BAB 3 DESKRIPSI UMUM 3.1 Sejarah dan Latar Belakang perusahaan PT. ABC merupakan perusahaan importir yang didirikan oleh empat bersaudara keluarga Sutjiadi pada tahun 1997. Perusahaan ini berlokasi di Jakarta Utara. PT. ABC berfokus pada bisnis penjualan peralatan hardware dan industri seperti minyak pelumas dengan merek WD-40, Truecraft Tool, Enuma Chain, Tekiro, kunci Inggris dengan merek Britool. Perusahaan ini juga menjadi distributor tunggal untuk produk WD-40, Red Ant, Tekiro dan Araldict. PT ABC memusatkan pada produk-produk yang berkualitas tinggi. Semua barang yang dijual pada perusahaan ABC di-import dari luar negeri seperti Amerika Serikat, Jerman, Jepang, China. PT. ABC selalu berusaha untuk menghasilkan produk-produk yang berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen. Dengan tekatnya, saat ini PT. ABC merupakan perusahaan yang sedang berkembang dimana PT. ABC memiliki jumlah pegawai sebanyak 100 pegawai serta jumlah produk yang telah dipasarkan ke lebih dari 2000 pedagang, grosir, pabrik, serta toko-toko yang ada di Indonesia. 45
46 3.1.1 Stuktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 1. Board Of Director Board Of Director merupakan pemegang jabatan tertinggi di perusahaan yang mempunyai saham perusahaan seluruhnya. Sebagai pemegang saham, Board Of Director memiliki hak dan kewajiban sebagai berikut: - Mengangkat dan memberhentikan Managing Director perusahaan - Membuat perencaan jangka panjang perusahaan
47 - Mengesahkan anggaran perusahaan 2. Managing Director - Melakukan pengambilan keputusan yang mempengaruhi proses bisnis perusahaan - Menyusun strategi perusahaan dan menjadi perwakilan perusahaan dengan pihak luar. - Melakukan pengawasan dan pengambilan keputusan terhadap masalah yang dihadapi oleh manager. 3. Marketing and Sales Department - Mempromosikan produk perusahaan kepada pelanggan - Melakukan survei terhadap pasar - Menerima permintaan pesanan dari pelanggan dan berusaha untuk meng-order permintaan tersebut. 4. Marketing Support Department Marketing Support Department bertugas dalam membantu mengevaluasi kegiatan pemasaran. Divisi ini terdiri dari 4 yaitu: a. Purchasing Division Divisi ini berwenang untuk pengoperasian pemesanan barang import dan lokal pada perusahaan. b. Information System Division Divisi ini bertangung jawab terhadap segala pengoperasian sistem yang berhubungan dengan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan.
48 c. Logistic and Transportation Division Divisi ini bertanggung jawab untuk melakukan prosedur pengeluaran barang dan pengiriman barang pesanan pelanggan. Selain itu proses kerja di gudang juga merupakan tanggung jawab dari divisi ini. d. Controllers dan Collectors Division Divisi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang dalam kota dan penerimaan pembayaran pelanggan. 5. General Affair Department a. Finance and Accounting Division Divisi ini bertugas untuk melakukan penginputan jurnal pada sistem dan mengeluarkan dokumen (Account Receivable Invoice, daftar tagihan, tanda terima faktur, tanda terima ekspedisi) b. Human Resources Division Divisi ini bertanggung jawab terhadap penerimaan karyawan baru dan pengawasan proses kerja karyawan serta pemberian hak oleh perusahaan kepada karyawan seperti gaji, cuti dan asuransi. c. Legal Division Divisi ini bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aset perusahaan serta pembayaran iuran dan pajak pemerintah oleh perusahaan. d. Office Supply and Maintenance Division Divisi ini bertugas untuk penyediaan dan pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor. e. Security Division
49 Divisi ini bertanggung jawab dalam mengecek dan memantau barang yang siap dikirimkan kepada pelanggan serta menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan perusahaan. 3.1.2 Visi dan Misi Adapun visi dan misi dari PT. ABC adalah sebegai berikut: Visi: Menjadi perusahaan yang berorientasi pada pasar dan bisnis sebagai seni dari pengumpulan pelanggan dan usaha dari pemeliharaan jangka panjang, serta hubungan yang baik dengan pelanggan dan supplier. Misi: Menjadi perusahaan pemimpin dalam penyediaan produk-produk yang dapat dipercaya dan berkualitas baik serta dapat memberikan pelayanan yang baik agar dapat mencapai kepuasan pelanggan dan supplier di Indonesia. 3.2 Peran Untuk menyelesaikan aplikasi order tracking pada PT. ABC, maka dibentuklah suatu tim yang terdiri dari: Project Manager, Business Analyst, Developer, dan Quality Assurance (Tester). Adapun uraian tugas dari masingmasing peran/ role di dalam tim yang dibentuk ini adalah sebagai berikut: Gambar 3.2 Struktur Organisasi Proyek 1. Project Manager a. Membuat Project Timeline
50 b. Memimpin dan memonitor implementasi aplikasi order tracking. c. Menilai dan mengelola resiko pelaksanaan aplikasi 2. Business Analyst a. Mengumpulkan kebutuhan bisnis dari user b. Melakukan analisis dari kebutuhan bisnis yang telah dikumpulkan c. Melakukan perancangan database d. Membuat dokumentasi (Functional Specification Document, Business Requirement Document dan User Interface) e. Melakukan User Training 3. Developer a. Membangun aplikasi order tracking berdasarkan dokumen FSD dan BRD. b. Melakukan perbaikan terhadap defect/ error yang ditemukan oleh tester. 4. Tester a. Melakukan Unit Test, User Acceptance Test. b. Memeriksa apakah aplikasi yang sudah dibuat sesuai dengan kebutuhan user. c. Membuat dokumen hasil pengetesan. Pada aplikasi ini, penulis berperan sebagai Business Analyst, Developer dan tester. 3.3 Sistem yang sedang berjalan Pemesanan dan pembelian barang dilakukan oleh PT. ABC dengan mengirimkan purchase order melalui email kepada agent yang berhubungan. Setelah barang telah selesai diproduksi oleh pihak agent, maka agent akan mengirimkan barang kepada PT. ABC. Setelah barang diterima oleh bagian
51 gudang maka bagain gudang akan memberikan informasi berupa data pencatatan barang kepada bagian purchasing sehingga bagian purchasing akan memasukan data pembelian secara manual ke dalam sistem dengan menggunakan microsoft excel. 3.4 Latar Belakang Permasalahan PT. ABC sering mengalami beberapa kendala pada saat menggunakan sistem yang berjalan sekarang ini. Berikut adalah beberapa kendala pada sistem yang sedang berjalan sekarang: a. Belum terdapat aplikasi yang dapat mencatat serta memberikan informasi mengenai kebutuhan pengiriman seperti nomor pengiriman dan daftar barang yang dikirim sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi pengiriman. b. Belum terdapat aplikasi yang dapat memonitoring jumlah barang yang belum dikirimkan. c. Belum terdapat aplikasi yang dapat memberikan informasi jumlah barang dalam perjalanan sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi akan persediaan stok. d. Belum terdapat aplikasi yang dapat memberikan informasi tanggal barang selesai di produksi dan tanggal pengiriman barang sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam memberikan informasi kapan barang akan tersedia kepada customer yang akan membeli barang. e. Belum terdapat aplikasi yang dapat melakukan pengecekan apakah barang yang telah dikirim oleh agent sudah sesuai dengan barang yang diterima oleh bagian purchasing sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam pengecekan input-an barang yang dikirim. 3.5 Solusi yang diusulkan Adapun solusi yang diajukan terhadap permasalahan di atas adalah dengan membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu Perusahaan ABC dalam menjalankan bisnis sehari-hari. Aplikasi yang dibutuhkan diharapkan dapat:
52 a. Mencatat nomornomor pengiriman yang diinput oleh agent sehingga dapat mempermudah PT. ABC dalam mendapatkan informasi pengiriman. b. Memberikan informasi mengenai kapan tanggal barang selesai diproduksi dan kapan barang akan dikirimkan dari pihak agent. c. Memberikan laporan apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan barang yang dikirimkan oleh pihak agent. d. Memberikan informasi jumlah barang dalam perjalanan dan jumlah barang yang belum terkirimkan. Dengan adanya fasilitas dari aplikasi diatas, akan meminimalisasi kesalahan yang terjadi serta akan menghemat biaya serta waktu yang diperlukan oleh karyawan. 3.6 Ruang lingkup Adapun batasan aplikasi yang akan dirancang adalah sebagai berikut: 1. Sistem order tracking yang dirancang merupakan aplikasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemograman ASP.Net dimana penggunanya adalah karyawan perusahaan (admin dan purchasing) serta agent yang berhubungan dengan transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Sistem order tracking dirancang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan perusahaan yang meliputi: a. Fungsi Pencarian berdasarkan Agent, Factory, item, Purchase Order. Shipment, User, Purchase Order Factory dan Material Receipt. b. Sistem order tracking akan menampilkan informasi Purchase Order, Agent, Factory dan Item yang digunakan untuk keperluan shipment. Informasi tersebut diperoleh dari penarikan data pada sistem Adempiere. c. Pembuatan shipment list dan Puechase Order Factory list. d. Pembuatan laporan Material Receipt. e. Pembatasan autorisasi atau hak akses pada role admin, Purchasing dan agent.
53 Aplikasi ini tidak membahas, meliputi, dan mempertimbangkan hal hal seperti berikut ini: 1. Keamanan aplikasi terhadap gangguan hacker, virus, dan lain sebagainya.