BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Sistem Organisasi Sistem organisasi memegang peranan cukup penting dalam sebuah proyek. Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya terdapat sistem organisasi yang baik. Sistem tersebut merupakan pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur tahap tahap pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai sasaran. Sedangkan organisasi proyek merupakan suatu sistem yang melibatkan banyak pihak yang bekerja sama dalam melaksanakan serangkaian kegiatan. Oleh karena itu unsur unsur yang terlibat dalam pengelolaan harus saling bekerja sama dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap tugas, kewajiban serta wewenang yang telah diberikan sesuai bidang dan keahlian masing-masing. Proyek biasanya bersifat lintas fungsi organisasi sehingga membutuhkan bermacam keahlian dan berbagai profesi. Keuntungan dari adanya organisasi dalam suatu proyek adalah : Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang. Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian. Meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan yang tersedia secara maksimal. Alur koordinasi menjadi lebih tepat dan jelas. Memiliki batasan batasan dalam scoope pekerjaan. III-1
Struktur Organisasi Manajemen Proyek Gambar 3.1 Struktur Organisasi Manajemen Proyek III-2
Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Pembangunan Wisma Kartika Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pelaksanaan Proyek III-3
3.2 Manajemen Proyek Proyek adalah aktivitas sementara dan personil, material serta sarana untuk mewujudkan sasaran-sasaran (proyek dalam kurun waktu tertentu yang kemudian berakhir. Tahapan dalam suatu proyek adalah survey (survey), inivestigation (investigasion), konstruksi (construction), operasi (operation), pemeliharaan (maintenance). Manajemen yang baik diperlukan agar proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Pelaksanaan proyek harus diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan, pembangunan fisik, sampai dengan pemeliharaan. Proyek memiliki karakteristik tertentu yaitu: Unik. Pada dasarnya tidak ada proyek yang benar-benar sama, karena dipengaruhi oleh berbagai macam faktor (tujuannya, lokasi proyek, prasarana yang tersedia, teknologi yang digunakan serta waktu penyelenggaraan). Tidak berulang. Kegiatan penyelenggaraan proyek adalah kegiatan yang sekali selesai dan bersifat spesifik, dengan demikian pengalaman yang diperoleh tidak selalu dapat digunakan sepenuhnya pada proyek yang lainnya meskipun proyek tersebut sejenis. Kendala - kendala yang kuat Kendala yang ada proyek antara lain keterbatasan biaya, kualitas yang diharapkan selalu baik dan dapat dipertanggung jawabkan secara teknis, serta terbatasnya waktu pelaksanaan, sehingga sulit dicapai ketiga kendala tersebut dalam pelaksanaan proyek. III-4
3.2.1 Sistem Tender Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Wisma Kartika, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : Pelelangan umum, pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan penawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. Pelelangan terbatas, pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. Penunjukkan langsung, merupakan pelelangan dengan system penunjukkan langsung oleh rekanan owner. Dimana penunjukkan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. 3.2.2 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja (gunning). Tahap ini III-5
merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsum. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Pada Proyek Pembangunan Wisma Kartika menggunakan jenis kontrak Unit Price yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah ditentukan. Pembayaran yang dilakukan oleh Owner kepada kontraktor bertahap setiap 5% dari harga pekerjaan atau nilai kontrak pada saat prestasi pekerjaan mencapai 5% dan kelipatannya serta dikurangi retensi 5% dari prestasi pekerjaan. 3.2.3 Pihak pihak yang terkait Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan proyek meliputi pemberi tugas / pemilik proyek (Owner), konsultan perencana, kontraktor utama dan konsultan pengawas. Keempat unsur pengelola proyek tersebut mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya. Hubungan kerja dalam Proyek Pembangunan Wisma Kartika adalah sebagai berikut : Pemilik proyek Kontraktor utama Konsultan Arsitektur Konsultan Struktur Manajemen Konstruksi : Yayasan Kartika Eka Paksi : PT. Hutama Karya : F Architect Studio : PT. Anugrah Multi Cipta Karya : PT. Yaika Gema Utama III-6
