BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam kaitannya dengan dunia teknologi yang berkembang pesat, maka adanya sistem informasi dalam suatu perusahaan dapat membuat perusahaan tersebut lebih efektif dan efisien dalam menjalankan operasi bisnisnya, apalagi bila didukung oleh teknologi informasi yang sesuai. Oleh karena itu, setiap perusahaan seharusnya sudah memikirkan untuk mengubah cara kerja dari operasional bisnisnya yang manual menjadi terkomputerisasi. Transformasi cara kerja tersebut sebaiknya dilakukan, karena dapat memberikan banyak manfaat, seperti lebih mudah dalam memenuhi kebutuhan konsumen, pemberian informasi yang lebih cepat, juga validitas data dan informasi lebih akurat dibandingkan dengan yang manual. Selain itu juga agar dapat lebih bersaing di masyarakat, mengingat sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi dalam mendukung proses kerjanya. Dalam setiap perusahaan jasa, dagang, maupun industri, bagian penerimaan kas adalah bagian yang paling diperhatikan oleh manajemen perusahaan. Karena apabila tidak diperhatikan, maka perusahaan dapat mengalami kerugian sehingga dapat menghambat jalannya operasional bisnis perusahaan, bahkan membuat perusahaan berhenti beroperasi. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaaan kas, maka perusahaan akan dapat mengetahui berapa banyak kios yang belum terisi dan juga masa berlakunya sewa dari tenant, serta keakuratan data tagihan dan jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh tenant. Sehingga manajemen perusahaan
2 akan mengetahui berapa banyak pendapatan yang akan diterimanya, dan dapat membuat keputusan yang lebih baik berkaitan dengan kegiatan penyewaan kios dan penerimaan kas untuk masa sekarang dan masa mendatang. Demikian pula dengan PT. NCV, sebuah perusahaan jasa yang bergerak di bidang properti, yang mempunyai sebuah pusat perbelanjaan bernama Plaza NY, dimana perusahaan ini bergantung pada pengelolaan kios-kiosnya untuk dapat menghasilkan pendapatan. Plaza NY memiliki sekitar 50 tenant (penyewa) yang mengisi kios-kiosnya. Permasalahan yang dihadapi oleh PT. NCV adalah tidak terintegrasinya data antara bagian-bagian di perusahaan, belum adanya registrasi no MOU, pembayaran sewa terkadang melebihi tanggal jatuh tempo, serta penagihan terkadang menggunakan biaya sewa yang tidak valid. Mengingat pentingnya pengelolaan dan pengendalian pendapatan bagi suatu perusahaan, maka proses bisnis penyewaan kios dan penerimaan kas di PT. NCV haruslah dikendalikan dan diatur dengan sebaik-baiknya, agar semua dana perusahaan yang diterima dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, dibuatlah skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas (Studi Kasus: PT. NCV). 1.2 Ruang Lingkup Sistem penyewaan kios dan penerimaan kas termasuk dalam kategori siklus pendapatan (Revenue Cycle), dimana kegiatannya dimulai dari penerimaan penyewaan kios, pencatatan pembayaran atas kios yang disewa, serta membuat laporan atas penyewaan kios dan penerimaan kas yang terjadi. Adapun yang tidak dibahas dalam
penelitian skripsi ini adalah pajak, biaya listrik, Food Court, maupun penyewaan atrium/hall di luar kios dan pengembalian deposit ke tenant. 3 1.3 Tujuan dan Manfaat a. Tujuan dari penelitian ini adalah : 1) Melakukan evaluasi terhadap sistem penyewaan kios dan penerimaan kas yang sedang berjalan untuk mengidentifikasi masalah yang sedang terjadi pada PT. NCV. 2) Mengidentifikasi masalah yang ada dari sistem penyewaan kios dan penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT. NCV. 3) Melakukan analisis sistem informasi akuntansi yang lebih baik yang mencakup penyewaan kios dan penerimaan kas, sehingga memudahkan bagian-bagian yang terkait dan pimpinan dalam memperoleh informasi yang akurat. b. Manfaat dari penelitian ini adalah : 1) Bagi perusahaan yang bersangkutan, dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk memperbaiki dan mencegah timbulnya kembali kekurangan-kekurangan yang telah ditemukan dalam sistem penyewaan kios dan penerimaan kas agar perusahaan dapat melakukan operasional bisnis dengan lebih baik lagi di masa mendatang. 2) Menghasilkan rancangan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas yang baru, dimana diharapkan dapat memenuhi
kebutuhan informasi bagi pihak manajemen dan bagian-bagian yang terkait. 4 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas adalah: a. Metodologi penelitian Dalam menyusun skripsi, digunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut: 1) Studi Literatur Penelitian ini dilakukan dengan pencarian referensi dan teori-teori yang berkaitan langsung dengan masalah pokok dalam skripsi. 2) Penelitian lapangan (Field Research), dilakukan beberapa cara yaitu: (a) Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung di perusahaan. (b) Wawancara (Interview), yaitu melakukan tanya jawab dengan pihakpihak terkait untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan. (c) Dokumentasi (Documentation), yaitu penelusuran bukti-bukti dan dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan yang diteliti yaitu transaksi penyewaan kios penerimaan kas. b. Metodologi Analisis 1) Survei atas sistem yang berjalan
5 Dalam tahap ini melakukan observasi dan wawancara pada bagian-bagian terkait di PT. NCV. 2) Analisis terhadap temuan survei Berdasarkan survei yang telah dilakukan, kemudian menganalisa permasalahan yang ada dalam sistem dengan metode top-down. 3) Identifikasi kebutuhan informasi Mengidentifikasikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, terutama pihak manajemen. 4) Identifikasi persyaratan sistem Mengidentifikasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem agar lebih baik. c. Metodologi Perancangan Metodologi ini membahas mengenai rancangan sistem informasi yang diusulkan, meliputi rancangan sistem berorientasi objek dengan menggunakan metode menurut buku Mathiassen, dimana terdapat dua kegiatan yang akan dilakukan, dimana dalam kegiatan analisis adalah analysis problem domain dan analysis application domain. Sedangkan dalam kegiatan perancangan adalah architecture design dan component design. 1.5 Sistematika Penulisan Dalam menguraikan masalah-masalah yang dibahas dalam penyusunan skripsi ini, disusun berdasarkan sistematika penulisan berikut :
6 BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat serta metodologi yang akan digunakan dalam menyusun skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab kedua ini akan diberikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi perusahaan. Adapun teori-teori tersebut meliputi sistem informasi akuntansi, kios dan tenant, siklus pendapatan (revenue cycle), serta perancangan sistem informasi. BAB 3 : ANALISIS SISTEM Dalam bab ini akan dipaparkan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab. Selain itu juga berisi tentang sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan ini berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas, serta mengevaluasi kelemahan dan dampaknya terhadap perusahaan dan mengusulkan solusi untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT. NCV. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dibuat rancangan sistem yang baru yang diharapkan mampu untuk meminimalisasi kelemahan dan kekurangan pada sistem yang lama sesuai dengan hasil evaluasi sistem berjalan. Perancangan akan
disesuaikan dengan metode perancangan sistem berorientasi objek menurut Mathiassen. 7 BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir ini akan berisi mengenai simpulan secara keseluruhan terhadap hasil evaluasi sistem yang berjalan pada perusahaan dan akan diberikan beberapa saran perbaikan agar manajemen mampu mengatasi semua kelemahan sebagaimana hasil evaluasi.