BAB I ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN DAN PERSEDIAAN 4.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan Studi Kasus pada PT Bahana Nusa Lubrindo Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT Bahana Nusa Lubrindo adalah sistem penjualan dengan tunai dan sistem penjualan kredit. Transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan sebagian besar adalah penjualan kredit. Pada dasarnya tidak semua yang mengajukan kredit dapat disetujui oleh perusahaan. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, maka setiap persetujuan kredit harus selalu didahului dengan pemeriksaan dan analisa secara seksama, apakah permohonan kredit layak diberikan atau tidak oleh bagian kredit. Kegiatan penjualan PT Bahana Nusa Lubrindo dimulai dengan pemesanan dari distributor yang berada di beberapa wilayah dengan mengirimkan purchase order (PO) kepada bagian Sales Admnistration melalui media fax atau email, yang selanjutnya diserahkan ke Sales Supervisor untuk dianalisis sehubungan dengan piutang, apakah masih bisa diberikan order atau tidak. 50
PO yang telah disetujui tersebut diteruskan kepada bagian Sales Administration. Bagian penjualan terlebih dahulu memeriksa stok dari kartu stok apabila barang yang dipesan mencukupi maka bagian penjualan menerima dan memproses permintaan pelanggan. Berdasarkan PO tersebut bagan penjualan mencatat pemesanan kedalam Agip Information System pada confirmation sales order (CSO) yang selanjutnya CSO tersebut di fax kembali kepada distributor untuk ditandatangani yang berarti menyetujui semua yang tercatat dalam cso tersebut dan telah disetujui kedua belah pihak. Berdasarkan cso tersebut, bagian finance membuat dispatch note untuk selanjutnya diteruskan ke bagian gudang sebagai dokumen sumber pengeluaran barang. Pada dispatch note tidak tercantum harga barang. DN dan CSO rangkap satu diberikan kepada bagian accounting. Sedangkan PO dan CSO rangkap dua dikembalikan kepada bagian sales administration untuk di arsipkan. Bagian gudang menerima dispatch note lalu membuat delivery note yang berisi spesifikasi barang yang dipesan sebanyak 3 rangkap (warna putih, hijau dan kuning) dimana untuk formulir yang berwarna hijau dberikan kepada customer saat pengambilan barang digudang atau pada saat pengiriman barang, sedangkan formulir yang berwarna putih di arsipkan oleh bagian sales administration dan formulir yang berwarna kuning diarsipkan oleh gudang 51
Setelah delivery note diposting oleh bagian gudang maka sistem akan menghuubungkannya ke bagian accounting untuk selanjutnya di buatkan invoice dan faktur pajaknya sesuai dengan tanggal pengambilan / pengiriman barang. Prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan, jika transaksi dilakukan secara tunai, nota penjualan rangkap pertama dan kedua akan langsung diberikan kepada pelanggan pada saat penerimaan pembayaran penjualan tersebut. Sedangkan untuk transaksi yang dilakukan secara kredit, nota penjualan rangkap pertama akan diarsipkan sementara oleh bagian administrasi sampai pelunasan piutang pelanggan. Sesuai dengan kebijakan perusahaan, seluruh piutang pelanggan akan jatuh tempo dalam waktu satu bulan. Setiap akhir minggu, bagian administrasi akan mengecek dan membuat daftar piutang pelanggan yang akan jatuh tempo. Daftar piutang tersebut dibuat sebanyak empat rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut: Daftar piutang rangkap pertama diberikan kepada bagian akutansi. Daftar piutang rangkap kedua diberikan kepada bagian keuangan. Daftar piutang rangkap ketiga diberikan kepada bagian staf penjualan. Daftar piutang rangkap keempat diberikan kepada bagian administrasi. Bagian penagihan akan dilakukan oleh staf penjualan (sales) melalui telepon ataupun secara langsung bertemu dengan pelanggan (khusus pelanggan jakarta). Penagihan dilakukan sesuai dengan tanggal jatuh tempo masing-masing pelanggan. Berdasarkan daftar piutang tersebut, bagian administrasi akan memberikan nota 52
