manajemen pengadaan barang sangat dibutuhkan untuk memastikan setiap kebutuhan perusahaan tersebut terpenuhi. Dalam sebuah rantai pasokan, tiap perusahaan membeli barang dari pemasok awal, menambahkan nilai, dan menjualnya kepada konsumen akhir. Dalam perusahaan, pembelian merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas pemerolehan semua barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Banyak dari transaksi tersebut bukan merupakan pembelian dalam arti yang sesungguhnya, termasuk dalam pembelian juga adalah rental, sewa, kontrak, pertukaran, pemberian, peminjaman dan sebagainya. Inilah alasan mengapa beberapa orang memilih berbicara tentang pemerolehan barang atau istilah yang lebih umum pengadaan barang (procurement). Pengadaan barang dan pembelian sering dipakai untuk menunjuk hal yang sama. Meskipun demikian, biasanya pembelian merujuk pada pembelian secara nyata, sementara pengadaan barang memiliki makna
yang lebih luas. Pengadaan barang bisa meliputi tipe-tipe pemerolehan yang berbeda (pembelian, rental, kontrak, dan sebagainya) termasuk juga pekerjaan yang terkait, seperti memilih pemasok, bernegosiasi, menyetujui syarat-syarat, memperlancar, mengawasi kinerja pemasok, penanganan barang, transportasi, penyimpanan barang dan penerimaan barang dari pemasok. Pengadaan merupakan fungsi penting dalam setiap perusahaan, setiap perusahaan memerlukan sebuah pasokan barang dan pengadaan bertanggung jawab untuk mengaturnya. Jika pengadaan ditangani secara buruk, barang-barang tidak akan sampai atau barang salah dikirim, jumlah yang salah, saat yang salah, dengan kualitas buruk, harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan lain sebagainya. Pengadaan bukan hanya penting, melainkan juga bertanggung jawab atas banyaknya pembelanjaan. Untuk pabrik tertentu, 60% dari pengeluarannya adalah untuk material, dengan demikian pengadaan secara langsung bertanggung jawab atas sebagian besar pengeluaran perusahaan. Tujuan dari pengadaan barang tersebut adalah untuk menjamin tersedianya barang yang akan digunakan untuk proses produksi, untuk itulah betapa pentingnya kegiatan pengadaan barang untuk mengadakan dan mengendalikan kebutuhan terhadap barang pada suatu perusahaan. PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan adalah salah satu perusahaan kontraktor terbesar yang ada di Indonesia, yang memiliki 7 cabang anak perusahaan dan telah memliliki banyak
proyek kerja di seluruh Indonesia dan selama melaksanakan praktek kerja lapangan penulis ditempatkan pada bagian pengadaan barang sehingga penulis merasa tertarik untuk membahas proses kegiatan pengadaan barang yang dilakukan pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan dengan judul tugas akhir Prosedur Pengadaan Barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang ingin penulis kemukakan dalam Tugas Akhir ini adalah Bagaimanakah Prosedur Pengadaan Barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Setiap penulisan tentunya akan memberikan manfaat baik itu bagi penulis sendiri ataupun bagi orang-orang yang membaca Tugas Akhir ini. Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya tugas akhir ini adalah: 1. Sebagai referensi untuk memperkaya pengetahuan atau wawasan penulis mengenai proses pengadaan barang pada suatu perusahaan.
2. Sebagai bahan masukan bagi Politeknik Negeri Medan, khususnya pada program studi Administrasi Bisnis untuk mampu menghasilkan mahasiswa/i yang berkompetensi tinggi. 3. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan guna memahami kekurangan-kekurangan yang terjadi dalam pengadaan barang. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Untuk memudahkan penulisan Tugas Akhir ini, penulis menyusun sistematika pembahasan yang terdiri dari 5 bab yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan mengenai latar belakang pemilihan judul, batasan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan serta sistematika penulisan tugas akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini penulis menguraikan landasan teori dari para ahli yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir ini. Pada bab ini penulis menguraikan secara teoritis tentang pengertian pengadaan barang, fungsi dan peranan manajemen pengadaan, prinsip pengadaan, prosedur seleksi pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, prosedur pengendalian barang, dan prosedur pengendalian material dan pergudangan. BAB 3 METODE PENELITIAN Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai metode-metode yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian. Dalam penulisan tugas akhir ini, metode penelitian digunakan untuk mengumpulkan data yang berisikan informasi yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, menganalisis bagaimana prosedur pengadaan barang pada PT Adhi Karya (Persero) Tbk, Divisi Konstruksi III Kawasan Medan kemudian membandingkannya dengan uraian teoritis yang ada pada bab 2 sehingga dapat dievaluasi permasalahan yang ada. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab yang terakhir dimana penulis membuat suatu kesimpulan dari seluruh pembahasan Tugas Akhir ini yang telah dibuat pada bab sebelumnya serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi PT Adhi Karya (Persero) Tbk dalam melaksanakan kegiatan pengadaan barang agar lebih baik lagi demi kemajuan perusahaan.