BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Pengertian manajemen proyek menurut Hughes dan Cotteral (2002;8-9) manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui. Pengertian manajemen proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), ktrampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Pengertian manajemen proyek menurut Schawalbe (2004;8) manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek. 1
3.2. Organisasi Proyek Organisasi proyek atau organisasi pelaksanaan dibentuk dalam rangka penentuan, pengelompokan dan pengaturan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan. Hal diatas meliputi penugasan terhadap orang-orang dalam kegiatan serta menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan kepada setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Pemilik Proyek Owner Kementerian PU Konsultan (Pengawas Proyek) Konsultan MK 1. PT. Deta Decon 2. PT. Yodya Karya Kontraktor (Design, persiapan, struktur, arsitek, & MEP) Main Kontraktor PT. Waskita Karya (Persero) Tbk. Gambar.1 (Bagan Organisasi Proyek Wisma Atlet) 2
3.2.1. Unsur-Unsur Pelaksana Proyek 3.2.1.1. Pemilik Proyek/Owner Pemilik atau pemberi tugas adalah orang atau badan usaha yang memberi pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pemberi tugas dapat berupa perorangan, badan atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada pembangunan Proyek WISMA ATLET KEMAYORAN pemberi tugas adalah KEMENTERIAN PU, yang menpunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : a) Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan struktur bawah (pondasi), struktur atas, dan finishing. b) Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara lain lokasi/lahan, surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan keterangan lain yang diperlukan. c) Melakukan penunjukan langsung untuk main kontraktor (PT. WASKITA KARYA (PERSERO) Tbk.) dan menyelenggarakan pelelangan (tender) untuk sub kontraktor. d) Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana yang dikemukakan oleh perencana. 3
e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses kontruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana dan konsultan pengawas. f) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya. 3.2.1.2. Manajemen Kontruksi (MK) Manajemen Kontruksi adalah suatu team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses kontruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Team Manajemen Konstruksi harus selalu hadir (melakukan pengawasan) disetiap akan dimulainya dan dilaksanakannya suatu item pekerjaan, misalnya proses pembesian, pemasangan bekisting, dan proses pengecoran. Tugas dan tanggung jawab konsultan pengawas pada proyek kontruksi secara umum adalah : a) Mengadakan pengawasan langsung di lapangan selama pelaksanaan pekerjaan kontruksi yang dilakukan oleh pelaksana. 4
b) Memberikan petunjuk-petunjuk teknis pada kontraktor guna menjaga hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. c) Memberikan instruksi dan koreksi pada kontraktor bila ada penyimpangan pelaksanaan pekerjaan, baik secara spesifikasi maupun secara teknis pekerjaan. d) Memberikan saran serta turut memecahkan kesulitan teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. e) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan dan pemakaian bahan bangunan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan teknis yang tercantum dalam RKS proyek. f) Menyerahkan berita acara realisasi kemajuan fisik proyek kepada pemilik proyek. g) Membuat laporan teknis mengenai kemajuan fisik dan hambatan yang terjadi di lapangan, berupa laporan harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek. Yang bertindak sebagai Manajemen Kontruksi pada Proyek Wisma Atlet Kemayoran adalah PT. DETA DECON & PT. YODYA KARYA. 3.2.1.3.Kontraktor Sistem Rancang Bangun Kontraktor adalah orang / badan hukum yang menerima dan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah 5
ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Secara teknis istilah rancang bangun (design Build Atau Design construct) adalah lebih jelas menggambarkan pembagian tugas dalam kontrak tersebut. Selain dapat menguntungkan, kontraktor sekaligus juga mendapat bayaran untuk jasa perencanaannya, spesifikasi teknis dan jadwal. Pengguna jasa tidak perlu lagi menempatkan konsultan pengawas tetapi cukup menunjukan wakil yang berfungsi dan tugasnya mengamati jalannya pekerjaan apakah sesuai spesifikasi teknis dan jadwal. Serta perlu sekali kehati-hatian pengguna jasa dalam memilih kontraktor karena semua aspek pembangunan proyek dipercayakan kepada satu perusahaan. jadi profesionalisme dan bonafidifitas perusahaan harus benar-benar dipertimbangkan dalam memilih kontraktor Tugas dan tanggung jawab kontraktor secara umum adalah : a. Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa rancangan rencana gambar-gambar, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) b. Mengadakan perhitungan ukuran-ukuran c. Membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh Owner 6
sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d. Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang diisyaratkan. e. Membayar semua biaya pelaksanaan dan perencanaan, misalnya upah buruh, upah karyawan sewa alat dan peralatan kerja yang lainnya. f. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada Owner disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g. Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h. Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i. Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j. Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l. Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Yang bertindak selaku kontraktor sekaligus perencana dalam Proyek Pembangunan Wisma Atlet Kemayoran adalah PT. Waskita Karya (Persero) Tbk, 7
Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai perencana dan pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. 3.2.1.4. Sub Kontraktor Pada proyek Wisma Atlet Kemayoran, penentuan sub kontraktor dilakukan langsung oleh pemilik pekerjaan/owner melalui proses tender. namun secara koordinasi, pemilik pekerjaan/owner berhubungan langsung dengan main kontraktor tugas dan tanggung jawab subkontraktor antara lain: a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan oleh main kontraktor dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambargambar kerja, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS). b) Mematuhi dan menjalankan tugas-tugas sesuai schedule yang telah ditetapkan oleh main kontraktor. Schedule yang telah 8
dibuat merupakan hasil koordinasi dan kesepakatan dengan pihak owner/pemilik pekerjaan yang telah disetujui. c) Selalu berkoordinasi dengan main kontraktor ketika akan maupun selama melaksanakan konstruksi sesuai item pekerjaan masing-masing. 3.2.2 Hubungan Kerja Antar Unsur Pelaksana proyek Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk manajemen proyek yang diperlukan dalam setiap pelaksanaan proyek, baik proyek dengan skala besar maupun kecil. Dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak saling tumpang tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya, sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik secara teknis maupun administratif. Hubungan kerja tersebut secara umum dapat dilihat dibawah ini : 3.2.2.1. Hubungan antara pihak pelaksana proyek Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk manajemen proyek, baik proyek dengan skala besar atau kecil. Dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak saling tumpang tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang 9