penjualan rangkap pertama untuk semua pelanggan yang piutangnya telah jatuh tempo kepada staf penjualan. Pembayaran dapat dilakukan via transfer atau melalui cek maupun dengan uang tunai. Setelah menerima pembayaran, maka staf penjualan (sales) akan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama kepada pelanggan bersangkutan. Bagian kasir akan menerima uang tunai atau bukti transfer yang diterima beserta bukti pembayaran akan diberikan pada bagian keuangan. Selanjutnya bagian keuangan akan melakukan pengecekan kesesuaian saldo antara penerimaan uang tunai ataupun bukti transfer, bukti pembayaran dan daftar piutang yang ada. Untuk penerimaan dalam bentuk bukti transfer, bagian keuangan akan mengecek kesesuaian saldo yang diterima dengan penambahan saldo dalam rekening bank yang dikirim pelanggan. Apabila uang tunai dan bukti transfer yang diterima telah sesuai, maka bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran sebanyak tiga rangkap dimana rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan, rangkap kedua akan diberikan kepada bagian akutansi dan rangkap ketiga akan diarsipkan oleh bagian keuangan. Bukti pembayaran ini berfungsi sebagai bukti bahwa perusahaan telah menerima pelunasan piutang pelanggan dari staf penjualan (sales) yang melakukan penagihan. Uang tunai yang diterima dari staf penjualan (sales) akan disetorkan ke Bank. Bagian keuangan akan mencatat penerimaan uang tunai yang disetorkan ke Bank. Bukti penerimaan bank akan dibuat dalam dua rangkap, dimana rangkap pertama akan diserahkan kepada bagian akutansi dan rangkap kedua akan diarsipkan oleh bagian 53
keuangan. Bukti penerimaan bank ini berfungsi untuk memindahkan jumlah kas ditangan ke kas dalam bank perusahaan. Bagian akuntansi menyiapkan laporan yang dibutuhkan manajemen, setiap akhir periode, akan dibuat beberapa laporan yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan pengelolaan persediaan yang dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan dan kebijakan bulan mendatang. Laporan yang dihasilkan yaitu laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan penerimaan pembayaran, laporan penerimaan bank, review limit kredit, daftar cso pending, jurnal, dan laporan persediaan stock produk. 4.2 Prosedur Retur Penjualan PT Bahana Nusa Lubrindo Retur penjualan pada PT Bahana Nusa Lubrindo hanya dapat dilakukan selama kerusakan yang terjadi disebabkan bukan karena kelalaian pelanggan. Pelanggan yang ingin melakukan retur penjualan, akan menginformasikan produk yang akan diretur beserta nomor surat jalan serta nomor nota penjualan produk tersebut kepada bagian administrasi. Informasi tersebut dapat disampaikan secara lisan maupun melalui fax ke perusahaan dan akan dicatat oleh bagian administrasi. Bagian administrasi yang menerima informasi tersebut, akan menyerahkan catatan retur tersebut kepada bagian gudang dengan tujuan agar bagian gudang menerima produk yang diretur oleh pelanggan yang bersangkutan. Bagian gudang akan mengecek kesesuaian antara produk yang diretur dan catatan yang diterimanya. 54
Apabila sesuai, maka akan membuat surat retur sebanyak tiga rangkap. Selanjutnya bagian gudang akan meminta pelanggan untuk menandatangani surat retur tersebut, sebagai bukti bahwa telah dilakukannya pengembalian produk. Surat retur rangkap pertama akan diberikan kepada bagian administrasi untuk dijadikan dasar dalam pembuatan memo kredit dan nantinya akan diserahkan kepada bagian akutansi bersamaan dengan memo kredit yang dibuat. Surat retur rangkap kedua akan diberikan kepada pelanggan dan surat retur rangkap ketiga akan diarsipkan oleh bagian gudang. Retur hanya dapat diterima paling lama sepuluh hari setelah produk diterima oleh pelanggan. Berdasarkan surat retur rangkap pertama yang diterima dari bagian gudang, bagian administrasi akan membuat memo kredit sebanyak tiga rangap sebagai bukti bahwa telah diterimanya retur dari pelanggan. Surat retur rangkap kedua dan memo kredit rangkap kedua akan dikirimkan kepada pelanggan. Memo kredit rangkap pertama akan diberikan pada bagian akutansi dan memo kredit rangkap ketiga akan diarsipkan oleh bagian administrasi. 4.3 Proses Perhitungan Pesediaan Sistem persediaan gudang pada PT Bahana Nusa Lubrindo masih menggunakan sistem yang manual dimana setiap ada purchase order dari customer bagian sales admnistrasi mencatat setiap penjualan pada kartu stok dan setiap 55
