Kuesioner Domain Bisnis Kuesioner ini dibuat untuk mengevaluasi nilai dan resiko dalam investasi teknologi informasi yang berupa aplikasi DSI yang akan diterapkan pada PT. Dirgaputra Ekapratama. Petunjuk: Berilah tanda ( ) salah satu pilihan jawaban yang menurut anda paling mencerminkan kesesuaian antara investasi aplikasi DSI dengan keadaan yang ada pada PT. Dirgaputra Ekapratama dan beri alasannya. Stategic Match Berfokus pada derajat dimana sebuah proyek TI mendukung atau menyelaraskan diri dengan bidang bisnis perusahaan yang dinyatakan dalam tujuan strategis. 0 1 2 3 4 5 Proyek DSI ini tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan stratejik perusahaan. Proyek DSI ini tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap tujuan stratejik perusahaan, tetapi akan mencapai efisiensi operasional yang lebih baik. Proyek DSI ini tidak mempunyai hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan stratejik perusahaan, tetapi merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang mencapai sebagian tujuan stratejik tersebut. Proyek DSI ini tidak mempunyai hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan stratejik perusahaan, tetapi merupakan prasyarat terhadap sistem lain untuk mencapai tujuan stratejik tersebut. Proyek DSI ini secara langsung mencapai sebagian tujuan stratejik perusahaan Proyek DSI ini langsung mencapai keseluruhan tujuan stratejik perusahaan yang ditentukan. Competitive Advantage Berfokus pada derajat dimana sebuah proyek TI mendukung perusahaan untuk mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitifnya. 0 1 2 3 Proyek DSI ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data antara perusahaan dengan konsumen, distributor, pemasok, dan unit kerjasama yang lainnya. Proyek DSI ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data, seperti diatas, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi yang menunjang kinerja kompetitif perusahaan. Proyek DSI ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data, seperti diatas, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasinya pada suatu area stratejik kunci. Proyek DSI ini menyediakan sedikit akses keluar atau pertukaran data dan memberikan kontribusi yang cukup dalam meningkatkan posisi kompetitif perusahaan.
4 5 Proyek DSI menyediakan akses keluar atau pertukaran data yang cukup banyak dan secara substansial meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan menyediakan tingkat pelayanan yang lebih baik dari pada para pesaing. Proyek DSI ini menyediakan akses keluar atau pertukaran data dalam jumlah banyak dan sangat meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan menyediakan tingkat layanan yang tidak dimiliki oleh para pesaing. Management Information Support Berfokus pada sejauh mana suatu proyek menyediakan informasi menejemen bagi kegiatan unit perusahaan atau lini bisnis. Proyek DSI ini tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen 0 bagi kegiatan utama (ManagementInformation Support of Core Activities=MISCA) perusahaan. 1 Proyek DSI ini tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan banyak data bagi fungsi-fungsi yang mendukung kegiatan utama perusahaan. Proyek DSI ini tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan 2 banyak informasi bagi fungsi yang mendukung secara langsung kegiatan utama perusahaan. Proyek DSI ini tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi memberikan 3 informasi penting bagi fungsi yang diindentifikasi sebagai kegiatan utama perusahaan. Informasi ini bersifat operasional. 4 Proyek DSI ini penting untuk menciptakan MISCA di masa mendatang. 5 Proyek DSI ini penting untuk menciptakan MISCA di masa sekarang. Competitive Response / Risk Faktor ini berhubungan dengan kerugian yang akan diterima oleh perusahaan karena adanya penundaan dalam mengimplementasikan sistem. 