ANALISIS DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PERSEDIAAN UNTUK MENDUKUNG EKSEKUTIF DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA PT. PUSAKA KALI AGUNG Penulis : Rustam Steven Edwin Laurentino Palit Dosen Pembimbing : Sugijanto M.Said, M.Sc. ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk menemukan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan dan mengusulkan alternatif pemecahan masalah serta memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. PUSAKA KALI AGUNG, merancang data warehouse sesuai dengan kebutuhan informasi pihak eksekutif, dan menghasilkan aplikasi berbasis web untuk mempermudah dalam mengakses dan menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan data warehouse menurut Connolly yang dikenal dengan Nine-Step Methodology. Hasil yang dicapai adalah sebuah rancangan data warehouse yang dapat merangkum, mengintegrasikan, dan menyajikan data historis secara multidimensi sebagai solusi dari permasalahan yang ada, sehingga dapat membantu pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan untuk membuat strategi bisnis yang lebih baik. Simpulan dari pembuatan skripsi ini yaitu dengan adanya perancangan data warehouse, menjadikan informasi yang ringkas atau bersifat summary dalam bentuk grafik serta dapat dilihat secara multidimensional yang dapat disesuaikan dan dibutuhkan oleh pihak eksekutif, serta mampu menyimpan data historikal sehingga eksekutif mampu mengakses data historis untuk mengamati trend bisnis yang terjadi pada perusahaanya. Kata kunci: data warehouse, penjualan, pembelian, persediaan. PENDAHULUAN Teknologi informasi pada saat ini berkembang dengan pesat, hal ini menjadi suatu penyebab meningkatnya persaingan dunia bisnis global, sehingga menuntut perusahaan untuk memiliki strategi bisnis yang tepat dan akurat agar dapat bertahan dan terus berkembang dalam dunia bisnis global. Informasi tersebut dihasilkan dari data yang diolah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut menjadi salah satu faktor yang membuat perusahaan lebih unggul dibanding dengan perusahaan lain. Salah satu faktor yang dapat menentukan perkembangan perusahaan adalah kemampuan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dalam pengambilan keputusan, para eksekutif membutuhkan informasi yang lebih tepat, mudah dimengerti dan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perusahaan perlu memanfaatkan teknologi informasi agar dapat mengorganisir perusahaanya dengan baik. Pada perkembangan teknologi sekarang ini, muncul suatu teknologi yang dapat mendukung tersedianya informasi yang sesuai untuk memberikan solusi terbaik dalam pengambilan keputusan eksekutif, dibutuhkan data warehouse yang berisi data yang telah diolah dan dianalisa sesuai dengan kebutuhan.
PT. PUSAKA KALI AGUNG merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri air minum dalam kemasan (AMDK) yang berdiri pada tahun 1989 dengan merek dagang TIRTA. Dalam hal ini data-data yang dimiliki perusahaan cukup banyak, eksekutif membutuhkan data-data serta laporan perkembangan yang dapat membantu menentukan keputusan selanjutnya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dibutuhkan data warehouse untuk membantu perusahaan dalam mempercepat proses pengumpulan data dan pembuatan laporan sehingga proses pengumpulan keputusan tidak terhambat. Tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan data warehouse ini adalah: 1. Melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada PT. PUSAKA KALI AGUNG untuk mengetahui masalah yang dihadapi dan mengusulkan alternatif pemecahan masalah. 2. Merancang data warehouse yang dapat mendukung pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan untuk strategi bisnis yang lebih baik. 3. Merancang sebuah aplikasi berbasis web untuk mempermudah dalam mengakses dan menampilkan data dan informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif. METODE PENELITIAN Metodologi yang akan digunakan untuk penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Metode analisis a. Survei Metode survei ini dilakukan dengan menggunakan pertanyaan yang ditanyakan secara lisan. Metode ini memerlukan komunikasi antara peneliti dengan responden penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan. Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan cara wawancara. b. Studi kepustakaan Metode studi kepustakaan dilakukan dengan cara mencari, membaca, kemudian meringkas bahan bahan yang berhubungan dengan data warehouse sebagai acuan yang mendukung penulisan skripsi ini. 2. Metode perancangan Metode perancangan data warehouse menurut Connolly, terdapat sembilan tahap dalam membangun data warehouse(nine-step methodology): Pemilihan proses (Choosing the process) Pemilihan grain (Choosing the grain) Identifikasi dan konfirmasi dimensi (Identifying and conforming the dimension) Pemilihan fakta (Choosing the facts) Penyimpanan pre-calculation di table fakta (Storing pre-calculations in the facts table) Memastikan table dimensi (Rounding out the dimension tables) Pemilihan durasi database (Choosing the duration of the database) Melacak perubahan dimensi secara perlahan (Slowly changing dimension) Penentuan prioritas dan metode query (Deciding the query priorities and the query models)
HASIL DAN BAHASAN Arsitektur Data Warehouse Rancangan arsitektur yang diusulkan adalah arsitektur data warehouse terpusat. Alasan penggunaan arsitektur terpusat ini, yaitu: Mempermudah dalam pengawasan dan pemeliharaan data yang terdapat di dalam data warehouse. Pengembangan rancangan relatif mudah dibandingkan dengan bentuk arsitektur data warehouse terdistribusi. Lebih mudah dalam menjaga konsistensi dari data warehouse terhadap segala perubahan dibandingkan data warehouse terdistribusi. Perancangan Data Warehouse Metode yang digunakan dalam merancang data warehouse ini adalah metode perancangan sembilan langkah (nine step methodologies) dari Connolly, yaitu sebagai berikut : 1. Pemilihan Proses (Choosing the process) Pada tahap ini akan melakukan perancangan terhadap permasalahan yang dihadapi, lalu mengidentifikasi proses bisnis yang berhubungan dengan permasalahan tersebut. a. Proses Pembelian Pada proses pembelian yang dimaksud yaitu pembelian bahan penolong kepada supplier oleh PT. PUSAKA KALI AGUNG. b. Proses Penjualan Pada proses penjualan yang dimaksud yaitu penjualan produk jadi kepada pelanggan oleh PT. PUSAKA KALI AGUNG. c. Proses Persediaan Pada proses persediaan yang dimaksud yaitu persediaan bahan penolong kepada bagian produksi oleh bagian gudang PT. PUSAKA KALI AGUNG. 2. Pemilihan Grain (Choosing the Grain) Grain adalah data dari calon fakta yang dapat di analisis. Berikut grain yang ada didalam perancangan data warehouse PT. PUSAKA KALI AGUNG. a. Proses Pembelian Pada proses pembelian yang dianalisis yaitu jumlah beli barang dan jumlah retur barang. b. Proses Penjualan Pada proses penjualan yang dianalisis yaitu jumlah jual produk dan jumlah retur produk. c. Proses Persediaan Pada proses persediaan yang dianalisis yaitu jumlah bahan penolong dan jumlah produk yang stok didalam gudang. the Dimension) 3. Mengidentifikasikan dan Menyesuaikan Dimensi (Identifying and conforming
1. Pembelian Tabel 4.1 Grain vs Dimensi pada Pembelian Dimensi Waktu Bahan Grain penolong Bahan penolong yang sering dibeli Kota yang sering menjadi transaksi Karyawan yang melakukan pembelian Supplier yang sering dibeli Jumlah pembelian Jumlah retur pembelian Kota Karyawan Supplier 2. Penjualan Tabel 4.2 Grain vs Dimensi pada Penjualan Grain Dimensi Waktu Produk Customer Karyawan Kota Produk yang sering dijual Customer yang melakukan penjualan Karyawan yang melakukan penjualan Kota yang sering menjadi transaksi Jumlah penjualan Jumlah retur penjualan 3. Persediaan Tabel 4.3 Grain vs Dimensi pada Persediaan Dimensi Waktu Bahan Produk Grain penolong Bahan penolong yang sering distok Produk yang sering distok Kategori produk yang sering distok Jumlah bahan penolong Jumlah produk Kategori produk
