Dalam Oxford Advanced Learner s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage

Transkripsi

1 A. PENGERTIAN ADMINISTRASI Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Dalam Oxford Advanced Learner s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992:2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Clerical Work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2). Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit 1) Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. 2) Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (Clerical Work/Office Work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 1 By. Edi Casedi, S.Sos.I

2 2. Pengertian administrasi dalam arti luas 1) Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 2) Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber. B. ADMINISTRASI PERKANTORAN Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah Office Management. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. C. PENUTUP 1. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini. 2 By. Edi Casedi, S.Sos.I

3 2. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. 3. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan. BIOGRAFI TUTOR : 1. Nama lengkap : Edi Casedi 2. Panggilan keseharian : Edi 3. Panggilan kecil : Cencen 4. Asal kota : Kuningan 5. Zodiac : Sagitarius 6. Makanan kesukaan : Vegetarian 7. Cita cita obsesi : Jurnalis 8. Pendidikan : Strata Satu (S.1) 9. Pekerjaan lain : Staff TU SMP Ya BAKII 1 Kesugihan 10. Organisasi yang pernah dijalani : 1) Pengurus OSIS. 2) Anggota PKS. 3) Karang Taruna. 4) Aktivis Kepramukaan Tingkat Gugus Depan dan Kwartir Ranting. 5) Pengurus Bulletin Kampus. 6) PMII Cabang Cilacap. 3 By. Edi Casedi, S.Sos.I

4 CONTOH FORMAT PELAYANAN BIDANG ADMINISTRASI : 1. Buku Agenda Kegiatan No Hari/Tgl. Jenis Kegiatan Waktu Tempat 1 Sabtu, 19 Januari 2013 Mengisi Pelatihan LDKS OSIS SMP Ya BAKII 1 Kesugihan Jam s.d Gedung Selatan SMP Ya BAKII 1 Kesugihan. 2. Buku Tamu No Hari/Tgl. 1 Sabtu, 19 Januari 2013 Yang berkepentingan Edi C. Tujuan Waktu Alamat Mengisi Pelatihan LDKS OSIS SMP Ya BAKII 1 Kesugihan Jam s.d Kuningan Tanda Tangan 3. Buku Notulen No Hari/Tgl. Hadir/Peserta Acara 1 Sabtu, 19 Januari Kepsek 2. Kesiswaan 3. Pembina 4. Pengurus OSIS Rapat Tahunan OSIS Tempat/ Waktu Ruang OSIS, Jam s.d Hasil/ Keputusan 1. Pelaksanaan Out Bond LDKS OSIS dilaksanakan di Ajibarang. 2. Peserta membawa bekal sendirisendiri. 3. Transportasi, Bus. Catatan : Biasa dilengkapi dengan edaran tanda tangan dan tanda tangan 4. Buku Ekspedisi Pemimpin Rapat. No Nomor Surat Isi Surat Kepada Tanda Tangan /112/OSIS/I/13 Permohonan Mengisi Pelatihan LDKS OSIS SMP Ya BAKII 1 Kesugihan Edi C. 4 By. Edi Casedi, S.Sos.I

5 KELENGKAPAN ADMINISTRASI LAINNYA : 1. Papan informasi 2. Gambar temple ; Gambar Garuda, Presiden dan Wakil Presiden 3. Struktur Organisasi Jadual Piket 4. Vigura Dokumentasi Photo 5 By. Edi Casedi, S.Sos.I

6 PROPOSAL Proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail. Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan. JENIS-JENIS PROPOSAL Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu: 1. Proposal formal, 2. Semiformal, dan 3. Nonformal. Proposal Berbentuk Formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu: 1) Bagian Pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan; 2) Isi Proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar, metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya; 3) Bagian Pelengkap Penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan sebagainya. Proposal Semiformal dan Nonformal merupakan variasi atau bentuk lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap seperti proposal bentuk formal. Persiapan yang dilakukan untuk membuat proposal : 1) Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan. 6 By. Edi Casedi, S.Sos.I

7 2) Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia. 3) Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis. 4) Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui. 5) Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. 6) Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal. TUJUAN MEMBUAT PROPOSAL : 1) Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut. 2) Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut. 3) Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan. SELAMAT BERORGANISASI 7 By. Edi Casedi, S.Sos.I