0 1 2 3 Pembangunan proyek DSI ini dapat ditunda hingga 12 bulan kedepan tanpa mempengaruhi posisi kompetitif, atau sistem dan prosedur yang ada secara substansial dapat memberikan hasil yang sama dan tidak akan mempengaruhi posisi kompetitif. Penundaan Proyek DSI ini tidak mempengaruhi posisi kompetitif perusahaan, dan biaya tenaga kerja yang rendah diharapkan tetap dapat memberikan hasil yang sama Penundaan Proyek DSI ini tidak mempengaruhi posisi kompetitif perusahaan, akan tetapi upah tenaga kerja dapat meningkat guna mendapatkan hasil yang sama. Jika proyek DSI ini ditunda, perusahaan tetap mampu memberikan respon terhadap perubahan yang diperlukan tanpa mampengaruhi posisi kompetitif perusahaan, walaupun kekurangan sistem yang baru, perusahaan secara substansial tidak kehilangan kemampuannya untuk
4 5 berubah secara cepat dan efektif dalam lingkungan kompetitif. Penundaan proyek DSI ini mungkin mengakibatkan kerugian kompetitif (competitive disadvantages) bagi perusahaan, atau kehilangan kesempatan kompetitif, atau keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan dapat menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun. Penundaan proyek DSI ini akan mangakibatkan kerugian kompetitif perusahaan masa datang, atau kehilangan peluang kompetitif, atau keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan pasti menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun tidak memadai. Project or Organizational Risk Berfokus pada tingkat kemampuan organisasi dalam memenuhi perubahan yang diperlukan dalam suatu proyek. Evaluasi ini menyangkut user atau domain bisnis dari organisasi, bukan technical organization. Hal ini menggambarkan resiko dalam proyek yang memerlukan produk, pelanggan, atau perubahan pasar dalam bisnis. 0 1-4 5 Perusahaan memiliki rencana yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan sistem DSI yang dibangun. Manajemennya memadai, proses dan prosedur ada dokumentasinya. Adanya rencana contingency (darurat), adanya unggulan proyek, dan produk atau nilai tambah kompetitif yang terdefenisi dengan baik untuk pasar yang diketahui secara jelas. Nilai untuk 1-4 boleh disesuaikan dengan keadaan yang bercampur antara elemen kesiapan dan elemen resiko. Rencana domain bisnis yang terformulasi Ya Tidak Tidak diketahui dengan baik Manajemen domain bisnis pada tempatnya Rencana contingency pada tempatnya Proses dan prosedur pada tempatnya Pelatihan bagi para pengguna terencana Adanya manajemen unggulan Produknya ditentukan dengan baik Kebutuhan pasar diketahui dengan jelas Perusahaan tidak memiliki rencana yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan sistem DSI yang dibangun. Manajemen tidak mempunyai kepastian dalam tanggung jawab. Proses dan prosedur tidak didokumentasikan. Tidak ada rencana contingency yang memadai. Tidak ada unggulan yang ditentukan sebagai inisiatif. Produk atau nilai tambah kompetitif tidak ditentukan dengan baik. Pasar tidak dipahami.
L8 Perincian manfaat dari aplikasi DSI 1. Penghematan kertas dan tinta Penghematan biaya kertas dan tinta dengan adanya penerapan dari aplikasi DSI ini diperkirakan sebagai berikut : A. Kertas Banyaknya kertas yang digunakan dihitung pemakaiannya per tahun, antara lain : 1. Laporan keuangan : 2.571 lembar 2. Laporan transaksi : 3.987 lembar 3. Laporan piutang : 512 lembar 4. Laporan persediaan barang : 2.697 lembar 5. Laporan lain-lain : 233 lembar + Total pemakaian kertas/ thn : 10.000 lembar per tahun Harga kertas per lembar @ Rp 65,- Total biaya kertas adalah : Rp 65,- x 10.000 lembar = Rp 650.000,- B. Tinta Penghematan tinta sesudah penerapan aplikasi DSI ini, diperkirakan sebagai berikut : Penggunaan printer versi Epson dengan pita Rp 12.860,-. Dimana satu pita dapat mencetak sebanyak 500 lembar, sehingga diperlukan pita sebanyak 20 dalam 1 tahun untuk dapat mencetak kertas sebanyak 10.000 lembar. Biaya tinta yang dikeluarkan adalah : 20 pita x Rp 12.860,- = Rp 257.200,- Sehingga diperoleh total biaya penghematan kertas dan tinta setelah penerapan aplikasi DSI ini adalah sebesar : Rp 650.000 + Rp 257.200 = Rp 907.200,-.