4. Pemilihan Fakta (Choosing the Facts) Dalam tahap ini, fakta-fakta yang dipilih harus sesuai dengan grain yang telah ditentukan sebelumnya. Fakta-fakta yang dipilih antara lain : a. Fakta Pembelian Fakta yang ditentukan untuk tabel fakta pembelian yaitu : - JumlahQtyBeli, yang menunjukkan banyaknya jumlah barang yang dibeli. - JumlahQtyReturBeli, yang menunjukkan banyaknya jumlah barang yang di retur dari pembelian yang terjadi. b. Fakta Penjualan Fakta yang ditentukan untuk tabel penjualan yaitu : - JumlahQtyJual, yang menunjukkan banyaknya jumlah produk yang terjual. - JumlahQtyReturJual, yang menunjukkan banyaknya jumlah produk yang di retur dari penjualan yang terjadi. c. Fakta Persediaan - JumlahQtyPermintaanBahanPenolong, yang menunjukkan banyaknya bahan penolong yang diminta dari pihak gudang. - JumlahQtyProduk, yang menunjukkan banyaknya produk yang distok digudang. 5. Menyimpan prekalkulasi dalam tabel fakta (Storing Pre-Claculation in the fact table) - JumlahQtyBeli, menggunakan sum(qty) - JumlahQtyReturBeli, menggunakan sum(qtyretur) - JumlahQtyJual, menggunakan sum(qty) - JumlahQtyReturJual, menggunakan sum(qtyretur) - JumlahQtyPermintaanBahanPenolong, menggunakan sum(qty) - JumlahQtyProduk, menggunakan sum(qty) 6. Melengkapi Tabel Dimensi (Rouding out the dimension table) Tabel rounding out dimension Tabel 4.4 Tabel Kelengkapan Dimensi Dimensi Field Deskripsi WaktuID Laporan dapat dilihat berdasarkan quartal, bulan Waktu Quartal Bulan Tahun dan tahun BahanPenolong KdBahanPenolong Laporan dapat dilihat berdasarkan kode bahan NamaBahanPenolong penolong dan nama bahan penolong Produk KdProduk Laporan dapat dilihat berdasarkan kode produk dan NamaProduk nama produk KategoriProduk KdKategoriProduk JenisProduk Laporan dapat dilihat berdasarkan kode kategori produk dan nama jenis produk Karyawan KdKaryawan NamaKaryawan Jabatan Laporan dapat dilihat berdasarkan kode karyawan, nama karyawan dan jabatan karyawan yang bersangkutan Kota KdKota Laporan dapat dilihat berdasarkan kode kota dan NamaKota nama kota
Customer KdCustomer Laporan dapat dilihat berdasarkan kode Customer NamaCustomer dan nama Customer KategoriCustomer KdKategoriCustomer Laporan dapat dilihat berdasarkan kode kategori NamaKategoriCustomer Customer dan nama kategori Customer Supplier KdSupplier NamaSupplier Laporan dapat dilihat berdasarkan kode supplier dan nama supplier 7. Memilih Durasi dari Database Durasi data yang dimasukkan ke dalam data warehouse sebagai berikut : Tabel 4.5 Tabel Durasi Database Nama Aplikasi Database Data yang dimasukkan ke data warehouse PT. Pusaka Kali Agung SQL Server 2008 Data dalam data warehouse 2009-2012 November 2 Tahun 11 Bulan 8. Melacak Perubahan Dimensi secara Perlahan Pada tahapan ini terdapat tiga tipe dasar dalam melakukan dimensi secara pelahan yaitu sebagai berikut : 1. penulisan ulang terhadap attribute dimensi (Overwrite) 2. Membuat record baru 3. Membuat suatu kolom baru yang berbeda, sehingga data yang lama tidak terhapus. Dalam pembuatan data warehouse pada PT. PUSAKA KALI AGUNG menggunakan cara kedua, perubahan atribut pada dimensi akan mengakibatkan pembuatan suatu record yang baru dalam dimensi. Hal ini dilakukan untuk menjaga data yang lama tetap ada agar diketahui perubahan dimensi yang terjadi dari data lama ke data baru. 9. Menentukan Prioritas dari Mode Query Dalam peracangan data warehouse terdapat beberapa hal yang perlu di perhatikan yaitu : 1. ETL (Extract, Transform, Load) Proses pemindahan data operasional ke dalam data warehouse pada PT. PUSAKA KALI AGUNG yang dilakukan setiap bulan. 2. Backup Data Merupakan proses transform data yang dibuat salinan data untuk menghindari bila terjadi kerusakan terhadap data yang ada pada PT. PUSAKA KALI AGUNG yang dilakukan setiap bulan. 3. Recovery Data Merupakan proses mengembalikan backup data ke dalam sistem kembali pada keadaan semula. 4. Security Merupakan metode pengamanan dalam menjaga kerahasiaan data pada PT. PUSAKA KALI AGUNG. 5. Analisis kapasitas media penyimpanan Dalam perancangan data warehouse, kapasitas media penyimpanan menjadi hal yang penting untuk memproyeksikan media penyimpanan data kedepannya.