a. Pemberi Tugas / Pemilik Proyek (Owner) Pemberi tugas / pemilik proyek (Owner) adalah seseorang atau badan hukum atau instansi yang memiliki proyek dan menyediakan dana untuk merealisasikannya. Antara pemilik proyek (Owner) dengan kontraktor, kontraktor berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai kontraknya dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan pada waktu penyerahan pekerjaan. Sedangkan owner membayar biaya pelaksanaan kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak. Kontrak yang digunakan dalam proyek ini adalah kontrak Unit Price. Pemilik proyek mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : Menyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan proyek dan mengendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan. Mengadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas dan kewajiban sesuai prosedur. Menunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan proyek tersebut. Menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat perintah kerja. Menetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan. Mengeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor Menerima hasil pekerjaan dari pelaksanaan proyek atau kontraktor. III-7
b. Kontraktor Kontraktor adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak (rencana kerja dan syarat - syarat serta gambar - gambar kerja) dengan biaya yang telah disepakati. Antara kontraktor dengan sub kontraktor, kontraktor sebagai pelaksana dapat memberikan bagian (sub) pekerjaannya sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja. Kontraktor mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut: Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat - syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. Membuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan pekerjaan. Memastikan item-item pekerjaan yang masuk kedalam Bill of Quantity (BQ) dan jika ada item pekerjaan yang belum termasuk dalam BQ tetapi ada pada gambar kerja untuk diajukan sebagai kerja tambah. Membuat Rencana Kerja yang disetujui oleh Owner melalui Manajemen Konstruksi. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek. Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja. III-8
Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya. c. Sub Kontraktor Sub Kontraktor adalah penyedia jasa (pekerja saja atau pekerja dan material) yang menerima dan melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan konstruksi yang disubkan secara penuh oleh kontraktor. Kontraktor wajib untuk bekerja sama dengan Sub Kontraktor. Pekerjaan yang dilaksanakan oleh Sub Kontraktor menjadi tanggung jawab pihak yang menunjuknya (Owner atau Kontraktor). 3.2.4 Hubungan Kerja Hubungan kerja adalah hubungan antar pengelola yang mempunyai tanggung jawab terhadap pelaksanaan pembangunan proyek. Oleh karena itu dibuat hubungan kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek. Hubungan kerja antar unsur pengelola terhadap penyelenggara proyek dapat dilihat dalam bagan kerja. a. Hubungan Kerja Antara Owner dengan Manajemen Konstruksi Owner memberikan tugas kepada Manajemen Konstruksi untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor. Manajemen Konstruksi menerima tugas dari owner dan dalam pelaksanaan tugasnya senantiasa berkoordinasi dengan owner. III-9
Segala hal-hal mengenai hubungan kerja antara owner dengan manajemen konstruksi diatur dalam suatu kontrak kerja yang di sepakati oleh kedua belah pihak. Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi. b. Hubungan Kerja Antara Manajemen Konstruksi dengan Kontraktor Manajemen Konstruksi memberikan pengarahan dan teguran kepada kontraktor agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar, baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Sebaliknya kontraktor meminta penjelasan kepada manajemen konstruksi bila ada hal-hal yang kurang jelas. Kontraktor dan manajemen konstruksi dapat bersama-sama memecahkan masalahmasalah yang dihadapi dilapangan dan disetujui terlebih dahulu oleh owner. Antara manajemen konstruksi dan kontraktor tidak ada hubungan kontrak secara langsung. 3.2.5 Pengawasan dan Pengendalian Logistik Pengawasan dan pengendalian logistik meliputi penyediaan material sesuai sepesifikasi dan pengadaan peralatan memadai tepat waktu. Hal ini sangat penting untuk menunjang kelancaran proses dan hasil optimal serta efisien. Dalam hal ini bidang logistik harus bekerja sama dengan bidang kualitas kontrol (quality control) kontraktor dan konsultan. Perusahaan pembangunan sangat memerlukan pengontrolan yang teratur dan teliti supaya III-10
bisa diketahui, masih ada atau tidaknya stok alat dan bahan bangunan di gudang dan di tempat penyimpanan barang. Alat dan bahan yang masuk atau keluar harus dicatat secara teliti berikut ukuran, merek, dan jumlah atau volumenya. Catatan barang - barang diperlukan untuk pengontrolan stok dan untuk kalkulasi. Untuk pengendalian material menggunakan material schedule, schedule pengiriman barang dan equipment schedule. - Material schedule adalah rencana pemakaian bahan / material untuk suatu pekerjaan mencakup jumlah sesuai dengan pekerjaan yang dilaksanakan. - Equipment schedule adalah rencana pemakaian peralatan sesuai dengan kebutuhan serta waktu pemakaiannya. - Schedule pengiriman barang adalah rencana pengiriman barang oleh supplier. Sebelum dilakukan pembelian material untuk digunakan dalam proses kontruksi, terlebih dahulu dilakukan pemilihan pemasok (supplier) material konstruksi. Langkah awal dalam pemilihan pemasok adalah menyiapkan daftar calon pemasok material yang telah dipilih dan dianggap pantas. III-11