L9 2. Penghematan Biaya Fotokopi Sebelum penerapan aplikasi DSi, biaya fotokopi yang dikeluarkan adalah: Untuk kertas, diperlukan kertas untuk fotokopi sebanyak 605 lembar per bulannya. Harga kertas per lembarnya adalah Rp 65,-. Sehingga diperoleh biaya kertas untuk fotokopi selama 1 tahun sebesar : Rp 65 x 605 lembar x 12 bulan = Rp 472.500,- Untuk tinta fotokopi, diperlukan tinta untuk melakukan fotokopi. Dimana harga tinta fotokopi per satuannya adalah Rp 23.250,-. Dalam satu bulan dilakukan pergantian tinta sebanyak 10 kali, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk penggunaan tinta dalam 1 tahun adalah : Rp 23.250 x 10 kali x 12 bulan = Rp 2.790.000,- Total biaya fotokopi sebelum penerapan aplikasi DSI ini adalah : Rp 472.500 + Rp 2.790.000 = Rp 3.262.500,- Sesudah penerapan aplikasi DSI ini, diperkirakan sebagai berikut : Untuk kertas, terjadi penurunan jumlah pemakaian kertas untuk fotokopi. Dalam 1 bulan hanya memerlukan kertas sebanyak 545 lembar, maka dalam 1 tahun biaya kertas yang akan dikeluarkan adalah : Rp 65 x 545 lembar x 12 bulan = Rp 425.250,- Untuk tinta, penggunaan tinta dalam 1 bulan cukup hanya mengganti sebanyak 9 kali, dimana harga tinta per satuannya adalah Rp 23.250,-. Biaya tinta fotokopi yang dikeluarkan dalam waktu 1 tahun adalah : Rp 23.250 x 9 kali x 12 bulan = Rp 2.511.000,-
L10 Sehingga diperoleh biaya fotokopi sesudah penerapan aplikasi DSI ini adalah sebesar : Rp 2.511.000 + Rp 425.250 = Rp 2.936.250,- Jadi terdapat pengurangan biaya fotokopi antara sebelum dan sesudah penerapan dari aplikasi DSI ini, yaitu : Rp 3.262.500 Rp 2.936.250 = Rp 326.250,-. 3. Penghematan biaya telepon dan fax Sebelum penerapan aplikasi DSi, biaya untuk telepon dan fax yang dikeluarkan adalah sebagai berikut : Untuk telepon, sebelum pemakaian aplikasi DSI ini diperlukan penggunaan telepon selama 6 jam per harinya. Dimana dalam 1 bulan terdapat 25 hari kerja. - 1 jam = 60 menit - Biaya telepon 1 menit : Rp 639,- Sehingga diperoleh biaya telepon yang dikeluarkan dalam 1 bulan adalah : 25 hari x 6 jam x 60 menit x Rp 639 = Rp 5.751.000,- Dalam satu tahunnya biaya telepon yang dikeluarkan : Rp 5.751.000 x 12 bulan = Rp 69.058.000,- Untuk fax, sebelum penggunaan aplikasi DSI ini diperlukan pengiriman fax sebanyak 3 kali dalam 1 harinya. Dimana harga 1 kali kirim fax adalah sebesar Rp 5.500,- dan dalam 1 bulan terdapat 25 hari kerja, sehingga diperoleh : Rp 5.500 x 25 hari x 3 kali = Rp 412.500,- Dalam 1 tahun, maka biayanya : Rp 412.500 x 12 bulan = Rp 4.950.000,- Total biaya telepon dan fax sebelum penerapan aplikasi DSI ini adalah : Rp 69.058.000 + Rp 4.950.000 = Rp 74.008.000,-
L11 Sesudah penerapan aplikasi DSI ini, diperkirakan biaya telepon dan fax yang akan dikeluarkan adalah sebagai berikut : Untuk telepon, sesudah pemakaian aplikasi DSI ini diperkirakan penggunaan telepon selama 5,5 jam per harinya. Dimana dalam 1 bulan terdapat 25 hari kerja. - 1 jam = 60 menit - Biaya telepon 1 menit : Rp 639,- Sehingga diperoleh biaya telepon yang dikeluarkan dalam 1 bulan adalah : 25 hari x 5,5 jam x 60 menit x Rp 639 = Rp 5.275.600,- Dalam satu tahunnya biaya telepon yang dikeluarkan : Rp 5.275.600 x 12 bulan = Rp 63.307.200,- Untuk fax, sesudah penggunaan aplikasi DSI ini diperkirakan pengiriman fax sebanyak 2 kali dalam 1 harinya. Dimana harga 1 kali kirim fax adalah sebesar Rp 5.500,- dan dalam 1 bulan terdapat 25 hari kerja, sehingga diperoleh : Rp 5.500 x 25 hari x 2 kali = Rp 275.000,- Dalam 1 tahun, maka biayanya : Rp 275.000 x 12 bulan = Rp 3.300.000,- Total biaya telepon dan fax sebelum penerapan aplikasi DSI ini adalah : Rp 63.307.200 + Rp 3.300.000 = Rp 66.607.200,- Jadi terdapat pengurangan biaya telepon dan fax antara sebelum dan sesudah penerapan dari aplikasi DSI ini, yaitu : Rp 74.008.000 Rp 66.607.200 = Rp 7.400.800,-.