lainnya,sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya,baik secara teknis maupun administratif. 3.2.2.2. Hubungan antara pemberi tugas (owner) dan Kontraktor Bentuk ikatan antara keduanya berupa kontrak. Pemberi tugas kepada kontraktor pelaksana memberikan biaya pelaksanaa pekerjaan, sedangkan kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas memberikan hasil/produksi pekerjaan. Sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, hubungan kerja antar pemberi tugas dan kontraktor pelaksana pada umumnya dituangkan dalam suatu kontrak atau surat Perjanjian Pekerjaan Pemborongan. Hubungan kerja ini baru timbul setelah melalui proses pelelangan atau juga melalui penunjukan langsung. 3.2.2.3. Hubungan antara pemberi tugas dan pengawas Bentuk ikatan antara keduanya adalah kontrak. Pemberi tugas kepada pengawas memberikan wewenang penuh untuk mengawasi jalannya proyek dan memberikan imbalan jasa berupa pembayaran jasa pengawasan,sedangkan konsultan pengawas kepada pemberi tugas melakukan pengawasan dan melaporkan jasa pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan menyangkut mutu dan waktu pelaksanaan.seperti halnya hubungan antara pemberi tugas dan konsultan perencana,maka hubungan kerja antara pemberi tugas dan pengawas sebaiknya juga dituangkan dalam suatu kontrak atau surat perjanjian pekerjaan pengawasan. 10
3.2.3. Personil dan Struktur Organisasi pelaksana proyek Personil yang terlibat didalam pelaksanaan proyek khususnya Kontraktor yang melibatkan berbagai personil yang memiliki hubungan dan tanggung jawab masing-masing dalam tujuan tercapainya suatu proyek yang bermutu tinggi, tepat waktu dan Biaya yang efisien. STRUKTUR ORGANISASI PROYEK KEPALA PROYEK QC K3LMP ADKON TEKNIK LOGLAT KSDM KEPALA LAPANGAN KOORD TOWER 3 KOORD TOWER 4 KOORD ME-P PELAKSANA SURVEYOR PELAKSANA SURVEYOR PELAKSANA MEKANIKAL PELAKSANA ELEKTRIKAL Gambar.3 (Bagan Organisasi Kontraktor) 11
3.2.3.1. Kepala Proyek / Manajer Proyek Kepala Proyek adalah pihak yang diangkat oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sepenuhnya membantu atau mewakili Pemberi tugas dalam memimpin, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan ini di lapangan pada batas batas yang telah ditentukan baik teknis maupun administrative. Tugas dan wewenang Kapro a) Kapro atas persetujuan pemberi tugas berhak mengeluarkan instruksi tertulis atas nama pemberi tugas kepada Pemborong yang berkaitan dengan pelaksanaan kontrak, termasuk didalamnya instruksi yang mengakibatkan pekerjaan tambah dan/atau pekerjaan kurang. b) Kapro mempunyai hak untuk menolak suatu material atau pekerjaan yang dinilai tidak sesuai dengan kontrak serta meminta pemborong untuk melakukan pengujian tertentu untuk memastikan bahwa material atau hasil pekerjaan sesuai dengan ketentuan kontrak. Biaya untuk melaksanakan pengujian ini bukan merupakan pekerjaan tambah, kecuali ditentukan lain. c) Kapro berhak meminta kepada pemborong untuk mengganti personil yang dinilai tidak cakap dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya selambat lambatnya dalam waktu 7 hari sejak dikeluarkannya instruksi, dengan personil lain yang sebelumnya sudah disetujui oleh Kapro. d) Jika dipandang perlu, Kapro berhak untuk mengeluarkan instruksi untuk melaksanakan lembur, menambah tenaga kerja atau hal lain agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 12
3.2.3.2. Kepala Lapangan merupakan wakil dari Kepala Proyek yang bertugas membantu Project Manager dalam mengendalikan jalannya proyek di lapangan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. b) Memberikan pengarahan kepada pelaksana mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. c) Menyiapkan progress report. 3.2.3.3. Koordinator Pelaksana Proyek Koordinator pelaksana proyek adalah seorang tenaga ahli yang mengkoordinir berbagai pekerjaan di lapangan dan bertanggung jawab kepada Ketua tim teknis pembangunan atas kemajuan pelaksanaan pekerjaan Tugas tenaga teknik adalah sebagai berikut ini : a) Membuat gambar kerja b) Melaksanakan pengukuran c) Mengontrol hasil kerja d) Mengatur penempatan peralatan dan material bangunan e) Memonitoring hasil pekerjaan 13
