BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sistem informasi ini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademis atau pendidikan memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Dengan persaingan antar perusahaan yang semakin ketat, setiap perusahaan bersaing untuk menjadi yang terbaik di bidangnya. Oleh karena itu, setiap perusahaan berusaha untuk memiliki perencanaan, strategi, dan tenaga kerja yang berkualitas dalam menjalankan kegiatan usahanya untuk dapat menghasilkan output dan proses yang efektif. Menurut (surya, 2010) sistem informasi akuntansi pembelian hendaknya dilaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dimana yang tujuannya adalah untuk menetapkan pertanggungjawaban serta memberikan informasi yang lengkap mengenai barang yang diterima dan dipesan karena kecermatan dalam pencatatan akuntansi akan membantu terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja. Menurut (Heripracoyo, 2009) pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan. 1
2 Menurut (Sulistyo, 2009) sistem informasi persediaan barang memberikan informasi yang penting bagi bagian gudang dan bagian penjualan. Sistem informasi persediaan barang bertujuan untuk menghasilkan informasi tentang jumlah unit barang yang masih tersedia di gudang. Menurut (Heripracoyo, Pengertian pembelian, 2009)persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi. Dalam meningkatkan kebutuhan perusahaan akan sistem informasi yang cepat, akurat dan transparan dalam menjalankan kegiatan pembeliannya, maka perlu digunakan sistem informasi pembelian yang efektif. Sistem informasi pembelian dan persediaan barang memliki peranan yang penting terutama pada perusahaan yang bergerak dibidang jasa. PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan mobil yang mana di dalam melakukan kegiatan bisnisnya selain melakukan pelayanan pada mobil juga melakukan pembelian dan penjualan berupa bahan baku kepada pelanggan. Pada penelitian ini penulis melakukan penelitian yang dikhususkan pada proses pembelian dan persediaan bahan baku yang dijalankan dalam perusahaan, karena akan berkaitan langsung pada proses bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut terutama dalam pengadaan bahan baku yang mana merupakan bagian penting penunjang jalannya proses bisnis pada perusahaan. Untuk itu apabila terjadi kesalahan dalam penerapan sistem pembelian dan persediaan barang, maka secara tidak langsung akan berdampak pada kerugian secara finansial ataupun non-finansial yang akan di alami perusahaan salah satunya yaitu ketidakpuasan pelanggan atas pelayanan yang diberikan
3 perusahaan sehingga dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis mencoba mengadakan penelitian dengan mengambil judul EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. ALKAUTSAR PUTRA INDONESIA (AKASTRA). 1.2 Ruang Lingkup Topik yang dibahas meliputi: a. Melakukan identifikasi dan analisis dengan menggunakan checklist, wawancara dan dokumentasi terhadap proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). b. Mengidentifikasi resiko yang ada pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). c. Memberikan rekomendasi terhadap resiko yang mungkin terjadi pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). d. Membuat kesimpulan dan saran kepada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA)
4 1.3. Tujuan dan Manfaat Dalam melaksanakan kegiatan observasi dengan tujuan dan manfaat yang akan diperoleh dari perusahaan, penulis berharap dapat memberikan pemecahan terhadap masalah yang ada pada perusahaan setelah melakukan analisis dan evaluasi terhadap kegiatan sistem informasi yang ada. Terutama dalam hal kemudahan dalam memberikan pelayanan kepada customer. Berikut merupakan tujuan dan manfaat dari kegiatan evaluasi yang akan dilakukan, yaitu : Tujuan : a. Mengetahui sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang sudah berjalan pada PT. Alkautsar Putra Indonesia, b. Mengetahui kemungkinan resiko yang muncul dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang. Manfaat : a. Mengetahui sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang sedang berjalan pada PT. Alkautsar Putra Indonesia b. Mengetahui resiko yang ada sehingga dapat mencegah kemungkinan munculnya resiko dimasa mendatang. c. Dapat memberikan rekomendasi terhadap resiko yang ada pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang. d. Memperbaiki sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang sedang berjalan agar menjadi lebih baik.
5 1.4. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang akan digunakan adalah auditing around the computer berdasarkan teori Ron Weber, yaitu : 1. Pengendalian Umum (General Control), terdiri dari : a. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control) b. Pengendalian Manajemen Operasional (Operational Management Control) 2. Pengendalian Aplikasi (Application Control) a. Pengendalian Batasan (Boundary Control) b. Pengendalian Masukan (Input Control) c. Pengendalian Keluaran (Output Control) Pengumpulan data untuk penulisan skripsi ini, adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Kegiatan penelitian ini dilakukan dengan cara mencari, mencatat, membaca dan mengumpulkan buku buku tentang audit sistem informasi, literature, kutipan dan referensi dari sumber-sumber lain yang berhubungan yang dapat mendukung pemecahan masalah yang akan diteliti. 2. Studi Lapangan (Field Research) Kegiatan metodologi penelitian ini dilakukan dengan memperoleh data langsung dari objek penelitian. Penelitian ini dapat dilakukan dengan cara :
6 a. Pengamatan (Observation) dengan dilengkapi daftar pertanyaan berupa Check List Mengadakan pengamatan secara langsung terhadap aktivitas aktivitas pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) untuk mendapatkan gambaran langsung dan mengadakan pengujian terhadap cara kerja sistem aplikasi pembelian dan persediaan barang. b. Wawancara (Interview) Melakukan tanya jawab secara langsung dengan memberikan pertanyaan kepada dua pegawai PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) seperti Partman, yaitu Bapak Kristiawan, yang terlibat dalam proses bisnis pembelian dan persediaan barang. Sehingga dapat memperoleh informasi yang relevan dan diinginkan secara langsung dan kami juga memberikan pertanyaan mengenai pengendalian operasional (operation management control), pengendalian masukan (input controls) dan pengendalian keluaran (output controls) yang terkait dengan sistem informasi pembelian dan persediaan barang. Selain Partman, kami juga melakukan wawancara kepada pihak IT Support, yaitu Bapak Dery, berkaitan dengan sistem ADMS (Astra Database Management Systems) yang digunakan di PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) dan mengenai pengendalian keamanan (security management controls), pengendalian operasional (operation management controls), dan pengendalian batasan (boundary controls) yang berkaitan dengan sistem ADMS (Astra Database Management Systems).
7 c. Studi dokumentasi Mempelajari dokumentasi tertulis yang berkaitan dengan perusahaan : a. Sejarah PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) b. Struktur Organisasi PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) c. Dokumen-dokumen yang terkait pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penelitian ini terdiri dari lima bab, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan juga sistematika penulisan yang akan digunakan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan mengenai teori-teori dasar maupun teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik penelitian dalam penyusunan laporan tugas akhir ini, seperti pengertian sistem, pengertian informasi, pengertian sistem informasi dan karakteristik sistem informasi. BAB 3 : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisikan mengenai gambaran umum yang ada pada perusahaan seperti latar belakang perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas dan
tanggung jawab, visi dan misi perusahaan, spesifikasi sistem saat ini, dan prosedur sistem informasi. 8 BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan mengenai hasil dan pembahasan analisa dan pengendalian evaluasi dari segi proses bisnis, saran pengembangan yang dibutuhkan bagi PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan mengenai kesimpulan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan pengendalian evaluasi sebelumnya dan juga memberikan saran yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik dimasa mendatang.