KARAKTERISTIK ADMINITRASI PERKANTORAN BAHAN AJAR KURIKULUM 2013 (MODUL) SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH PENGEMBANGAN BAHAN AJAR ADMINITRASI PERKANTORAN DISUSUN OLEH : BINTARI RIZKA SAMAWATI NIM 120412423393 JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG NOVEMBER 2014
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta karunia-nya sehingga penyusunan modul tentang karakteristik administrasi perkantoran ini dapat terselesaikan dengan baik dalam bentuk maupun isinya yang sederhana. Modul ini disusun agar pembaca dapat memperoleh tambahan ilmu maupun bahan ajar, yang disajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber informasi, referensi, dan berita melalui media elektronik maupun media non-elektronik. Semoga modul ini dapat bermanfaat sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam pendidikan yang sedang ditempuh. Modul ini tentunya juga masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya, penulis mengundang pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan ilmu pengetahuan dan perkembangan bahan ajar. Malang, November 2014 Penulis KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 2
DAFTAR ISI Cover... 1 Kata Pengantar... 2 Daftar Isi... 3 KI KD... 4 Materi Pembelajaran... 5 Informasi Pendukung... 6 Paparan isi materi... 9 Latihan... 13 Tugas / langkah kerja... 16 Penilaian Pengetahuan... 17 Penilaian Sikap... 18 Penilaian Psikomotorik... 19 Daftar Pustaka... 20 KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 3
Kompetensi Inti (KI) KI KD 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. 2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. 3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. Kompetensi Dasar (KD) Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 4
MATERI PEMBELAJARAN 3.2 Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran. Karakteristik administrasi perkantoran : Bersifat pelayanan. Bersifat terbuka dan luas. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 5
INFORMASI PENDUKUNG Ilmu administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible,2001) untuk menunjang tujuan organisasi. Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas instansi pemerintah maupun perusahaan secara keseluruhan. Maka dari itu, personil yang terlibat dalam kegiatan kantor harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut diantaranya adalah tentang pengelolaan informasi (pengumpulan, pencatatan, penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha. Paradigma dan Karakteristik Administrasi Perkantoran : merupakan suatu asumsi-asumsi teoritis yang umum yang merupakan suatu sumber nilai. Konsekuensinya, hal itu adalah suatu sumber hokum-hukum, metode, serta penerapan dalam ilmu pengetahuan sehingga sangat memerlukan sifat, ciri serta karakter ilmu pengetahuan itu sendiri. Karakteristik administrasi perkantoran antara lain : a. Administrasi merupakan proses atau rangkaian kegiatan yang sambung menyambung dalam melaksanakan pengendalian. b. Kegiatan yang dikendalikan adalah kerjasama dalam bidang tertentu. c. Kerjasama yang dilakukan antara 2 orang atau lebih. d. Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 6
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan, kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat-menyurat, dan ekspedisi. A. Pelayanan Keamanan Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parker kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah. B. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan Pelayanan kebersihan dan keindahan sekolah dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina dan siswa. C. Pelayanan Tamu dan Telepon Pelayanan tamu dilakukan oleh suatu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon. D. Pelayanan Kepegawaian Pelayanan kepegawaian meliputi : melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. E. Pelayanan Keuangan Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/ dsb. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 7
F. Pelayanan Umum Pelayanan umum meliputi persuratan dan kegiatan administrasi umum yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandaan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya. G. Pelayanan Surat Menyurat dan Ekspedisi Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jika terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi semakin maju, guru harus lebih kreatif mengembangkan diri agar bisa mendidik dan mengarahkan para peserta didik untuk bisa bersaing dengan Negara lain. Banyak sekali pelatihan yang diadakan untuk menambah pengetahuan maupun ketrampilan guru. Pelatihan tersebut dirancang agar para guru mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan globalisasi yang penuh dengan tuntutan. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 8
PAPARAN ISI MATERI KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Bersifat Pelayanan Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan di atas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atau penjualan tersebut. Contoh : a. Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 9
b. Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya. c. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan. d. Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah. e. Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam buku di perpustakaan. f. Teller bank, mendata orang yang menabung di bank. g. Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat mencatat riwayat atau hasil visum dari dokter yang kemudian disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit apa. h. Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan. i. Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar di kelas. j. Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk menyelesaikan pekerjaannya. 2. Bersifat Terbuka dan Luas Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (di luar gedung) sekalipun. Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Contoh : a. Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah. b. Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah. c. Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 10
d. Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke rumahrumah. e. Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim ke rumahrumah dan mencatat penerima. f. Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat. 3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi. Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaliknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Contoh : a. Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 11
b. Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas. c. Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju. d. Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat. e. Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena berhalangan hadir untuk mengajar. f. Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakurikuler yang ditawarkan. g. Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mencatat nama guru yang hadir. Apabila kita simak kembali peranan dan ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan di atas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerkan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 12
LATIHAN Soal essai : 1) Jelaskan mengapa administrasi perkantoran bersifat pelayanan? bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2) Sebutkan dan jelaskan minimal 2 fungsi dari administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan! - Dengan pelayanan, memudahkan dan meringankan pekerjaan kantor. - Membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. - Membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. 3) Sebutkan beberapa contoh dari karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan! (minimal 3) - Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam buku di perpustakaan. - Teller bank, mendata orang yang menabung di bank. - Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat mencatat riwayat atau hasil visum dari dokter yang kemudian disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit apa. - Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan. - Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar di kelas. - Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk menyelesaikan pekerjaannya. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 13
4) Apa yang dimaksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas? - Maksud dari karakteristik administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas yaitu pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (di luar gedung) sekalipun. 5) Sebutkan 3 contoh dari karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas! - Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah. - Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah. - Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke rumahrumah. - Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim ke rumahrumah dan mencatat penerima. - Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat. 6) Apa yang dimaksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dilaksanakan oleh semua pihak? - Maksud dari karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dilaksanakan oleh semua pihak yaitu pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. 7) Sebutkan 3 contoh dari karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dilaksanakan oleh semua pihak! - Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 14
- Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju. - Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat. - Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena berhalangan hadir untuk mengajar. - Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakurikuler yang ditawarkan. - Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mencatat nama guru yang hadir. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 15
TUGAS / LANGKAH KERJA Tugas (berkelompok) : - Mencari di lingkungan sekitar beberapa contoh dari karakteristik administrasi perkantoran. (1) Bentuklah kelompok yang masing-masing beranggotakan 3-4 siswa. (2) Siswa duduk berkelompok dengan masing-masing anggota kelompok. (3) Masing-masing anggota kelompok mencari dan mengamati di lingkungan sekitar rumah masing-masing kegiatan yang termasuk contoh dari karakteristik administrasi perkantoran baik yang bersifat pelayanan, bersifat terbuka dan luas serta dilaksanakan oleh semua pihak. (4) Hasil laporan dari masing-masing siswa disusun dalam satu bentuk laporan sederhana dalam kertas folio. (5) Hasil laporan dari masing-masing kelompok di presentasikan di depan kelas pada saat pertemuan berikutnya bergantian dengan kelompok yang lain. (6) Jika memungkinkan, siswa juga bisa mempraktekkan satu simulasi tentang masing-masing contoh yang telah mereka amati di sekitar rumah mereka. Langkah kerja : - Siswa di tugaskan untuk berkelompok yang masing-masing terdiri dari 3-4 siswa atau bisa dengan guru yang menentukan anggota kelompoknya. - Siswa diberi tugas untuk mengamati lalu mencatat kegiatan di sekitar rumah mereka yang sekiranya adalah merupakan bersifat pelayanan, bersifat terbuka dan luas, dan dilaksanakan oleh semua pihak. - Setelah dicatat, siswa ditugaskan untuk membuat laporan sederhana tentang catatan mereka masing-masing. - Setelah itu, laporan yang sudah merka buat akan dipresentasikan di depan kelas dan disaksikan oleh kelompok yang lain. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 16
PENILAIAN LEMBAR PENILAIAN PENGETAHUAN Mata pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran Kompetensi dasar : Menguraikan Karakteristik Administrasi Perkantoran Materi pokok : Menjawab soal essai. Nama siswa : Nomor absen : Tanggal penilaian : Indikator Nama NO Bersifat Bersifat luas Dilaksanakan Laporan NK Siswa pelayanan & terbuka semua pihak kelompok Skor maksimal 25 25 25 25 100 Mengetahui, Kepala Sekolah Malang, Guru Pelajaran (.) (Bintari Rizka S.) KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 17
PENILAIAN LEMBAR PENILAIAN SIKAP Mata pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran Kompetensi dasar : Menguraikan Karakteristik Administrasi Perkantoran Materi pokok : Menjawab soal essai. Nama siswa : Nomor absen : Tanggal penilaian : No. Sikap Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1. Jujur 2. Disiplin 3. Tanggung Jawab 4. Keaktifan di kelas 5. Loyal Mengetahui, Kepala Sekolah Malang, Guru Pelajaran (.) (Bintari Rizka S.) KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 18
PENILAIAN LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTORIK Mata pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran Kompetensi dasar : Menguraikan Karakteristik Administrasi Perkantoran Materi pokok : Menjawab soal essai. Nama siswa : Nomor absen : Tanggal penilaian : No. Rincian Tugas Kinerja (RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1 Berkomunikasi 2 Bekerjasama Mengetahui, Kepala Sekolah Malang, Guru Pelajaran ( ) (Bintari Rizka S.) KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 19
DAFTAR PUSTAKA Wordpress. 2014. Administrasi Perkantoran. (Online), (http://eldysep.blogspot.com/2014/01/administrasi-perkantoran.html), diakses 29 November 2014. Wordpress. 2013. Paradigma Karakteristik Administrasi Perkantoran. (Online), (http://blograipuspita.blogspot.com/2013/10/paradigma-karakteristik-ap.html), diakses 29 November 2014. Wordpress. 2013. Administrasi Perkantoran. (Online), (http://nicthasuwartha.blogspot.com/2013/02/administrasi-perkantoran.html), diakses 29 November 2014. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN 20