minggunya membuat laporan ke kepala gudang dan menyamakan laporan stok dengan kepala gudang. PT BAHANA NUSA LUBRINDO PENJUALAN PERSEDIAAN MULAI TDK YA MENERI MA ORDER DARI PELANGG AN MULAI ORDER BARANG DARI PABRIK MENGINPUT SURAT PESANAN N PENGOLAHAN DATA PENCATA TAN BARANG MASUK DAN KELUAR DN DELIERY NOTE INOICE MENYIAP KAN BARANG N 56
Bagan Alir Prosedur Penjualan dan Prosedur Pencatatan Persediaan Mulai 2 3 4 MULAI Laporan Piutang Dagang Menerim a Orderan Pemeriksaan Status Piutang Tdk Sales Confirm 2 Dispatch Note Delivery Note ORDER BARANG DARI PABRIK Lap. Penjualan Ya Input Surat Pesanan Input Dispatch Note Delivery Note 1 2 3 Invoice 1 2 PENCATA TAN BARANG MASUK DAN KELUAR Lap. Persediaan Barang (Stok) Pengolahan Data Pengolahan Data 4 Ke Pelanggan Sales Confirm 1 Dispatch Note 1 2 2 3 2 Ke Pelanggan 3 Pelaporan Usulan Bagan Alir Prosedur Penjualan dan Prosedur Pencatatan Persediaan 57
Analisis Berdasarkan pengamatan di PT Bahana Nusa Lubrindo, ditemukan permasalahan, antara lain: 1. Perusahaan mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi dan laporan secara real-time dan lengkap sehingga mengakibatkan kesulitan dalam mengambil keputusan yang tepat. 2. Terdapat ketidak cocokan dokumen stok dengan jumlah fisik produk yang ada digudang sehingga memungkinkan terjadinya selisih atau data stok tidak akurat. 3. Kelemahan data keluaran barang dikarenakan data stok yang tidak akurat menyebabkan terjadinya kekurangan stock dan seringnya produk kosong sehingga menggangu proses penjualan 4. Sistem persediaan gudang pada PT Bahana Nusa Lubrindo masih menggunakan sistem yang manual dimana setiap ada purchase order dari customer bagian sales admnistrasi mencatat setiap penjualan pada kartu stok dan setiap minggunya membuat laporan ke kepala gudang dan menyamakan laporan stok dengan kepala gudang. 58
4.4 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Penjualan tunai dan kredit, Persediaan dan usulan untuk mengatasinya. Sistem informasi penjualan dan Persediaan di PT Bahana Nusa Lubrindo masih menggunakan sistem yang manual dan komputer yang belum terintegrasi menghambat efektifitas dan efisiensi pada kinerja karyawan perusahaan. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi PT Bahana Nusa Lubrindo diusulkan perancangan sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan dengan pendeskripsian sistem. 4.4.1 Tujuan Pengembangan sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo dilakukan dengan tujuan untuk mendukung dan memaksimalkan proses pencatatan dan pengendalian internal atas transaksi-transaksi yang berkaitan dengan siklus penjualan, meliputi prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan yangmencakup penawaran harga kepada pelanggan, pengiriman produk, penerimaan retur, penagihan, penerimaan pembayaran, hinggan pencatatan penyetoran kas ke bank, dan pengelolaan persediaan produk meliputi pengajuan permintaan persediaan produk, penerimaan produk, pengeluaran produk dan penerimaan retur produk di bagian logistik. 59
4.4.2 Penjelasan Sistem Sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan ini dirancang dan dibangun untuk mendukung proses pencatatan transaksi-transaksi rutin perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan produk perusahaan dan pengelolaan persedian produk perusahaan, serta mendukung pengintegrasian data dalam proses pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan dan memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan dalam waktu yang singkat, dan memiliki tingkat keakuratan data yang baik. Sestem ini menggunakan PC (Personal Computer ) berbasis windows dan dengan arsitektur client-server. Client akan dihubungkan dengan server melalui jaringan Lokal Area Network (LAN). Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas berjalan pada perusahaan. Berikut, penjelasan sistem dari sistem informasi penjualan dan persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo, dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1 penjelasan sistem dengan kriteria FACTOR Functionality Mendukung fungionalitas perusahaan dalam menjalankan aktivitas perusahaan terkait dengan kegiatan dalam siklus penjualan yang dimulai dari pendataan pelanggan baru, 60
