BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dalam sebuah perusahaan dan organisasi, baik swasta maupun pemerintahan Sumber Daya Manusia yang produktif dapat tercapai apabila karyawan-karyawan memiliki kemampuan dan pengetahuan yang luas, disiplin dan memahami apa pekerjaannya dan mengetahui apa-apa yang harus dilaksanakannya serta bertanggung jawab atas pekerjaanya tersebut. Salah satu hal yang dapat mendukung produktivitas kerja staf dan karyawan didalam menjalankan tugasnya masing-masing adalah komunikasi yang baik antar individu. Berdasarkan hal tersebut seorang karyawan harus memahami arti penting dari komunikasi yang efisien dan tepat guna, sebab komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu dan saling mengadakan interaksi. Bentuk kegiatan nya dapat dilihat melalui komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, maupun sebaliknya. Kesepakatan, pengertian, dan tujuan dalam suatu organisasi dapat dibicarakan dengan baik ketika komunikasi didalamnya terbina dengan baik. Dalam dunia bisnis atau organisasi yang berskala kecil,menengah,maupun besar, orang-orang yang berkecimpung didalamnya tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang nonelektronik maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan. Ketika setiap pribadi didalam sutu organisasi saling berhubungan dan mengerti satu dengan yang lain, maka mereka dapat duduk bersama untuk membicarakan dan merencanakan visi dan misi dari organisasi tersebut. Komunikasi dapat digunakan melalui berbagai media komunikasi nonelektronik seperti pembicaraan langsung di pertemuan formal ataupun informal, dan dalam rapat resmi, maupun melalui media elektronik seperti pembicaraan melalui telefon genggam, e-mail, dan berbagai media elektronik lain sebagai sarana penyampaian pesan-pesan. Komunikasi memberikan pemahaman pada tugas yang berubah dan kemajuan serta suksesnya organisasi digunakan untuk penukaran informasi dan pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit mengadakan koordinasi, karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat penting. Purwanto (2006) menekankan bahwa tujuan utama dari komunikasi antar atasan/pimpinan dengan bawahan adalah mengidentifikasi, menciptakan dan menjalin hubungan timbale balik yang menguntungkan antara pimpinan dengan bawahan. Bila komunikasi yang terjalin berjalan secara efektif, maka dapat diharapkan bahwa organisasi akan mendapat manfaat yang signifikan. Hal ini dapat dimengerti karena pada prinsipnya, komunikasi yang berhasil dapat menghindari terjadinya salah paham dalam penyampaian informasi antara pimpinan dengan bawahan, dan antara sesame karyawan didalam organisasi tersebut. Situasi dan kondisi dimana komunikasi dimana komunikasi dapat
meningkatkan kualitas interaksi didalam suatu organisasi, maka diharapkan organisasi tersebut dapat mencapai tujuan, visi, dan misi yang sudah disepakati. Secara umum bentuk komunikasi dalam suatu organisasi dapat dilihat melalui bagaimana seorang pimpinan atau atasan didalam suatu organisasi mampu memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang disampaikan secara lisan meliputi penyampaian pesan-pesan bisnis melalui media elektronik maupun media non-elektronik, rapat (meeting), dan pengarahan (briefing). Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat, laporan kerja, memo, surat tugas kerja, surat pemesanan barang, surat edaran umum, atau surat pengumuman. Bentuk komunikasi yang baik dan benar dapat digambarkan melalui seperangkat rencana, instruksi, saran yang jelas dan termasuk juga motivasi yang bersifat membangun karakter dan semangat karyawan. Sebagai pemimpin, seorang manajer haruslah bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya. Beberapa kegiatan yang bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen yaitu : penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian terhadap kinerja para staf dan pegawainya. Untuk itu, seorang pimpinan haruslah melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang pimpinan dikatakan telah berkomunikasi secara efektif apabila ia mampu membuat para staf dan pegawai yang berada di dalam perusahaan yang dipimpinnya itu melakukan kegiatan
