BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sekretariatan Menurut Drs. The Liang Gie megatakan bahwa sekertaris adalah seorang petugas yang bekerja dalam tugas surat menyurat bagi pejabat atau organisasi penting. Dan menurut Menurut M. Braum dan Ramon sekertaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya. Tugas dari seorang sekertaris adalah perencanaan ( planning )untuk menentukan beberapa agenda di dalam suatuperusahaan,pergerakan (actuating ) dan pengawasan dalam menjalankan suatu tugas pokok pemimpin perusahaan. Jadi dapat diartikan bahwa sekertaris adalah sebagai analisis, perencanaan, penerapan dan pengendalian dalam menjalankan semua tugastugas rutin dari seorang sekertaris dalam suatu perusahaan. Seorang sekertaris mempunyai tugas khusus yang menjadi salah satu tugas dari seorang sekertaris, dan tugas khusus yang di jalani oleh seorang sekertaris harus benar-benar mempunyai keahlian 11
khusus, jika seorang sekertaris tidak mempunyai keahlian khusus maka seorang sekertaris tidak akan bisa menjalankan tugas-tugas khusus tersebut, tugas khusus seorang sekertaris, yaitu : a. Seorang sekertaris harus menggantikan pemimpin di saat menjalankan sutu rapat. b. Sorang sekertaris bisa menjadi notulen dalam suatu rapat. c. Seorang sekertaris harus menemani atasan untuk melakukan pertemuan terhadap klien. d. Seorang sekertaris harus bisa memanage waktu di suatu lingkungan perusahaan. 2.2 Teknik-Teknik yang harus di miliki oleh seoarang sekertaris 2.2.1 Teknik yang harus di miliki oleh seorang sekertaris terdiri dari : Menurut Drs. Ig. Wursanto ( 2009 : 5 ) seorang sekertaris harus memiliki beberapa teknik khusus dalam mengerjakan tugasnya dalamnya tugas pokok sekertaris, karna hal itu sangat penting bagi seorang sekertaris dalam suatu perusahaan. Dalam teknik yang harus di kuasai oleh seorang sekertaris terdapat2 (dua) teknik khusus yang merupakan dasar pelaksanaan kegiatan pemasaran suatu organisasi yaitu : 1. Teknik pengetikan dengan menggunakan 10 jari Seorang sekertaris harus memiliki teknik tersebut karna Dalam teknik pengetikan dengan menggunakn 10 jari seorang sekertaris dapat melakukan pekerjaan membuat surat-surat dalam waktu yang 12
cukup singkat sehingga pekerjaan seorang sekertaris dalam membuat suatu surat tidak akan mengalami penumpukan. 2. Teknik pengarsipan Dalam teknik pengarsipan seorang sekertaris harus benar-benar menguasai teknik tersebut, karena sistem pengarsipan sangat berguna bagi seorang pemimpin perusahaan agar jika suatu saat mencari surat yang sudah lama terkirim atau di terima akan mudah di temukan dengan mudah 3. Teknik menerima telpon dari eksternal Dalam teknik peerimaan telpon dari external harus memiliki kemampuan dalam berbicara dn harus mampu menguasai beberapa bahasa asing 4. Teknik penyimpanan arsip ( Filling ) Teknik dalam penyimpanan arsip sangat berguna bagi para karyawan dan tentunya bgi pemimpin perusahaan, sistem filling bisa di lakukan dengan cra membuat database dalam perangkat komputer atau dengan menggunakan nomer pada surat. Hal itu di lakukan agar semua berkas dan surat-surat penting tidak akan mudah hilang 13
2.2.2.Syarat-syarat Seorang Sekretaris 1. Syarat Kepribadian Seorang sekertaris harus mepunyai kepribadian yang sangat baik, dalam arti seorang sekertaris harus sopan dan memiliki tutur kata yang baik terhadap tamu atau pun terhadap para staff lain. 2. Syarat pengetahuan Seorsng sekertaris harus mempunyai pengatahuan dalam menjalankan tugas-tugas yang akan di kerjakan oleh seorang sekertaris 3. Syarat keahlian Seorang sekertaris harus mempunyai beberapa keahlian dalam mendukung pekerjaan seorang sekertaris, seperti keahlian dalam mengetik, koresponden, stenograf,dan kearsipan 4.Syarat praktik Yaitu sebelum seseorang di angkat sebagai sekertaris, orang tersebut harus mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor. 14
2.2.3 jenis-jenis jabatan sekertaris Sekertaris yang berfungsi sebagai manajer adalah sekertaris yang menjabatsebagai kepala sekertariat berfungsi sebagai pemimpin membawahi pegawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pemimpin dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan.seorang sekretaris pribadi tidak mempunyai anak buah, berperan sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilantujuan oeganisasi. Sekertaris senior bertugas membimbing sekertaris junior yang masih memiliki kemampuan dan keahlian yang masih belum setingkat dengannya dan sekertaris senior lah yang turun tangan langsung jika pemimpinnya sedang ada masalah di perusahaan. Sekertaris junior, sekertaris yang baru saja menyelesaikan pendidikan keterampilan sekertarisdan belum pernah bekertja dan baru memulai karirnya dalam bidang sekertaris sehingga masih perlu bimbingan dengan sekertaris senior Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan. 15
Golongan sekertarisberdasarkan spesialisasi bidang : 1. Sekertaris dalam bidang akutansi, yaitu sekertaris yang mengatur dan membuat neraca keuangan di suatu perusahaan 2. Sekertaris dalam bidang hukum, yaitu sekertaris yang berfungsi untuk mengatur peraturan-peraturan hukum yang berada di suatu perusahaan 3. Sekertaris dalam bidang teknik, yaitu sekertaris yang memiliki teknik khusus dalam dunia pekerjaan sekertaris. 4. Sekertaris dalam bidang notulen, sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara. Pentingnya seorang sekertaris dalam bidang notulis Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau document yang otentik. Dan Notula harus ditulis secara teliti. Seorang sekertaris harus mempunya kemampuan sebagai notulis, Notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agar notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.menjadi seorang notulis juga harus memiliki teknik khusus dalam menyusun notula, teknik ini sangat penting di miliki oleh seorang sekertaris. 16