BAB 3 LANGKAH PEMECAHAN MASALAH 3.1 Penetapan Kriteria Optimasi Yang dimaksud dengan optimasi adalah suatu proses untuk mencapai hasil yang ideal atau optimal (nilai efektif yang dapat dicapai). Optimasi akan selalu merujuk pada studi permasalahan yang mencoba untuk mencari nilai minimal atau maksimal dari kasus tersebut. (www.id.wikipedia.com) Optimasi adalah usaha menggunakan sumber daya yang ada seefisien mungkin, dengan biaya yang sekecilnya untuk mencapai hasil yang maximal, Gunawan (2002, p57). Jadi penulis menyimpulkan bahwa yang dimaksud dengan optimasi adalah cara yag paling tepat yang digunakan dengan seefisien mungkin untuk mencapai hasil yang maximal. Proses distribusi, tentunya dilakukan untuk menyalurkan barang dari produsen ke konsumen, baik secara langsung maupun secara tak langsung. Proses distribusi itu pun tergantung dari permintaan dan kapasitas produksi dari suatu pabrik/ produsen. Proses yang dibahas dalam penelitian ini adalah proses transportasi. Proses transportasi tersebut mempunyai variabel-variabel sebagai berikut. - Variabel tempat asal. Tempat asal adalah tempat darimana barang/ produk berawal. - Variabel tempat tujuan. Tempat dimana barang / produk akan dikirimkan. - Variabel biaya. Varibael ini menunjukkan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengirimkan suatu produk. - Variabel kapasitas produksi. 40
41 Adalah kapasitas produksi yang dimiliki suatu pabrik untuk memproduksi suatu barang - Variabel permintaan. Permintaan ini berasal dari konsumen/ daerah yang dituju. Pengiriman dilakukan menurut permintaan dari daerah-daerah yang dituju. Dalam kasus ini peneliti mengambil 5 tempat daerah Jabodetabek. Masing-masing daerah tujuan memiliki harga yang berbeda dikarenakan perbedaan faktor jarak yang ditempuh. Untuik mendapatkan biaya total dari seluruh pengiriman maka seluruh biaya perjalanan dari seluruh tempat tujuan akan dijumlah, dan total yang didapat tersebut yang menjadi total biaya. Untuk mendapatkan efisiensi dari perngiriman barang ini maka hal yang terpenting adalah mendapatkan biaya yang terkecil untuk setiap jumlah pengiriman ke semua tempat daerah tujuan. Yang menjadi dasar evaluasi untuk menjadikan sistem optimal adalah proses pengiriman barang dan pengalokasian barang yang dikirim dari pabrik ke seluruh daerah tempat tujuan. Pengiriman barang dilakukan dari 2 daerah asal atau pabrik, maka seluruh total kapasitas produksi dialokasikan untuk dapat memenuhi permintaan dari konsumen. Untuk itu penulis mengevaluasi metode pengiriman barang dari PT. Megahlestari Packindo dan menawarkan solusi metode pengiriman barang yang lebih efisien. 3.2 Pengembangan Alternatif Solusi Metode baru yang diusulkan pada PT. Megahlestari Packindo adalah dengan mengubah pola pembagian pada saat pengiriman dengan dukungan metode transportasi. Untuk mengolah data-data yang didapat maka digunakan metode transportasi dalam pengiriman barang.
42 Metode transportasi ini mengolah data dengan mengalokasikan jumlah kapasitas produksi dari seluruh pabrik dan dikirimkan ke daerah tujuan. Alokasi-alokasi produk tersebut tergantung dari permintaan pelanggan. Metode transportasi terdiri dari 5 metode yang setiap metode memiliki langkah-langkah yang berbeda dalam setiap pengalokasian produk/ barangnya. Untuk mendapatkan data permintaan dari pelanggan maka dilakukan proses lebih lanjut. Proses tersebut adalah proses peramalan, dimana perusahaan meramalkan permintaan yang akan datang dari konsumen dilihat dari permintaan-permintaan sebelumnya. Peramalan ini pun menggunakan metode peramalan dalam metode transportasi. Metode peramalan ini terdiri dari beberapa metode yang masing-masing mempunyai hasil yang berbeda. Untuk mendapatkan data biaya untuk pengiriman ke masing-masing daerah tujuan maka diambil dari data biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan yang lalu. Untuk mencapai masing-masing masalah diperlukan metode yang berbeda-beda, yaitu sebagai berikut: - Untuk memecahkan masalah nomor 1 adalah dengan metode wawancara ditambah dengan observasi. Dengan menanyakan pada staff operasional mengenai metode pengiriman barang dilakukan oleh perusahaan dalam periode sekarang. - Untuk memecahkan masalah nomor 2 adalah dengan metode kuantitatif bisnis yakni metode peramalan. Metode peramalan ini mengambil data-data permintaan dari periode yang lalu dan dikalkulasikan dengan program Quantitative Method for Windows 2 - Dan untuk memecahkan masalah terakhir maka penulis menggunakan metode transportasi dalam metode kuantitatif bisnis sehingga penulis bisa mendapatkan