3.2.3.5. Pelaksana Pelaksana adalah seorang tenaga ahli yang membantu kepala pelaksana dalam mengerjakan fisik secara keseluruhan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Memberi pengarahan pada staf bawahannya mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. b) Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan. c) Membuat perencanaan pekerjaan mingguan. d) Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan. e) Menyiapkan gambar shop drawing. f) Menyiapkan laporan harian dan mingguan g) Menyiapkan progress report h) Mengontrol pelaksanaan pekerjaan sub kontraktor i) Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan j) Memelihara dan mengusahakan efektifitas penggunaan bahan, tenaga kerja dan peralatan. 3.2.3.6. Keuangan dan Sumber Daya Manusia (KSDM) Bagian Keuangan dan Administrasi adalah seorang tenaga ahli yang bertanggung jawab dan mengurusi segala sesuatu yang berkaitan dengan pengadaan barang, peralatan dan material untuk pelaksanaan proyek. 14
Tugas tenaga administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut : a) Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar b) Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya c) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali d) Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja 3.2.3.7. Tenaga Logistik dan Peralatan ( LOGLAT ) Logistik adalah seorang tenaga yang mendata semua data tentang keluar masuk material dan peralatan yang digunakan untuk suatu proyek. Tugas dan kewajiban dari bagian logistik adalah : Mengatur dan mengawasi keluar masuknya barang dari gudang. Membuat pembukuan untuk semua barang yang keluar masuk gudang serta mencatat semua barang di dalam gudang untuk selanjutnya dilaporkan kepada kepala pelaksana proyek. Mengatur tempat penyimpanan material dan merawat barang-barang di dalam gudang. Membuat pembukuan pembelian dan persewaan alat-alat. Mencari informasi sumber dan harga bahan dan mengatur jumlah uang yang digunakan dalam pembelian bahan. 3.2.3.8. Surveyor Surveyor adalah tenaga ahli yang membantu kepala pelaksana dalam masalah pengukuran. 15
3.2.3.9. Quality Control (QC) Kualitas bangunan yang baik merupakan harapan pemilik proyek yang diamanatkan kepada kontraktor, oleh karena itu diperlukan seorang staf quality control untuk memastikan setiap item pekerjaan di proyek mampu diproduksi dengan kualitas maksimal sesuai dengan standar perusahaan akan kualitasproduk bangunan. 3.2.3.10 Tim Teknik Tim teknis adalah pendukung PPK, tugasnya membantu tupoksi PPK. Keterlibatan tim teknis dimalai dari membantu PPK menyusun HPS, membantu PPK dalam mengawasi pelaksanaan pekerjaan sehingga tertib berita acara serah terima pekerjaan. Oleh karena itu tim membantu tupoksi PPK maka keterlibatan tim teknis d pengadaan disesuaikan dengan bagaimana keterlibatan PPK dalam proses pengadaan, scontoh salah satu keterlibatannya iala mendampingi pokja ULP pada waktu Aanwizjing. 3.3. Pengendalian proyek Pengendalian dalam setiap aspek dituntut untuk memberikan hasil yang optimal dan sesuai standart dan spesifikasi yang ada. Dengan demikian efesiensi, efetifitas waktu, mutu dan biaya dapat tercapai. Suatu keadaan yang menyimpang dari standart dan spesifikasi yang ada harus diatasi. Pada pelaksanaan pembangunan ini pihak kontraktor berusaha untuk mencapai unnsur-unsur pengendalian proyek. 16
3.3.1. Administrasi dan Kontrak (ADKON) Pengendalian biaya dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan proyek tersebut sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan dan telah disetujui. Pengendalian biaya ini dilakukan dengan cara pengontrolan masing-masing bagian pekerjaan dengan perhitungan dari analisa harga satuan. Dari perhitungan dan pengntrolan setiap saat maka akan terlihat jika ada penyimpangan yang tdak sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan. 3.3.2. Pengendalian Mutu Proyek Pengendalian kualitas proyek dimulai dari pengendalian kualitas bahan dan dilakukan dengan cara pemeriksaan dan pengujian bahan bangunan yang dipakai dalam proyek. Sebagai contoh adalah pengujian mutu beton yang digunakan dalam pengecoran dengan compression test. 3.3.3. Pengendalian waktu proyek Pelaksanaan suatu proyek harus tepat waktu sesuai dengan rencana sehi ngga mempunyai nilai ekonomis yang tinggi. Pengendalian waktu dimaksudkan untuk megetahui apakah proyek berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncakan atau tidak. Pengendalian waktu dilakukan dengan menggunakan Time Schedule, Bar Chart dan Network Planning. 17