PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Arya Topan Dewangga D1510010 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013
ii
iii
PERNYATAAN Nama : ARYA TOPAN DEWANGGA NIM : D1510010 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Yang Membuat Pernyataan, Arya Topan Dewangga D1510010 iv
MOTTO pengetahuan adalah kekuatan. jangan katakan tidak bisa sebelum mencobanya. orang jenius adalah orang yang bisa bangkit dari kegagalan. pekerjaan akan terasa mudah jika di kerjakan dengan senang hati. v
PERSEMBAHAN Tugas akhir ini saya persembahkan kepada : Kedua orang tua atas do a dan motivasinya Keluarga besar Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Seluruh Dosen yang telah membimbing saya selama ini. Seluruh teman, sahabat, keluarga, dan semua pihak yang selalu memberi semangat dan motivasi. vi
KATA PENGANTAR Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT, dengan rahmat dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya program studi Diploma III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebbelas Maret Surakarta. Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, banyak ditemukan hambatan dan rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihakpihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan : 1. Sri Wahyudi. S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama Kuliah Kerja Manajemen Administrasi. 2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan laporan tugas akhir, dan juga selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do a, motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil. 5. Seluruh karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini. 6. Semua teman-teman satu angkatan MA 10 atas dukungan, bantuan, serta kerjasamanya dalam menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir. vii
7. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini. Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan yang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisa mengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri, pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimana mestinya. Surakarta, Penulis viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... PERSETUJUAN... PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... ABSTRAK. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... B. Rumusan Masalah... C. Tujuan Pengamatan... D. Manfaat Pengamatan... BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Prosedur... B. Pengelolaan Arsip Dinamis... C. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis... BAB III METODE PENGAMATAN A. Lokasi Pengamatan... B. Jenis Pengamatan... C. Sumber Data... BAB VI DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI A. Deskripsi Lembaga/Instansi... 1. Lokasi Pengamatan.. 2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 3. Visi dan Misi.. i ii iii iv v vi vii ix xi xii xiii 1 3 4 4 6 9 18 28 29 29 32 32 32 34 ix
4. Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta. 5. Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 6. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip... B. Hasil Pengamatan... 1. Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.. 2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... B. Saran... Daftar Pustaka Lampiran-lampiran 35 36 41 44 44 59 61 62 x
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Klasifikasi Arsip... Gambar 4.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip... Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip 14 37 57 59 60 xi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Lampiran 2 Contoh Kartu Fieches Lampiran 3 Lembar Disposisi Lampiran 4 Kartu Kendali Lampiran 5 Foto Proses Penyortiran Arsip Lampiran 6 Foto ProsesPendeskripsian Arsip Lampiran 7 Foto Penataan Arsip Dalam Box Lampiran 8 Foto Penataan Box Arsip Di Rak Penyimpanan Arsip Lampiran 9 Surat Tugas Lampiran 10 Form Monitoring Magang Lampiran 11 Formulir Presensi Magang Lampiran 12 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang Lampiran 13 Surat Keterangan Selesai Magang xii
ABSTRAK ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 62 Halaman. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan arsip dinamis dan hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengamatan ini mengunakan metode deskriptif kualitatif, yaitu mendeskripsikan sejumlah data-data yang diperoleh dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang kemudian diolah sehingga dapat ditarik kesimpulan dari pengamatan ini. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, tetapi terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya manusia, sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan untuk perawatan arsip, serta penemuan kembali arsip yang kurang efektif. Hal ini yang menghambat terselenggaranya optimalisasi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta Kesimpulan dari pengamatan ini adalah bahwa pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah di lakukan dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, tetapi proses pengelolaannya belum optimal karena adanya factor-faktor penghambat yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta belum berjalan secara efektif xiii
ABSTRACT ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. " RECORD MANAGEMENT PROCEDURE IN THE OFFICE OF ARCHIVES AND LOCAL LIBRARY OF SURAKARTA CITY". Final Report of Program Administration Management Diploma. Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University, in 2013. 62 Pages. This observation aims to determine how the records management procedures and obstacles encountered in the management of archival records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City. These observations using descriptive qualitative method, which describes the amount of data obtained from the Office of Archives and Local Library of Surakarta City which is then processed so that it can be deduced from these observations. Based on the results of observations made at the Office of Archives and Local Library of Surakarta City obtained that records management in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City has been implemented in accordance with the procedure, but there are obstacles that led to the management of records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City less than optimal, it this is caused by several factors inhibiting such as: lack of human resources, facilities, equipment and supplies for maintenance records, as well as the rediscovery of records that are less effective. It is that inhibit the implementation of the optimization of the management of records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City. The conclusion from this observation is that the management of records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City has been done correctly and in accordance with the prescribed procedure, but the management is not optimal because of the inhibiting factors that led to the management of records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City is not effective xiv