43 efisiensi biaya yang seminimal mungkin. Pemecahan metode transportasi ini pun menggunakan program yang sama dengan metode peramalan. 3.3 Pengembangan Model Optimasi Model optimasi yang digunakan adalah model transportasi, maka hasil yang didapatkan adalah peminimalisasian biaya total dari seluruh kegiatan transportasi. Model transportasi ini terdiri dari 5 metode. Yang setiap metodenya dapat diolah secara manual ataupun memakai program. Dalam penelitian ini penulis memilih menggunakan program Quantitative Method for Windows, baik untuk menghitung biaya transportasi ataupun menghitung peramalan permintaan barang yang akan datang oleh konsumen. Program Quantitative Method for Windows ini adalah program bantuan yang mengolah data-data dalam pengoperasian manajemen dengan cara metode kuantitatif untuk bisnis. Dalam aplikasinya terdapat berbagai macam metode dari proyek management, peramalan, transportasi, assignment dan lainnya. Di dalam penelitian ini penulis menggunakan 2 metode yakni metode peramalan dan transportasi. Menganalisis data dalam penelitian ini melalui tahap penganalisaan sebagai berikut: 1. Mencari atau menghitung permintaan produk untuk masa yang akan datang. 2. Menentukan biaya yang akan dikeluarkan untuk mengantarkan barang dari daerah asal ke daerah tujuan. 3. Membuat model transportasi sehingga jelas terihat daerah asal, daerah tujuan, permintaan konsumen dan kapasitas pabrik. Untuk mendapatkan permintaan yang akan datang maka penulis melihat data-data permintaan yang lampau dari asal tujuan masing-masing. Data-data yang telah didapatkan kemudian diolah menggunakan program Quantitative Method for Windows.
44 Untuk menjalankan program tersebut maka ada langkah-langkah penyelesaian sebagai berikut: 1. Pada main menu pilih : Module. 2. Pada Menu Module oilih : Forecasting. 3. Pada Sub menu pilih New. 4. Pilih Jenis Metode yang ingin digunakan untuk setiap penelitian. Contoh : time series analysis atau linear regression. 5. Input Title: Judul yang ingin tertera dalam hasil output dari program. 6. Input Number of Past Period: adalah memasukkan banyak jumlah data dari periode yang lalu. 7. Input Row Names : Tergantung dari jenis asal data, dalam penelitian ini data diperoleh berasalkan bulan-bulan yang tela lalu. 8. Input data yang diminta: data disini adalah permintaan-permintaan yang lalu dari masing-masing konsumen. 9. Pilih Metode yang ingin digunakan dari 5 metode yang terdapat dalam forecasting. 10. Pilih Solve. Berikut adalah bentuk model peramalan untuk permintaan. Tabel 3.1 Model Permintaan Bulan Permintaan Bulan Permintaan Januari Febuari Maret April Juli Agustus September Oktober
45 Bulan Permintaan Bulan Permintaan Mei Juni November Desember Jadi di dalam program Quantitative Method for Windows terdapat 3 Metode dasar yaitu metode Time Series, Least Squares dan Regression Projector. Gambar 3.1 QM for Windows Di dalam setiap metode tersebut terdapat beberapa metode lagi yang nantinya akan dipergunakan 5 metode sesuai dengan Metode Kuantitatif untuk Bisnis. Untuk penelitian ini penulis akan menggunakan metode dasar time series analisis yang memiliki beberapa metode didalamnya diantaranya adalah metode Rata-rata bergerak, metode rata-rata bergerak tertimbang, metode penghalusan, metode penghalusan dengan trend dan regresi linear. Metode-metode ini akan dipergunakan dengan pasti apabila syaratsyarat untuk menggunakan metode tersebut telah terpenuhi. Masukkan data dalam model peramalan di QM for Windows.
46 Gambar 3.2 Create Data Forecasting Pada title diisi judul dari peramalan. Kolom disebelah kiri adalah kolom untuk mengisi banyak jumlah data yang ingin dimasukkan dari periode yang lalu dan kolom sebelah kanan adalah untuk menunjukkan judul dari jenis data. Pada bagian ini kita pilih bulan karena data yang dimasukkan adalah data dari bulan-bulan sebelumnya. Gambar 3.3 Forecasting Results Gambar diatas merupakan hasil dari perhitungan dalam peramalan menggunakan program QM for Windows. Pada baris next period akan diberikan data peramalan untuk periode
47 mendatang. Dan diatas diperlihatkan juga angka error yang terjadi dari peramalan itu sendiri. Gambar 3.4 Metode dalam Forecasting Berikut adalah hasil yang didapat dari contoh metode Moving Averages, dan juga tampilan angka error yang muncul dari hasil perhitungan tersebut. Untuk mendapatkan biaya, maka penulis melihat dari data biasa yang biasa dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengirimkan barangnya dari daerah asal ke daerah tujuan. Biaya di dalam model transportasi dilambangkan dengan $. Tabel 3.2 Model transportasi Dari/ Ke Kota Kalideres Tangerang Serpong Bekasi Kapasitas Pabrik Kapuk $ $ $ $ $ Kosambi $ $ $ $ $ Permintaan Table di atas adalah model transportasi yang terbentuk dalam penelitian ini. Berikut adalah perinciannya. Dari/ Ke : menunjukkan Daerah asal pabrik dan daerah tujuan pengiriman barang.