penawaran harga, hingga pembuatan bukti pembayaran, dan pengelolaan persediaan produk, dimulai dari pengajuan penerimaan produk hingga pengeluaran produk, serta laporanlaporan periodik yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan perusahaan. Application Domain Staf Penjualan, Staf Administrasi, Staf Keuangan, Staf Akuntansi, dan Staf Admin Gudang Conditions Kondisi-kondisi yang harus dipenuhi untuk dapat mengembangkan sistem adalah diperlukannya pemahaman masalah yang sedang dihadapi perusahaan dengan usulan yang dapat mengatasi masalah tersebut sehingga dapat mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan saat ini. Selain itu, diperlukan pula penyesuaian antara hardware dan software yang dimiliki perusahaan dengan sistem yang akan di implementasikan dan juga dibutuhkan pelatihan bagi karyawan yang akan menggunakan sistem ini agar dapat beradaptasi dengan mudah ketika menggunakan sistem ini Technology Teknologi hardware yang diperlukan dalam penggunaan sistem yang baru adalah minimal Sembilan unit PC (Personal Computer) yang dihubungkan menggunakan jaringan LAN 61
(Local Area Network) dan ditambah dengan printer. Software yang dibutuhkan adalah sistem operasi Microsoft Windows, isual Basic.Net 2005 dengan menggunakan database SQL Server 2005 Object User, Pemesanan, Penjualan,Penerimaan Pembayaran, Produk. Responsibility Tanggung jawab secara keseluruhan dari sistem ini adalah berfungsi sebagai alat yang dapat diandalkan, efektif dan efisien dalam mendukung penyediaan informasi mengenai kegiatan yang dilakukan serta untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan. 4.4.2.1 Aplikasi Domain Sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan yang diusulkan untuk PT Bahana Nusa Lubrindo akan mendukung proses bisnis perusahaan dan tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan perusahaan yang meliputi staf penjualan, staf administrasi, staf admin gudang dan staf keuangan (Finance) dan staf akutansi (accounting). Tugas-tugas utama applikasi domain adalah melakukan pencatatan yang berhubungan dengan prosedur siklus penjualan dan persediaan produk perusahaan. Pencatatan yang berhubungan dengan prosedur siklus penjualan, dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan yang mencakup penawaran harga kepada 62
pelanggan, pengiriman produk, penerimaan retur, penerimaan pembayaran hingga penyetoran kas ke bank. Sedangkan pencatatan yang berhubungan dengan prosedur persediaan produk dimulai dari permintaan produk, penerimaan produk, pengeluaran produk, dan penerimaan retur produk. Selain itu sistem harus mendukung pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. 4.4.2.2 Tabel Aktor Terdapat lima aktor yang akan menggunakan sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan ini, yaitu staf penjualan, staf administrasi, staf keuangan, staf akutansi, staf admin gudang. Tabel 4.2 berikut merupakan tabel aktor yang menunjukkan hubungan aktor dengan use case aplikasi pada sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan PT Bahana Nusa Lubrindo. Tabel 4.2 tabel aktor sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan PT Bahana Nusa Lubrindo. Staf Use case Aktor Staf Penjua lan Adminis trasi Staf Akutan si Staf Keuangan Staf Admin Gudang Mendata pelanggan 63
Mendata Produk Mendata Jenis Mendata Merk Mendata Ekspedisi Mendata Bank Mendata Rekening Bank Membuat SPH(Surat Penawaran Harga) Membuat Sales Order Membuat Surat Jalan Membuat Nota Penjualan Membuat Faktur Pajak Standard Membuat Surat retur Membuat Memo Kredit Membuat Bukti Pembayaran 64
Membuat Bukti Penerimaan Bank Membuat SPP(Surat Permintaan Produk) Membuat BPP(Bukti Penerimaan Produk) Menilai Limit Kredit Pelanggan Membuat LPP(Laporan Persediaan Produk) Membuat Daftar Piutang Membuat Daftar SO Pending Membuat Laporan Penjualan Membuat Laporan Retur Penjualan Membuat Laporan Usia Piutang Membuat Review Limit Kredit Membuat Laporan Penerimaan Bank Membuat Jurnal 65
