BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penerapan teknologi informasi yang sangat pesat membawa dampak secara global dimana hampir semua perusahaan baik yang bergerak di bidang perdagangan ataupun di bidang jasa telah menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Perusahaan yang menerapkan teknologi informasi mampu meningkatkan kapasitas pemrosesan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan tanpa harus menambahkan sumber daya manusia. Sistem informasi tidak hanya sebagai serangkaian teknologi yang mendukung operasi bisnis, namun juga untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Dimana manfaat dari penerapan teknologi informasi tersebut di dukung dengan sebuah sistem informasi akuntansi yang merupakan sebuah sistem yang terstruktur dalam kesatuan usaha bisnis untuk membantu pelaksanaan dan upaya pengendalian kegiatan operasional perusahaan sehari-hari serta membantu keputusan manajemen dalam upaya peningkatan kinerja perusahaan. Selain itu penerapan sistem informasi akuntansi juga dapat membantu perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Menurut The International Journal of Economics and Finance vol 4 (May 2012) yang bertopik The Usefulness of an Accounting Information System for Effevtive Organizational Performance, Benefit of accounting information system can be evaluated by its impacts on improvement of decision-making process, quality of accounting information, performance evaluation, internal controls and facilitating company s transactions, yang artinya, manfaat dari sistem informasi akuntansi dapat dievaluasi dengan dampaknya terhadap peningkatan proses pengambilan keputusan, kualitas dari informasi akuntansi tersebut, evaluasi kinerja, pengendalian internal, dan memfasilitasi proses transaksi keuangan perusahaan. Dalam jurnal tersebut dikatakan pula bahwa sistem informasi akuntansi memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis seperti mengumpulkan dan merekam 1
2 data tentang aktivitas dan transaksi, perencanaan dan pengolahan data serta mengubahnya menjadi informasi yang akan digunakan, aplikasi dan kontrol dalam kegiatan perencanaan pengambilan keputusan, dan melaksanakan pengendalian yang dibutuhkan untuk melindungi aset bisnis perusahaan. Menurut The International Journal of Information Science and Technology vol 6 (2008) yang bertopik Evaluation of The Effectiveness of Accounting Information Systems, efektivitas sistem informasi akuntansi tergantung pada persepsi pengambil keputusan pada kegunaan informasi yang dihasilkan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk proses operasi, laporan manajerial, penganggaran dan kontrol dalam organisasi. Efektivitas sistem informasi akuntansi dapat dianalisis berdasarkan tiga faktor yaitu ruang lingkup informasi, ketepatan waktu, dan agregasi. Lingkup informasi terdiri dari informasi keuangan dan non keuangan, informasi internal dan eksternal yang berguna dalam memprediksi peristiwa masa depan. Kualitas ketepatan waktu terkait dengan kemampuan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi kebutuhan informasi dengan memberikan laporan yang sistematis bagi para penggunanya. Agregasi informasi dianggap sebagai sarana mengumpulkan dan meringkas informasi dalam jangka waktu tertentu. Sistem informasi akuntansi memberikan suatu kegunaan pada sebuah perusahaan khususnya pada efisiensi dan efektivitas walaupun tidak begitu memberikan perubahan secara langsung pada produktivitas. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa sistem. Salah satu sistemnya yaitu sistem informasi akuntansi siklus pendapatan. Dimana pada dasarnya tujuan sebuah perusahaan didirikan adalah untuk mendapatkan profit atau keuntungan dari bisnisnya. Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang meliputi rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Pendapatan yang maksimal merupakan perantara untuk menentukan arah dan strategi, kebijaksanaan, strategi perusahaan bagi pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan. Dengan adanya sistem ini, maka penyimpanan dan pengolahan data
3 transaksi serta pembuatan laporan transaksi dapat dilakukan dengan akurat dan tepat waktu. PT Mitra Inti Medika merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang peralatan kesehatan dan laboratorium dengan core bisnis meliputi distributor, service & maintenance, instrumentasi & kalibrasi. Salah satu produk yang dijual dalam PT Mitra Inti Medika adalah EKU, Monitor, Casmed, Allgaier dan sebagainya. Di dalam melakukan kegiatan bisnisnya, perusahaan ini masih belum memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi yang berdampak pada kurang lengkapnya laporan yang mengakibatkan pihak manajemen kesulitan untuk mengambil keputusan berdasarkan laporan yang ada saat ini. Masalah yang terjadi terkait siklus pendapatan pada PT Mitra Inti Medika adalah tidak adanya batas limit kredit dan pengendalian internal atas pemberian kredit pelanggan yang berdampak pada tingginya risiko piutang yang tak tertagih yang dapat menimbulkan hambatan di dalam arus kas masuk bagi perusahaan. Selain itu, kegiatan dalam pengolahan data masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan pihak manajemen kesulitan dalam memperoleh laporan yang dibutuhkan. Hal tersebut menjadi suatu masalah bagi perusahaan sehingga diperlukan suatu penanganan khusus atas siklus pendapatan perusahaan. Dengan dibangunnya suatu sistem siklus pendapatan yang terkomputerisasi akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan, serta membantu perusahaan dalam melakukan pengendalian internal terhadap penjualan kredit. Pengerjaan dan perhitungan secara terkomputerisasi juga akan lebih akurat sehingga dapat menghasilkan laporan yang andal, yang dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh pengguna laporan keuangan. Melihat pentingnya suatu sistem siklus pendapatan yang terkomputeriasasi bagi perusahaan ini, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Pada PT Mitra Inti Medika.