L12 4. Piutang yang lebih baik Sebelum penerapan aplikasi DSi, piutang tak tertagihnya adalah: Dalam 1 tahun, terdapat 20 orang pelanggan yang memiliki piutang kepada perusahaan dan tidak terbayarkan. Masing-masing pelanggan tersebut memiliki piutang sebesar Rp 137.920.000,-/ tahun. Sehingga piutang yang tak tertagih dari 20 pelanggan dalam waktu 1 tahun adalah sebesar : 20 pelanggan x Rp 137.920.000 = Rp 275.840.000,- Sesudah penerapan aplikasi DSI ini, diperkirakan terjadi pengurangan piutang tak tertagih sebagai berikut : Dari 20 orang pelanggan diperkirakan 80 % nya membayar piutangnya kepada perusahaan, sehingga diperkirakan sebanyak 16 pelanggan yang membayar piutangnya. 100% 80 % 20 orang x 100 x = 1600 x = 16 pelanggan Maka diperoleh pengurangan piutang tak tertagih sebesar : 16 pelanggan x Rp 137.920.000 = Rp 220.672.000,- 5. Persediaan yang lebih baik Terdapat 10 jenis barang yang ditawarkan oleh perusahaan, yaitu : 1. RCA brake liming (distok sebanyak 25 buah/ bulan) @ Rp 500.000,- 2. NTB brake liming (distok sebanyak 25 buah/ bulan) @ Rp 500.000,- 3. IBK brake liming (distok sebanyak 25 buah/ bulan) @ Rp 500.000,- 4. Jurid brake liming (distok sebanyak 25 buah/ bulan) @ Rp 500.000,-
L13 5. Kashiyama brake shoe and pad (distok sebanyak 25 buah / bulan) @ Rp 650.000,- 6. IBK brake shoe and pad (distok sebanyak 25 buah / bulan) @ Rp 650.000,- 7. Gasket (distok sebanyak 50 buah / bulan) @ Rp 131.150,- 8. Daikin clucth disc (distok sebanyak 10 buah / bulan) @ Rp 600.000,- 9. Accu clucth disc (distok sebanyak 20 buah / bulan) @ Rp 600.000,- 10. Engine mounting (distok sebanyak 20 buah / bulan) @ Rp 600.000,- Sebelum penerapan aplikasi DSI ini ada beberapa barang yang menumpuk digudang, diantaranya adalah : 5 barang (Jurid brake liming) x Rp 500.000 = Rp 2.500.000,- 5 barang (Engine mounting) x Rp 600.000 = Rp 3.000.000,- 5 barang (Gasket) x Rp 131.150 = Rp 3.278.750,- + Rugi = Rp 8.778.750,- Kerugian yang terjadi akibat barang yang ditumpuk digudang adalah sebesar Rp 8.778.750,-/ bulan, sehingga jika dalam waktu 1 tahun maka besarnya adalah Rp 8.778.750 x 12 bulan = Rp 105.345.000,- Sesudah penerapan aplikasi DSI ini diperkirakan adanya penurunan beberapa barang yang menumpuk digudang, diantaranya adalah : 4 barang (Jurid brake liming) x Rp 500.000 = Rp 2.000.000,- 4 barang (Engine mounting) x Rp 600.000 = Rp 2.400.000,- 12 barang (Gasket) x Rp 131.150 = Rp 2.284.000,- + Rugi = Rp 6.584.000,-