4.4.2.4 Tampilan Pengguna Sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan PT Bahana Nusa Lubrindo yang diusulkan memiliki rancangan atau user interface dengan menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang umum agar user dapat dengan mudah menggunakan sistem ini. 4.4.2.5 Dialogue Style Setiap tampilan pengguna (User Interface) akan memiliki sejumlah windows yang akan digunakan untuk mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan transaksi yang berkaitan dengan upaya memperoleh penjualan dan pencatatan transaksi berkaitan dengan persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo. Selain itu, sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak yang terkait dalam upaya untuk mendukung pengambilan keputusan bagi manajemen perusahaan. Tabel 4.4 berikut ini menunjukkan usulan overview dari windows user interface yang terdapat dalam sistem yang dirancang. Tabel 4.4 Daftar windows user interface Windows Printouts 66
Login Menu Utama File Ganti Password Logout Exit Master Pelanggan Ekspedisi Stock Produk Jenis Merk Bank Rekening Bank Transaksi Surat Penawaran Harga Sales Order Surat Jalan Nota Penjualan Faktur Pajak Standard Surat Penawaran Harga Sales Order Surat Jalan Nota Penjualan Faktur Pajak Standard Surat Retur 67
Surat Retur Memo Kredit Bukti Pembayaran Bukti Penerimaan Bank Surat Permintaan Produk Bukti Penerimaan Produk Penilaian Limit Kredit Pelanggan Laporan Daftar SO Pending Laporan Penjualan Laporan Retur Penjualan Daftar Piutang yang akan jatuh tempo Laporan Usia Piutang Laporan Penerimaan Pembayaran Laporan Penerimaan Bank Review Limit Kredit Jurnal Laporan Persediaan Produk Memo Kredit Bukti Pembayaran Bukti Penerimaan Bank Surat Permintaan Produk Bukti Penerimaan Produk Penilaian Limit Kredit Pelanggan (Hasil) Daftar SO Pending Laporan Penjualan Secara Umum Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan Laporan Penjualan Berdasarkan Produk Laporan Penjualan Berdasarkan Staf Penjualan Laporan Retur Penjualan Secara Umum Laporan Retur Berdasarkan Pelanggan Laporan Retur Berdasarkan 68
Produk Daftar Piutang yang akan jatuh tempo Laporan Usia Piutang Secara Umum Laporan Usia Piutang Berdasarkan Pelanggan Laporan Penerimaan Pembayaran Secara Umum Laporan Penerimaan Pembayaran Berdasarkan Pelanggan Laporan Penerimaan Bank Secara Umum Laporan Penerimaan Bank Berdasarkan Bank Review Limit Kredit Secara Umum Review Limit Kredit Berdasarkan Pelanggan Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas 69
Laporan Persediaan Produk secara umum Laporan Persediaan Produk Berdasarkan Nama Produk Laporan Persediaan Produk Berdasarkan Jenis Produk 4.4.2.6 Design Document 4.4.2.6.1 The Task Berikut ini akan menjelaskan deskripsi serta quality goals dari perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo, dimulai dengan purpose, corrections to the analysis, dan quality goals. 4.4.2.6.2 Purpose Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo adalah untuk membuat sebuah sistem yang mendukung dan mempermudah pencatatan dan pengendalian internal atas transaksi-transaksi perusahaan berkaitan dengan siklus penjualan dan persediaan produk jadi perusahaan, dimulai dari proses pembuatan surat penawaran harga, proses penerimaan pesanan, proses pengeluaran dan pengiriman produk, proses pembuatan nota penjualan, proses penagihan 70
piutang, pencatatan retur pelanggan, penerimaan pembayaran, penyetoran kas ke Bank, pengajuan permintaan produksi produk jadi, penerimaan produk jadi perusahaan dan pengeluaran produk jadi perusahaan. Dengan demikian, pengolahan data informasi menjadi lebih cepat sehingga informasi dapat dicetak dalam bentuk laporan ketika dibutuhkan. 4.4.2.6.3 Correction To The Analysis Dalam tahap perancangan sistem ini diperlukan beberapa perbaikan dari hasil analisis yang telah dibuat sebelumnya. Perbaikan dilakukan dengan melakukan usulan pengembangan dengan membuat sistem yang baru. Perancangan sistem baru ini dibuat dengan meninjau kembali atribut, operation dan hubungan asosiasi pada sistem yang lama. Sistem baru yang dihasilkan adalah sistem yang terintegrasi mengenai semua proses penjualan dan arus stok produk. 