SISTEM INFORMASI APOTEK FARAH FARMA DI TEMPEL SLEMAN Naskah Publikasi diajukan oleh Yulianto 11.22.1344 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM 2012
INFORMATION SYSTEMS FARAH FARMA PHARMACY IN TEMPEL SLEMAN SISTEM INFORMASI APOTEK FARAH FARMA SDI TEMPEL SLEMAN Yulianto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM ABSTRACT Information system makes it easy for its users. As the rapid development of technology, should be utilized optimally for the company's progress. In this essay I will make the information system Farah Farma pharmacy in Tempel, Sleman, Yogyakarta. The goal is to assist the manager of a pharmacy in processing their data. With the new system is expected to be processed more quickly information that can help in decision support. Computer-based information system was created using Microsoft Visual Basic 6.0 software as a programming language and Microsoft SQL Server 2000 as database. Pharmacy information systems can serve as one way to improve services to buyers and also improve the competitiveness of enterprises. Keyword: Information Systems, Pharmacy Information Systems
1. Pendahuluan Ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini berkembang dengan sangat pesat. Hal ini membuat tingkat persaingan di dunia usaha menjadi semakin ketat. Untuk meningkatkan daya saing perusahaan memerlukan suatu sistem yang mampu memberikan informasi secara cepat, tepat, akurat, mudah dan handal. Sistem terkomputerisasi merupakan salah satu solusi yang cukup efektif dan efisien untuk memecahkan masalah tersebut. Komputer memiliki keunggulan yang nyata untuk mempercepat pengolahan data, baik dalam skala besar maupun skala kecil. Dengan sistem komputerisasi bisa menghasilkan sebuah informasi yang lebih baik dan berkualitas sehingga dapat memberi manfaat yang besar bagi pemakai Apotek merupakan suatu badan usaha yang mudah kita jumpai, akan tetapi belum banyak apotek yang menggunakan komputer sebagai alat untuk mengelola data-data mereka. Sebagian besar para pemilik apotek masih menggunakan sistem manual, dimana data-data disimpan dalam bentuk buku. Hal ini menyebabkan kurang tercapaianya efisiensi kerja dan hasil laporan yang dikerjakan sering tidak akurat. Pengelola apotek sering mengalami kesulitan untuk mengetahui dengan pasti kondisi barang ataupun keuangan perusahaan karena pencatatan barang masih menggunakan buku yang terpisah-pisah. Permasalahan seperti inilah yang sekarang juga dialami apotek Farah Farma, apotek yang terletak di kecamatan Tempel ini masih menggunakan sistem secara manual dalam mengelola data mereka. Adapun tujuan dari pembuatan sistem ini adalah untuk membangun aplikasi yang mampu menghasilkan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat bagi perusahaan. Sehingga perusahaan bisa mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan untuk meningkatakan daya saing perusahaan. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri-sendiri, tetapi sebaliknya, saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai. 2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sehingga definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan (Kusrini dan Koniyo, 2007). 2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang mampu menyediakan informasi di mana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen. 2.5 Sistem Informasi Apotek Sistem informasi apotek merupakan sebuah sistem informasi yang mengelola dan mengolah data-data apotek dari proses manual ke dalam sistem berbasis komputer
2.6 Analisis Sistem Analisis dapat diartikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dengan maksud untuk mengidentifikasi masalah dan hambatan yang terjadi sehingga diharapkan mampu memberikan solusi terhadap masalah tersebut. Tahap analisis sisem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan suatu tahap yang sangat penting karena kesalahan di tahap ini akan berdampak di tahap selanjutnya. 2.7 Konsep Database Database terdiri dari dua kata, yaitu data dan base. Base merupakan tempat untuk berkumpul, sedangkan data adalah fakta-fakta yang dapat disimpan dan mewakili suatu obyek seperti manusia. Secara umum database dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian yang disimpan dan saling berhubungan satu sama lain. 2.8 Software-Software yang digunakan 2.8.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung pemrograman berorientasi objek. 2.8.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan andalan Microsoft untuk database server. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1 Kebutuhan Fungsional Sistem baru yang dibuat dirancang untuk mempermudah pihak pengelola apotek dalam mengelola dan mengolah data mereka. Sistem ini dibuat dengan berbagai fungsi, antara lain: sistem bisa memasukkan data, menghapus, menyimpan, mengubah dan mencari data yang diinginkan seperti data obat, data pemasok, data karyawan, data pembeli, data penjualan dan data pembelian. Selain itu sistem juga diharapkan mampu memberikan output dsan mencetak laporanlaporan. 3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional 1) Perangkat Keras (Hardware) 2) Perangkat Lunak (Software) 3) Brainware 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan akan memberikan tekanan-tekanan secara garis besar dalam menyusun suatu sistem baru untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. 3.3.1 Analisis Kelayakan Teknologi Untuk merancang sistem yang baru ini dibutuhkan sarana komputer dan perangkat lunak yang sudah beredar luas di pasaran dan harganya pun relatif terjangkau. Pengoperasian komputer tidak terlalu sulit. Dengan sedikit pelatihan orang akan dapat mengoperasikannya dengan baik dan lancar. 3.3.2 Analisis Kelayakan Operasional Sistem dirancang untuk mudah digunakan sehingga tidak memerlukan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. 3.3.3 Analisis Kelayakan Hukum
Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan produk resmi, sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari. 3.3.4 Analisis Kelayakan Ekonomi Agar tidak terjadi pemborosan di dalam pemakaian sumber daya maka harus dilakukan analisis, perhitungan biaya dan manfaat untuk menentukan apakah sistem informasi ini layak atau tidak untuk diterapkan. 3.4 Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam system. 3.5 Pemodelan Proses Untuk dapat membuat tabel yang terkomputerisasi harus lebih dahulu memperjelas perjalanan aliran data, hal tersebut dapat digambarkan dengan membuat DAD (Diagram Aliran Data) atau dalam bahasa Inggris disebut dengan DFD (Data Flow Diagram). 3.6 Rancangan Database Database berfungsi untuk menyimpan data-data, sebab data-data dapat di update setiap saat, dan juga data harus dikelompokan sesuai fungsinya masing-masing. Untuk itu, dalam membangun sistem informasi apotek, dibuat rancangan database agar setiap tabel memiliki fungsi dan tujuan masing-masing dengan jelas. 3.7 Rancangan User Interface Setelah perancangan database di buat, langkah selanjutnya adalah membuat rancangan atau sketsa setiap halaman form 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Database Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database sistem ini, penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 4.2 Pembuatan Program Program dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. sebagai media pemanggilan dan juga mempermudah user dalam mengakses sistem, dibuatkan satu program utama yaitu berupa form utama. Form utama merupakan halaman yang berada paling depan ada saat program dijalankan. Form utama biasanya digunakan untuk mengontrol semua modul atau bagian program yang ada di dalam sistem yang dibuat. 4.3 Pengetesan Sistem 4.3.1 Uji Coba White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode proram yang ada, dan menganalsis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan maka baris-basris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki kemudian di compile ulang.4.3.2 Uji Coba Black Box Testing black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan atau belum. Jika ada unit yang tidak sesuai dengan outpunya maka untuk menyelesaikannnya diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu white box testing. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. 4.4 Pemeliharaan Pemeliharaan sistem informasi adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga, menanggulangi, mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang ada agar dalam penggunaannya dapat bekerja secara optimal.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian penjelasan dan pembahasan pada keseluruhan bab pada skripsi Sistem Informasi Apotek Farah Farma di Tempel Sleman Yogyakarta maka dapat ditarik kesimpulan : Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru ini informasi yang dihasilkan lebih cepat diterima oleh user sehingga membantu user dalam pengambilan keputusan. Selain itu informasi juga lebih tepat karena informasi yang disampaikan mempunyai keterkaitan dengan masalah yang dialami oleh apotek Farah Farma dan memberikan solusi atas permasalahan trsebut. Informasi menjadi lebih akurat karena meminimalkan kesalahan, memberikan informasi yang lebih detail dan juga tidak menyesatkan. Sistem yang baru ini memberikan penghematan ruang dan biaya. Penghematan ruang karena data-data hanya disimpan dalam satu PC yang tidak terlalu banyak memakan tempat, sementara pada sistem yang lama data-data yang disimpan di buku-buku yang berbeda membuat pegawai kesulitan menaruh buku-buku tersebut. Penghematan biaya diperoleh karena berkurangnya biaya-biaya alat tulis. Sistem yang baru hanya memerlukan media kertas dan tinta printer untuk mencetak laporan-laporan. Sistem ini dalam pengoprasiannya mudah dipahami sehingga tidak diperlukan skill tertentu bagi penggunanya. Dengan pelatihan yang telah diberikan sebelumnya diharapkan pegawai akan terbiasa dan akan menambah skill mereka. 5.2 Saran Penulis menyadari dalam pembuatan sistem ini masih terdapat bnyak kekurangan yang dapat diperbaiki maupun dilengkapi oleh pengembang selanjutnya. Maka penulis menyarankan kepada apotek Farah Farma dan semua pihak yang terlibat di dalamnya supaya dapat memperbaiki dan memperhatikan hal-hal seperti: Perlu pemeliharaan sistem secara rutin dan berkala, agar tidak terjadi kemungkinankemungkinan yang tidak diinginkan seperti virus-virus yang bisa merusak program. Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi dengan interface yang lebih baik dan menarik. Sebuah software yang baik hendaknya selalu diperbaharui secara teratur, sehingga tidak ketinggalan dengan teknologi yang berkembang. Keamanan aplikasi harus terjamin, sehingga isinya dapat dipertanggungjawabkan. Pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia dalam mengenal dan memanfaatkan teknologi perlu ditingkatkan. Daftar Pustaka Fatta Hanif Al. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini dan Koniyo Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset Nugroho Bunafit dan Indriyanna Indah. 2007. Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Gava Media Sunyoto Andi. 2001. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset