BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai tujuan, yang menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang yang tergabung didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal keuangan, personalia, komunikasi, perbekalan, dan berbagai peristiwa yang terjadi dalam rangka penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional organisasi atau perusahaan. Arsip merupakan rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus selalu dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap, dan efisien. (Kustinawati, 2009:1) Setiap instansi selalu berkaitan/menyangkut unit kerja lainnya. Tidak ada suatu instansi itu mempunyai kegiatan yang hanya berkaitan dengan satu kegiatan saja, maka unit kearsipan harus pula sadar tentang pentingnya kerja sama denga unit kerja lainnya. Prinsip dan dasar-dasar pemikiran ini sangat penting untuk diterapkan, sebab ini akan lebih menjamin pelaksanaan tugas kearsipan dengan lebih efektif. Dan disadari pula, bahwa organisasi yang modern selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga akibatnya unit kearsipan harus dinamis dan berkembang sesuai perkembangan organisasi modern tersebut, kalau kedudukan unit kearsipan terlalu
rendah, maka unit kearsipan akan tertinggal dan tetap akan diremehkan fungsinya pada hari ini, hari esok, dan masa depan. (Abubakar, 2000:2) Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Hs, 2010:4) Arsip memiliki kegunaan (manfaat) tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian (dokumenter). Karena mempunyai kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis. Artinya di dalam melakukan penyimpanan arsip, orang atau petugas arsip perlu menggunakan alat tertentu seperti map (folder, stopmap, ordner), sekat, almari atau peti arsip, ruangan yang dapat menjamin keamanan, selain di dalam menyimpan arsip harus memperhatikan prosedur, metode, klasifikasi, dan urutan tertentu di dalam meletakkannya. Apabila penyimpanan arsip dapat senantiasa disediakan kembali dengan cepat sewaktu-waktu diperlukan. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip
mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi khususnya di bagian Kemahasiswaan juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik. Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana penataan sistem arsip yang baik pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut Bagaimana Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi.
2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : a. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi untuk memperbaiki sistem kearsipan di masa yang akan datang. b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian. D. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada bulan Februari sampai Maret 2012 pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Februari 2012 Maret 2012 NO 1 Persiapan KEGIATAN FEBRUARI MARET MINGGU KE MINGGU KE 1 2 3-4 1 2-3 4 2 Pengumpulan Data Penelitian di bagian 3 Kemahasiswaan 4 Penulisan laporan Konsultasi dan 5 penulisan laporan 6 Penyelesaian laporan Sumber : Penulis (2012)
E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi. BAB III. PEMBAHASAN Bab ini menguraikan pengertian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan, alatalat yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran yang diajukan.