4.4.2.6.4 Quality Goals Penentuan kriteria pada Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo yang dirancang ini, ditekankan pada kriteria usable, correct dan comprehensible. Sistem yang Usable sangat diperlukan agar sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga dengan diimplementasikannya sistem ini, maka perusahaan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang sedang dihadapi saat ini. Kriteria Correct juga sangat diperlukan agar sistem yang dirancang menghasilkan data-data transaksi lebih akurat sesuai dengan kebutuhan dalam mendukung bisnis perusahaan. Serta kriteria Comprehensible sangat diperlukan karena sistem yang dibangun ini harus mudah 71
dipahami oleh para pengguna, sehingga para pengguna cukup mendapatkan pelatihan yang singkat untuk dapat beradaptasi dalam penggunaan sistem ini. Kriteria lainnya seperti Secure diperlukan untuk menjaga keamanan data perusaahn agar tidak ada lagi bagian yang dapat mengakses informasi yang bukan merupakan wewenang dari bagian tersebut. Kriteria Efficient penting dikarenakan sistem digunakan untuk mencatat transaksi rutin sehingga harus bekerja cepat dalam memproses transaksi tersebut. Kriteria Reliable penting, agar sistem yang dibangun dapat diandalkan dalam segi eksekusi fungsi-fungsi yang terdapat didalam sistem, sehingga para pengguna tidak mengalami kendala teknis ketika menggunakan sistem. Kriteria Flexiable penting karena apabila perusahaan ingin menambahkan modul baru dalam sistem ini, maka diharapkan tidak memerlukan biaya yang besar dalam menambahkan modul yang baru sehingga penting bagi sistem yang dibangun ini untuk mudah dalam mengembangkan sistem selanjutnya. Kriteria Reusable diperlukan untuk memungkinkan subsistem dari sistem informasi yang dikembangkan dapat digunakan pada sistem yang lain. Kriteria Testable dianggap dapat otomatis terpenuhi karena telah didukung dengan kriteria usable, correct, dan comprehensible yang diletakkan pada prioritas paling penting ( very important ). Kriteria Interoperable diperlukan agar sistem yang telah dibangun dapt dihubungkan dengan sistem lainnya yang berhubungan dengan kegiatan bisnis pada perusahaan. Kriteria Maintable mendapatkan prioritas yang lebih rendah dalam perancangan sistem ini, sedangkan kriteria Portable dianggap kurang relevan dengan sistem yang dikembangkan perusahaan. 72
Tabel 4.5 Kriteria Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan dan Persediaan PT Bahana Nusa Lubrindo Criteria ery Important Less Irrelevant Easy Important Important Fulfilled Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintanable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable 4.4.2.6.5 Technical Platform Berikut ini akan dideskripsikan Equipment, System Software, dan System Interfaces pada perancangan aplikasi sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo 4.4.2.6.5.1 Equipment 73
Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan Pada PT Bahana Nusa Lubrindo ini dirancang dengan menggunakan arsitektur client server. Setiap client akan terhubung dengan server dengan jaringan local (LAN), client sendiri akan menggunakan platform PC (Personal Computer). Berikut adalah tabel spesifikasi piranti yang dibutuhkan: Tabel 4.6 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo Spesification Client Server Processor Intel Pentium Dual Core E2140 Intel Core 2 Duo E6300 Motherboard ASUS P5D2-M SE ASUS P5D2-M SE Memory DDR2 1GB DDR2 2GB Hard Disk Drive 80GB HDD SATA 7200 RPM 200GB HDD SATA 7200 RPM CD-ROM DD/CD RW Combo 16x DD-ROM SATA Monitor 15 Samsung - Keyboard Logitec - Mouse Logitec - Sound Card On-Board On-Board Graphic Card On-Board (Max 128 MB) On-Board (Max128 MB) NIC 100 Mbps 1000Mbps Printer Epson Stylus C45& Dot Matrix - 74
Operating System Microsoft Windows XP SP2 Microsoft Windows 200 Advanced Server Gambar 4.33 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo 4.4.2.6.5.2 System Software 75