L14 Kerugian yang terjadi akibat barang yang ditumpuk digudang adalah sebesar Rp 6.584.000,-/ bulan, sehingga jika dalam waktu 1 tahun maka besarnya adalah Rp 6.584.000 x 12 bulan = Rp 79.008.750,- Maka terjadi penurunan biaya ataupun kerugian sebelum dan setelah penerapan aplikasi DSI ini, sebesar : Rp 105.345.000- Rp 79.008.750 = Rp 26.336.250,- 6. Penghematan biaya lembur Gaji karyawan per bulan : Rp 1.780.000,-/ orang 1 bulan : 25 hari kerja 1 hari : 8 jam kerja Gaji per harinya = Rp 1.780.000 Rp 8.900,- 25 hari x 8 jam Untuk lembur upahnya 2 kali, sehingga : Rp 8.900 x 2 = Rp 17.800,- Sebelum penerapan aplikasi DSI ini diperlukan 3 orang karyawan untuk lembur selama 2 jam, sehingga dalam 1 tahun biaya lembur yang dikeluarkan adalah : Rp 17.800 x 3 orang x 2 jam x 25 hari x 12 bulan = Rp 32.030.000,- Sesudah penerapan aplikasi DSI ini diperkirakan adanya pengurangan biaya lembur diantaranya yang berubah adalah hari lembur kerja yang tadinya 25 hari cukup hanya 21 hari kerja. Sehingga dalam 1 tahun biaya lembur yang dikeluarkan adalah : Rp 17.800 x 3 orang x 2 jam x 21 hari x 12 bulan = Rp 27.225.500,- Jadi, total pengurangan biaya lembur karyawan setelah penerapan aplikasi DSI ini adalah : Rp 32.030.000 Rp 27.225.250 = Rp 4.804.500,-
L15 7. Pengurangan pembatalan pesanan pelanggan Sebelum penerapan aplikasi DSI ini dalam 1 tahun terdapat 10 pelanggan yang ingin membeli produk tapi membatalkan karena pelayanan yang lambat. Dimana masingmasing pelanggan diasumsikan membeli barang sebanyak 75 unit per tahun : 1. RCA brake liming sebanyak 20 buah @ Rp 500.000,- 2. NTB brake liming sebanyak 10 buah @ Rp 500.000,- 3. IBK brake liming sebanyak 5 buah @ Rp 500.000,- 4. Jurid brake liming sebanyak 13 buah @ Rp 500.000,- 5. Kashiyama brake shoe and pad sebanyak 10 buah @ Rp 650.000,- 6. Gasket sebanyak 26 buah @ Rp 131.150,- 7. Daikin clucth disc sebanyak 5 buah @ Rp 600.000,- 8. Accu clucth disc sebanyak 10 buah @ Rp 600.000,- 9. Engine mounting sebanyak 10 buah @ Rp 600.000,- Total pembelian 1 orang pelanggan adalah : Rp 10.000.000 + Rp 5.000.000 + Rp 2.500.000 + Rp 6.500.000 + Rp 6.500.000 + Rp 3.000.000 + Rp 6.000.000 + Rp 6.000.000 + Rp 3.535.000 = Rp 49.035.000,-. Total untuk 10 pelanggan adalah : Rp 49.035.000 x 10 pelanggan = Rp 490.035.000,-. Sesudah penerapan aplikasi DSI ini diperkirakan terjadi pengurangan pembatalan pesanan pelanggan sebesar 60 %, sehingga dari 10 pelanggan terdapat 6 orang pelanggan yang membeli produk :
L16 10 pelanggan x 100 % 60 % 100 x = 600 x = 600 100 x = 6 pelanggan Maka pengurangan pembatalan pesanan pelanggan setelah penggunaan aplikasi DSI ini dalam 1 tahun adalah : 6 pelanggan x Rp 49.035.000 = Rp 294.210.000,-.