Nama Tabel Ini hasil hitungan tabel fakta dan dimensi yaitu, sebagai berikut : Tabel 4.6 Analisa Kapasitas Media Penyimpanan Besar Record (bytes) Jumlah Current Record Jumlah Record 5 tahun mendatang Jumlah (Kbytes) Fakta Pembelian 177.875 3600 23798 4232 Fakta Penjualan 186.125 7200 47596 8856 Fakta Persediaan 129.625 7200 47596 6144 Dimensi Waktu 23.375-1825 48 Dimensi 129.375 20 32 8 BahanPenolong Dimensi Produk 137.5 22 35 8 Dimensi 77.25 10 16 8 KategoriProduk Dimensi Karyawan 129.375 18 28 8 Dimensi Kota 77.25 10 16 8 Dimensi Customer 77.25 30 48 8 Dimensi 77.25 12 19 8 KategoriCustomer Dimensi Supplier 77.25 102 164 16 Total 19352 Skema Bintang (Star Schema) Dari perancangan data warehouse PT. PUSAKA KALI AGUNG dihasilkan skema bintang sebagai berikut : Skema Bintang Gabungan (Penjualan, Pembelian, Persediaan)
Gambar 4.1 Skema Bintang Gabungan (Penjualan, Pembelian, Persediaan) SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan data warehouse pada PT. PUSAKA KALI AGUNG, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut : 1. Mengetahui masalah yang dihadapi, serta mampu memberikan usulan pemecahan masalah sesuai dengan kebutuhan informasi mengenai penjualan, pembelian, dan persediaan. 2. Informasi yang ringkas atau bersifat summary berbentuk grafik pada data warehouse membuat eksekutif lebih mudah dan lebih cepat dalam menganalisis sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat. 3. Dengan adanya data warehouse, dapat menyajikan informasi yang bersifat multidimensional, laporan dapat disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan pihak eksekutif berdasarkan periode waktu tertentu. 4. Dengan adanya data warehouse data-data perusahaan dapat terintegrasi dengan baik dan data warehouse juga dapat menyimpan data historikal sehingga eksekutif dapat mengakses data historis untuk mengamati trend bisnis yang terjadi pada perusahaanya. Ada pun beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan data warehouse pada PT. PUSAKA KALI AGUNG, sebagai berikut : 1. Ruang lingkup data warehouse dapat diperluas hingga mencakup seluruh divisi yang ada di PT. PUSAKA KALI AGUNG. 2. Sistem data warehouse ini harus dievaluasi setelah dilakukan implementasi serta maintenance agar tetap terkontrol. 3. Memanfaatkan data warehouse tersebut untuk mengembangkan aplikasi sistem pendukung keputusan lainnya, seperti data mining, Decision Support Systems (DSS), Executive Information Systems (EIS), maupun Business Intelligence yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar dapat terus bersaing di dunia bisnis.
REFERENSI Connolly, T., & Begg, C. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Harlow: Addison Wesley. Inmon, W. H. (2005). Building the Data warehouse (4th ed.). Indianapolis: Wiley Publishing Inc,. McLeod, R., & Schell, P. G. (2004). Management Information Systems (9th Edition ed.). New Jersey: Pearson Education, Inc.
RIWAYAT PENULIS