Perancangan Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo akan menggunakan isual Studio 2005 dengan bahasa pemrograman B.Net dan menggunakan Microsoft SQL Server 2005 sebagai database engine-nya. 4.4.2.6.5.3 Sistem Interface Sistem ini juga membutuhkan printer yang dapat mencetak berbagai dokumen serta laporan, dimana setiap Client akan memiliki satu buah printer. Oleh karena itu, sistem ini harus memiliki interface untuk berhubungan dengan printer sehingga printer dapat digunakan oleh para client 4.5 Recommendations 4.5.1 The System Usefulness Perancangan dari sistem informasi akutansi siklus penjualan dan persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo akan memenuhi kriteria yang paling penting dengan catatan sebagai berikut: Tabel 4.7 Kriteria Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo Criteria Usable System Usefulness Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga tingkat kegunaan menjadi sangat tinggi pada saat diimplementasikan. Kriteria ini dievaluasi melalui pengetetesan versi pertama yang dilakukan untuk menguji user dalam pemakaian user interface yang ada 76
Secure Sistem yang dirancang dapat menjamin keamanan untuk mencegah orangorang yang tidak memiliki otorisasi untuk melakukan pengambilan data yang telah disimpan. Efficient Dengan adanya sistem ini, proses bisnis perusahaan dalam kaitannya dengan siklus penjualan dan persediaan pada perusahaan menjadi lebih efisien baik dari segi pencatatan maupun pengendaliannya. Correct Sistem yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan user dan harus mampu menjalankan fungsi utamanya untuk meminimalisir permasalahan dan mendukung kebutuhan perusahaan dalam kaitannya dengan siklus penjualan dan persediaan sehingga menghasilkan informasi yang akurat. Reliable Sistem yang dirancang harus dapat menghasilkan informasi yang lebih akurat dan lebih cepat, sehingga dapat lebih diandalkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, keakuratan dari eksekusi fungsi sistem ini dalam menghasilkan informasi akurat dapat diketahui setelah sistem ini diimplementasikan dan diadakan evaluasi penilaian kinerja. Flexible Evaluasi kriteria ini ditunjukkan agar sistem mudah untuk dilakukan perubahan, sehingga dapat disesuaikan bila ada perubahan dimasa mendatang. Comprehensible Sistem yang dirancang mudah untuk dimengerti dan dapat dengan mudah digunakan oleh user yang memiliki hak akses. Reusable Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk merancang sistem informasi lainnya. Interoperable Sistem yang dirancang dapat dihubungkan dengan sistem lainnya yang 77
terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan. 4.5.2 Plan for Initiating Use Sebelum digunakan sistem harus di-install terlebih dahulu dan dilakukan pengaturan dalam spesifikasinya untuk dapat dijalankan. Kemudian user akan diberikan buku penduang dan pelatihan mengenai cara pengaplikasian sistem tersebut baik dalam bentuk softcopy maupun dalam bentuk Hands-out. User akan diberikan pelatihan untuk penggunaan sistem, sehingga nantinya user mengerti dan memahami cara penggunaan sistem dan akhirnya user dapat mendukung penerapan sistem tersebut dan dapat menggunakan sistem tersebut dengan baik. Selanjutnya sistem akan di tes apakah sudah sesuai dengan kebutuhan user. 4.5.3 Implementasi Plan Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan pada PT Bahana Nusa Lubrindo akan dikonversikan dengan metode paralel. Dimana implementasi diterapkan bersamaan dengan proses manual yang tetap digunakan. Hal ini dilakukan sebagai usaha untuk mengurangi tingkat resiko yang mungkin terjadi saan proses peralihan dari manual ke sistem. Tabel 4.8 durasi kegiatan dalam Implementation Plan No Kegiatan Durasi (Minggu) 1 Coding 5 2 Testing 3 78
3 Pengadaan Hardware 1 4 Pengadaan Software 1 5 Pengadaan Network 1 6 Trainning 1 7 Implementasi 6 Tabel 4.9 Gant Chart Rencana Implementasi Sistem Informasi Akutansi Siklus Penjualan dan Persediaan Pada PT Bahana Nusa Lubrindo No Kegiatan Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 Coding 2 Testing 3 Pengadaan Hardware 4 Pengadaan Software 5 Pengadaan Network 6 Trainning 7 Implementasi 79