4 1.2. Ruang Lingkup Batasan-batasan pembahasan skripsi ini mencakup : 1. Prosedur siklus pendapatan dimulai dari pencatatan penerimaan pesanan dari pelanggan sampai pada proses penerimaan kas dari pelanggan. 2. Perhitungan terhadap pajak yang dibatasi hanya untuk perhitungan PPN pada saat transaksi penjualan. 3. Pembuatan dokumen dan formulir yang digunakan perusahaan terkait dengan sistem akuntansi siklus pendapatan. 4. Perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang diusulkan untuk mendukung sistem pengendalian internal. 5. Tidak membahas mengenai retur penjualan. 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk: 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan dan mengidentifikasi masalahmasalah dalam siklus pendapatan yang dihadapi perusahaan saat ini. 2. Menganalisis pengendalian internal dan kebutuhan informasi berupa pembuatan dokumen dan laporan yang dibutuhkan sesuai keperluan manajemen perusahaan yang berkaitan dengan siklus pendapatan. 3. Merancang sistem informasi akuntansi siklus pendapatan bagi PT Mitra Inti Medika untuk membantu mengatasi masalah yang terjadi. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah untuk: 1. Membantu manajemen untuk identifikasi masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan masalah yang terjadi di dalam perusahaan. 2. Dapat dijadikan sebagai rekomendasi untuk melakukan peningkatan pengendalian terhadap sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT Mitra Inti Medika. 3. Membantu perusahaan dalam pencatatan transaksi penjualan, pencatatan piutang, dan pencatatan penerimaan kas serta laporan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
5 4. Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang telah mengintegrasikan bagian-bagian yang terkait dalam siklus pendapatan yang dapat membantu pemrosesan transaksi yang terkomputerisasi dan membantu para penggunanya. 1.4. Metodologi Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk menyusun penulisan skripsi ini adalah : 1. Metode Pengumpulan dan Analisis Data a. Studi Kepustakaan (Literature Study) Pengumpulan data dengan mengadakan studi penelahaan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang menjadi objek penelitian. b. Studi Lapangan (Field Research Method) Melakukan peninjauan langsung ke PT Mitra Inti Medika, dengan tujuan untuk memahami secara nyata bagaimana sistem informasi akuntansi berjalan pada perusahaan dan melihat kendala-kendala apa saja yang terjadi di lapangan. Melakukan wawancara dengan manajemen dan pihak-pihak yang bersangkutan. Observasi (Observation) Yaitu melakukan pengamatan (observasi) langsung mengenai siklus pendapatan untuk mengetahui dan memahami prosedurprosedur revenue cycle yang dilakukan sehari-hari oleh PT Mitra Inti Medika. Dokumentasi (Documentation) Menelusuri bukti-bukti transaksi dan dokumen-dokumen yang mendukung kelengkapan data lain yang berhubungan dalam penulisan ini. Mengemukakan dokumen apa yang diteliti dan fungsi dokumen tersebut, baik format, isi yang dikandung, pembuat, otorisasi, distribusi maupun kegunaannya.
6 Wawancara (Interview) Membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung dengan pihakpihak terkait yang meliputi pimpinan perusahaan dan bagian keuangan untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan terkait revenue cycle. 2. Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang digunakan adalah analasis dan perancangan sistem berorientasi objek menurut pendekatan teori dari Satzinger, Jackson dan Burd (2005). Metode perancangan mengacu pada modeling and requirement discipline, dengan pembuatan: 1. Activity diagram 2. Event table 3. Use case diagram 4. Use case description 5. Domain model class diagram 6. System sequence diagram Design discipline dengan pembuatan: 1. First-cut design class diagram 2. Three layer system sequence diagram 3. Updated design class diagram 4. Package diagram 5. User interface 1.5. Sistematika Penulisan Dalam menyusun skripsi ini, berdasarkan sistematika penulisan berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penulisan yang digunakan, serta sistematika penulisan yang dilakukan pada skripsi ini.
7 BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini diuraikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi perusahaan, serta metode-metode yang digunakan untuk mendukung perancangan sistem informasi yang akan dibuat. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Pada bab ini dijelaskan mengenai sejarah organisasi, struktur organisasi, serta menguraikan wewenang dan tanggung jawab setiap divisi, serta sistem yang berjalan dalam perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT MITRA INTI MEDIKA Pada bab ini akan membahas mengenai usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab penutup ini berisi kesimpulan secara keseluruhan terhadap penulisan dan beberapa saran untuk pengembangan selanjutnya di masa yang akan datang. Manfaat yang diperoleh dengan adanya sistem yang baru dan bagaimana sistem baru yang diusulkan ini dapat mengatasi permasalahan dalam perusahaan terkait penjualan, piutang, dan penerimaan kas.
8