48 Dari: terdiri dari Kapuk dan Kosambi, itu adalah letak dimana pabrik berada. Ke: terdiri dari Kota, Kalideres, Tangerang, Serpong, Bekasi, daerah tersebut adalah daerah tujuan pengiiman barang permintaan konsumen. Permintaan : menunjukkan permintaan yang akan datang yang telah diolah pada bagian peramalan. $ : adalah biaya yang diperlukan untuk mengantarkan barang dari daerah asal ke daerah tujuan. Untuk mengolah Model diatas dapat menggunakan hitungan manual maupun menggunakan program, dalam hal ini penulis kembali menggunakan program yang sama yaitu Quantitative Method for Windows. Berikut langkah-langkah penyelesaian metode transportasi: 1. Pada Main Menu pilih : Module 2. Pada Module pilih : Transportation 3. Pada Sub Menu pilih : File New 4. Input title : masukkan judul yang ingin tertera di hasil output. 5. Input Number of Source : masukkan jumlah daerah asal, dalam penelitian ini terdapat 2 daerah asal. 6. Input Number of Destinations : masukan jumlah daerah tujuan, dalam penelitian ini terdapat 5 daerah tujuan. 7. Pilih Objective : Minimize, karena penelitian ini mencari metode yang paling efisien dari seluruh metode. 8. Input Row Names : masukan nama dari baris, dalam penelitian ini dimasukkan nama daerah asal, Kapuk dan Kosambi.
49 9. Input Column Names : masukan nama dari kolom, dalam penelitian ini dimasukkan nama daerah tujuan, Kota, Kalideres, Tangerang, Serpong, Bekasi. 10. Input data yang diminta. 11. Pada Starting Method pilih metode yang ingin digunakan, terdapat 5 metode dalam model transportasi. 12. Pada Submenu Pilih : Solve. 13. Dalam hasil output yang keluar pilih iterations pertama. Metode transportasi dalam Quantitative Method for Windows dimulai dengan pembentukan model transportasi dengan menentukan banyaknya daerah asal dan daerah tujuan. Gambar 3.5 Create Data Transportation Sehingga diisi Number of Source adalah jumlah daerah asal. Number of destinations adalah jumlah daerah tujuan. Pada objective dipilih minimize karena penulis mencari keefektifan biaya, maka dicarilah biaya yang terkecil. Untuk kolom pada
50 bagian sebelah kanan adalah nama yang dimasukkan untuk judul dari daerah asal dan daerah tujuan. Metode-metode model transportasi yang terdapat dalam QM for Windows adalah Northwest-Corner, Least Cost, dan Vogel Approximation Method. Gambar 3.6 Metode dalam Transportasi Penulis hanya tinggal memilih metode apa yang ingin digunakan diantara 3 metode diatas. Setiap metode memiliki hasil dan penerapan metode yang berbeda-beda. Berikut adalah tampilan hasil yang didapat dari QM for Windows, tampilan yang harus dilihat adalah bagian Iterations, iterasi-iterasi itu terjadi apabila perhitungan dalam transportasi belum optimal. Gambar 3.7 Iterations Dalam memecahkan masalah nomor 1 maka menggunakan metode wawancara dan observasi. Wawancara Cara melakukan wawancara adalah dimulai dengan mengemukakan topik yang umum untuk membantu peneliti memahami persepektif makna yang diwancarai. Observasi
51 Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara melakukan peninjauan dan pengamatan langsung pada perusahaan yang menjadi obyek penelitian ini. 3.4 Rancangan Implikasi Solusi Terpilih Dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa metode dalam perhitungan baik untuk mendapatkan hasil permintaan yang akan datang maupun untuk mendapatkan hasil efisiensi dari pengiriman barang. Dalam setiap metode pun terdapat 5 metode yang berbeda, dan untuk pengambilan hasilnya terdapat kriteria bagaimana hasil data dari suatu metode dipilih untuk digunakan dalam penelitian. Berikut adalah kriteria yang akan digunakan di dalam setiap metode perhitungan yang ada dalam penelitian. Untuk menentukan permintaan maka digunakan metode peramalan, di dalam metode peramalan terdapat 5 metode, di dalam setiap metode memiliki angka yang berbeda-beda. Maka diambil angka error yang terkecil untuk dijadikan sebagai hasil permintaan yang akan datang. Hasil-hasil permintaan tersebut itulah yang dimasukkan ke dalam permintaan tiap daerah tujuan. Untuk menentukan biaya total transportasi maka digunakan metode transportasi, di dalam metode transportasi terdapat 5 metode, maka dalam aplikasinya dikarenakan untuk efisiensi maka dicari biaya yang terkecil dari semua metode yang diterapkan