tertentu dan menyelesaikan tugas - tugas yang telah diperintahkan kepadanya dengan penuh kesadaran, semangat, kegairahan,dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan. Apabila sebuah perusahaan tidak melaksanakan komunikasi dengan baik, besar kemungkinan semua rencana-rencana, instruksi-instruksi, saran-saran, motivasimotivasi, tidak akan memenuhi sasaran dan akan menemui kegagalan belaka. Dengan kata lain, baik buruknya suatu komunikasi akan berpengaruh terhadap hasil kerja dan tujuan yang diharapkan oleh organisasi. Salah satu bentuk organisasi yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah Bagian Akademik yang dipimpin oleh Kepala Sub. Bagian Akademik dibawah pimpinan Kepala Bagian Tata Usaha yang ada di Fakultas Ekonomi. Memiliki karyawan yang produktif bukanlah impian Bagian ini saja, tetapi juga merupakan impian setiap organisasi. Namun untuk mendorong pegawai agar produktif tidaklah mudah. Produktifitas pegawai tidak hanya menyangkut dalam penjadwalan kerja, tetapi juga keterampilan berkomunikasi. Hambatan ataupun gangguan pada proses komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan pada umumnya terdiri dari : hambatan teknis, gangguan semantik, perbedaan status, perbedaan kerangka pemikiran, dan perbedaan budaya. Penulis menilai bahwa hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi khususnya pada bagian Tata Usaha masih dalam taraf yang wajar. Perbedaan pendapat yang terjadi antara
Kabag dan Kasubag lainnya merupakan hal yang biasa. Namun, kesalahpahaman yang terjadi tersebut dapat diatasi dengan tepat. Penulis menilai bahwa komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi merupakan komunikasi verbal, yang meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di Fakultas Ekonomi, khususnya pada Bagian Akademik meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Sedangkan komunikasi tertulisnya meliputi surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya. Fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi mengenai komunikasi terbilang banyak. Misalnya, kesalahpahaman antara staf dan pegawai di akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini menyebabkan misscommunication dan perbedaan sudut pandang dalam melaksanakan suatu tugas atau perintah-perintah,terkadang hal ini juga menyebabkan terjadinya konflik antara staf dan pegawai. Untuk lebih mengetahui bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan produktifitas kerja staf dan pegawai, maka penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir yang berjudul PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
B. Perumusan Masalah Sistem komunikasi yang dilaksanakan perusahaan akan mempengaruhi kelancaran para staf dan pegawainya. Oleh karena itu sangat penting bagi perusahaan untuk memperhatikan bagaimana cara-cara berkomunikasi yang efektif untuk meningkatkan produktifitas kerja staf dan pegawainya. Berdasarkan uraian tersebut maka perumusan masalah yang saya ambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang saya lakukan yaitu: Apakah komunikasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan komunikasi dalam meningkatkan produktifitas kerja staf dan pegawai khususnya pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sunmatera Utara. A. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian adalah : 1. Bagi Penulis : a) Dapat menambah wawasan penulis tentang komunikasi sehingga bisa membandingkan antara praktek dengan teori yang didapat selama mengikuti perkuliahan,. b) Dapat memperkaya wawasan ilmiah dan non ilmiah penulis dalam disiplin ilmu yang penulis tekuni dan dapat menerapkannya.
2. Bagi Perusahaan : a) Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada Bagian Akademik, mengenai masalah yang dihadapi di bidang komunikasi. 3. Bagi Pihak Lain : b) sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang berminat terhadap judul yang penulis teliti. B. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini. No Kegiatan Minggu Ke 1 2 3 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2012) Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 4 September sampai 22 September 2012 di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Medan. F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini ke dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Pendahuluan meliputi beberapa pokok bahasan dimana dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi, jenis usaha atau kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Menjelaskan tentang pengertian komunikasi, proses komunikasi, bentukbentuk komunikasi, komunikasi dalam organisasi, faktor pendorong dan penghambat komunikasi,,pengertian produktivitas kerja, faktor-faktor
yang mempengaruhi produktivitas kerja, peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja, serta analisis dan evaluasi. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan penulis di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, saran penulis bagi bagian Akademik Fakultas Ekonomi, dan seluruh staf di Fakultas Ekonomi, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan penulis selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini.